建设工程文件归档整理张磊

1、建设工程文件归档整理西安市城市建设档案馆主讲人：张磊根据建设部颁布的中华人民共和国国家标准建设工程文件归档整理 规范(GB/T503282001)的规定结合我市建设工程的工程实际情 况，对城建档案案卷归档整理谈一些具体的要求和做法。第一章工程档案的基本概念第二章城建档案报送的基本规定第三章城市建设档案的报送程第四章城建档案案卷质量标准(本节课的重点)第一章工程档案的基本概念第一节、工程档案的定义建设工程文件：在工 息记录，它包括工君 竣工图、竣；没过程中形成的各种形式的信 文件、施工文件、O建设工程档案来源于建设工程文件O理）建设工程档案：在工中直接形成的具有归档保存价值的 像等各种形式的历史

2、记录。第二节、工程档案的主要特点一、技术的综合性二、形成领域的广泛性三、内容的五、沪录莎等。六、建设周期长第三节、工程档案的作用一，为工程本身的管理、 等工作提供依据； 二，为城市规划、 产籍、工三，作为历史查考、总结1 学研究的提供信息资源第四节、规范出台的意义1加强建设工程文件的归档整理工作Ill定。2)3)4)收集和整理工程准备阶段文件.竣工验收文件。负责组织、监督和检查各单位工程文件的形成.积累和归档工作。负责在工程竣工验收3个月内将一套完整、准确、系统的工程档案的原件移交给当地城建档案馆。移交原件的问题已有明确的规定。2.监理单位的职责1）负责监督、检查诫工单位工程文件的形成、收集、

3、 整理、竣工图的编制情况并对竣工图的真实性把关。2）收集和整理本单位形成的监理文件，并向建设单位 移交。（在这里强调一下监理单位在给施工文件签字盖章时不要留下第一套文件）3工程总承包单位的职责1）将本单位形成的工程文件整理、立卷并向建设单位移交。 最少二套工程档案。2）负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案并向建设单位 移交。4. 各分包单位应将本单位形成的工程文件整理立卷后及时移交给总包单位。5. 建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理本单位形成的文件立卷后及时向建设单位及移交。章城市建设档案的报送程序建设单位和个人在建设项目立项报建及办理 建筑工程施工许可证手续时，必须与城

4、市建设档案 馆签署城市建设档案报送移交责任书，责任书 用以明确建设单位或个人报送建设工程档案材料的 要求、期限及其它有关事项；随着工程进度的不断实施，我馆业务人员对 重点、大型工程就要求开展对工程文件的形成，进 行跟踪监督、检查、指导、并对工程文件的套数、 质量等问题提出明确要求。直尉在工程竣工验收前，应提请我馆对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。对列入城建档案馆接收范围的工程项目在工程竣工验收3个月内，向我馆（报送）一套符合规定的工程档案。城建档案案卷质量标准城建档案案卷质量的优劣直接关系着它 的査阅利用和保管期限，为了使城建档案 能长期有效的保存下去和迅

5、速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性必须进行要求外，还要归档案卷的外观质量。（）去一、归档文件的内在质量是保证案卷质量的基础。主 要量求做到以下几方面：（一）依据规范第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”。（二）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察 设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（三）工程文件的内容必须真实、准确、与工程男际相符合。、工程文件应采用耐久性的书写材料、如碳素墨水、蓝黑墨水、不得使用易退色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。，咒丁程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297X210）。图幅宜采用国家标准图幅。II

6、IIll覽壬文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 亠崭驚的纸张图纸1般采用蓝晒图、竣工图 囂囂爲r机出图必须清楚不得使用计算（一）立卷的原则和方法二、立卷立卷是指按照一定的原 的文件分门别类整理成1 立卷的基本原则：应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2. 一个建设项目有多各单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷3.立卷可采用如下方法:、施工文件、竣工图、竣工！文件(2) 监理文件可按建设项目、单位工程、分部工程、专业等组卷。(3) 施工文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷。(4) 竣工图可按单位工程、专业组卷竣工验收文件按建设项目、单位工程组卷

7、。(6)参见规范附录A4.立卷过程中也应遵循下列要求不宜过薄或过厚，一般要求15mm20mm之间，在 国标541中一般不超过40cm, 般指的是印刷成册的科技文件，如岩土工程勘察报告、环评书等。卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。这 里不同的载体指照片、底片、硫酸纸底图、聚脂薄膜、底图 板图、电子文件等、模型等。（二）、卷内文件的排列: 1文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、 同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在 前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后 的顺序排列。 2.图纸材料按专业排列，同一专业按竣工图图号排列，图纸 目录应在最前

8、面，若有变更图，则应插排在相应的图号之后; 变更通知单不能和图纸排列在一起，应与其他施工文件共同 组卷，变更通知单量大时可考虑单独组卷。 3.图文混合卷一般是文字在前，图纸在后，但应注意主次， 保证主件与附件不分开。（建设工程规划许可证与定验线单、 实测成果表、建审图。用地规划许可证与用地实测成果表、 用地定点审核图。）花样做柯硬皮、琢豔盟牒要蠶蠶 对于幅面达不到297 X 210 （A4）或破损的档案材料均应托542中强调装订时.（一）规范很严格，应去掉。（二）裱。具体操作是将小幅面的文字材料裱糊在297X210 （A4）的白纸上，不可层 层叠压托裱，且四周粘切实，双面有文字又需托裱，可只粘

9、贴左边或上边。 在一张白纸上可裱糊一张或几张小幅面的文字材料如：合格证、票据、存 根等，但要求排列整齐并留出装订线位置。注意托裱的胶水不许使用含用 有机物质的胶水。（见附图）缺斷整齐，尽量不破坏图纸内容，便于长期保存。木产朋J?产品内叭 产 A&3P：. 岭她61 tBFBM.叨人M3%:川厂总i谕产产乩蚀仆W 产硼为 P(X怜符M. S3 mr nffli of *y n2脸M.输 Vf M,岀厂曰期出厂日期，。斤刃 日幷血斉格就产品卫即如中刃力 严品編乩4产M总严品冷,桃韧S&豳4产乩穿厲归介擒.THs厂 产民佃範般产岛俗7心人久. 产心；, 九幻611广品名尹.产品“，巾7册_产j兮，怜

10、険Mi出厂日刖,九 tOXTUiLmu 。6切Hn niw.叽鋼虞西省逮策工程施工质絵牧技术资统一用舉施工质厂质*证明资料粘帖单合格证、出厂桩i术资料通用表2TY-I5本产品通过IS09001国际质X体系认证 中国闽嶷强制性产品g认证长度西安强力电线电缆有限公司 西安 强力本产品通过ISQ9001国际质豪体系认证中国国取强利性产品g认证、铜芯聚氯乙埔绝嫌无护套电线 学2te2i!8y_ 吓 薛儼w标准攀磁避沁上錘 间造曰期AODRP30GB5023-3 1997 认律绪号 2002010105015039S严* 礼 - i OSn.S m SZtA? 仗mu29 无錫市东旭电腿厂r!无市IT林

11、 Sff 101 号 ： 061O-72O1M9岀厂H期技木址索实罔儼-t曲钿”、疲两和水泥（集Mi）L 一1.股份竹跟公司出丿水泥检验2Q如年7月 28 E项 FI32.5R蹟備I期：2pO4年8 ?|&0105S862.618011 mJ/孔麵谕金0 10槪结财副- 9 | ? ! 切離I终礙三天帰就0:45抄漱法桂吳合格268合第.按 秋PEfeit-ffi拾伍点TM45检啊论所檢龟项品质指标符含探巔推。 A L二尸笛注：I-抿;伐“扁丽廉 专川柿”亦矗/位公点无效2报告无境扭冬？申桟人:签字（或缶章）X% 驶4机JI申融N!(三)对于幅面大于297X210 (A4)规格的档案材料Hil

12、l均应折叠按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3 89)统一折叠成297X210mm (A4)。折叠使用手风琴式折叠 先上折再下折，然后左右折。注意上折下折要 错开，以免出现案卷上下厚度不一，不装订时左侧可不留装订 线位置。图标一定要外露，以便查阅。对于边框不齐或破损的 图纸，应将白边裁掉，裁至细边框线上、修补整齐后折叠。 (见附图)文字或文图混合卷可根据297X210mm (A4)的规格折叠 要求整齐，以尽量方便查阅和保存为原则。il梓）“辛皮闻坯按申专用来i环集号险分夹资碱IWJj1279工理设计甲怨甲a.- 蓝溪都市花园8#椒诣；D、E、F、G, H户型 电气平面布置图0)02

13、36电葩22条号 1o_jl_Blfo 2O0L11四、编目（注意按照城市建设档案著录规范中标准语言和数字。案卷整理中的所有文字一律用碳素墨水书写，字迹工整，原则上要求用仿宋体）。（一）编写卷内文件材料页号1. 案卷内档案材料均按有书写内容的页面编写页号，各卷独 立编号，每卷页号都从“1”开始。2. 页号编写位置：单面书写的材料页号编在右下角，双面书 写的正面编在右下角，背面编写在左下角。图纸若折叠， 页号就编写在折叠后的图纸右下角。3. 页号要用号码机打，用兰色或黑色均可，不准徒手编号。4案卷封面.卷内目录、备考表均不编号。J （详见P32附录D案卷封面式样）（见附图）1案卷名称是对案卷内容

14、的概括，应简明、准确的揭示卷内文件内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。案卷题名一般为：工程名称（建设单位名称+项目名称） +专业名称+案卷内容概括（详见工程文件的归档范围附录A提名）档号10201-007033-001-001总卷号145025案卷题名陕西省人大龙公会议楼工程准备阶段文件1/2编制单位陕西省统澤爸理办公室编制日期一 1996. 07. 26 2006： 04.06密 级机帝 保管期隈 来久共_322_卷J 0201-OO7O33-I1-160总卷号145184案卷题名 陕西省人大H -办公会议楼工程建筑竣工图4/8编制单位陕西建工集团总公司编制日期1997.

15、 12.01 2006.03.05档号 I 0201 -0070曲-00069-总卷号145093_案卷题名陕西省人大办公会议楼工程_ 土建施工文件工施工试验记录）6/1编制单位编制日期 2001. 12.25 2005.01.09密 级 机密 保管期限 永久对重点工程、市政工程、公用设施等建设工程 档案，案卷题名原则为：工程名称建设工程项目 名称+单位工程名称（含路段或桩号）+专业名 称+案卷内容概括2-编制单位按实际情况填写全称应填写案卷内全部文件 的形成单位或主要责任人。如：工程准备阶段的文件、竣工验 收文件填写为建设单位；监理文件填写为监理单位；施工文件、 竣工图填写为施工单位；岩土工

16、程勘察报告填写为勘察设计单 位；人工地基检测报告填写为地基检测单位。3. 编制日期：按卷内全部文件形成的起止日期填写。竣工 图的开始形成日期为施工图设计日期，最后形成日期按竣工图 的编制日期填写。(1999. 0514-2000. 60. 08)4. 密级、期限：由建设单位按建设部关于城建档案密级 划分和保管期限确定的规定填写。一般分为永久、长期、短 期三种期限。各类文件的保管期限详见国标附录A。永久是指工程档案须永久保存。长期是（一般指20年以上60年以下）工程档案保存期限等同 于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。不须归于我馆。同一案卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限应从

17、长。密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷有不同密级的文 件，应以高密级为本卷密级。本次规范改变了以往以工程项目定保管期限和密级的做 法，这样更科学合理，更具有实际意义。5. 共几卷、第几卷。本项目一共多少卷，本卷为第几卷。与原 来的提法也有所不同。（三）卷内目录的编写（见附图） 号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次排列。-2.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 3.文件名称：填写文件标题的全称。假如文件标题太长可以用 若干行写。 4形成单位：填写工程文件的直接形成的主体单位或审批单位 5.形成日期：填写工程文件的定稿日期或审批日期。 6.所在页号：填写工程文件在案卷内所排的起始页

18、号，最后一份文件写清开始和终止页号。 7.卷内目录排列在卷内文件的首页之前。卷内目录|文件 编号贾任苕文件卷名B 軀I1K于省人兆刃公台坯快注毘的执臭19S& 111.15012黴计念员竣关于音人女办公会汶点丄理初歩Git为批M908.05.54033(1&WH3 号澳茗耆人我*0铤务仝R关于it astift芒人大机共办公场師羽是-9S6 Q7.26074大怎*金如公打&KSE5 黄于仪誥方竇)997.03.1812SKitltltZl MM更纭J卜盘労攻2001 铲 17196hiSirAx*审幺丹対 人大6公!5二垸建设用短耳抜过尸爭 -；997.05 282579EWJX头亍谈舌他貝茁

19、土老期枝般关$哎打通灼200412 01289BUW* 削34 4共子宙人在办公去仪煨丄琼用地匕通划1&S7Q7 05299联耳计幻a e关于筍玄吉人在工盘連设定盒枚线紅曲師 &1987.07.2BI 2910It人加 噪，13?人 e“沁尸共子無办公樓様建運谩占城的氐1&S9Q3_M31敎处审曲丈于人在办公慢工密垣防連髡1&9709 1632卯*关于2?人光疾公总.：程用堆的姬虹1967 Q7 0554到13tEU312005.04.1137H連左工咙或童许可汪2005(J? 29 ：卜.|15|1耳说工祝龙、除单以实謝成興来f-tt) 20005E（四）备考表的填写（见附图）:必须是案卷编制单位的责任人和负 责人。如工程准备阶段文件和竣工验收文件为建设单位的责 任人和负责人、勘察、设计文件-般为勘察、设计单位的责 龄和负责人。监理文件为监理单位的责任人和总监。施工 文件和竣工图为施工单位的资料员和技术负责人。卷内备考表说明必须由立卷单位对案卷的完整、准确、系统情况及复印件情况做出明