资料整理归档原则

1、资料整理一、组卷原则遵循工程项目文字、图纸材料的自然形成规律，保持案卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。二、 整理方法 （一） 以卷为保管单位进行整理。同一建设项目形成的归档材料，以单项工程项目为单位进行组卷，同一项目单位可分为文字和图纸两大部分，分别组成一卷或若干卷，文字材料在前，图纸在后；大、中型工程项目形成的文字和图纸不得混合组卷；小型项目如形成的文字和图纸材料较少时，可将文字、图纸混合组卷。 （二）卷内文字材料按工程基础前期文件、勘察设计文件、工程管理文件、施工管理文件、监理文件、质量监督文件、设备/物资购置文件、竣工验收文件等顺序排列。大中型工程项目形成的文字材料，可按其顺序分

2、册排序组卷。（三）、大中型工程项目竣工图纸按基础、结构、给排水、采暖、电、通讯、路等专业顺序排列，按每一专业图号单独组卷。 1、 工程预结算卷：按企业资质、预算、合同、基建工程结算审查单、合同付款履行审批单等； 2、施工通用管理卷：施工组织设计、HSE工作计划书、HSE岗位作业指导书、HSE现场检查表、图纸会审、技术交底、开工报告、竣工报告（完工证书）、工程验交证书、施工总结等； 3、施工质量保证卷：工程材料/构配件/设备报验、施工记录、专业技术质量检查报验、单位、分部、分项质量评定等，如形成内容较多，材料、工序、质量评定可单独组卷，无论如何分册成卷，都要保持其逻辑性和系统性。 同一工程的文字

3、材料装订组卷时超过两卷以上的，要附带XX工程竣工文字材料编制说明，列出每一卷包含的大致内容，放在每一卷卷内目录之首，便于日后快速、准确查档。 4、竣工图纸卷：大中型工程项目竣工图纸按基础、结构、给排水、采暖、电、讯、燃等专业顺序排列，按每一专业图号单独组卷。5、建设单位、监督中心、设计单位、检测单位的资料：由责任单位分别分册、独立组卷、存档。第三方检测资料需报监理审查后归档。6、随机资料的组卷：按专业、设备种类归类组卷，并附开箱检查验收记录，该记录签字必须包括：供货方、业主方、设计方、施工单位（接受方）。该类资料的内封面、卷内目录、备考表按大港油田集团公司档案室提供的样表存档，由施工单位负责收

4、集、组卷，并移交业主档案室。三、装订（一）外观总体要求 1、案卷装订前应去掉文件材料中的各类金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术进行托裱，字迹扩散的采取技术保护措施。 2、图纸装订前应裁减整齐，按4号图幅（297mm210mm）成“手风琴”式折叠，图面朝里，页号编在右下角，并在图册左边留有25mm的装订边，折叠后的图册如装订边过薄，需加硬纸条托衬，使整个案卷厚度一致，一般案卷厚度不超过30mm。 3、案卷全部实行四眼等距线装，案卷内的文件及各种表格材料表头应向里或向上，装订要结实、整齐、美观、不压字、不掉页。 4、案卷装订统一使用大港油田公司档案案卷封皮。（二）内容质量要求 1、卷内页号的编写

5、 卷内文件材料和图纸均采用打号机编写页号，即从“001”开始逐页编写;页号编写位置为：单面书写的文件材料编写在右下角，双面书写的文件，正面编在右下角，背面编在左下角（图纸部分编号等同）。如有漏编、重编的页号，需在备考表中注明；案卷封面、卷内目录（竣工图随图目录除外）、卷内备考表不编写页号。 2、卷内目录的填写 卷内目录统一使用“档案卷内目录”（GY01JL4.2.2-01），该目录排列在文件材料首页之前，其项目采用仿宋5号字填写，卷内目录行数严格执行档案卷内文件（即12行）具体要求如下： 顺 序 号：该件文件在本保管单位中排列的顺序，用阿拉伯数字从1依次标注，一件文件一个号； 文件编号：文件的

6、文号或图纸的图号（如：建施I-88），无填写内容，划“/”。责 任 者：文件材料形成的主要责任者（用全称或规范简称）。 文件材料题名：文件材料的标题全称，无标题的要代拟标题。 日期：文件材料的形成日期 页号：应填写每件材料首尾页上标注的页号，中间用反斜杠“/”连接。 备注：对文件材料需做的必要说明。 3、案卷卷皮封面的填写 档案卷皮封面采用机打编写，字体为仿宋加粗，字号为小三号。 案卷题名：应根据工程项目的载体不同形式拟写案卷题名：文字材料案卷题名：由工程项目名称单位工程名称文件材料名称。竣工图案卷题名：由工程项目名称单位工程名称竣工图。编制单位：案卷内文件材料的形成单位或主要责任者，要与单位

7、公章吻合。编制日期：文字材料填写卷内文件材料的起止日期，竣工图填写竣工图章上 的编制日期。保管期限：案卷划定的保管期限（永久、长期、短期）。密级：案卷涉及的秘密等级（绝密、机密、秘密），无划定密级，可划“/”。（三）卷内备考表的填写 卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。卷皮成卷的，直接采用卷皮印制备考表。项目包括卷内文件材料说明、立卷人、审查人、日期等。盒装成卷的，详见“档案案卷备考表”（GY01JL4.2.203）式样，其项目填写要求： 1、 卷内备考表要标明案卷内文件材料的页数、图纸的张数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 2、立卷人：由负责立卷的人员签字。 3、审查人：由建

8、设单位项目负责人审查签字。 4、日 期：归档案卷整理完毕的时间。 归档交接一、 竣工档案资料验收施工单位、检测单位、监理单位的竣工资料一式两份，“一正二副”。一正报大港油田集团信息中心科技档案室存档，一副报建设单位普丰房地产开发有限公司，另一副本由各责任单位按永久期限存于各自公司档案室。正本在卷封面右上角加盖红色“正本”字样专用章、副本在卷封面右上角加盖红色“副本”字样专用章。 施工单位在所承担的单位工程或单项工程竣工验收后结算前，必须对项目竣工档案材料按归档质量要求进行系统整理、分别组卷，经建设单位的项目组或建设单位管理部门专兼职档案员和负责人审核把关签字盖章后送档案部门予以验收，验收合格后

9、持建设项目竣工档案资料验收单,方可办理结算手续，验收单式样见建设项目竣工档案资料验收单，一式三份，项目组或建设项目管理部门一份、结算部门一份、档案部门一份。二、施工、监理竣工资料接收项目单位、分部工程或每一施工合同规定的施工项完成竣工验收需办理工程结算，档案室审查验收合格后与施工方先办理临时交接。施工、监理文件材料归档部门要负责编制移交目录，详见大港油田公司档案案卷目录式样，移交目录一式两份，移交档案时由归档部门和档案部门双方依据移交目录认真清点，核实无误后，填写交接清单，详见大港油田公司档案交接清单，双方移交人签字，并由双方部门领导审核确认签字后，加盖单位（部门）公章，附在移交目录前，一份交移交单位留存，一份由档案部门暂存，待项目整体竣工验收一个月内，对项目中形成的所有竣工资料进行整体交接。交接手续归入档案永久卷保存。三、电子档案接收归档大中型基本建设项目档案需移交政副本一套，文件材料要按照整理后的纸质档案式样，扫描成电子档案，随同纸质档案归档。归档电子文件必须附有word 文档、Excel表格样式的案卷目录和卷内目录。说明及要求1 、本管理手册自公布之日起执