区域维保计划管理

1、区域维保计划管理部工作职责 序号 部门职责 要做的事工作方式与标准 检查标准1 工程排产信息收集 ）收集工程排产信息。1中导出上月排产信息表，并更ERP5日从每月 新到维保帐套。 审核导出的排产信日根据ERP每月6并审核维保帐套是否息表的准确性， 按信息表进行更新。2 工程发货信 息的传递 1）收集工程发货信息。中导出上月发货信息表，并更ERP5日从每月 新到维保帐套。 审核导出的发货信6日根据ERP每月息表的准确性，并审核维保帐套是否 按信息表进行更新。2）将发货信息传递给相 关工作人。日将发货信息表以电子邮件形式发给区每月6 域计划员及区域管理人员。 每月6日检查信息计划员办公电子 邮箱发

2、件记录。3 维保类型的 确定）根据合同类型判定维1 保性质更新维保帐套。日根据上月发货信息表中合同属性，初每月6代理商维保、步判定项目维保类型：公司维保、 买断质保；将信息更新到维保帐套。 每月7日核对发货信息表与维保帐套信息是否相符。 2）根据安装分包评审判定维保性质更新维保帐套。 每周五根据当周安装分包评审室提供分包评审信息表，再次判定维保类型：公司维保、代理 将信息及代理商名称更新到维保帐套。商维保； 每周五根据分包评审信息表审核维 保帐套信息准确性。）根据外委维保评审判3定维保性质更新维保帐套。 外委评审结果确定后，及时更新维保类型：公司维保、外委维保；将信息及外委单位名称更 新到维保

3、帐套。 每周五根据当周外委评审信息表审 核维保帐套信息准确性。4 安装竣工信 息的传递）收集安装竣工信息。1 找安装计划要当周安装竣工验收每周四16:00前将竣工信息更新13：00信息电子表；每周五 到维保帐套。 每周五根据竣工验收信息表审核维 保帐套信息准确性。）将安装竣工信息传递2给相关工作人。 前将安装竣工信息表以电子邮件16:00每周五 形式发给区域计划员及区域管理人员。 检查信息计划员办公16:00每周五电子邮箱发件记录。 5 项目特殊维保条款及工程信息的传 递1）合同特殊维保条款的收集。 每周五完成查阅上周分包项目的订货合同、安装合同及特殊条款审批表，将与我司标准条款不一致且我司标

4、准维保工作规范中未包含内容 录入到维保特殊条款登记表中。 日对维保特殊条款帐套进行每月5审核，日常工作中发现问题进行监 督。）将维保特殊条款信息2及工程信息传递给相关工作人。 日将维保特殊条款登记表及维保帐套以每月6电子邮件形式发给区域计划员及区域管理人 员。 日检查信息计划员办公电子6每月 邮箱发件记录。 1 6 维保员招聘 审批1）收集维保员招聘审 批表。通过传真或邮件形式，确定本月是否有人员招聘需求。 维保站长填写，区域维保 经理审批核对区域经理工作汇报与维保员工 作统计。2）审核审批表信息准确性。 通过近期区域离职信息及发货信息审核区域招 聘计划的有效性。区域维保计划确认 核对维保帐套

5、及区域工作汇报。）将审批表报送相关部3 门审批。将审批表报区域总经理、及公司总经理审批。 核对维保计划工作记录。）将审批结果告知区域4 相关工作。将招聘计划审批结果电话告知区域维保经理。 核对维保计划工作记录及区域经理 信息反馈。 5）对审批表进行存档。 招聘审批表存入区域工作档案。 日常对计定期对工作档案进行抽查， 划档案管理工作进行监督。）对区域是否按计划进6 行招聘工作进行跟踪。电话与区域维保经理联系，核对招聘计划执行情况，通过查验入职人员手续确认招聘计划执 行情况。 核对维保计划工作记录。同一地区维暂停审保招聘计划尚未执行完毕时，批后续招聘计划 7 建站租房审 批）收集建站租房审批1

6、表。日电话与区域经理联系，确定本月是否5每月有建站租房需求，并跟踪当日将审批表回传总 部。 核对区域经理工作汇报与维保员工作统计。 ）审核审批表信息准确2 性。通过查看安装验收竣工信息、项目特殊条款及项目基本数量信息审核区域租房审批的有效 性。 核对维保帐套及区域工作汇报。3）将审批表报送相关部门审批。 日将审批表报维保经理、及经营副总审6每月 批。 核对维保计划工作记录。）将审批结果告知区域4 相关工作。 每月6日将租房审批结果电话告知区域经理。 核对维保计划工作记录及区域经理 信息反馈。5）对审批表进行存档。 6日将租房审批表存入区域工作档案。每月 日常对计定期对工作档案进行抽查， 划档案

7、管理工作进行监督。）对区域是否按计划进6 行租房工作进行跟踪。日电话与区域经理联系，核对租房进度5每月情况，通过查验租房发生费用报销单确定其执 行情况。 核对维保计划工作记录。）对区域建站审批进行7日借用区域工作档案，将租房审批信息每月7 日检查8每月查看计划员工作记录， 2 系统登记。 及实际报销发生费用信息录入区域费用明细 帐。 区域费用明细帐。8 外委分包管 理）收集外委维保申请1 表。日电话与区域经理联系，确定本月是否每月8有项目需要外委，并跟踪当日将审批表回传总 部。 核对区域经理工作汇报与维保员工 作统计。）审核审批表信息准确2 性。对区域回传的外委维保申请表结合公司外委分包制度进

8、行审核。 核对其报批表格是否满足公司制度。3）收集审核投标维保单位相关资质。 日收集整理外委分包投标单位维保资8每月质，并根据公司制度进行审核，查看其是否满 足要求。 核对其报批表格是否满足公司制度， 并对中标单位进行检查。 4）选定中标维保单位。根据公司外委分包制度，选定资质齐全、价格 适当、工程业绩良好的单位作为中标单位。 对开标过程进行监督。）办理外委合同审批。5 报维保，9日填写外委维保合同评审表每月 经理、经营负责对该项目外委进行审批； 查看计划员工作记录。 4）将审批结果告知区域 相关工作。日将外委分包审批结果电话告知区域经9每月 理。 核对维保计划工作记录及区域经理 信息反馈。）

9、编制外委维保合同，5 并邮寄给中标单位。依据外委维保合同模日结合审批结果，每月10板制作合同范本，经审核后盖合同章，邮寄给 中标单位。 结合审批结果及模板对合同进行审核。 6）回收外委维保合同。 日电话与区域经理确认中标单位，是否8每月将前期外委合同文本盖章后返回总部，并注意 跟踪实际返回情况。 检查外委维保核对计划员工作记录， 档案。7）更新外委维保帐套。 将合同日根据外委评审表及合同文本，每月10 相关信息录入到外委维保帐套。 日根据当期工作内容、计划每月17 员工作记录检查外委维保帐套。）将外委申请、评审表、8合同文本、外委单位 资质存档。日将当期生成相关文件存入外委工程11每月 档案，

10、并将合同文本原件一份转送财务部。 检查工作记录，抽查外委工程档案。9 安装维保交 接跟踪）审批通知单有效性。1 根据安装维保交接制度对交接条件进行审核， 并签署意见，当日返回安装计划员。 根据区域工作汇报进行核对。 2）交接信息登记。维保进场验收通知单在接到安装计划员转入后，立即将相关期限按项目跟踪表格式进行登 每周五核对当期工作内容。 3 记。3）通知区域工作人员进 场验收。在接到验收通知单当日将进场信息通过电话简单告知区域，并将验收通知单扫描件以电子邮 件形式发给区域经理及站长。 根据项目跟踪表抽查计划员工作邮 箱。4）跟踪现场验收交接进度。 前电话与区域核对工程交接进12:00每周五 度

11、，并核对相关资料是否返回总部。 每周五下午核对当期工程进度。 ）收集区域进场验收及5 交接工作记录；前将当期安装维保交接现场工作每周五12:00记录收集齐全，如区域未按制度返回，进行考 核登记。 每周五下午核对当期工程进度。）审核交接工作记录。6 区域返回文件后，应立即进行审核分析，遇到现场未按制度进行检查执行的立即向区域提出 警示，并进行考核登记。 每周五下午核对当期工程进度。7）与安装计划核对现场整改进度。 如区域安装未按公司规定进行整改，应立即将现场工作记录复印件转给安装计划，通知其要求安装队立即整改，如未按期整改维保外雇人 员完成工作，发生费用从安装结余款中扣除。 每周五下午核对当期工

12、程进度。8）完善项目跟踪进度表。 前将当期工程进度信息完善到跟每周五12:00 踪进度表。 每周五下午核对当期工程进度。9）整理相关文件并归档。 前将当期工程交接相关资料存入12:00每周五 项目工程档案。 根据跟踪进度表每月抽查。9 用户移交1）审核移交审批表信息准确性。 接到区域回传移交审批表后，即刻对工程信息进行核对，确认其是否满足移交条件。 根据区域工作汇报每周五核对移交 状态。）组织对审批表进行审2批。 初步确认工程状态符合移交条件后，当日完成 维保经理、合同计划、经营副总相关审批。 根据区域工作汇报每周五核对移交 状态。 3）通知区域审批结果。当日将审批结果电话简要通知区域工作人，

13、并将审批单扫描件以电子邮件形式发给区域经理 及工作人。 根据区域回传信息进行监控。 4）跟踪与用户移交的工前电话与区域核对移交工作进每周五12:00 每周五下午核对当期工程进度。 4 作进行。 度，并核对相关过程记录是否返回总部。 ）收集审核移交单。5前将当期现场移交记录收集齐12:00每周五全，并审核有效性，如区域未按制度规定时限 返回，进行考核登记。 每周五下午核对当期工程进度。）特殊情况向上级领导6 汇报。但用户不接收，如有特殊情况总部审批通过后，应跟踪区域回传书面情况说明，报领导进一步 审批。 每周五下午核对当期工程进度。7）完善项目跟踪进度表。 前将当期工程进度信息完善到跟12:00

14、每周五 踪进度表。 每周五下午核对当期工程进度。8）整理相关文件并归档。 前将当期工程移交相关资料存入每周五12:00 项目工程档案。 根据跟踪进度表每月抽查。10 现场反馈处 理）接单审核。1 每天上午、下午分别两次对接到现场问题反 馈单后对相关信息进行审核。 根据区域工作汇报进行核对。2）将单据录入售后反馈系统。 在接到反馈单一个小时内将反馈信息在售后反 馈系统中登记。 每周二检查现场问题反馈统计表。）将单据传递给技术支3 持分析。登记后即刻将单据转给技术支持，并按商议时 限及时跟踪处理结果。 每周二检查现场问题反馈统计表。4）将单据传递给质检部判断责任。 即刻将单据转给质检部分析，技术分

15、析完毕后， 并及时跟踪判定结果。 每周二检查现场问题反馈统计表。 ）将单据转领导进行签5 批。如有特殊情况，质检或其他部门不能即刻给出结论，应立即准备材料找维保经理、经营副总、 总经理进行特批。 每周二检查现场问题反馈统计表。）将单据转办件部门发6 货。将有结论的单据转办件部门通知其按其发货。 每周二检查现场问题反馈统计表。 7）跟踪发货时限。根据协议期限跟踪办件部门发货时间，如有特殊情况立即向主管领导汇报，并通知区域做好 应急措施。 每周二检查现场问题反馈统计表。）跟踪货到现场更换情8 况。待办件发货后，回收反馈单，按单据上体现时间，以表单电子邮件形式跟踪现场到货更换情 况。 每周二检查现场

16、问题反馈统计表。 5 ）跟踪问题部件返厂检9 查结果。每周二与办件部门核对单据检测结果。 每周二检查现场问题反馈统计表。）跟踪问题部件费用结10 算结果。 每月末与备件管理室核对部件费用检测结果。 每周二检查现场问题反馈统计表。）完善售后反馈数据。 11 将过程信息每周三维护到售后反馈系统中。 每周二检查现场问题反馈统计表。）对单据进行归档。 12办件发货后，对单据进行回收并进行存档，待出检测结果后，将检测单附在反馈单后一通存 档。 每月抽查档案整理情况。 11 备件询价、 销售1）接单审核。 收到现场回传电梯备件询价单后，对信息 进行审核并完善。 每周二根据工作记录进行检查。2）转报价员报价

17、。 将询价单即时转报价计划员进行报价。 每周二根据工作记录进行检查。 3）询价报价。根据项目名称及现场反馈信息确定具体备件规格型号，再查询数据库或通过经营报价得到最 终标准价格。 每周二根据工作记录进行检查。4）报价审批。 个日内给出报价，21日、新询价报价已有价格联系区域经理，确认前期报价信息及下浮点位， 出报价审批表及报价书，报计划部长审批。 根据审批核对报价时限并考核准确 率。）出购买协议盖章。 5次去财务进行盖2经领导审批后，每天上下午 章，特殊情况可转区域计划员自己办理盖章。 根据工作记录进行考核。 ）向询价人传递报价信6 息。备件报价员将盖好章的备件购买协议及备件报价审批单转给区域

18、计划员，区域计划员根据区 域提供信息把购买协议传递给接收人员。 根据工作记录进行考核。 ）收集用户购买付款信7 息。接到用户或区域工作人员反馈信息确认购买（购买协议盖章生效）或接到打款信息后，到 财务在购买审批单上确认。 根据工作记录进行考核。 8）审批发货。确定打款或协议生效后，报计划部长签批发货， 并将购买单转备件管理室（当日完成）。 根据工作记录进行考核。 ）整理报价电子文件及9数据库。 待报价工作完毕后，将报价文件电子档按报价单号命名存档，提取报价过程信息录入报价信 息库，将首次报价内容建账登记。 每月检查备件报价电子存档及报价 信息库。10）对报价审批单进行存 收到报价审批后进行归类

19、存档。 根据工作记录进行考核。 6 档。12 满意度调查 回访1）制定满意度调查计划。 日制定3根据季度整体满意度调查任务，每月 月满意度调查计划上报计划部长。 日收集满意度调查计划。每月32）执行满意度调查计划。 对满意度调查任务分解到周，按公司标准表格内容对计划的项目进行满意度调查，并填写满 意度调查表。 每周二查看上周满意度调查统计表。3）对用户有意见现场通知区域整改。 顾客满意程度处理报告将不满意现场信息以 形式告知区域，并跟踪区域回传处理结果。 每周二查看上周满意度调查统计表。）跟踪现场满意度处理4进程，并进行二次回 访。根据区域回传处理结果对用户进行再次回访， 直到取得满意； 每周

20、二查看上周满意度调查统计表。）对调查结果形成周报5 表。前将上周调查结果汇总到周满意13:00每周二调查统计表，调查表签字后连同电子版一同交 给信息计划员。 每周二查看上周满意度调查统计表。6）对调查单据进行存档。 对满意度调查相关单据进行整理存档。 每周二查看上周满意度调查统计表。7）收集整理满意度调查 周报表。收集上周各区域满意度调查统计13:00每周二 表签字版及电子版，并做汇总。 每周二查看上周满意度调查统计表。8）统计形成月报表，并做初步分析。 日收集整理上个月满意度调查统计表，每月4做系统分析，形成分析报告。 日查看上月统计报表及分析5每月 数据。9）季度满意度分析。 每季度对全国

21、维保现场用户满意度情况做系统 分析，得出书面报告。 查看上季度统计报表及分析数据。13 用户投诉处 理跟踪1）用户投诉受理。 如用户来电话投诉，应详细询问投诉原因，现场电梯状态，问题发生时间，现场处理时间等 如来函件投诉应详细了解投诉内容。具体信息； 检查用户投诉记录。2）用户投诉登记。 。将投诉信息录入用户投诉处理记录 检查用户投诉记录。 3）投诉分析建议。将用户投诉内容向上级领导汇报，并将处理建 议通知区域。 检查用户投诉记录。 7 4）投诉处理跟踪。 跟踪区域对投诉问题的处理进程； 检查用户投诉记录。5）投诉问题回访。 待问题处理完毕后对用户进行回访。 检查用户投诉记录。6）完善信息对投诉问题进行总结。 在区域投诉登记表中完善相关信息；对问题进 行分析得出改进建议。 检查用户投诉记录。7）文件归档整理。 对投诉过程发生相关文件整理存入工程档案。 检查用户投诉记录。 14 故障召修统 计分析 ）收集故障招修单。1录入周故，计划员根据现场回传故障召修单 障召修统计表。 每周二检查周故障招修统计表。 2）故障招修分析。录入后将故障召修单及时交给技术支持进 行分析。 每周二检查周故障招修统计表。）分析结果应用。3 将分析结果通知区域，要求其限期整改。 每周二检查周故障招修统计表。4）资料整理。 将故障召修单存入工程档案。 每周二检