《MS简易培训手册》PPT参考课件

1、1,PMS 4 简易培训手册,信息技术部 2007,2,系统登录,使用PMS系统前必须输入自己的用户名和口令进行身份验证，只有合法的用户才能操作PMS系统。,接待员在登录系统时用自己的用户名和口令登录。 口令应保密，不可告于他人。 如果接待员离开总台，应将系统退出。不可最小化处理，以免他人误用。,3,锦江之星PMS系统按功能分为九类功能模块。 “前台管理”、“”前台辅助、“后台帐管理”、“会员”、“客史”、“日终操作”、“报表打印”七大类模块为连锁店日常进行操作的模块，各模块分别对应不同的操作。 “系统设置”、“系统维护”为IT人员进行开业、维护等设置操作使用的模块。,4,房态图,房态图是显示

2、酒店目前房间使用情况的重要窗口，也是提供快速操作的重要窗口。房态图上方有一排过滤按钮用于对房态图中显示的数据进行过滤。,5,在实际使用中，公司将颜色统一设置成四种颜色： 绿色：OK房 、 红色：不可用房（包括：暂锁、修理、预订排）、 黄色：脏房、 白色：入住 以前PMS中内部用房功能、颜色均已取消。,6,散客预订,对于散客预订，必输选项有：姓名、到店时间、电话。如果客人在预订时支付了押金，可直接在预订界面中选择押金的类型并输入。若客人支付了定金，PMS4允许当场确定具体的房号。,在输入客人姓名后，系统会从客史中自动筛选出同名同姓的客人，并将其信息显示在客人一栏中。若此客人为回头客，用户只需选择

3、相应的客人即可。,7,对于团队预订，必输选项有：姓名、到店时间、电话、联系人、房间数量。,8,预订查询功能主要用于查询预订现在所处的状态，并根据查询结果进行预订的入住、修改、取消、排房等操作。,9,散客入住,对于第一次上门入住的客人，接待人员应按客人填写的住宿登记单，将其客人信息完整地输入电脑。所有红色必填项输入后，点击“确认”，完成打印，客人信息就正式进入PMS系统了。下次客人上门入住时输入了证件号码后，该客人的客史信息就会被显示在屏幕上。,10,为了提高客人入住时输入信息的速度及准确性，PMS4支持第一代身份证、第二代身份证、驾驶证、护照的扫描。 操作顺序如下： 放入客人证件 选择证件类型

4、 点击“扫描” 取出证件原件核对 确认，完成输入,11,此功能用于查询住在店里的客人信息情况。查询的条件有姓名、证件号码等。如下：,在店客人查询,12,接待查询 接待查询是用于查询进行过预订、入住、离店等操作的客人情况的工具，是PMS重要功能之一。 系统默认查询所有进行过预订、入住、离店客人的资料。若要实现快速则可根据左侧的筛选条件进行查询。,对于处于不同状态的客人，查询后能进行的操作也各不相同。能进行的操作显示在屏幕下方。,13,用于查询店内所有的团队情况，默认条件查询结果包括预订的团队、已入住的团队、离店的团队的信息，对于已入住的团队，系统提供快速结帐功能。,团队查询,14,历史查询 PM

5、S在运行了一段时间后，会产生许多历史数据，PMS4提供对历史数据的查询，查询的内容包括：历史帐户、分类帐、接待、预订等信息。,15,快速挂帐,在进行快速挂帐时，输入要挂入房间的房号，若输入的房号有客人入住，系统会将该房间的信息显示在屏幕左侧，若没有显示则表示房号输入错误，需重新进行输入。,在进行挂帐时，注意挂帐金额不要输错。,16,收银结帐,17,分帐：用于将选中的某笔帐目在A帐、B帐之间进行转换。 A帐：此帐在进行结帐时会转入主帐房，由主帐房付款。 B帐：此帐在进行结帐时不转入主帐房，由该房间自行承担付款。,结转：用于将选中的消费记录进行转外客帐或其它类型的帐户的操作。 只有不同类型的帐户间

6、转帐才能使用结转，比如寓客帐转外客帐、外客帐转寓客帐等，寓客帐转寓客帐、外客帐转外客帐相同类型帐户的转帐请使用转帐功能。,18,协议公司开户,协议公司是和公司及连锁店签署了房价协议等相关的消费客户，协议公司分公司级和连锁店级两类，公司级协议客户由CRS系统传送到PMS系统中，连锁店级的协议客户由连锁店自己建立。,大客户：由CRS传送到PMS中的协议客户，客户合同适用于所有连锁店。 协议公司：连锁店自己签署的协议客户，该客户的合同只适用于本连锁店。,19,协议公司查询,协议公司能查询到所有的协议公司，并提供针对这些协议公司的信息修改、帐务处理等操作，如下图。,合同管理： 以前的PMS系统中协议公

7、司没有合同的概念，增加了合同管理后，连锁店能控制合同房价的有效日期 ； 帐务管理： 提供对该协议公司进行帐户管理 ； 日志：提供查看针对协议公司操作的历史记录 ； 修改：提供修改以上协议公司的开户信息，包括让协议公司是否在PMS中有效 ； 删除：删除不需要的协议公司。,20,外客帐开户,首先在帐户的基本信息中输入帐户的名称及联系人的联系方式及有效日期；然后在安全余额及最高余额中输入相应金额，选择哪种类型的帐单允许转入该帐户 （最高余额：即该协议公司的信用额度，表示可往该帐户转帐的最大金额，开户时该金额必须大于零 ）,21,该查询针对所有的外客帐进行查询，查询后可对帐户进行修改、销户等操作。,外

8、客帐查询,外客帐结帐,用于对某一外客帐进行收银结帐，该操作界面和寓客帐的收银结帐界面几乎完全相同，唯一的区别在与帐号显示的是外客帐类型等信息，右上角也没有离店按钮。,22,会员卡领用 此步骤为会员卡销售前的必经步骤，目的在于将准备待售的卡编号信息录入PMS系统，PMS在出售会员卡时会自动对比数据库中已录入的卡编号是否和准备出售的卡一致，并自动识别卡类型、售卡价格。 会员卡由连锁店财务进行领用，领用时需选择正确的卡类型及输入正确的卡编号。 注： 输入系统的会员卡号必须为1位字母加上7位数字，例如：H0402001 ； PMS4在会员卡领用时不需输入会员卡的价格，各会员卡的价格由公司进行统一设置，

9、从而有效减少了在领用环节上可能出现的误操作。,23,会员卡销售 此功能用于实现会员卡销售，制卡时只需要输入客人的个人信息即可，发生代码、卡类型、卡号等信息都则由PMS软件自行判断。信息输入后先完成打印，再确认做卡。 若客人想买会员卡送人，则前台在做卡时直接选择“待购卡”，选择待购卡后所有的信息都变成了待定，客人拿着待定卡下次到任何一家店住宿时，PMS会提示将客人手中的卡完成信息确认。待购卡只有完成所有的信息确认后才能享受打折。,24,会员卡补卡流程如下： 连锁店致电订房中心确认客人的遗失会员卡信息 ； 订房中心注销客人的原卡并发送客人的会员卡补卡单 ； 连锁店操作人员打开会员卡挂失查询功能，找

10、到订房中心发送的补卡单，点击屏幕右下方的补卡 ；,会员卡挂失流程,4. 放入新的会员卡，打印补卡单，制作新卡。,25,夜审,夜审是PMS的核心功能之一，其标志着连锁店前一天运营的结束，夜审完成后PMS中新的一天就开始了。 夜审必须在24：00后进行，夜审统计的是前一天00：00到24：00连锁店内发生的所有帐务情况。,26,夜审报表修正,该功能用于在夜审报表平衡的前提下，调整连锁店营业日报和实际营收不符合的金额。 该操作权限目前仅限于财务人员。,夜审报表修正查询,该功能用于查询以上谁在什么时候进行过报表的修正，修正了什么科目、多少金额等信息。,27,报表模块,PMS4报表共分为10类。 现有系统对所有的报表按业务需求进行了重新定义、划分。 不同权限的用户各权限仅能看到各自权限的报表，不能相互查看报表。 日常工作中要打印哪些报表请严格参照相关业务部门的规定执行。,判断夜审报表平衡的依据 F10 在店客帐明细表的余额 +差额 + F09 预付金平衡表的预订预付金总额 + G30 哑帐余额汇总表余额 = F01 试算平衡表的合计金额,28,夜审注意事项： 1、各连锁店应加强平时的规范操作培训，避免人为操作错误导致夜审报表不平。 例如：在夜审时进行入住、退房操作；错误的冲帐；当天对重新结帐未完成等均会导致夜审出错、报表数据不平。 2、若以上夜审报表是平的，但连锁店要对营业