秘书理论与实务－13-档案管理.ppt

1、档案管理,档案分类,国家机关、事业单位工作人员的人事档案分类,公司档案的分类,1、文书档案 （1）党群工作类 （2）行政管理类 （3）经营管理类 （4）生产管理类,3、财务档案 4、人事档案 5、电子档案 6、声像档案,2、科技档案 （1）产品文字材料 （2）科研文字材料 （3）基建文字材料 （4）设备文字材料,广州白云山文化传播公司是一家新建单位，文书工作从无到有刚刚起步。该公司王秘书刚大学毕业，应聘录用后负责公司文书工作。王秘书笔头功夫不错，可他对文书的平时管理和立卷工作却知之甚少。起初他把所有文件都塞在一个文件柜中，半年不到，柜子里的各种文件就塞得乱七八糟。有次公司急需查找一份合同正本，

2、王秘书竟然花了半个多小时才找到，事后被经理狠狠训斥了一顿，责令限期改进工作。王秘书苦思冥想好几天终于想出了一个办法，他将公司全部文件分成两类，一类命名为“收来文件”，另一类命名为“发出文件”。从此他就把所有文件按这两个类别归卷保存。但到第二年年初王秘书打算将这两类文件分别立卷装订时间，发现每一类别中的文件数量实在太多，如此立卷归档会给今后借阅、查找带来很多麻烦。他想给文件再加以细分，却想不出分类的好办法。 请问王秘书应当如何对文件进行分类整理,二）文件归档,如何填写卷内目录,根据背景材料，填写下列表格,练习,1.北方大学关于对经济学院王慧同学予以表彰的通知 北方20025号 各院、全体学生：

3、经济学院的王慧同学代表我校参加2002年2月26日全国英语演讲比赛，获得了一等奖的好成绩，为我校争得了荣誉。 鉴于王慧同学的事迹，我校决定对王慧同学予以表彰。特此通知。 北方大学教务处 二00二年三月二十五日,2.北方大学关于表彰张彦同学拾金不昧的通报 北方200215号 我校文学院共产党员张彦同学，于5月1日拾到人民币两万元。虽然张彦同学家境比较困难，但张彦同学不为重金所动，将拾到的巨款如数交到派出所。张彦同学在金钱面前体现出的高尚品德，受到了广泛的称赞。 为表彰张彦同学的拾金不昧，学校决定奖励张彦同学500元奖金，并在全校通报表扬。 希望全校学生，尤其是共产党员，向张彦同学学习，树立良好的

4、道德风尚，为两个文明建设做出贡献。 北方大学学生处 二00二年五月二十日,三） 档案保管,注意事项“八防,防水、防火、防霉、防潮 防虫、防盗、防尘、防光,技能训练,行政公文写作常见错误,国家行政机关公文处理办法 （简称新办法，于2001年1月1日正式施行,一、公文眉首常见错误,由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成 “秘密等级和保密期限”、“紧急程度”要标识于公文首页右上角，“发文字号”中的“年份”必须用六角括号“”括入。 如20011号，是不规范的，应改为20011号,例：发文字号编写不当的常见错误1、机关代字混淆国务院四川省人事厅华东师范大学南

5、京大学河南大学,2、年份不全。乱用括号。例如：计生(96)第15号民政(2003)16号府发200247号3、机关代字、年份、序号次序颠倒。成保96劳人字第51号2000外经贸发展审函字第2691号,二、公文主体常见错误,由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和附注等构成,主要错误表现,1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误,1】文种错用(1)请示与报告错用、并用公司关于急需购买碱性电池的报告(2)函与请示错用市司法局关于拨付法制教育经费的请示 (3)通告与公告错用商场有奖销售开奖公告,例：标题拟写不当,3】乱用标点符号XX县工商局、税务局

6、关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法”的通知,2】事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确a、公司关于申请增加超计划出口指标的请示b、县工商局关于摆摊设点的决定,错误主要表现,2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确 3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确,4、引用公文不当 “你公司关于成立通洲集团中心拍卖行的请示收悉” 5、结构层次序数标注不当 第一层为一 第二层为(一) 第三层为1 第四层为(1)。 只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数,三、公文版记常见错误,公文版记由主题词、抄送机关、制文机关和成文日期组成，位于公文最后一页，版记的最后一个要素位于最后

7、一行,练习,1根据公文内容拟写标题,1)某市人民政府为巩固城市绿化的工作成果，制发一公布性文件，将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界。 (2)某省人民政府收到某省教委关于加强教师队伍建设问题的报告以后，经研究认为文件针对的问题十分重要，文中建议切实可行，决定对该文加注批语后下发施行，为此制发文件。(3)某市劳动局为加强对城镇待业人员的管理，进一步做好劳动就业工作，经市人民政府同意，决定对全市城镇待业人员进行统一登记，行文告知全市各级劳动管理部门及有关单位,1)某机关为局级单位，下设各个处。该局局长为了防止办文不出差错，凡事都事必躬亲，所有文件都自己签发。 (2)A、B、C机关准备联合发文

8、，但就处理某一问题发生争议论，A机关是主办机关，为提高办事效率，以免耽误公事，经A机关领导人同意，以A、B、C三机关名义制发出了文件。 (3)某机关办公室文秘小李，每次都将来文按照文书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压六天。 (4)某单位领导，为办公方便，要求机关印章由他自己保管,2指出下列公文处理中的错误,1】 市人民政府文件 关于表彰市厂实现“安全生产年”的通报 市属各企业： 为确保企业生产和人民生命财产安全，我市厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2006年实现全年无重大生产和伤

9、亡事故，成为我市标兵企业。为此，市政府决定给予市厂通报表扬，以资鼓励。 市政府号召全市各企业学习市厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制，抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力。 特此通报。 市政府(印章) 二OO七年元月十八日,公文改错,2】 某某省人民政府办公厅关于 申请拨款维修省府机关办公室的请示 人民政府、省财政厅： 省府机关办公室都是五十、六十年代修建的，不少门窗破烂，漏水严重，急需维修。为保证省府机关正常办公，请拨给房屋修缮费十万元。 当否请核示。 某省人民政府办公厅 2005年3月1日,各区（县）教育局、直属机构： 现将教育部关于进一

10、步做好进城务工就业农民子女义务教育工作的意见（教办发2003号）转发给你们，请认真遵照执行。 做好进城务工就业农民子女义务教育工作，是实践“三个代表”重要思想的具体体现，也是各级教育职能部门的共同责任。各级部门要按照教育部的意见要求，和其他政府部门紧密配合，结合实际，因地制宜，规范管理，加强指导，确保将这项工作做实、做细、做好。对已经出现的问题要根据意见精神妥善处理，不可敷衍了事。 上海市人民政府 2004年2月10日,上海市政府转发教育部关于进一步做好进城务工就业农民子女义务教育工作的意见的通知,实践训练,某有限公司在自身发展历程中始终坚持管理创新和技术进步的发展策略，注重学习、借鉴国外同行

11、经验，积极引进国外先进技术和管理人才，先后与国外多家知名同行业公司建立了友好合作关系。为适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司国际竞争力，繁荣和发展民族保险事业，公司近几年还聘请国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融服务集团的发展目标。新世纪，公司将继续开拓、锐于创新，强化各项经营管理，提升核心竞争力，力争在两年内业务进入世界500强，业务品质进入全球400优。 为响应总公司号召，早日实现进入“规模500强，品质400优”的目标，公司广州分公司决定从2011年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进公司产业持续快速发展”活动，主要内容是头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构须在2011年7月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座；演讲会每月设