ERP系统操作管理规定

1、ERP 系统操作管理规定范围（供应链 +财务）广州乌石拉链有限公司ERP 实施小组编制2010-8-91.0.目的：规范系统工作流程，明确职责，保证ERP 系统上线后的顺利运行2.0.适用范围广州市乌石拉链有限公司3.0.ERP 定义ERP( Enterprise Resource Planning )ERP 是建立在信息技术的基础上，利用现代划的管理 是想， 全面地集成了企业所有资源信息， 为企业提供决策、计划、 控制与经营业绩评估的全 方位和系统的管理平台，简称企业资源计划4.0.职责4.1ERP 专员：全面指导和管理系统、确保系统的顺利运行。4.2 网络管理员：对系统硬件和软件的维护、保

2、证系统网络工作正常。4.3 系统管理员：在 ERP 专员的指导下对软件所有公共参数的设置与修改 ， 月末结账，以 及培训系统操作， 解决系统操作过程中遇到的问题、 无法解决的及时与 ERP 专员联系。4.4 操作用户：及时正确的操作系统，确保数据的准确5.0.内容5.1.系统站点管理5.11.每个站点都有专人管理、 业务上的操作只允许一个人有编辑的功能、 其他人只有查询功 能。5.12.系统管理员处建立一份站点分配表 5.2.软件的安装与授予用户权限5.21.部门需要安装 ERP 软件、首先填写一份 ERP 软件安装申请表经部门经理审核后、 并且 ERP 专员根据申请表内容决定安装哪些模块以及

3、操作权限。然后交付网络管理员或者 系统管理员安装软件及分配权限。5.3 系统日常维护5.31. 严格按照有关规定进行操作、不越权操作、不做违规业务5.32. 保证自己密码不泄露，对密码泄露后造成的后果要负责。5.33. 如果由于各种原因， 不能上班的时间超过半天， 需要把自己未处理的原始单据交接相关 制定人员。5.34. 业务单据需及时录入、业务操作完毕或离开座位请及时关闭窗口。5.35. 凡违反上述规定操作者、造成系统业务不能正常操作者。将给予一定的处罚5.4.系统业务操作管理规定5.41.权限管理1、金蝶 K3 划分为不同模块授权分级管理，其目的是明确工作职责、划分工作权限及范围、 实施更

4、专业的管理2、系统权限的分配应有 ERP 专员及系统管理员负责、系统权限一经设定不得随意更改。如 需变更权限、需部门提出申请经部门经理签字、 ERP 专员审核方可变更、未经批准不得随 意更改。5.42.系统编码管理规定1、系统编码是根据公司实际工作的需要、综合分析各种需求的前提下编制的编码规则、系 统的编码包括：部门、会计科目、客户、供应商、原材料、半成品、成品、委外加工材料等2、系统编码规则：原则上采用字母 +阿拉伯数字代替，编码不能重复、不能一种物料出现2个编码。3、系统编码为公司公用资源、未经批准不得随意更改。如编码不合适管理需要，需更改时、 有部门或者人员提出申请报系统管理员、 经系统

5、管理员征的其他人员同意后， 方可修改、 如 一方不同意都不得擅自修改。4. 系统编码的日常维护有指定的功能模块操作人员自行维护。在编码是要遵循以前编码原 则。5.43.电子文档的管理5.431. 系统中的各种参数的设置。任何人不得随意改动、如需要改动，有部门经理或相关人 员提出申请报系统管理员。系统管理员报相关部门及 ERP 管理员同意后方可进修修改，如 有一方不同意不得进行修改。5.432. 系统数据每天定时备份、每月结账后系统管理员将本月的系统数据进行备份，并叫网 络管理员刻录光盘交财务部存档。5.433. 总经理、财务总监可查阅全部系统资料、其他人员只可查阅管辖范围内的资料、如需 要查阅

6、其他部门的资料需相关部门负责人同意方可查阅。5.434. 系统资料属于公司机密文件、未经总经理同意任何人不得对外提供。如有违反按公司 的相关制度处理。5.44.模块管理 总账1、总账 -用户、财务部使用并负责维护2、填制、审核、记账、打印凭证、等有财务部负责人安排完成3、财务部每月 10 号之前负责安排结账、出报表。5.55. 模块管理 应收账款1、应收账款有财务部专人使用并负责维护、通过销售管理模块提供财务部作应收账款所需 的资料。2、销售管理模块新增的客户档案必须在各业务小组帐套内新增，新增档案要求内容完整3、新客户在下生产订单、开送货单、收钱之前必须按要求填写客户档案、否则系统拒绝操 作

7、。4、销售管理模块开出的各种单据一定要按照系统要求严格执行，如不按规定开单出现的错 误，本着“谁开单谁负责的要求”发现错误要求当天修正完毕。5、销售模块开出的各种单据要求当天处理完毕（包括打印） ，打印出的单据要求三天内返回到相关的部门。6、每月的 3 日下班前向财务部门交起送货单、退货单、样品单等，同时出纳开具已到款项 收据。7、每月 4日下班前会计人员向销售人员提供应收款项明细对照初稿，5 日下班前将核对后的应收款项对账明细交给财务部， 财务部 6 日下班前将正确的应收账款明细表及相关的报表 送相关的业务人员或者相应的跟单人员。8、7 日应收账款管理结账。5.56. 模块管理 应付账款1、

8、应付账款由财务部派专人使用并负责维护，通过采购管理、存货核算模块提供财务部做 应付账款所需的资料2、采购管理模块新增的供应商档案必须按规定划分，新增档案内容要求完整。3、新供应商在下生产订单、入库单、付款之前必须按要求填写供应商档案，否则系统拒绝 操作。4、采购模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行，如不按规定开单出现的错误、 本着“开单谁负责的要求”发现错误要求当天修正完毕。5、采购订单的原材料单价、数量、品名必须与材料入库单保持一致、如有不一致采购人员 要及时更正。6、开具的原材料入库单、退货单要按照系统要求严格执行，入库单与退货单以单据日期为准 3 日内上交财务部，单据不可跨月。7

9、、采购员要求供应商每月 5 日将对账单传到财务部、如 5 日前不能对账，本月货款推迟支 付， 7日财务部完全处理全部应付账款业务。8、现金采购的货物建立一个现款购物供应商，并予以编码、 购进货物均通过应付账款核算，同时做付款业务。5.57.模块管理 -销售模块1、销售模块由销售部、门市、财务部专人使用，由销售部负责维护。2、凡与客户发生业务时， 首先增加客户档案， 按照系统建立档案规则编写客户编码、全称、 简称、联系人等，客户档案一经确认不得随意改动。3、销售人员在下生产订单时必须输入编码、业务员、业务员、销售订单日期、存货编码、 数量、交货日期等如有特殊要求在备注栏注明。4、销售人员在写送货

10、单时必须输入客户编码、销售部门、业务员、联系人、销售类型、汇 率、生产批号、存货编码、数量、单价等5、送货单开错单价时应按产品规格分别填写应调整的单价、销售类型选择其他，其他填写 不变。6、送货单一经确认不可随意删除、如必须删除需登记送货单编号及删除原因、并于月末将 删除的送货单编号交财务部。7、送货单等填写后销售人员自行审核。送货单填写后要求当天处理完毕送退货业务，否则 将影响库存数量， 如开单确实是因某种原因不能出库， 可申请暂存仓库 2 天8、开具的送货单要求三天内返回给财务部。5.58 模块管理 -库存管理1、库存管理模块有仓储部、生产部、财务部共同使用、有仓储部负责管理与维护。2、仓

11、储部要设定专人对 BOM 表进行增加与维护3、库存管理中的各种单据有仓储部专人录入，包括外购入库单、产品入库单、材料出库单销售出库单等。仓库4、仓储部填写出库单、入库单、退货单时必须填写入库类别、生产批号、领用部门。 名称、供应商名称、厂商编码、供应商送货单好、采购单号等。5、仓储部安排专人对单据的正确性、合理性进行审核，当天输入的单据当天审核完毕，有 错误的单据要求最迟第二天改完。 审核时发现的单据错误要求当天更正。6、当天的单据最晚到第二天上午10 点之前交到相关部门。5.59.模块管理 -存货核算1、存货核算由财务部使用。并负责管理与维护2、存货核算包含采购入库核算、销售出库核算、委外加

12、工核算、产成品、半成品入库核算。3、财务部负责审核采购、销售产品的正确性、合法性、合理性，审核无误后，按系统要求 进行记账、 制作凭证。 如审核时候发现有错误单据及时通知相关人员进行更改。4、购进的材料要求三天记一次帐、销售出去的产品要求每一天记一次帐。有特殊情况需与 相关人员协商解决。5、财务部成本会计负责审核原材料、半成品、在产品、产成品等发出的正确性、合理性、 合法性，同时审核委外加工、自制半成品、产成品入库的正确性、合理性、合法性，在审核 过程中发现错误及时通知相关的录单人员当天进行修改。6、有成本会计负责审核的单据要求三天必须记账一次。有特殊情况可与相关的人员进行解 决。发现错误及时通知相关人员。当天必须解决。5.60.模块管理 - 采购管理 1、采购管理模块有采购部、仓储部、财务部设专人进行使用，由采购部进行管理与维护。2、凡与新供应商