会计电算化的会计管理吉林省专用PPT幻灯片

1、1,会计电算化管理制度包括： 1-内部控制制度 2-人员管理制度 3-使用管理制度 4-维护管理制度 5-会计档案管理制度 6-计算机替代手工账的审批制度,第七章 会计电算化之会计电算化的会计管理,2,内部控制就是自我调整、自我约束、自我监督的手段。 实践证明，一个单位，不论是采用计算机管理还是完全人工管理，也不论是从事管理工作还是经营工作，如果没有行之有效的内部控制制度作保障，其业务活动就不可能顺利进行，资产也不可能得到有效保护。,第一节会计电算化的内部控制一、内部控制的概念及意义,3,内部控制的目的在于保护部门或企业的资产资源，保证会计数据的正确性、完整性和可靠性，提高业务工作效率和管理水

2、平，并为最终提高经济效益提供保障。 1资产资源的保护 2保证会计数据的正确、完整和可靠性 3提高管理水平 4促进经济效益的提高 内部控制的最终目标是提高经济效益。,二、内部控制的目的,4,1会计软件也应该建立健全其内部控制机制，防止失误和违法行为的发生，保证会计信息收集、传递和处理的及时准确。 2电算化系统的控制比手工会更复杂，技术性更强。 (1)如果没有严格的内部控制，计算机程序设计一旦出现错误，都将产生比手工会计更为严重的后果，而且会造成错误的重复性和连续性。 (2)大量事实证明，由于会计电算化的内部控制出现漏洞所造成的损失，将比手工系统更为严重。 电算化后必须建立一整套全新的内部控制制度

3、，这种内部控制制度与手工条件下相比，必须更加完善和加强，才能确保会计数据准确和安全。,三、会计电算化内部控制的必要性,5,会计电算化内部控制可分为一般控制和应用控制 一般控制是面向整个会计软件的研制开发、组织、评审、应用环境等方面的控制，是应用控制的基础； 应用控制是指那些仅影响系统特定用途的控制，如系统中具体的数据处理功能的控制等。不同的应用系统有不同的控制问题和控制要求，因而有不同的应用控制。,四、会计电算化内部控制的主要措施l会计电算化内部控制的分类,6,一般控制 组织控制、开发控制、文档控制、硬件控制和软件控制软件维护、软件安全、软件质量 应用控制 数据输入控制、数据处理控制和数据输出

4、控制,一般控制、应用控制分类,7,会计电算化组织机构将由系统部、操作部和会计部组成。 系统部负责整个电算化软件的设计、开发和维护， 操作部负责电算化后的数据加工、硬件维护和日常管理工作， 会计部负责向操作部门提供完整、正确、合法、可靠的原始输入资料。 当然，会计机构的这种调整和重新设置将因单位的规模和其他具体情况，但必须进行职能分割。,2一般控制(1)组织控制,8,提高软件的质量和开发效率，最大限度地满足用户需求 开发控制方法： 开发前，可行性研究 按大型软件开发步骤进行。系统调查、系统分析、系统设计、程序设计、系统安装调试、系统维护六个步骤 系统开发应有用户部门的代表和审计或内审人员参加 实

5、行试运行制(“双轨制”)。应该与原手工系统并行运行一段时间。 进行评审,(2)开发控制,9,文档控制是会计软件内部控制的重要内容。 从系统投资立项开始的文件资料，到系统开发过程中的设计文档、程序，以及运行过程中所产生的磁盘文件、财会账本、报表等无一不属于文档控制的范围。,(3)文档控制,10,计算机硬件包括主机、输入设备(如键盘、鼠标、扫描仪等)、输出设备(如打印机、显示 器)、外存储器(如磁盘、磁带等)。 硬件控制内容： 为系统配备高可靠性、高性价比的设备。 确保机房设备环境良好 建立机房出入及设备使用制度和操作员岗位责任制 建立健全设备的检查与维修制度 为系统配备不问断电源和稳压电源,(4

6、)硬件控制,11,软件控制包括软件质量控制、安全保密控制和维护控制三个部分。 软件质量控制 会计软件必须具备正确性、可靠性、可移植性、可测试性和易操作性，这成为会计软件软件质量是否达标的重要因素。,(5)软件控制,12,A用户识别 B建立日志文件 C建立数据存取保护制度 D程序加密 E数据加密,会计软件采用安全保密方法,13,应用控制又称运行控制，是指软件系统在运行过程中对数据的输入、处理和输出等环节采取的控制措施。 目的 减少数据在收集、输入、处理和输出过程中可能发生的错误或舞弊。 由于应用控制仅仅是针对软件系统的特定用途所进行的控制，因而不同的软件有不同的应用控制。,3应用控制,14,有效

7、数据控制法 重复输入法(通常为二次输入法) 显示复核法(又称目检法) 校验码控制法,(1)输入控制,15,处理控制又称管理控制 通常处理控制方法： 利用数据问的多种约束关系进行控制 数据的范围控制或合理性控制 文件处理的安全性控制,(2)处理控制,16,输出控制内容： 输出结果的正确性控制 对系统输出数据的保护性控制,(3)输出控制,17,按照财政部94年颁布的会计电算化管理办法，会计电算化的使用管理可分为操作管理和系统的软硬件管理。,第二节 会计电算化的使用管理,18,操作管理主要包括操作人员的职责和权限管理、会计数据的输入管理及严格的上机操作记录制度等。,一、操作管理,19,操作人员的岗位

8、分工和岗位变化通常由会计主管和系统管理员确定，而其工作权限可以通过所采用的电算化软件，以口令或其它方式进一步设定。,1操作人员的职责和权限管理,20,会计数据的输入管理内容 (1)进行会计审核（原始凭证和记账凭证经过会计主管审核批准） (2)进行录入审核，复核确认可采用二次录入复核或显示复核等方法。,2会计数据的输入管理,21,上机操作记录应包括操作人员姓名、上机起止时问、使用机器和型号、操作内容、运行情况、故障及处理情况等。,3严格的上机操作记录制度,22,(1)机房清洁、安静，远离强电场、磁场和机械振动强场所，温湿度控制、防火、防水、防尘、防静电、防电磁波等方面的设备或措施； (2)机房要

9、有安全可靠的供配电系统 (3)建立机房进出登记制度 (4)建立设备的定期维修检查制度,二、系统的软硬件管理1严格的机房和设备管理制度,23,(1)加强对数据文件的操作管理 严禁在会计软件的机器上利用数据库系统的操作命令直接对数据库文件进行数据操作，严禁利用软件工具直接对硬盘或数据文件进行操作 (2)建立严格的数据备份制度 可以采用月备份和日备份两种备份形式、按季或按半年的账本打印周期。,2会计数据的安全保护措施,24,每天都在大量录入的基础性数据如原始凭证或记账凭证，及可能随之发生变化的数据如会计科目文件等，必须采用日备份形式，以两套软盘或其他介质轮流覆盖方式备份(单、双日各一套，既经济又便于

10、数据损坏后的恢复)。,会计数据日备份,25,根据基础性数据生成的各种账本数据、报表数据等，采用月备份形式，用两套软盘或其他介质进行双备份，作为会计资料妥善保存在不同地点。,会计数据月备份,26,明细账每季或每半年打印一次作为存档资料； 汇总表等可根据业务量按月或按季打印，装订在一起； 会计报表除了根据会计制度要求打印上报外，应多打印一份存档。,会计数据打印,27,(1)软硬件环境的维护 (2)机房使用环境的维护,3加强会计软件运行环境的维护,28,随着软件规模和复杂性的增加、硬件成本的降低，软件系统的维护费在系统总投资中所占比例将越来越高。,第三节 会计电算化的维护管理,29,软件系统的维护主

11、要是指程序维护。广义来讲，会计电算化的维护还应包括故障性维护和特殊性维护、运行环境维护等。 1程序维护 (1)正确性维护(2)适应性维护(3)完善性维护 2其它维护 (1)故障性维护(2)特殊性维护 (3)运行环境维护 特殊性维护(病毒)可由系统管理员和专业维护人员共同承担。,一、会计电算化维护的主要内容,30,为确保会计软件维护工作的安全顺利进行，防止维护产生的副作用，建立一套严密的工作程序、必要的审批和监督检查制度势在必行。 1维护的提出和审核 2维护的组织和实施 3维护后的审核和测试 4维护程序的使用,二、会计电算化的维护管理,31,会计档案通常是指会计工作中产生的会计凭证、会计账簿、会

12、计报表及相关资料的总称。 电算化后的会计档案除包括会计工作不可缺少的证、账、表以外，还包括系统投资立项开始的文件资料，在系统开发和维护过程中产生的设计和维护文档、程序，以及运行过程中所产生的各种数据文件等。,第四节 会计电算化的档案管理一、会计电算化的档案,32,1输人数据 2输出数据 3存储数据 4备份数据 5开发资料 6维护资料,会计档案内容,33,会计档案的管理制度应包括会计资料的保存范围、存储时间、存储方式、存储环境、借阅制度等。 根据会计电算化管理办法对会计档案管理的规定和实际工作经验，会计电算化的档案的管理应遵循相关原则,二、会计电算化的档案管理,34,1采用双备份形式，存放在两地

13、，由不同部门如会计部和操作部保管。 2对磁介质档案，必须建册登记 3磁介质形式的会计档案，保管期 4借阅制度 5证、账、表经输出人员、审核人员和会计人员签章，才能作为有效的会计资料上报和存档 6对系统应有详细记录或备份，一旦系统环境被破坏，能够及时恢复。,档案管理应遵循原则,35,系统程序及系统的全套开发文档资料，保管期至系统停止使用或有重大修改(即被修改的功能模块占三分之一以上)之后的三年，会计科目、总账的保管期为15年，明细账、记账凭证及其它会计数据保存期为两年，两年之后，可根据需要删除或延长保存期,对磁介质会计档案保管期,36,第七章 会计电算化的会计管理 第一节会计电算化的内部控制 一、内部控制的概念及意义 二、内部控制的目的 三、会计电算化内部控制的必要性 四、会计电算化内部控制的主要措施 l会计电算化内部控制的分类 2一般控制 3应用控制