职场人士的高效时间管理

1、,高效时间管理,讲师：丘神影 版本：1705A,小王请假,分享：你时间管理的困境,大纲,认知篇,时间的相对性,时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”； 时间对有爱心的人来说是永恒。 蘑菇朝生暮死；寒蝉春生夏死； 海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年,你想如何度过你的一生？,人这一生其实可短暂了，有时候一想跟睡觉是一样一样的：眼睛一闭，一睁，一天过去了；眼睛一闭，不睁，一辈子就过去了,时间是什么？,时间是生命， 时间是财富， 时间是资源！ 时间不可增减，不可存储， 不可替代, 不可倒回,时间却可以管

2、理,时间管理的本质,时间管理管理时间？,时间管理就是“自我”管理,时间管理的好处,便于控制 减轻压力 降低成本 提高绩效 平衡人生,成功人士是时间管理的高手,你在工作中投入了多少时间不重要，重要的是这段时间内你都做了多少工作 用最快的时间达成最有价值的目标，实现均衡的人生,时间管理的核心,你会管理时间吗？,测试（1/2）,YES or NO ？ 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你是否经常感到工作压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件

3、？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？,测试（2/2）,YES or NO ？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测试评价,时间是怎样浪费掉的,方法篇,方法篇,你是谁？你要去哪里？,生命规划,人生意义 使

4、命 愿景 远期目标 中期目标 近期目标,规划示范（终极目标）,规划示范（远期目标）,规划示范（中期目标）,规划示范（近期目标）,方法篇,计划管理,年计划 月计划 周计划 日计划,待办单,年计划（示范）,月计划（示范）,周计划（示范）,日计划（示范）,计划管理QnA,1. 分别什么时间制定年计划、月计划、周计划、日计划？ 2. 年度计划如何分解？ 3. 什么时间进行计划检视？ 4. 待办单上应该包含哪些内容？如何标示？,小测试,YES or NO 1. 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 2. 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 3. 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 4. 您是按事情发生的先后顺序处理

5、它们吗？ 5. 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？,方法篇,优先矩阵,重要,紧急,不急,不重要,I,III,IV,II,练习,重要,急,不急,不重要,想想应该归在哪里？ 1 危机 2 改进产能 3 发掘新机会 4 不速之客 5 规划、目标管理 6 某些电话 7 部门八月旅游安排,如果偏重I,重要,急,不急,不重要,结果： 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,I,如果偏重III,重要,急,不急,不重要,结果： 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制，怪罪他人 人际浮泛，甚至破裂,III,如果偏重IV,重要,急,不急,不重要,结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人,IV

6、,如果偏重II,重要,急,不急,不重要,结果： 有远见、有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,II,高效能组织,重要,急,不急,不重要,50-60%,15-20%,115%,20-30%,优先矩阵,重要,紧急,不急,不重要,I,III,IV,II,马上做,要多做,安排做,要少做,方法篇,ABC分类法（1/2）,ABC分类法（2/2）,如何判断A?,方法篇,80/20法则,集中精力在能获得 最大回报 的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。,决定全局的往往是：重要的少数,你会怎么做？,想泡壶茶喝。情况是：开水没有（烧水需15分钟）；水壶要洗（1分钟），茶壶要洗（1分钟），茶杯要洗（2分钟）；火生了，

7、茶叶也有了（1分钟）。 怎么办？,几种答案,办法甲：洗好水壶，灌上凉水，放在火上；在等待水开的时间里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶；等水开了，泡茶喝。 办法乙：先做好一些准备工作，洗水壶，洗茶壶茶杯，拿茶叶；一切就绪，灌水烧水；坐待水开了泡茶喝。 办法丙：洗净水壶，灌上凉水，放在火上，坐待水开；水开了之后，急急忙忙找茶叶，洗茶壶茶杯，泡茶喝。,泡茶示意图,洗开水壶（1分钟）,烧开水（15分钟）,洗茶壶（1分钟）,洗茶杯（2分钟）,拿茶叶（1分钟）,泡茶,案例：工作统筹重要性,第二次世界大战期间，美国急需生产五万架飞机。有关部门立即投入铝的生产，却没有想到，铜的供应也一下子紧张了起来。生产这么多飞机需

8、要大量的铝，而冶炼这么多铝需要大量的电，输送电需要耗用大量的铜。由于事先没有考虑到这个问题，结果主管部门手忙脚乱，为了完成飞机生产的紧急任务，不得不向国库借用银来代替铜，造成了不必要的损失。,练习：你是徐松怎么办？,M公司专卖店因市场竞争加剧，业绩严重下滑，员工士气低落，某天上午有两名骨干营业员提出辞职申请。为稳定员工队伍，督导徐松已约定今晚同这两人谈话。为提高销售，徐松和企划主管拟定了促销方案，可是经理出差，客户也去南方旅游了，徐松很是郁闷。下午接到在出差的销售经理的紧急电话，一位重要的商场，今晚六点要谈反季促销方案，要他代表经理亲自洽谈并宴请。其实，徐松的MBA论文尚未完成，这两天也到了最

9、后的期限，他曾想让妻子帮忙，但妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟徐松就急匆匆地找到司机，开车前往商场。还没走进市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是徐松吗？我是你的邻居，你母亲生病住院了，她让我给你打电话，你赶快来！”,徐松的对策,给饭店打电话订包厢,给商场经理打电话约晚宴,打电话让妻子交住院押金,打电话给两个骨干约夜宵,打电话请培训部帮做论文,给经理打电话说明促销案,B,C,和企划主管沟通广告公司 制作终端物料,和商品主管沟通货品调配,和客户敲定促销方案,C,工具篇,脏乱的桌台,备忘录和宣传品放在电脑上,联系人名单贴在电脑上,纸张淹没电话,阅读文件塞入文档中

10、易遗忘,文件数量膨胀却未及时更新,文件柜中充斥无关资料,废纸未清,废纸撒落地上,清理桌台,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,来函文件保留新的,文件及时归档,频繁使用的文档易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,垃圾及时清理,建立良好办公环境,十字秘诀 整洁 便捷 定位 清理 习惯,传统工具,笔记本,文件夹,报事贴,电子日历,时间管理App,案例：王经理的一天（1/2）,王经理本科毕业，在一家民营企业任人事经理。早上8：28他打卡入门，到办公室刚好8：30。他打了一杯水，抽上一支烟，正好工程部谭经理来找他反映有一个工程师想离职。两人抽了一支烟，谈了半个小时没有定论。王经理说他没权利给工程

11、师加工资，建议谭经理找老板谈。一看9：30了，他开始签各部门交来的考勤单、奖罚单、请假单等，然后打开招聘网，顺便看看网上新闻，不知不觉就已经是10：30。上厕所时碰到几个新员工来应聘，聊了几句。在门口，发现文员服务不好，说了文员几句回到座位上，看看昨天写的报告还没有完，刚动笔，生产部电话反映天气热，见行政主管不在岗，亲自安排厨房烧凉茶。回来时差半小时吃饭了，看到做不成什么，就与下属聊天。下班前10分钟，给外地以前的同事打电话。12:00下班吃饭。,案例：王经理的一天（2/2）,下午13：30上班，由于昨晚打麻将没睡好，午休又没有睡好，迷迷糊糊的坐到办公桌前。自己泡了一杯浓茶。刚好看到应聘的工人

12、不会填简历，又解释一通，回到办公桌前已14：30，这时下午开生产例会，因员工招聘不到，要求参加，大概花了5分钟介绍了招聘情况，散会已经16：30。碰到品管经理来找文员要培训名单，又来聊了一会。想着明天还要开会，要提交一月总结报告，还没有写好，于是写报告。刚写好就5：30到了。于是下班了。 请分析王经理在时间管理上存在哪些问题?,技巧篇,拖延者的借口,强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子,拖延的代价,时间蹉跎 躲不过十五 问题层出不穷 压力下忧郁工作 健康风险 远离积极的人生,五步治愈拖延症,化零为整,电脑有批处理，你的工作呢？ 背包法则：将同类事情尽可能批量处理 微信 邮件,高效沟通,试用下列词语填空： 1 电话， 2 多重， 3 会议， 4 集中 避免 _ 沟通 善用 _ 沟通 组织问题尽量 _ 沟通 提升 _ 沟通效能,会议沟通要点,不开无准备的会