采购过程和信息流程.ppt

1、采购过程和信息流程,一个良好采购体系应解决以下问题 1、采购对象种类繁多 2、采购金额巨大 3、审计线索的需要 4、低效导致严重后果 5、对企业有效运作的潜在作用,信息,第一节 采购过程,一、发现需求 二、对需求进行描述 三、确定可能的供应商并对其加以分析 四、确定价格和采购条件 五、拟订并发出采购定单 六、对定单进行跟踪并/或催货 七、接收并检验收到的货物 八、结清发票 九、维护纪律,发 现 需 求,一、需求概述 采购中首先要解决的问题是“采购什么、采购多少、何时采购” 需求分析：根据客户的需求历史、或者生产计划等求出需求规律，根据需求规律预测客户下一个月的需求品种和需求量。（采购工作第一步

2、，也是制定订货计划的基础和前提） 需求分析设计范围广 需求分析具有全面知识：生产技术、管理,二、ABC分类法 （一）ABC分析法概述 （二）ABC分析法原理关键少数和次要多数,A类物资的采购管理方法 1、采取定期订货方式，定期调整库存 2、增加盘点次数，以提高对库存量的精确掌握 3、尽量减少货物出库量的波动，使仓库的安全储备量降低 4、A类货物必须保证不拖延交货期 5、A类货物是价值分析的对象 6、货物放置于便于进出的地方 7、货物包装尽可能标准化，提高库场利用率,B类物资的采购管理方法 1、正常的控制，采用比A类货物相对简单的管理方法 2、B类货物中销售额比较高的品种采用定期订货方式或定期定

3、量混合方式 C类物资的采购管理方法 1、将一些货物不列入日常管理的范围 2、增加安全库存或减少订货次数降低费用 3、减少盘点次数 4、通过现代化工具取消库存 5、给予最低的优先作业次序,ABC分类依据： （1）用户企业所需的主要物资 （2）用户企业需求量最大的物资 （3）是贵重物资，虽然需求量不大，但贵重 （三）ABC分类步骤 1、选定一个合适的统计期 （1）比较靠近计划期 （2）运行比较正常（处于正常情况） 2、制作ABC分析卡,3、将ABC分类卡按销售额由大到小的顺序排队，并按此顺序将各物资填上物料编号 4、把所有ABC分类卡依次填写到ABC分析表中，进行累计统计,（四）ABC分析法的应用

4、 1、ABC分析法的应用 （1）是本身的直接应用，即根据某种重要性将物资分为A、B、C三类，每类差别很大，进行不同程度的重点管理 （2）根据它的原理来确定各种不同物资的相对重要性，按他们相对重要性的大小确定顺序序列进行重视顺序管理 2、通过具体情况来讨论 （1）一个单位买多个品种 资金不够、运力不够、采购地区不同、采购资源不够 关键零部件和普通通用零部件,（2）多个单位购买同一种产品 方法：A 一次订货，一次进货 B 多次轮番进货（先需要先供应） （3）多个单位多个品种采购 用ABC分类法确定各品种的采购优先程度，根据需求单位的情况，确定各个单位之间供应先后顺序。,三、统计分析法根据一些原始材

5、料来分析出客户的需求规律 （一）最基本的原始材料 1、各个单位的采购申请单 2、各个单位的销售日报表 3、各个单位的领料单（或仓库的出库单） 4、生产计划任务单 （二）统计分析方法 1、采购申请单汇总统计企业 问题：（1）市场响应不灵敏 （2）库存负担重，风险大,2、各个单位销售日报表统计流通企业 销售日报表就可以统计得到企业物资的消耗规律。即：时间函数法、有序数列法 （1）时间函数法：物资消耗量描述成时间的函数 Ri(t) = fi(t) Ri = fi(t) dt E （2）有序数列法：把各个单位的销售日报表按单位时间（如日、周、月、季、年）进行汇总。 P.S. 为了掌握需求规律，统计的时

6、间单位越小，则需求规律越精密灵敏。,四、推导分析 推导分析：根据企业主生产计划来进行需求分析，求出各种原材料、零部件的需求计划的过程。 （一）制定主产品生产计划 1、主产品的生产计划 2、零部件的生产计划社会维修 （二）制定主产品的结构文件 结构层次：每一个零部件要标出需要数量，是自制还是外购，以及生产提前期或采购提前期 通过主产品结构文件可看出在某个时间生产出一个主产品需要分别提前多长时间采购一些什么样的部件、零件和原材料，需采购多少,五、物资消耗定额管理 物资消耗定额：在一定的生产技术组织的条件下，生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的物资的标准量。 1、技术分析法生产企业 按产品结构设

7、计、技术特点、加工设备和工艺流程来制定物资消耗定额的方法。 2、统计分析法 3、经验估计法,六、预测 1、概述 根据企业过去的物资消耗情况找出企业物资消耗规律，根据这个规律来预测未来企业物资的需求量。 2、计算方法 七、发现需求 1、紧急定单“紧急” 2、小额定单 简化或自动化、合并采购 3、空白支票采购定单附支票 4、公司采购卡,对所需产品或服务加以准确描述,一、采购申请规范化 1、名词手册 2、构成内容全面 二、采购申请的传递 申请部门 采购部门,采购申请 （附件）,采购申请 （原件）,2、移动采购申请使用物料和标准件重复需要 采购申请部门 采购部门 3、使用物料清单（BOM）,X X物料

8、采购申请 数量、需要时间 ,X X物料采购申请 数量、需要时间、供应 商、价格、采购定单编号 ,4、总括或开口定单 总括订购单(Blanket Order)：采购员根据预期的消费需求，在季节性商品尚未开始生产前即开出订购单，以确保在销售季节到来时有充足的商品库存。开口定单(open-end order)：允许增加采购项目或对时间期限进行展期。适用范围：维护、修理和辅助物料在几个月内大量使用并频繁采购 5、无库存采购或系统合同 一揽子合同/无库存采购：采购经理和供应商建立长期供货关系，供应商许下承诺，当采购经理需要时就按原来约定的价格条件随时供货，库存放在供货企业处，采购经理需要进货的时候就发出

9、订货单给供应商。 6、第三方提供维护、修理或辅助物料,选择供应货源与供应商,Right supplier 从合格的供应商处 Right time 在需求的时间内 Right price 以合理的价格 Right quantity 取得正确的数量 Right quality 符合品质要求的物品和服务 合格供应商必有的记录 、履行情况良好的合同 、所购物料项目的分类表 、供应商记录,、价格：以标准货币单位为尺度的商品或服务价值。 、价格分析：将报价细分为多个基本要素进行分析，从而判断报价中费用的合理性。 作用：（）决定价格提供指导 （）突出卖方中报价错误 （）为后续谈判打基础,确定价格和购买条件,

10、采购定单准备,2006年1月20日，某学校委托该市政府采购中心对学校操场基土工程项目进行竞争性谈判采购，该项目的主要内容之一是场地平整，挖路漕，约需挖出并运走土方10000立方米。谈判文件在对工程报价要求中明确规定，投标人投标报价应包含多余土方场内转运堆放费，但在谈判文件所附的工程量清单中却只列入了土方挖掘工程量，而没有列入多余的土方转运堆放工程量。在谈判过程中曾有供应商A（恰巧就是后来的成交供应商）提出，挖出的土方放在什么地方，一名谈判小组成员回答：既然谈判文件没有明确规定，只要放在不妨碍自己施工地方就可以了。谈判过程,中还有供应商提出其他一些问题，为了便于评审，在进行最终报价前，经采购人同

11、意，谈判小组决定最终报价统一以工程量清单为准，其他因素一律不予考虑。并将这一决定以书面形式通知所有参加谈判的供应商。通过谈判小组评定，供应商A以最终报价成为成交供应商。 谈判结束后，成交供应商对施工现场进行实地考察时发现，挖出的多余土方在操场的四周都无法堆放，于是与校方交涉多余土方堆放问题，校方指定了多余土方的堆放地点为施工现场西边150米以外的一块空地，而且空地很小，要堆高10米以上才能堆下挖出的土方。成交供应商经过测算提出了增加5万元土方转运费的要求，校方对此一口回绝，纠纷由此产生。,校方认为，谈判文件中写得很清楚，工程报价中应含有多余土方场内转运堆放费，只要在校园内，校方就可以任意指定堆

12、放地点，现在堆放的地点仍然在校园内，再要求增加费用没有道理。 供应商认为，谈判文件所附的工程量清单中不含多余土方场内转运堆放费用，而且在最终报价前谈判小组以书面形式出具的报价要求中也清楚地写明，最终报价以工程量清单为准，其他因素一律不予考虑，现在多余的土方要从施工场地运出150多米，而且要加高堆放，这些都是谈判文件所附的工程量清单中没有列明的工作量，相应增加费用是理所应当的。,校方 ：第一，“多余土方场内转运堆放”的“场内”，概念不明确，不能理解为校方解释的“校园内”，如果校园有几平方公里，那几平方公里的校园都能算是“场内”吗？显然不能；第二，“场内转运堆放”也不能理解为由采购方指定地点堆放，

13、因为谈判文件中没有明确，供应商就可以理解为“最近距离堆放”；第三，堆放不等于要加高堆放，加高堆放和不加高堆放其费用是不等的；第四，在谈判时供应商提出多余土方堆放地点问题，采购人当时也在场，但并没有给出明确回答，对专家的回答采购人也没有表示反对，实际上就是默认专家的回答。既然这样，供应商在报价时一定不会考虑将多余土方运到150米以外且要加高堆放因素，更何况在第二次报价前又明确要求最终报价不考虑工程量清单以外的因素。,供应方：要价过高，因为校方即使不要求指定地点放，你也要把多余土方运出工地，距离远几十米和距离100多米，费用相差不会太大，加高堆放要翻土，会增加一定费用。因此专家建议工程总费用增加两

14、万元。,Case 2 光华照相器材商店采购到一批以前未经销过的照相机，价格定为1880元。售货员误将标价牌制作为880元。上货第二天，张宁来逛商店，发现近2000元的照相机在此只卖880元，就一下买了两架。此后售货员去提货时才发现实际价格为1880元，经多方查找，总算找到张宁，要求张宁再支付1000元。张宁认为买卖双方均是自愿，不存在任何的欺诈和胁迫，没有道理再支付1000元。商店无奈之下只好向法院起诉，要求撤销这一买卖行为。 问题：这一买卖行为能撤销吗？,采购定单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同。不过，任何实用的采购定单所必备的要素有：序列编号、发单日期、按受定单的供应商的名称和地址

15、、所需物品的数 量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款，以及对定单有约束的各种条件。 1、包括那些当侵犯别人专利时，保护采购方不受诉讼的连带责任的条款 2、包括有关价格的条款，Eg:如果定单中没有指明价格,那么,在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下,所购物料的价格不应高于上次支付的价格,3、包括明确指出不允许就装箱和运输进行收费的条款 4、明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果 5、指明拒受物资后，如果购买方再次采购会重新发出定单 6、详细描述质量要求以及质量保障控制方法 7、如果所发货物在定单指定日期没有到达，允许取消定单。 8、指明采购方拒绝支付汇票给供应商的几种情况,

16、9、有些条款涉及货物数量，即关于实际装运数量多于或少于所定货物时如何处理。在某些行业中，很难控制一次生产产出的数量（例如，印刷业），这时，产量在一定限度内的超量和不足都可以接受。10、涉及到对公司有特殊利害关系的事件的条款，例如有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。,采购定单传递路径： 采购定单 供应商,采购定单 （副本S）,采购定单 原件,采购定单 副本,供应商返还副本表明接受合同,采购定单 副本（S）,采购部门 供应商 会计部门 仓储部门收货部门,表明接受意见条款,填出收货方面各项数据,发货承诺、发票及运输,采购定单保管和归档 （1）采购定单保存关键：需要这些文件的时候可以轻而易

17、举的找到。（将相关的文书附在一张定单副本上） （2）采购定单归档 一份按采购定单编号顺序保管 另一份与相关的采购申请和往来信件一 起，按供应商名字顺序保管 一份按供应商名字顺序保管 另一份应该从供应商那里收到接受函的期 限归到期票据记录簿中,跟踪和催货,一、跟踪：对定单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。 作用：保证采购质量和交货准时性 发生问题后采购方可采取相应的行动 要素：定期检查物资生产进度 对正在生产的物资进行质量技术检测 适用范围：关键的、大额的或提前期较长的采购事项 方法：电话、计算机及网络（质量跟踪调查表 ） 二、催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所做出的

18、发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的定单涉及的货物的发运。,货物的接受和检验,一、货物接收的基本目的 1、确保以前发现的定单所采购的货物已经实际到达 2、检查到达的货物是否完好无损 3、确保收到了所定购的货物数量 4、将货物送往应该到达的下一个目的地以进行储存、检验或使用 5、确保与接受手续有关的文件都已进行了登记并送交有关人员,二、接收货物后支付款项的理由 1、发票直到折扣期快终止的时候才到，有时甚至折扣期后发票才到 2、如果没有进行检验，对任何物料进行货款支付都是不明智的 3、不论如何，通常所采用的把货物装运日作为开票日的做法应该改变，折扣期的起始日应该是发票或货物的接受日中较晚的 三

19、、支持不必等待货物的到达、检验和接受物料，对发票进行支付的理由 1、财务上的收益可能很大 2、不能享受现金折扣反映了采购方信用状况不佳 3、如果供应商声誉良好，即使货款已经支付，物料出现了问题双方也可以圆满地加以解决,结清发票，支付货款,一、结清发票的程序采购部门核查发票 主要程序为：1、进行审核和必要的更正后，原始发票送交财务部门保管，直到采购部门授权支付款项； 2、发票的附件由采购部门保管，直到收货部门通知它物料已经收到为止。 3、只要采购部门收到收货报告，它就按照发票检查收货报告；如果收货报告和发票相符，采购部门就同时保管这两份文件，直到检查部门发来通知，指出这批货物可接受。,一、应保存

20、的记录至少包括1、采购订单目录。目录中所有的订单都编上号，并指明每个订单是未结的还是已结的2、采购订单卷宗。所有的采购订单副本按顺序编号后保管在卷宗中3、商品文件。记录所有主要商品或项目的采购情况（日期、供应商、数量、价格和采购订单编号） 4、供应商历史文件。列出了与交易金额巨大的主要供应商进行的所有采购事项。,维护记录,二、其他文件 1、劳务合约 2、工具和寿命记录 3、少数小额采购 4、投标历史文件,第二节 信息流,一、采购部门中技术的使用 采购系统发展表现为两方面： （1）能提高采购过程的效率的系统，基本上包括与供应商之间的电子数据交换系统、条形码系统及自动数据输入系统 （2）提高负责采

21、购员工和部门的生产效率和工作效率的系统 二、常用的技术 1、通过传真机传递信息 缺点： 成本、 时间、 泄密,2、传真/调制解调器（fax modem ） 除了具备调制解调器拨号上网的功能外，配合传真软件如WinFax Pro，还可以当传真机使用。除此之外，接收后的传真可以打印出来或者存盘，这是传统传真机所无法做到的。所以有传真调制解调器，就不用再购买一般传真机了。,Public switched telephone network 公共交换电话网,调制解调器是一种计算机硬件，它能把计算机的数字信号翻译成可沿普通电话线传送的脉冲信号，而这些脉冲信号又可被线路另一端的另一个调制解调器接收，并译成

22、计算机可懂的语言。这一简单过程完成了两台计算机间的通信。 Fax/Modem指传真调制解调器，Modem指调制解调器，Fax指传真，它拥有Modem和传真机的两个功能，市面上大部分的Modem产品都有这两个功能。一个好的Fax/Modem可以自动区分是语音电话、传真电话还是数据。,3、电子邮件 4、语音信箱 语音信箱业务是利用电话语音信箱系统向用户提供存储、提取话音留言及其他辅助功能的一项服务。 （1）普通信箱：用于来访者给用户（信箱主人）留言，只有信箱主人才可提取信箱中的留言信息。普通信箱用户分两种情况：一种是普通电话网中的用户，另一种是非普通电话网中的用户。（2）布告栏信箱：用于信箱主人向

23、来访者发布信息，只有信箱主人才可在信箱中留言，还可根据需要设置查询权限检查密码，这类信箱主人可以为任何种类的用户。 5、采购运作系统 6、管理报告系统,二、采购和供应活动中计算机的使用 1、采购程序的电子化处理将办公室里的手工劳动降到最小值 2、记录中的信息通常更精确，并几乎可以立刻得到 3、对于运作的控制得以提高 4、由于有信息的支持以及对运作控制的改善，业务绩效也可以提高 5、由于更快、更准确的信息流的出现，采购者可以有更多的时间与供应商就重要问题进行面对面的讨论，与供应商关系得以改善,美国通用电器公司电子采购,1、传统程序（照明部） 七天,向公司 采购部 发送几 百份询 价申请,从公司

24、的技术 资料档 案中检 索相关 产品 设计图,复 印 室 复 印,将复印 资料和 寻价申 请放入 信封,2、1996年采用计算机采购 自动检索准确 采购资源部 供应商 设计图纸并附 接收电子询价 收到询价 上电子询价单 并报价,2小时,计算机采购体系循环步骤,发现需求 说明/描述需求 决定外购选项 确定几个价格准备 准备 他条款 采购定单 发出采购定单 跟踪采购定单 收货/检验 支票审批和支付货款 维护记录,采购流程管理,自动采购系统的简化流程图,计算机,供应商文件,开放式请购单,项目或物料的 历史文件,库存控制信息,报告,采购定单,物料请购单,价格的历史 资料,一、电子供应商目录 一种网页，

25、提供了供应商销售和供应的产品和服务的有关信息。,（二）同供应商的电子数据交换 1、EDI定义（electronic data interchange) 按照统一规定的一套通用标准格式，将标准的经济信息，通过通讯网络传输，在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理，有效的减少由于重复输入而产生的错误和浪费的时间、资源，从而提高企业对市场的应变能力，加快贸易循环。 2、EDI硬件环境 （）计算机 （2）MODEM和路游器 （3）通信线路 （4）计算机网络（VAN）,3、EDI作用 （1）减少了文书工作（无纸化采购） （2）不需要文员做文书工作 （3）有利于开发一体化的和更好的采购和物料管

26、理系统 （4）由于使用属于第三方的具有国际传输能力和标准网络，全球范围内的采购方和使用地与供应商之间的沟通步伐可以更快 （5）提高企业降低经营总成本的能力,（三）条形码 一系列平行排列的矩阵线条和空白，预先确定排列方式代表了字母、数字和特别的性质。（ 690、691、692代表中国） 1、可靠准确 2、数据输入速度快 3、经济便宜 4、设备简单,（四）提高成效 1、决策帮助（决策支持系统） 决策支持系统(Decision Support System ，简称DSS)是辅助决策者通过数据、模型和知识，以人机交互方式进行半结构化或非结构化决策的计算机应用系统。它是管理信息系统(MIS)向更高一级发

27、展而产生的先进信息管理系统。它为决策者提供分析问题、建立模型、模拟决策过程和方案的环境，调用各种信息资源和分析工具，帮助决策者提高决策水平和质量。,2、专家系统 模仿人类专家解决问题的行为的计算机程序 1、专家系统的架构： 知识库(Knowlege Base)储存专家用以解决问题的知识。 推理机(Inference Mechanism)用以控制推理过程。 使用者接口(User Interface)提供使用者与专家系统的 接口。 解释机(Explanation Mechanism)提供使用者友善的解释说明及咨询功能。 知识获取接口(Knowlege Acquisition Interface)提

28、供编辑、增删知识库功能。 工作记忆区(Working Memory)储存推理过程中的事实。,3、全球化数据库 4、采购者工作站 工作站（Workstation），是一种以个人计算机和分布式网络计算为基础，主要面向专业应用领域，具备强大的数据运算与图形、图像处理能力，为满足工程设计、动画制作、科学研究、软件开发、金融管理、信息服务、模拟仿真等专业领域而设计开发的高性能计算机。 采购者工作站 （1）具有连续到主机数据库的自动交易系统 （2）具有决策支持系统 （3）具有一个专家系统 （4）具有提高个人生产效率的软件、字处理软件等,（五）微型计算机 （1）只需要在硬件上进行不多的投资，再花费大约200

29、0元购买采购软件 （2）提高采购部门计划能力 （3）个人计算机是独立系统，可以完全由采购部门使用 （4）保密性强 （5）数据和报告的及时性和准确性得到极大提高 （6）能到市场上买到图表处理软件应用于采购部门的例行活动中。,（六）软件 软件都是用各种电脑语言（也叫程序设计语言）编写的。最底层的叫机器语言，它由一些0和1组成，可以被某种电脑直接理解，但人就很难理解。上面一层叫汇编语言，它只能由某种电脑的汇编器软件翻译成机器语言程序，才能执行。人能够勉强理解汇编语言。人常用的语言是更上一层的高级语言，比如C, Java, Fortran, BASIC。这些语言编写的程序一般都能在多种电脑上运行，但必须先由一个叫作编译器或者是解释器的软件将