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文档简介

1、内蒙古乌海市乌拉山煤化工有限责任公司物资管理通用制度第一章、总则第一条、公司物资管理制度经过三年多的实际运行,诸多方面存在一定不足,为 了适应企业不断发展的需求,在原各项相关制度的基础上经过修订和完善,特制定本物资管理通用制度。第二条、本制度所称物资,包括公司生产经营所需的一切机器设备,备品备件、 劳保用品以及原料和办公用品等所有材料物资,以及设备修理(外协)、基建、技改、安环、美化绿化等。第三条、本制度涵盖了物资的计划、采购、到货验收、库存管理、出入库、货款 结算、发票要求,库存管理等工作程序和规范要求。第二章、大宗设备和物资的管理第四条、术语:大宗设备和物资指一批次采购金额在 10000元

2、(含10000元)的 物资,或单台套(件)在5000元(含5000元)以上的设备、配件。第五条、计划:大宗设备和物资的采购计划由生产部等设备和物资的使用主管部 门根据实际需要提出,并形成设备更新报告或物资采购计划,经公司总经理办公 会集体研究同意后,由总经理审核批准(或由总经理授权常务副总审批)。报告或计划一式三份,分别由计划部门、企管部、供应部留存。第六条、采购:大宗设备和物资在采购前由使用部门、企管部、供应部进行市场 调研,并公开招标或议标,经过“比质比价”最后确定供应方,由供应部代表公 司签订采购合同,总经理或常务副总签字后方可盖合同章。第七条、验收:设备、物资到库后,由设备和物资的计划

3、和使用部门、企管部、 供应部共同进行验收,验收合格后必须由验收人在验货单上签署验收意见,方准办理入库手续和投入使用 第八条、发票要求:设备和物资采购等,必须由供方开具增值税专用发票,否则 不予付款。第九条、入库程序:设备、物资到库验收合格后,由保管员根据增值税发票填写“入库单”,办理入库手续并建三级明细帐;入库单财务联附增值税发票、销货 清单、增值税抵扣联,报请供应部长、总经理、财务部长分别签字审批后,由财 务部会计对入库单及发票进行稽核, 分清类别建立三级明细帐(属于固定资产的 要记入固定资产台帐),纳入财务核算程序,货款挂入往来帐。第十条、出库程序:设备或物资出库时,由使用单位开具领料单,

4、主管部门 领导签字,并附报告或采购计划办理出库手续,如未有主管部门领导签字或未附 报告或采购计划,保管员不得办理出库手续,不得给与领料;材料出库后,保管 员将出库单财务联并附报告或采购计划报企管部审核,企管部部长按照公司规定 分清常规材料、技改、固定资产更新改造、大修费等;月底由保管员对本月出库 材料、设备、物资进行汇总和分类后上报财务部,进入当月成本或费用核算程序。 第十一条、付款:设备或物资货款挂入往来后,由供应部分批分次提出付款计划, 付款单据由供应部长、总经理、财务部长签字后,财务方可付款,未办理入库手 续、货款未挂入往来的一律不得付款,有合同的履行合同付款。第十二条、设备管理:凡投入

5、使用的设备,主管部门按公司设备管理制度的 要求使用单位必须建立详细的设备台帐,对设备的运行、检修、维护进行详细记 录,形成设备档案化管理制度。第十三条、技术资料管理:设备到货并投入使用后,设备的使用单位必须将设备 的一切图纸、说明书、合格证、材质单等全套质量、技术资料转交企管部档案管 理员进行备案后存档管理。第三章、一般材料物资的管理 第十四条、术语:一般材料物资指公司日常生产经营所需的钢材、五金、电器、 电料、阀门、机电、水暖、土产、油料、润滑剂、化工、仪器仪表、工量具、化 验药品、备品备件、基建材料等一批次米购金额在 5000兀以下的材料物资。 第十五条、计划:一般材料物资的领用计划由使用

6、单位提出,称之为“申请领用 计划”先由材料保管核对库存数量后确定采购数量, 报主管部门领导和常务副总 审批,申请领用计划一式三份,一份交供应部,一份交材料保管留存以便到货后 及时通知使用单位领用,一份由使用单位留存。第十六条、供方评价与供货方的选择:原则上公司供应部每年对各种常用材料物 资的供货方进行一次“供方评价”,对合作方的整体实力、材料质量、信誉等级、 供货及时程度、售后服务、材料价格水平、经营范围等情况做出较为完善的综合 评价,评价指数较高的优先选定为供货方。 供货方的选择和物资采购必须坚持对 口采购,数量较大、质量要求较高的物资原则上要直接从生产厂家或厂家设立的 销售公司或办事处、批

7、发点采购,严禁“配货式”集中采购或不分品种“定点” 采购行为。第十七条、采购:业务员要经常进行市场调研,坚持开展“比质比价”,对准备 购进或已经购进的各种材料物资的质量、价格等信息,要做到“心中有数”,严格按照计划实施采购,坚决杜绝超计划采购或无计划采购。 所采购的物资要力争 做到“质优价廉”。采购员接到供应部的转发计划后编制采购计划(要求提出建 议采购商、价格、联系电话或信息,至少 3家供领导参考),报审计部门(财务 部)和主管领导批准后方可采购。第十八条、到货验收:物资到库后,一般由保管员进行验收,发现质量问题必须 及时退货;特殊物资由物资的计划和使用部门、企管部、供应部共同进行验收, 验

8、收合格后必须由验收人在验货单上签署验收意见, 方准办理入库手续和投入使 用。粗苯生产用洗油,由质检科负责验收并做好质量验收记录,化验合格后方准卸车 第十九条、发票要求:常用物资采购,必须由供货方开具增值税专用发票,否则 不予付款。特殊情况下,如生产急需的非经常使用且采购金额较小(百元以下) 的物资除外。第二十条、入库程序:物资到库验收合格后,由保管员根据增值税发票填写“入 库单”,办理入库手续并建三级明细帐;采购业务员入库单财务联附增值税发票、 销货清单、增值税抵扣联、采购合同、采购计划,报请供应部长、常务副总经理、 财务部长分别签字审批后,由财务部会计对入库单及发票进行稽核, 分清类别建 立

9、三级明细帐(属于固定资产的要记入固定资产台帐 ),纳入财务核算程序,货 款挂入往来帐。第二十一条、出库程序:物资出库时,由使用单位开具领料单,主管部门领 导签字,保管员严格按计划单位提供的采购计划进行发料, 如未有主管部门领导 签字或未提供采购计划,保管员不得办理出库手续,不得给予领料;材料出库后, 如属于技改、固定资产更新改造、大修费用的,由保管员将出库单财务联并附大 修理计划或审批报告或采购计划报企管部审核,企管部部长按照公司规定分清常 规材料、技改、固定资产更新改造、大修费等;月底由保管员对本月出库材料、 设备、物资进行汇总和分类后上报财务部,进入当月成本或费用核算程序。工具 类物资出库

10、时,保管员必须坚持“交旧领新”制度。第二十二条、付款:物资货款挂入往来后,由供应部分批分次提出付款计划,付 款单据由供应部长、总经理、财务部长签字后,财务方可付款,未办理入库手续、 货款未挂入往来的一律不得付款。特殊情况及零星物品,可由业务员先借款采购, 后办理入库,报销并减帐。第二十三条、库存管理:常用物资、备品备件一般情况下只允许储备一个月的存 量,严禁超储积压。保管员要经常盘点库存,做到分类放置、摆放整齐、整洁干净、类别不混、品种相符、规格不串、数量准确、账目清楚、质量合格、部件齐全、资料完整;认真核实票据,凭票出库,出库物资当月清点无误 ;做好库房的防 潮、防雨、防火、防盗工作;建立材

11、料保管三级明细帐帐,并及时与财务对帐, 确保帐帐相符,帐物相符。第二十四条、期间管理:材料出库后的期间管理中,由使用单位对各种固定资产 及工量具建立管理台帐,定期检查并注明使用状况和去向,避免流失。产品质量、 计量所使用的各种仪器由质检科建立台帐, 定期检查并注明使用状况和去向; 所 有化验药品要建帐管理,有毒、易燃易爆、腐蚀性药品要专人专帐管理。第四章、劳动保护用品器具的管理第二十五条、劳动保大纲的制定:本公司依据劳动法、安全生产法等 国家法律法规的规定,结合参照本地区同行企业类似标准, 采纳各基层劳动用工 单位的合理建议,由公司总经理办公会研究制定,并每年根据实际情况修订一次, 依据劳保大

12、纲发放劳动保护用品和器具。特殊劳保器具(如氧气呼吸器、防 毒面具、防高温面具等)由公司安环科、生产部提出申请,公司安全管理委员会 通过后,予以发放。第二十六条、计划:一般性劳保用品的采购计划,每月底由材料保管员根据每月 实际领用量填写计划,企管部长、常务副总签字批准。计划一式两联,一联报供 应部采购,一联由保管员留存。特殊劳保器具由安环科或生产部提出计划,常务 副总审核批准。计划一式两联,一联报供应部采购,一联由计划单位留存。第二十七条、供方评价、供货方的选择与采购: 同第三章第十六条、第十七条。 第二十八条、到库验收:劳保用品、器具的到库验收由保管员负责,特殊劳保器 具(如氧气呼吸器、防毒面

13、具、防高温面具等)由安环科负责验收。第二十九条、发票要求:同第三章第十九条。第三十条、入库程序:同第三章第二十条。第三一条、出库程序:劳保用品出库时,由使用单位开具领料单,单位领 导签字,企管部依照劳保大纲审核并等级劳保发放台账后,加盖劳保专用章, 企管部部长签字审批,保管员给予领料;月底由保管员对本月出库劳保用品进行 汇总和分类后上报财务部,进入当月成本或费用核算程序。第三十二条、付款: 同第三章第二十二条。第三十三条、库存管理:同第三章第二十三条。第三十四条、特殊劳保器具的日常管理:安环科建立各单位特殊劳保器具管理台 帐,经常对各单位专用器具的使用、保管和维护状况进行检查,发现问题及时责

14、令使用单位整改,从而确保各种劳保专用器具的正常和安全使用。第五章、加工件的管理第三十五条、术语:加工件包括公司各项生产所需加工制作的各种销、键、轴、套、轮、板等备品备件、设备以及需修复的电机。第三十六条、计划:加工件的采购计划由使用单位提出,生产部长、常务副总审 批,计划一式三份,使用单位、保管员、供应部各一份。第三十七条、供方评价、供货方的选择与采购:同第三章第十六条、第十七条。第三十八条、修复电机的业务程序:各单位每月将需修复的电机进行收集后,统 一交回材料库,由保管员统一登记后报知生产部长,生产部长做出修复计划,报 生产副总和常务副总批准后,转至供应部实施。计划一式三份,生产部、保管员、

15、 供应部各一份。修复电机到库,由生产部组织电工和保管员共同验收后办理入库、 出库手续,出入库价格按单台电机本次维修费用计算。第三十九条、到库验收:加工件的验收由使用单位和保管员共同验收。第四十条、发票要求:同第三章第十九条。第四十一条、入库程序:同第三章第二十条。第四十二条、出库程序、付款、库存管理:同 第三章第二十一条、第二十二条、第二十三条第六章、消防器材的管理第四十三条、管理职责:消防器材的日常管理由各使用单位负责,公司安环科负 责建立消防器材管理台帐,并定期监督检查。第四十四条、计划:安环科根据定期监督检查结果,确定灭火器的充装或其他消 防器材的更新计划,提出充装或采购计划。计划由公司分管领导和常务副总审批, 一式三份,分别由计划单位、保管员和供应部留存。第四十五条、供方评价、供货方的选择与采购: 充装灭火器由安环科负责,重新 购置消防器材由供应部负责。第四十六条、到库验收:灭火器的验收由安环科、保卫科共同验收,其他消防器 材由保管员负责验收。第四十七条、发票要求:同第三章第十九条。

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