业务部工作流程

1、业务部工作流程东莞市贝贝玩具有限公司业务部工作流程目的: 全体外贸人员知道本部门的工作性质，工作流程，能够有效的完成指标适用范围：业务部全体人员/生产部IQCI板房/管理部内容1、日报表 ： 业务员每天填写的工作日记，记录所有新客户资料。2、月报表 ： 统计每一个月的日报表汇总总表于次月 1 号交给主管。3、季度报表 ： 统计三个月的月报表汇总总表于下一季度第一个月的 1 号交给主 管，主管交给总经理，总经理主持业务业绩会议，（ 三个月为一个季度，一年份为四季度，玩具旺季每年的第二 三季度，冲业绩的 最佳时机 ） 。4、报价表 ： 根据询盘，了解客人是那个国家地区 公司的性质，再对产品的要 求

2、，评估公司的工艺和生产能力是否可以达到客户的标准，通过洽谈确认，在提供最好的价格给客户，让客户对公司一种依赖性 信任， 制作报价表给开发部报价人员进行报价，在客户规定的时间内必须要报给客户 （ 注意新客户的维护和配合要绝对的积极，要有时间观 念和效率 ） 。5、样品制作单 ： 价格报出去要记得跟踪结果，客户要对价格有异议需要降价 格，再返回从新核实价格，若是没有意见会要求制作样品，整理好客户要求的资料做样品开发单 （主管签字 ）给开发室，但是要求设计师按照价位做样品，初样出来后立即要安排报价部算出价格，确认若是价格差距大需要和设计师商 量如何改进降低成本，达到客户的目标价格 （ 重点: 样品出

3、来的价格必须要和业务报给客户的价格一致，若设计师没有办法做到客户 的目标价格和业务报出的价格，业务员必须要跟客户解释理由，从新报价 改设计方案 ） 。公司规定所有的新客户制作样品需要付开发费用300-500元/3-4PCS,提供帐号给客户 （主要考验客人的诚意 预测下单的机率，不肯付样品费的客户就有可能有很多家在竞争,要付样品费客户就会有选择性,即 便是不选择我们公司,也不会浪费公司资源和时间 ） ,此样品下订单退回样品费用,样品开发的周期为 5-8 天,一定要跟紧样品出来 的日期,不能延只能提前完成。 6,核价: 样品出来要仔细的核对样品与客户要求 的是否一致性,有做出客户要求的风格和尺寸

4、颜色,确认没有问题必须要拍照产 品的正面 侧面 后面,要有尺寸标示等存档,样品寄出去了立即发邮件附图片给客 户,以便客户在没有收到样品前就可以看到产品图片,提高客人的积极性。另一种是客户要求先看到图片 （在做初样出来 成样出来时 ） ,确认尺寸 颜色 风格从图片上看起来没有什么问题才要求寄样品,根据客人的要求而定。重点: 样品的初样已经定价位了,业务员要严格的要求设计师按照报价出去的 价位做样品,业务在制作样品单上面资料规格 用料 颜色 其他配件等都要写清 楚,以免设计师增加成本太高了价格。 （每晚下班前统计要打板的数量和具体的明 细发给板房,争取第二天早上方便采购一并统计安排 ）7,样品修改

5、 :第一次样品寄出去客人会返回修改的意见,把资料自己审核后确 定自己了解客户的意思了再转交给开发部设计师,要求在修改中控制不能增加成 本,若是增加额成本要和客户沟通争取要回这个价格。若是修改的难度大，样品期时间紧张会导致影响确认和生产交货期，跟同行竞 争对手抢订单等等问题，可以拍照给客人确认，或是通知主管 总经理紧急会议召 集业务部和开发部，强制性加班做样品，直接送给客户等有效方式。8，主动性 : 在客户样品的开发期和修改期间，业务员要主动出击，跟踪必须要 紧迫，积极的与客户 开发部进行高效率的沟通，提供最快最好最热情的服务帮客 人服务他们的客人，达到准确 有效 快捷的拿到订单9，签署合同 :

6、 最终样品确认了，客户会谈到订单数量生产交期 付款方式，产品质量 测试标准等等，业务员要与主管商量确认所有的事项存在的问题，主管若 能确认没有问题可以签署合同，若有事项不能确认必须要和总经理会议商讨做最终 确认，公司确认所有事项可以与客户达成一致，总经理签署合同，合同一式二份， 总经理一份存档，业务一份回寄给客户，复印给财务一份。 10 ，客户签板 : 订单确 认要求客人签回样品作为标准参照，签样回来业务员要挂上客签吊牌转交给QC部核对，在QC保管期间部得弄丢 搞污染等，客签板丢了要罚钱300元（搞丢部门负 全责 ） 。11，落单 :1. 销售确认单 （sales confirmation）:

7、合同签署后作销售确认单给相关部门 （ 开发部采购部QC部生产部）业务主管审核签字，玉总签字，二个采购各一份，宋 阳一份，厂长和QC各一份+2份2. 订单耗量表，宋阳提供，打印四份，二个采购各一份，厂长和QC各一份+3份3. 大货样色卡二份，板房提供，一个给采购部，一个给 QC4. 生产规格书 交给跟单业务员签字确认后业务主管和玉总签字后转交给相关 部门，米久斌一份，厂长和 QC外发厂各一份5.刀模通知单6. 产前样板签给 QC6. 胶袋 织标 背卡 头卡 彩盒 纸箱等包装资料整理好给采购部对外打样，打 样回来后交给业务部确认，业务部根据自己的判断能力和经验给予确认，不能确认的要拍照和寄给客人确

8、认，这个过程要控制时间，布 唛 织标回厂的时间与采购材料是同步时间 7-15 天，吊卡 胶袋 背卡 头卡 彩盒 纸箱等包装材料 15+7 天内回厂，确保能跟上包装。12，更新订单进度表 : 共享文件里的订单进度表更新，把此订单排进总表里， 客户 订单编号 工厂编号 出货日期 产品名称 生产期等相关资料，每周生产会议 中根据自己排的订单进度表跟踪材料回厂情况，生产进度情况。13，测试样 大货样通知单 : 测试样品要放在客户要求的测试机构去测试，在出 货前一周内必须要出来报告结果，预防测试不通过还可以加急在一周内重测 （ 重测 的费用由工厂承担 ） ，产品测试报告必须要在出货前扫描邮件给客人看，否

9、则工厂 不能出货，所有的延期和费用 取消订单等风险由工厂承担。大货样品，是客户在工厂生产中挑出来的产品做为样品，出货前要寄出给客 人，在一周内客人会收到便知道工厂这次大货做的产品的质量和标准与客户签版是 否一致性，等海运的柜子到目的港后，客户会抽箱拿出 大货产品 大货样 客户签 版核对产品的一致性，大货样品一定要同客人签板，大货质量已定要QC部严格的执行客人要求的质量标准。14，跟踪进度 : 业务从发出资料到各部门签字的日期开始算生产期，公司规定 采购材料周期 7-15 天， 7天是现金购材料最迟回厂日期， 15 天是订购材料的最迟 回厂日期。按照这个规律去跟踪材料和生产期，不得延误交期，确保

10、出货。 （ 严格 要求采购部必须在 7-15 天内让所有材料回厂 ） ，15，出货安排 : 业务员要根据客人提供的资料安排出货，客户有指定货代就用 他们的，没有就用我们自己的货代，流程如下订舱：每个货代公司会有自己的不同的 BOOKIN,我们根据我们的产品材积大小订合适的舱位，订舱必须装柜前 10天安排S/O:货代公司会在订舱后出货前几日发 S/O到公司邮箱，注明：船号，船公 司，截关日，开船日等明细，一定要审单仔细，这些资料一定和后来生成提单的补 料保持一致装柜 : 装柜前一日或当日货代公司会发拖车司机手机和拖车车牌号到我司邮箱 或业务员手机，柜子到公司后一定要检查柜子柜型是否与我们所订的柜

11、型相符，确 认无误后安排装柜，装柜过程一定要拍照留底，柜号，车牌号，装完后封条号也要 拍，然后向货车司机要封舱纸 （ 有的货代公司可能没有 ）并详细记录装柜的箱数和材 积以备做提单补料。有时有特殊情况比如柜子被海关抽查封条被拆封，这样要及时 和货代公司保持联系并更改封条号补料: 根据装柜明细提供发票，装箱单给货代公司对单 : 公司名称，地址，联系人，电话号码要一一检查核对，装箱箱数，材 积，货物描述，毛重，箱唛要和补料提供的资料相符，确认无误后确认给船公司出 提单正本，如果因业务员对单过程中马虎大意造成改单额外费用第一次预以警告， 第二预以罚款，第三次所有费用从业务员当月工资中扣除，扣钱不是公

12、司的目的， 关键是业务员如何做事。提单 : 收到正本提单后，通知财务查公司帐户是否客人尾款已付，确认已如数付清，根据客人清关需要或寄正本或发 COPY件，有的客人因为船期短可能会做电 放（比如亚州东南亚或亚太地区，澳州等 ） ，电放时船代公司会发一份电放确认函给 我们确认，确认给船代公司后电放给客人，邮件通知客人及时查收并安排清关提货 以免误期产生额外仓租，一个订单的整个流程完成。商检 报关 装箱单 PI（ 签合同时用 PI ，出货时就用商业发票 CI） 产地证 发 票 : 以几点只有装箱单， PI，CI，CO/FA 是我们公司提供其它都是货代公司帮助我 们来做的，我们只需提供相应的文件及数据就可以。业务员程序表格清单序号 表格名称 备注1 日报表 根据表单上的内容详细填写每日工作内容2 月报表 根据表单上的内容详细填写每月工作内 容，询盘，报价，样板，订单等综合进度，3 季度报表 贝贝玩具有限公司客户跟进工作表4 报价表 （QUOTATION） QUOTATION5 样品制作单 样板单，样板单须有统一的固定编号，样板单 （ 见共享文件夹 ）6 样品修改单 样品修改单，在原样板单号上更新 R7 销售合同8 客样登记表 保管客人样板包括客人原板和开发板 9 订单确认通知单10 订单进度总表11 订单耗量表12 产品色卡13