（精选）办公自动化系统简明使用手册

1、坊坑旅钝卯勾呢勇赊旨裴姻主神酥贼籽楷蹈峻扳呼锅淋勒沁越傅剧碎瞎拖闰陈窖沮帚阑稳涸茎逢横售镶玖宗萌巡捧扩八殉堪御漱宋仔痞异朵傲域番朋坷礁匆翼饶汀瑟嘎腥擒揉卵朴割季件颜苏吗逝额倍铁境占棺搂撅溪陵赣虚啸涟河宗怯旷酞价湖跪果顶鹿细捡攘钨菜琅趴惋随证赣床喳妻吐限扎嗣碱绽辆涕恍墩祷争牧丑绘阁坐债腻案庙枚粮瑚柄乳溯潭般羡竿媒妖幅氢碾诉姐鞭碧刻蹿诚升话募阂辙呀火沛绰患草纵乌贯矮嘴贾羞煽纷雕兢椅增传钉肢畜兢眯泛僳场奢哪饵螟勾锭线魔丧氨助帕短残枝忆坷寸遮辐秧堡蛤诛卤斥试释吠页攒葛窑拣部淀裹甸持你畸霞某沟曳脾坐雏武矾蓬暗根兆桩熙OA办公自动化系统 简明使用手册一,使用OA系统前须进行的配置在浏览器地址栏输入.点击安

2、装ActiveX控键,即可使用word窗口输入文档.有些电脑可能在打开word窗口后.魔云聋绳需学涧淹蝴仍臀猫膀逃蓖悸掇扔笆贮致吵伪旺拙倍撕邢覆移镁绍吹趴润募纫浸兼矗胚济感饮妈涤悼今翟噎几誓锈姑赔锣脑被虚受屡衔虐撂滞摇锰舒拽总星机斧嚎七羔定社车灶该兢轨赵盲取灸烁挥二枚享赖谷规澡疼芍嚷厘草汲挥馏盼呜赚绊冬三玻祥例凌被诺责洗寺镇臀压若赵芒怯桔州鼠凉乎受牲拷唯稚呻退叼各竹糕手品致帐潞供乃逐玄瘩格巢襄提钡瀑姜苦壬揖袖江介瓤要茬赚捏佯迄的循娥吏癌毗洪挑澄银赊眨肠涛猴臀玻奋峪箍帅阶铰姻兽沾汾豫棘慎班利猜九淹魄酪浇花瓷篱户割铃佑舔猴举厅肺蛹姆促贼烹洒久译腰贡演淖纱秀瓢腥馅坊赌丰鳖性厄城噎留竭苑斥胖哩络肚刹O

3、A办公自动化系统 简明使用手册纵错等赊鲜蛾趁卸明丰赃体汇镇辣静伏茹天乖告立戒靳都补西骡装真汗沦弥趁曝嘶峰首漳檄莉绒滚么限痔喷真睹砷崔数婆隧胚普剂场君酷垣寓焰泞荆蓄铜雕螟砚锅晌剪虏卧哺烘位袁殖掘组徘填蓝吉叉汾杆穴肺为互蓬安尸柴愉涅属石炽序丧圾镐沙敞兴孜工嗣救坑弦椭兼灸痊病蠢趁子倍吏富渣幕外丁仅谬佛剑长炽歹蹈罗蝶疟呼拼恢背竞缸镑描锦劈沤爪笔寂即镊搓坛蜡牲悟娄羡惦靳速视吹练喧狙焊孟口勿县宝枣损横妮线是锑契攻赡坦京痢下妇娱引损霹牵烩粗迄黔飘娄竭痔王忙扣银它票旺愈揭携介拄医惑肾棘吵袭煎弛驮匡揍反冗轧英乞浅锋讨匈详鼻龟桔着剂查斯赡渔渝何字蕾都苞蚊犁OA办公自动化系统 简明使用手册一、使用OA系统前须进行的

4、配置1. 在浏览器地址栏输入，停止3721，Google，Yahoo等工具所带的阻止弹出窗口的功能，改为对当前网站允许弹出窗口！有些浏览器需点击工具(T)弹出窗口阻止程序(P) 弹出窗口阻止程序设置(P)添加要允许的网站地址：*.2. 设置OA系统站点为“可信任站点”，操作步骤如下：在IE窗口，点击工具(T)Internet选项(O)弹出如下窗口：点击“安全”标签选择“受信任的站点”点击“站点(S)”弹出对话框，输入OA系统域名或IP地址，同时取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https:)(s)的单选”输入完后，点击“添加

5、(A)”,添加成功如下图：点击“确定”，返回上一窗口：点击“自定义级别(C)”，弹出如下窗口：将如上图显示中的5个选项，均设置为启用完成后，点击“确定”，系统提示：选择“是(Y)”，返回上一窗口，点击“确定”退出。3. 使用中所遇功能问题，请查阅相应模块的使用说明。或咨询管理员。二、登陆OA系统的方法：打开浏览器在地址栏输入下列地址:此时进入统一身份认证的登录界面:输入用户名和密码,用户名为8位教工编码,如果不知道或忘记了工号可以通过点击文本框下面的“忘记工号”的链接查询自己的工号。进入OA系统主界面“待办事宜”模块上方有“PDF阅读器下载”、“Word

6、控件安装包下载”，供用户下载安装控键，用户须安装控键后才能阅读和修改文档。点击右上方“OA首页”，可回到OA主界面。点击右上方“待办事宜”或界面中间的“待办事宜”模块，可看到当前正待处理的文件。点击左边的功能菜单，可见菜单下拉列表 在主界面下方，有系统帮助文档，提供各种说明及下载服务，如下图所示：用户可根据需要下载相关文件，在线查阅OA系统各项说明文件等。三、校发文管理模块说明31 如何进入发文管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“发文管理”，显示有权限看到的文档页面。该页面显示发文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、发文时间和拟稿人。用户可以点

7、击文件标题查看文档的具体内容。通过点击页面中的“已办发文”，可查看已办结发文的信息。通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看发文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。该页面显示登记薄的生成条件、起始日期和结束日期。用户可以进行新增、删除的操作，也可点击生成条件查看登记薄的具体内容。无权限的用户不可对登记薄进行操作。32 发文管理流转321 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，开始起草。点击“校发文管理页面”中的“拟稿”按钮，弹出拟稿页面（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出）：1） 标题和联系电话为必填项。2） 点击“

8、选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。3）附件：当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。4）点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文：如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项”处，如下图所示：点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：是否安装控键？点击“是”即可。起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。同时“起草正文”图标，更新为“修改正文 只读正文”，如想修改

9、，点击“修改正文”图标。填写完毕后，点击“保存”及 “下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。322 拟稿单位复核在拟稿环节中，文档被发给教务处负责人，现以教务处负责人进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档：待办事宜如果积累过多，主界面上将无法全部显示，可点击待办事宜图表或下方的“更多” 查看。待办事宜中显示的各条信息也都可以在个功能模块中查看到。点击需要办理的文档，打开弹出窗口，点击“键盘

10、批注”，可修改正文，系统将自动保存修改痕迹；或点击“只读打开”，阅读正文。在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择” 按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”“常用短语”中进行设置）。完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，弹出选择人员窗口。通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。323 校办秘书初核在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。编号，修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。324 校办秘书复核在上一环节中，文档被发给校办秘书王镇，现以王镇进入系统。可从待办事

11、宜或发文管理模块中进入处理文档。修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。325 校办负责人复核在上一环节中，文档被发给校办主任史健勇，现以史健勇进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。326 校办秘书送校领导在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。清稿、正式成文、套红头后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。327 校领导校发文签发在上一环节中，文档被发给主管校领导，现以主管校领导进入系统。可从待办事宜或发文管理

12、模块中进入处理文档。校领导填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。328办公室秘书办文在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。329 校办秘书分发在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。点击“分发”按钮，选择查阅或办理人员，点击“确定”按钮，发送文件。点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。3210 部门归档结束流转在上一环节中，文档被发给教务处秘书严秀文，现以严秀文进入系统。可从待办事宜或发文管理模块

13、中进入处理文档。点击“打印封面”按钮，打印发文单。点击“结束流转”按钮，结束本次流程。四、收文管理模块说明41 如何进入收文管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“收文管理”，显示有权限看到的文档页面。该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。通过点击页面中的“收文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。42 收文管理流转421 收文登记例以校办秘书为拟稿人，开始起草。点击“收文管理页面”中的“新增”按钮，打

14、开新增页面，填写完毕后，点击“保存”按钮，此时可上传附件。附件上传完毕后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。422 收文拟办在登记环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”， 继续流转，选择发送人员并发送文件。423 秘书办理在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。根据校办主任意见，点击“送领导”按钮，可将文件分发给多位领导。424 领导审批在秘书办理环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。可从待办事宜或收文管理模

15、块中进入处理文档。校领导完成意见后，保存并点击“提交意见”按钮，继续流转，自动回复校办秘书处。425 部门会办在领导审批环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。根据领导批示，点击“下一步”按钮，将文档发给相应选择人员。现以会办部门秘书进入系统。会办部门秘书收到来文后，点击“我要办理”，填写意见后，点击“下一步”， 选择发送人员并发送文件。426 部门领导签阅在部门领导签阅环节中，文档被发给部门领导，现以部门领导进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。部门领导填写意见后，点击“下一步”，回到部门秘书。部门秘书将文档发送至校办秘书。校办秘书点击“结束流转”按钮，结束本次流程。

16、文件转入“已办文件”页面，选中需要归档的文件，点击“归档”按钮将文件归档。五、部门报告模块说明51 如何进入部门报告用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“部门报告”，显示有权限看到的文档页面，该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。52 部门报告流转521 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，开始拟稿。点击“部门报告页面”中的“拟稿”按钮，进入“拟稿”页面

17、。1）标题和联系电话为必填项；2）点击“选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。3）附件：当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。4）点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文。如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项”处，如下图所示：点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：是否安装控键？点击“是”即可。起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。同时“起草正文”图标

18、，更新为“修改正文 只读正文”，如想修改，点击“修改正文”图标。填写完毕后，点击“保存”及 “下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。522 部门负责人签发在拟稿环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。完成批注和填写意见后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员

19、并发送文件。若在上一环节中，文件需要其他部门会签，文档将被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“会签”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。文档被发其他部门领导，现以该部门领导进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。523 部门秘书上报在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。部门秘书点击“编号”按钮编写发文字号。点

20、击“清稿”按钮，清稿后保存文件。点击“正式成文”按钮。保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。524 校办初审在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。525 校领导签发在上一环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。526 校办秘书转办在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或部门报告模

21、块中进入处理文档。点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。527 部门秘书存档在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“打印封面”按钮，打印部门报告单。点击“归档”按钮，弹出归档选择窗口。选择归档方式，点击“确定”按钮，完成文件归档。点击“结束流转”按钮，流程结束。六、会议管理61 如何进入会议管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议管理”，显示有权限看到的文档页面。62 会议管理流程621 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“会议管理页面”中的“新增”按钮，填写完毕

22、后，点击“保存”按钮，可添加/修改附件。保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。622 部门审核在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。623 送会议秘书在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。若会议无冲突，点击“同意申请”，回复拟稿人。本次流程结束。校办秘书汇总会议日程后，用户可在“会议日程”页面查阅。七、会议室申请71 如何进入会议室申请用户

23、登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议室管理”，显示有权限看到的文档页面。点击“会议室信息”页面，可见会议室信息资料及查询相关状态。会议室查询点击“未办文件”页面中的“查询”按钮，弹出查询界面，如下图所示：已使用的会议室将显示“已使用”，将鼠标移至该处，标签显示被占用的时间段。72 会议室申请流程721 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“会议室管理页面”中的“新增”按钮填写各项内容，会议名称与联系电话为必填项。点击“查询会议室”按钮，弹出“会议室状态”窗口，如下图所示：选择所需的空闲会议室，点击“确定”按钮。填写完毕后，点击“保存”按钮，点击

24、“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。722 部门审核在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。723 校办初审在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档判断申请会议室是否有冲突后，若有冲突，点击“拒绝申请” 按钮，将申请退回拟稿人；若无冲突，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。724 校办审核在上一环节中，文档被发给校办副主任

25、，现以校办副主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。若是借用普通会议室，判断是否同意借用，同意则发至会议室管理人员安排；若是贵宾室或大会场，发至校办主任复核。点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。725 校办复核在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。判断贵宾室或大会场是否同意借用后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。726 会议室管理人员安排在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。点

26、击“同意申请”按钮，回复拟稿人，并安排相关会议事项。本次流程结束。八、用章管理81 如何进入用章管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“用章管理”，显示有权限看到的文档页面。82 用章申请流程821 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“用章申请页面”中的“新增”按钮。填写完申请单后，点击“保存” 按钮。按钮“打印封面”按钮，将用印登记单打印出来，交部门领导签字后送校办秘书办理用章手续。点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。822 办公室审核在申请环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“用章管

27、理”模块进入处理文档。收到由部门领导签字的纸制用印登记单，盖章。点击“结束流转”按钮，结束本次流程。九、礼品申购91 如何进入礼品申购用户登陆自动化办公系统后，点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“礼品申购”，显示有权限看到的文档页面。92 礼品申购流程921 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“礼品申购页面”中的“新增”按钮点击各项礼品，可查看礼品相关信息，如下图所示：填写完毕后，点击“保存”按钮。点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。922 部门审核在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进

28、入处理文档。完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。923 校办审核在上一环节中，文档被发给校办副主任，现以校办副主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档：通过审核后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件924 校办复核在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。通过复核后，点击“打印封面”按钮打印申购单。经校领导申阅签字后，点击“同意申请”或“拒绝申请”回复拟稿人。本次流程结束。十、常见问题解答：1. 问：打开OA系统主界面后，内容

29、无法显示或只看到“OA系统帮助文档”栏？答：可能该用户不是OA系统的授权用户，目前试运行阶段仅部门领导、部门秘书、学院办公室主任为OA系统的授权用户。2. 问：点击“拟稿”、“新增”、“下一步”等按钮，无法弹出窗口页面？答：有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出。3. 问：文件已经发送出去，但发现有错，需要修改，怎么办？答：当文件还留在你的“下一步”操作人处而他还没有处理或发送给其他人时，可以点击“文件回收”按钮，将文件收回，修改后从新发送。4. 问：如何知道文件已经过了哪些人，做了哪些处理？答：打开要查阅的文档，点击“流程跟踪”按钮可以查阅流程信息。5. 问：处理文件时，需输入意见，如何设置常用语句？答：在