业务助理工作流程

1、业务助理工作流程每天到公司每一件事就是：打开 Outlook 查看邮箱上，然后按照事情轻重一件一件的处理。文件制作制作 sample invoice1. 寄样品前必须制作 sample invocie ，把寄样的款式号码记录在 sample invoice 上留底。2. 先到 业务资料 Forms and records 中编号 （年份月份顺序号） ； 文件命名为M+排号3. 表格下面以 “Sample only, no commercial value ” 结束4. 样品上要挂有我们的产品编号。5. 需放一份 sample invoice 随样品寄给客人， 以方便客人收到样品后知道我们都寄了

2、些什么 产品。如果样品是随货走的话，就告诉客人样品是放在第几箱里面，等收到货后就可以直接 拿样品。6. 每次寄样品都要给一份报关委托书（一式三联）给国际快递随货走。报关委托书填写样版 请参考 业务部资料 报关样版 单证填写范本7. 寄完样品后需把 tracking no. 以邮件的形式发给客户。制作订单 (proforma invoice)1. 根据客户要求制作订单2.首先要到业务资料 Forms and records 中编号年份+月份+订单顺序号）PI号，金额等需具体以产品的变化S+排号PDF格式），并要求客户回签。发给发给他们的 PI 请一定要把客户资料、3. 根据客户以前的订单来制作新

3、的订单，但相应的日期、 而变化。且必须注意不能更改原订单的内容及数据。4. 完成后的 PI 必须放在具体客户的资料夹内；并命名为5. 订单做好后，以 E-mail 的形式发给客户（订单要转成 客人的同时，需要CC给Sonia &财务。6. 待客户回签后， 再把 PI 发给采购、 生产等相关部门 电话、金额等相关信息删除。 然后到客户订单相对应的客户文件夹内建立相应的订单并且还需到客户订单 客户交期表 把出货日期填到表格里面，以方便生产人员可以查交期。注意：自己一定要保留几天的交期，以免发生意外情况的时候可以延长几天交期。比如，答 应客人的交期是 10号，我们给生产的交期应该是 8号或是 6号（

4、根据不同客人而订 ）。但是 给交期给客人之前一定要跟生产的确认过。包类的产品请先跟 David & Sonia 确认过后是否是本公司自己生产， 还是跟工厂采购再把 PI 发给相对应的同事。7. 以下是一些条款术语Ex-work ShenZhen 工厂交货价FOR HK (Shenzhen)-只付货运到HK (Shenzhen)仓库的快递运费，杂费客人负责FOB HK (Shenzhen)-快递费用 +forwarder 杂费费用制作出货资料 ( invoice & packing list )1. invoice & packing list 是每次出货时必须要做的文件，且需以实际数量来制作。

5、2.1 nvoice 命名为1+编号；Packing list命名为P加编号,做invoice首先必须到业务部资料 Forms and recordsInovice 去编号。3. 做 invoice 必须找到相应的原始 PI 来做，对于未出齐的货则要按客户要求做 credit note4. 不管一张 PI 分几次出货，所有 invoice 的总金额合计必须与原始 PI 一致5. 出完货后必须把出货资料发给客户相关的负责人，并且要CC给Sonia &财务。只要有接触到金额的文件，都要 CC给Sonia &财务。如果是以公司名义出口的，除正常的文件外还需要做一份代理报关委托书、核销单。具体填 写要

6、求请参考业务部资料 报关样版 单证填写范本联系货代 ( forwarder ) 出货1. 一般客人都有自己指定的货代。出货时就到 业务部资料 booking form 找到客人指定的货 代文件夹，然后把要出货的具体数据(shipper名字、con sig nee名字、唛头、箱数、数量、 重量、体积 CBM )填完整；最后把填好后的 booking form 发给货代负责人，请他们放 SO 号给我们出货。(有些货代是不需要SO号的)货代资料在业务部资料空运公司及出货资料如果是新客人的话，就请他们把他们的货代资料给我们，以便安排出货。 如果是小客人没有自己的货代，我们可以帮他们找我们自己的快递公司

7、，把价格报给客人， 如果同意我们的价钱的话，先把快递费付给我们，我们再安排出货。如果老客人或是 Sonia 的朋友的话，则先问 Sonia 的意见。总之，视情况而定。2. 联系快递或运输公司到我们公司收货，必须复印一份带有SO号的完整booking form给收 货司机，以便送货入仓。 如果是海运的话，必须提前跟快递或运输公司讲，请他们一定要 把仓库回签的入仓单(尾纸)送到货代办公司，以便是日后换取正本 B/L 用。3. 出货前必须认真核对唛头、箱号、箱数等是否正确，是否与 packing list 有出入。4. 出完货后要到 业务部资料 出货统计 文件夹内把此次出货的数量、箱数、金额等相关资

8、料 记录到表格内；另外也需要把出货的快递费记录到 业务部资料 出货统计 快递费统计 表格 内，这样以方便我们月底对账。另外：如果以快递方式出货的，也必须把每次出货的快递 费用写在快递单上，并注明是出给哪个客户的。到月底的时候所有的快递单都交给财务做 账。另外，出完货后还需要到客户订单 客户交期排表中把已出货的订单从表格从删除，以 便其他同事看到的都是最新的交期。平时如果交期有变动的话，最好以 E-mail 开形式通知 相关部门，另外也需要到交期表格中把最新的交期填上去。5. 如果客人需要办CO或Form A的话，则要在出完货后帮客人申办。办好后快递给客人。但是有些客人是要求提前办理的，以便文件

9、可以随货走。这点需看情况而定。文件办完后也需要到业务部资料 出货统计C0 & FROM A统计表格内。6. 货到香港三天后应与货代联系，请他们把提单发给我们。 如果是海运的话则等到开船后再问。 开船后货代会主动把 draft B/L 发给我们核对， 这个必须 在 1 天内完成。否则货代会收取改单费用。7. B/L 核对无误后，请通知财务安排付款。付款后请把水单发给货代公司，然后请他们把正 本的 B/L 寄给我们。（注意：有些客户是不需要正本提提的， 所以事先请跟客户沟能是否要正 本提单，或者电放提单就 OK）8. 收到正本提单或者空运的复本提单，请拍照存档到客户资料内。催款不同的客户有不同的付

10、款方式，这个要以 PI 上的条款为主。1. 如果是 30订金， 70出货前付的话，在出货前一个星期要发 E-mail 通知客人付款。2. 如果是月结的客户的话，则每个月必须要发一次对财单给客户，请他们安排付款。3. 如果是先出货后付款的， 出完货后必须第一时间把出货资料发给客人， 提醒他们安排付款。4. 收到银行水单后，必须把水单转发给财务，以方便他们做账。但邮件上必须注明此份水 水单付的是哪一张单，付了多少。另外，还需要把发给财务的邮件存到客户资料里的 Payment e-mail 文件夹内。 Outlook 的客户文件夹最好也建立一个 payment 的文件夹，把这 封 E-mail 拉到

11、这个文件夹下。5. 每出一次货，都应把 invoice 上出掉的数量、金额登记到相对应的客人文档下的 statement 里，以方便日后对账。6. 催款一定要在下午快下班的时候催，这样客人那边也刚好是下午的上班时间了。 （不同国 家的客人依时差而订）文件制作要求1. 字体统一用 Trebuchet MS 12 号字体，但是抬头可以用 20号加粗下划线字体。给国外的客人的字体一定不能用中文的字体（如：宋体）寄快递1. 不管是寄样品还是大货，实重大的要按实重算，体积大的要按体积算。长X宽X高2. 体积重量算法：5000 （厘米）305 （英寸）（公斤）3. 公司国际快递账号在 业务部资料 国际快递

12、文件夹下可以找得到。4. 客户国际到付账号在业务部资料空运公司及出货资料Forwarderinformation。开发案客人有提供AI的开发案，请把相对的项目交给开发部门处理。开发一部：包类、硬壳、水钻贴等行业相关产品开发二部：皮套、硅胶套、杂项邮件发给开发部的同时，需 CC一份给Sonia & David，以便让他们可以决定开发案是否是在 本公司自己打样，或是发出去给工厂打样。报价如果是新产品，报价则向开发部询价，如果是已经买过的产品，则可以到序号及厂商相对应文件夹下找到价格（为避免价格有变动，最好向采购或是开发的同事再确认）；老客人的报价需给Sonia确认后再发给客人，如果是新客人，可以自己报价，但是利润需在之间。其他1. 公司银行账号在 业务部资料 公司账号文件夹下可以找到。一般给外国客户的账号用 HSBC-OBU （HK）。（视不同情况而定）2. 如果客人催货，可以先问统计货是否全部到齐了，也可以问QC良品有多少，是否可以按时交货。再不行的话则向采购或是生产主管询问，待确认好出货日期后再以邮件的形式通知 客人。最好的办法是在出货前三四天要去查一下订单进度，货是否都到齐了，不良品也补齐 了？以便做好出货准备。3. 有些时候客人发一份AI档过来就要我们直接生产，这样子的话就让开发部先打产前样给客人确认（寄样或拍照确认随客人而订），请美工先用A