11Excel 2003 电子表格软件(三).ppt

1、第十一讲,Excel 2003 电子表格软件（三）,大学信息技术基础,教学要求,掌握Excel2003数据清单中数据的排序。 掌握Excel2003数据清单中数据的自动筛选和 高级筛选。 掌握Excel2003数据清单中数据的分类汇总。 掌握Excel2003数据清单中数据透视表的创建。,大学信息技术基础,本讲学习的主要内容,大学信息技术基础,11.1 数据的管理和分析,EXCEL2003 除了具有强大的制作表格和图表功能外，还具有关系数据库的某些管理功能。如数据的输入、数据的排序、筛选、分类汇总以及创建数据透视表。,大学信息技术基础,11.1 数据的管理和分析,大学信息技术基础,一、数据清单

2、,（一）数据清单的概念 一个规则的二维表就是一个数据清单。 数据清单的特点 数据清单的第一行称为标题行。 标题行的每个单元格内容，称为字段名。 同一列中的数据具有相同的数据类型。 标题行下面各行为数据区，数据区中的每一行为一个记录。 同一个数据清单中，不允许有空行、空列。,大学信息技术基础,（二）数据清单中数据的添加、删除、修改,数据清单中的数据也可以像普遍工作表那样操作。 Excel还提供了专门用于数据清单中数据添加、删除和修改操作的命令。即“数据”下拉菜单中的“数据单”命令。,大学信息技术基础,用数据单建立数据清单的步骤如下： 在第一行的单元格内，依次输入字段名，如图所示；,利用记录单建立

3、数据清单,大学信息技术基础,利用记录单建立数据清单,选定第一行或第二行的任一单元格； 单击“数据”下拉菜单，选择“记录单”选项，弹出如下图所示提示框：,大学信息技术基础,选择确定按钮，弹出下图所示记录单对话框：,向记录单中输入数据,注：输入数据方法： 依次在各字段文本框内输入数据。 对于能自动填充或自动计算的字段，其文本框可以空着，以后统一处理。 每输入一条记录后，单击“新建”按钮。 记录全部输入完后，单击关闭按钮。,利用记录单建立数据清单,大学信息技术基础,利用记录单查找记录说明： 查找记录是通过记录单对话框来浏览满足条件的记录。 记录单中的任何一个字段都可构成一个条件，且它们互为与逻辑关系

4、。 找到一条记录时，记录单中显示它的全部字段以及序号。,利用记录单进行记录的查找,大学信息技术基础,利用记录单查找记录方法： 在记录单对话框中单击 “条件”按钮， 根据要求在有关的文本框中输入字段值。 选择“上一条”按钮，向序号小方向显示满足条件的记录。选择下一条按钮，向序号大的方向显示满足条件记录。 选择关闭按钮。,利用记录单进行记录的查找,大学信息技术基础,二、数据排序,数据排序就是按照某字段值的升序或降序，对数据库中的全部数据重新排列。 用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一个或多个。在多关键字时，第一个起作用的叫主关键字，第二个叫次关键字，依次类推。 字段所在的第一行叫标题行，排序不包

5、括标题行。,大学信息技术基础,数据的简单排序：只按照一个关键字进行的排序，叫简单排序。 实现方法： 选中排序列的任一单元格； 使用工具栏上的升序 、降序 按钮。,（一）数据的简单排序,大学信息技术基础,数据的复杂排序：指按多关键字进行排序。 实现方法：使用排序对话框。 具体操作方法： 将排序数据清单设置为活动工作表； 单击“数据”下拉菜单“排序”，弹出“排序”对话框。 依次选择关键字；选择升、降序；申明有无标题行； 选择“确定”按钮，关闭对话框。,（二）数据的复杂排序,大学信息技术基础,（三）数据的自定义排序,自定义排序实现方法： 在“排序”对话框中选择“选项”按钮，弹出如下对话框,在“自定义

6、排序次序”下拉列表框中，选定排序次序。,大学信息技术基础,三、数据筛选,数据筛选：就是从数据清单中选出满足条件的数据，筛选出的数据可以显示在原数据区域（此时其它数据被隐藏起来，不是删除）或新数据区域。 数据筛选有两种方式：自动筛、高级筛选,大学信息技术基础,（一）数据的自动筛选,实现方法：通过“数据”下拉菜单中的“筛选自动筛选”命令。 自动筛选说明： 只在原数据区显示满足条件的数据。不满足条件的数据被隐藏起来。 执行自动筛选后，每个字段名右边出现“”符号，用来打开“条件”列表。,大学信息技术基础,自动筛选条件列表,条件列表中的各项条件说明如下： “全部”：取消以前所设条件，显示全部数据。 “前

7、10个”：弹出“自动筛选前10个”对话框。找出前N个数据，可以按项数查找，也可以按百分比查找。 “自定义”：弹出“自定义自动筛选方式”对话框。可以自定义查找条件 。,大学信息技术基础,最大：指从最大值降序进行筛选； 最小：指从最小值升序筛选。,数字框可以调整数字大小。,项：指数据条数； 百分比：指选取 全部数据的份额。,自动筛选前10个对话框,大学信息技术基础,可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。 ？、*：分别代表单个字符、多个字符，可使用通配符。,可以直接选择字段值作为筛选条件。,自定义自动筛选方式对话框,大学信息技术基础,（二）高级筛选,高级筛选说明： 当筛选条件较为复杂，自

8、动筛选不能实现时，可以使用高级筛选。 高级筛选结果可以在原数据区显示，也可以显示到工作表的其它空余位置。 使用高级筛选，必须有一个条件区域。条件区域距数据清单至少有一行一列间隔。 高级筛选通过“高级筛选”对话框进行。,大学信息技术基础,数据区域：输入参与筛选的数据范围。 条件区域：输入存放“筛选条件”的单元格,高级筛选对话框,方式：可选择筛选结果的显示位置,复制到：输入筛选结果的起始单元格。 与方式选择有关,大学信息技术基础,高级筛选条件,筛选条件书写规则： 采用单元格复制的方法将字段名复制到高级筛选条件区域。 条件区域中的字段名必须在同一行上且连续。 字段名下方的条件：“与”关系写在同一行上

9、，“或”关系写在同一列上。,大学信息技术基础,原始 数据,筛选 结果,条件区域,注：横向是“与”关系 表示条件为：70英语80,数据的高级筛选举例1,在数据清单中，筛选英语成绩小于80分、大于70分的数据。,大学信息技术基础,筛选 结果,条件 区域,数据的高级筛选举例2,在数据清单中，筛选英语小于80分，或计算机小于80分的数据,注：纵向是“或” 关系 表示条件为：英语80或计算机80,大学信息技术基础,高级筛选应用举例,在“学生成绩单”中查找至少有一科成绩在90（含90）分以上的学生数据。 在“存款单”中，查找“期限介于3年至5年，或本息高于2000元”的存款数据。 在“存款单”中，查找条件

10、“期限为3年且本息高于2000元，或期限为5年”的存款数据。,大学信息技术基础,四、分类汇总,（一）分类汇总概念： 分类汇总就是根据某一字段的字段值，先对数据进行分类；然后再对各类数据的相应字段分别进行统计。 分类汇总通过分类汇总对话框来进行。,分类汇总 对话框,大学信息技术基础,（二）操作过程,进行分类汇总之前，应先按分类字段进行排序。即数据应按分类字段有序排列。 分类汇总具体操作： 选定任一单元格； 打开“分类汇总”对话框； 定义参数： 确定分类字段、汇总方式、选定汇总项； 根据需要选择“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”、“汇总结果显示在数据下方”选项； 选择“确定”按钮。,大学信息技

11、术基础,汇总方式,常用的汇总方式有： 求和 求平均值 计数 求最大值 求最小值,大学信息技术基础,取消分类汇总,通过“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮，撤销分类汇总。,大学信息技术基础,分类汇总应用举例,在“班级成绩”表中，按“班级”分类，汇总各班人数及“平时成绩”，“考试成绩”、“综合成绩”平均值。 思考：能否在“班级成绩”表中，以班级和性别分类，统计每班中男女学生人数和各自平时成绩、考试成绩的平均分和最大值？,大学信息技术基础,五、数据透视表,Excel分类汇总只能按一个字段分类且一次只能按一个方式汇总，如果要按多个字段分类、按多种方式汇总，只有数据透视表能实现。,大学信息技术基础,什

12、么是数据透视,和绘画或制图中的“透视”方法类似，数据透视也是将“平面”数据组织成“立体”数据的过程。 原始数据表：“平面”形式的数据，没有汇总项，无法分类浏览，无法突出重点数据。,大学信息技术基础,原始数据表,大学信息技术基础,分类汇总：仅从某一个角度观察数据（一维分析），无法进行更深入、更灵活的信息提取,分类汇总数据表,大学信息技术基础,数据透视表,行字段： 年度,按不同地区汇总的销量数据,按不同年度汇总的销量数据,列字段：地区,第2个 行字段： 季度,同年度内不同季度汇总的销量数据,数据字段：销量,大学信息技术基础,（一）数据透视表的创建,建立数据透视表的方法：通过数据透视表和数据透视图向

13、导创建。 以图表的形式显示的数据透视表，称数据透视图。 创建的数据透视表可以显示在当前工作表中，也可以显示在一个新工作表上。,大学信息技术基础,（二）创建数据透视表的步骤,在“数据”菜单上，单击“数据透视表和图表报告”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框。,大学信息技术基础,创建数据透视表的步骤,大学信息技术基础,创建数据透视表的步骤,大学信息技术基础,创建数据透视表的步骤,大学信息技术基础,创建数据透视表的演示,大学信息技术基础,创建数据透视图的演示,大学信息技术基础,数据透视表举例,针对如下的数据清单创建数据透视表，要求： 分别以班级和性别分类，统计人数和平时成绩、考试成绩的平均

14、分和最大值。,大学信息技术基础,页面设置,工作表分页,打印预览与打印,11.2 页面设置和打印,1,2,3,大学信息技术基础,一、工作表分页,（一）插入分页符 （二）删除分页符 1.调整分页 2.删除单个分页符 3.删除所有分页符,大学信息技术基础,页面设置,页面设置,大学信息技术基础,（一）设置页面,大学信息技术基础,（二）设置页边距,大学信息技术基础,（三）设置页眉、页脚,大学信息技术基础,（四）工作表的打印设置,大学信息技术基础,三、打印预览与打印,（一）打印预览 （二）打印,大学信息技术基础,（一）打印预览,大学信息技术基础,（二）打印,大学信息技术基础,课后自习,课后请借助Excel的帮助文档，找出以下问题的解决方案： 如何改变数据透视表和数据透视图中的汇总函数？ 例如，将缺省的求和改变为求平均值？ 如何按某个字段的递增或递减顺序，对数据透视表中的数据内容进行排序？ 数据发生变化时，如何刷新数据透视表和数据透视图？ 如何改变数据透视表的版式和布局？ 如何打印数据透视表和数据透视图？,大学信息技术基础,本讲小结,介绍了数据简单排序和复杂排序。 介绍了数据的自动筛选和高级筛选。 介绍了数据的