EXCEL与数据分析课件

1、授课教师：马银戌,EXCEL与数据分析,2,课程教学内容（34课时,第一章 EXCEL数据处理入门（2课时） 第二章 定性数据的基本特征分析（6课时） 第三章 定量数据的基本特征分析（4课时） 第四章 数据间的相关性分析（6课时） 第五章 数据间的差异性分析（4课时） 第六章 数据的变动趋势分析（6课时） 第七章 EXCEL与数据综合分析（6课时,3,第一节 EXCEL概述,第二节 数据的录入与编辑,第三节 数据的类型与预处理,第一章 EXCEL数据处理入门,4,第一节 EXCEL概述,一、EXCEL的基本功能 二、EXCEL的基本概念 三、EXCEL数据分析工具的加载,5,一、EXCEL的基

2、本功能,Microsoft Excel是由微软公司开发的一种电子表格程序，是微软公司的办公套装软件Microsoft office的重要组成部分。 Excel功能强大、使用方便。为日常生活中处理各式各样的表格提供了良好的工具。 它可完成表格数据的输入、加工整理、分类汇总、简单计算等多项工作，可生成精美直观的数据清单、表格、图表。 Excel 中大量的公式函数可以应用选择，使用Excel可以执行繁重而复杂的计算，可以分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表，带给使用者方便。 Excel的数据分析工具，还可以进行各种数据的高级处理、统计分析和辅助决策操作，因而可以广泛地应用于统计、管理、财经、

3、金融等众多领域,6,二、 EXCEL的基本概念,Excel中的基本概念有：工作簿、工作表、单元格及单元格地址,工作簿,工作簿名,一张工作表及其名称,单元格,行号,列号,7,工作簿是工作表、图表及宏表的集合，它以文件 的形式存放在计算机的外存贮器中。新创建的工作簿，Excel将自动给其命名，如Book1、Book2用户可以重新赋予工作簿有意义的名字，如“员工档案资料”。 工作表是用于编辑、显示和分析一组数据的表格，它由排成行和列的单元格组成，每张工作表由65536行和256列单元格组成。工作表是包含在工作簿中的。一个工作簿最多可包含255张工作表。在新建工作簿时，Excel默认3张工作表，并自动

4、给工作表命名为sheet1、sheet2、sheet3，用户可根据需要添加工作表，可对每张工作表重新命名，如“员工工资”等,8,单元格是构成工作表的基本元素，用于输入、显示和计算数据，一个单元格内只能存放一个数据。 单元格地址用来标识一个单元格的坐标，它由列号行号组合表示。其中，行号由1、2、3表示，列号由A、B、C表示。 Excel对单元格地址的引用有四种方式： 相对地址：形式为“行号列号”，如“A5”。 绝对地址：形式为“$行号$列号”，如“$A$5”。 混合地址：是相对地址和绝对地址的混合，如“A$5”。 三维地址：是在单元格地址前面加上工作表的名称和感叹号。如“Sheet3！A5”表示

5、Sheet3工作表中的A5单元格,9,三、EXCEL数据分析工具的加载,Excel中提供了一组数据分析工具，称为“分析工具库 ” ，使用这些工具在建立复杂统计或工程分析时可节省操作步骤和时间。应用时，只需为每一个分析工具提供必要的数据和参数，该工具就会使用适当的统计或工程宏函数，在输出表格中显示相应的结果，其中有些工具在生成输出表格的同时还能生成图表，用户通过这些分析工具可以很轻松地分析数据。 但需要注意的是，“分析工具库” 在安装Microsoft Office Excel后，需要通过在Excel中加载宏之后才能使用。加载“分析工具库”有两种方法,10,方法一： （1）打开Excel，单击“

6、工具”，在下拉菜单中单击“加载宏”，打开如下的对话框,2）勾选“可用加载宏”列表框中的“分析工具库”，然后单击“确定”，系统将会引导用户进行安装,3）安装完毕后，“数据分析”会自动出现在Excel的“工具”菜单中,11,方法二： （1）在Windows中单击“开始”“搜索”，在弹出的对话框中单击“所有文件和文件夹”，然后在“全部或部分文件名”下面的框内输入“ANALYS32.XLL”，单击 “搜索”，搜索程序就会在硬盘中搜索该文件,2）双击搜索到的“ANALYS32.XLL”文件，在打开的对话框中单击“启用宏”，系统就会将该文件加载宏安装到Excel中,3）安装完毕后，“数据分析”会自动出现在

7、Excel的“工具”菜单中,12,第二节 数据的录入与编辑,一、工作簿和工作表的基本操作 二、录入数据 三、编辑数据,13,一、工作簿和工作表的基本操作,新建工作簿 有三种途径： *启动Excel自动创建。工作簿自动命名为Book1（或Book2、Book3），用户可根据需要对工作簿重命名，每个工作簿默认包含3张工作表。 *单击工具栏中新建按钮，自动出现一新工作簿，其命名方法同上。 *根据模板新建工作簿。单击“文件”菜单，选择“新建”，窗口右侧会出现一个对话框，允许用户选择“模板”，然后Excel再根据模板来创建新工作簿,14,保存工作簿 新建的工作簿呈现打开的可编辑状态，如果不保存起来则所做

8、的工作就无效。要养成随时保存的良好习惯。保存工作簿可以分为保存新建工作簿、另存工作簿和自动保存工作簿3种情况： *保存新建工作簿。新建的工作簿在第一次保存时，应该为其指定保存位置，并输入文件名。 *另存工作簿。对打开的工作簿进行编辑后，可以直接保存，也可以将其另存：一是将工作簿以其他名字保存在相同路径下；二是以相同名字保存在其他路径下；三是以其他名字保存在其他路径下。 *自动保存工作簿。单击“工具”菜单，点击 “选项”，在选项对话框中选中“保存自动恢复信息”复选框，在右侧的数值框中输入进行自动保存的时间间隔（如10分钟），单击“确定”即可。也可在工作过程中随时点击保存按钮手动保存文件,15,工

9、作表的基本操作 每个工作簿默认包含3张工作表，用户可根据需要添加或删除工作表；可移动工作表的位置，可重新命名工作表。 *添加工作表。单击“插入”菜单，点击“工作表”即可插入一张新工作表，一个工作簿最多可容纳255张工作表。 *删除工作表。打开要删除的工作表，单击“编辑”菜单，点击“删除工作表”即可。 *移动工作表。单击要移动的工作表，拖到相应的位置即可。 *重新命名工作表。右击要重命名的工作表名称，在复选框中点击“重命名”，然后输入新的名称即可,16,二、录入数据,Excel中广义的数据包括数字、文本、符号、字母等各种形式。录入各种形式数据的步骤相同： *单击要输入数据的单元格，使其成为当前单

10、元格。 *在此单元格中输入数据。 *按回车键结束。 注意： *如果要将数字作为文本型数据保存，必须在前面加单撇号（）。 *输入日期和时间型数据，一般用斜线（/）和连字符（-）用作日期分隔符，冒号（ ：）用作时间分隔符,17,快速填充数据,Excel提供了数据填充功能，用以自动生成有规律的数据，如相同数据、等比、等差数列等，可提高输入数据的效率,在一行或一列中产生相同数据： 向某一单元格输入第一个数据，然后单击该单元格右下角，此时鼠标变为+号，按住鼠标左键向下（或左右）拖动即可。 *在一行或一列中产生等差或等比数列： 向某一单元格输入第一个数据，单击“编辑”菜单，单击“填充”子菜单，选择“序列”

11、菜单项，出现如下对话框,18,在对话框中，根据需要确定如下内容：数列在工作表上是以行还是列方式生成；数列的类型；日期型数据的时间单位；等差或对比数列的步长值及终止值。 单击“确定”按钮，即可生成相应数列。 对于步长值为1的等差数列，也可按住Ctrl键，同时单击第一个单元格右下角，向下（或左右）拖动即可,19,三、编辑数据,数据移动、复制和粘贴 对于普通数据的移动、复制和粘贴操作，可通过三种方法实现： （1）选中要操作的单元格单击“编辑”菜单点击“复制”或“剪切” 单击目标单元格单击“编辑”菜单点击“粘贴”。 （2）选中要操作的单元格点击鼠标右键点击“复制”或“剪切” 右击目标单元格点击“粘贴”

12、。 （3）使用快捷键Ctrl+X（剪切）、Ctrl+C（复制）和Ctrl+V（粘贴）完成,20,使用“选择性粘贴”完成数据复制和粘贴 选中要操作的单元格单击“编辑”菜单（或单击右键）点击“复制”（注意不能使用“剪切”） 单击目标单元格单击“编辑”菜单（或右击目标单元格）点击“选择性粘贴”。出现如下复选框,可根据需要在复选框中“粘贴”子菜单下选择有关项目,21,“选择性粘贴”具有特殊功能，常用的有： 以“全部”方式粘贴：将要复制的文件，按照原样粘贴到相应的位置。 以“公式”方式粘贴：将要复制的文件，按照公式方式粘贴到相应的位置。 以“数值”方式粘贴：将要复制的文件，从中去除格式、公式，仅提取数据

13、内容，粘贴到相应的位置。 以“格式”方式粘贴：将要复制的文件，从中去除数据、公式，仅提取格式内容，粘贴到相应的位置,22,使用“选择性粘贴”完成数据计算 “选择性粘贴”不仅可以进行数据的复制，还可进行数据计算,如果要对表格中的特定数据进行加减乘除计算，可在复选框中“运算”子菜单下选择有关项目,23,案例：一次性为所有员工增加600元节日奖金 （1）在任意单元格中输入600，并按Ctrl+C快捷键； （2）选中所有员工奖金单元格 （3）选中“选择性粘贴”选项 （4）在“运算”子菜单下选中“加,24,使用“选择性粘贴”完成行列转置 利用“选择性粘贴” 还可以进行数据的行列转置。所谓行列转置，指的是

14、将选择复制的行或列，在粘贴复制时转置为列或行,只需在“选择性粘贴”复选框中选中“转置”项即可实现,25,数据查找和替换 *一般数据的查找和替换： 单击“编辑”菜单点击“查找” 输入要查找的文本或数字单击“查找下一个” 单击“替换”下拉子菜单在“替换为”后面的空白框中输入要替换的内容 。 *按照特定的格式条件查找指定数据 如果事先对某些数据设置了特定格式，要查找这些数据，单击“编辑”菜单点击“查找” 单击“选项” 单击“格式” 单击“格式”，然后从各种格式的复选框中寻找要查找的格式 单击“确定” 单击“查找下一个” 。 案例：在员工初始档案中，有几个人的学历掌握不准，因此录入时用了红色字体。经核

15、对后，需进行调整,26,第三节 数据的类型和预处理,一、数据的类型划分 二、数据的预处理,27,一、数据的类型划分,数据,定性数据 定量数据,定性数据：不能用数字表示，可用文字、符号等表示。 又可分为分类数据和顺序数据。 分类数据是只能划分类别的非数值型数据； 顺序数据是可以划分有序类别的非数值型数据,定量数据：数值型数据，用数字表示,不同类型的数据加工整理和分析的方法不同,28,二、数据的预处理,数据的预处理是进行数据分析的前提步骤，包括数据的审核、筛选、排序、分类（分组）、简单汇总以及所需新指标数据的计算等,一）数据的审核和筛选,数据的审核主要从完整性和准确性两个方面进行。 *完整性审核主

16、要是检查数据是否有遗漏，各种相关项目如行列标题、编码、序号、计量单位等是否齐全。 *准确性审核主要是检查数据是否有错误，计算是否正确等。具体又包括逻辑检查和计算检查。逻辑检查主要是针对定性数据进行，计算检查主要是针对定量数据进行,29,逻辑检查主要是从定性角度审核数据是否符合逻辑，内容是否合理，各项目或数字之间有无相互矛盾的现象等。如工资总额等于基本工资加奖金，而某人的奖金高于其工资总额，显然属于逻辑性错误，应纠正。 *计算检查是检查各项数据在录入、汇总、计算结果和计算方法等方面是否有错。 * 数据的筛选 数据筛选包括两方面内容：一是将某些不符合要求的数据或有明显错误的数据予以剔除；二是将符合

17、某种特定条件的数据筛选出来，对不符合条件的数据予以剔除。利用Excel进行筛选，包括“自动筛选”和“高级筛选”两种形式,30,自动筛选的使用 “自动筛选”功能只能对单一条件进行筛选，是Excel最基本的操作。操作步骤为： 打开Excel文件，选中文件数据区域任一单元格，单击“数据”下拉菜单点击“筛选” “自动筛选”，然后在每列第一行的字段名下显出一个小三角，单击小三角，在其列表框中选中所要筛选的条件内容即可。若有多个条件需要筛选，则需多次从相应字段名小三角下的列表框中进行筛选。 案例：从企业员工基本资料中筛选出性别为“男”、学历为“硕士”的员工,31,高级筛选的使用 “高级筛选”功能可以一次性

18、对多个条件进行筛选，在数据较大较复杂时使用此功能较为快捷。操作步骤为： 打开Excel文件，在空白位置输入筛选条件，单击“数据”下拉菜单点击“筛选” 打开“高级筛选”对话框设置高级筛选条件以及筛选结果显示的位置，即可显示出满足筛选条件的数据。 案例：从企业员工基本资料中筛选出性别为“男” 、年龄40 、学历为“硕士”的员工,32,二）数据的排序和分类汇总,一般来说，录入数据清单的数据是无序的，不能反映现象是本质与规律性。为了方便分析，要将其进行排序、分组，以使数据按要求排列，同时把性质相同的数据归为一组，让不同组数据之间的差异性显示出来。 *数据的排序，基本步骤如下： 打开Excel文件，选中

19、文件数据区域任一单元格，单击“数据”下拉菜单点击“排序” ，然后在“主要关键字”下的列表框中选择要排序数据的字段名，在右侧选择“升序”或“降序”。如果要把相同的记录再排序，则可在“次要关键字”下的列表框中选择要排序数据的字段名，在右侧选择“升序”或“降序,33,案例：对所有员工按学历和工资总额排序 （1）打开Excel文件，单击数据区域任意单元格； （2）单击“数据”下拉菜单点击“排序”，出现如下对话框,3）在“主要关键字”下的列表框中选择“学历”，在右侧选择“升序”； （4）在“次要关键字”下的列表框中选择“工资总额”，在右侧选择“降序”； （5）单击“确定”，完成排序,34,数据的分类汇总，基本步骤如下： （1）在数据排序的基础上，单击文件数据区域任一单元格； （2）单击“数据”下拉菜单点击“分类汇总” ，出现分类汇总的对话框,3）在“分类字段”下的列表框中选择要分类的字段名； （4）在“汇总方式”下的列表框中选择“求和”； （5）在“选定汇总项”下的列表框中选择要汇总数值的字段名。 （6）单击“确定”，完成分类汇总,35,案例：对所有员工按学历进行工资总额的分类汇总 （1）打开Excel文件，单击数据区域任意单元格； （2）单击