招标档案管理制度20131025

1、精品word文档值得下载值得拥有招标代理【招标采购】技术档案管理制度一、管理原则“规范管理、规范流程、有效利用、服务经营”。提供简便、 清晰的资料查询。二、归档范围本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动 中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声 像等各种载体的文件材料。招标投标【招标采购】档案存档内容包括：（一）招标代理合同及招标项目摘要（二）工程报建资料及相关附件材料（三）招标【招标采购】工作全过程资料三、归档程序（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，向档案

2、资料员（各部 门指定的人作为资料员）办理移交手续（详见附件一）。（二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后 5个工 作日内，按要求进行分类归档。（详见附表二）（三）涉及到以本公司名义签订的合同 /协议需提交电子文档和纸质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同进行的款项结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件 一份并建立电子文档和纸质文档查阅表（详见附件三）。备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母 +顺序号（三位） 例：ZBB-001（招标部第1号合同）。（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。以上部分资料

3、进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部 门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购 人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】四、保存期限招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分， 从工程竣工之日起至少保存十五年。（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众 安全的项目；（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。 其他招标项目的档案保存期应不少于五年。五、档案销毁档案保存期满后，由档案管理员编制清单，组织相关人员进 行鉴定后，经质量技术部审核后，按照中华

4、人民共和国档案法 的规定程序进行销毁。建设项目在建期间的档案不得销毁。六、档案利用规定1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、污损、拆散，丢失和转借。2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还 时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均 不能在室内自行查找。4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复 印、或发送电子档给外单位人员， 如违反本规定由此带来的不利 影响由档案资料管理人员自行承担。七、档案保密、防范加强防范，做好档案室或柜的保密工作， 注意防止失密、失 盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿

5、、 霉变和虫蛀。八、以上档案管理制度自二一三年十月一日起执行。九、本制度解释权归招标部。编写：招标部审核:批准:5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012

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