浅论秘书人员的礼仪修养

1、科类 文学 编号（学号） 本科生毕业论文浅论秘书人员的礼仪修养The debate on secretary etiquette training staff 指导教师： 职称讲师云南农业大学昆明黑龙潭学院：人文社会科学学院专业：秘书学年级：2011级论文（设计）提交日期：2014年5月 答辩日期2014年5月答辩委员会主任：袁国友云南农业大学2015年5月浅论秘书人员的礼仪修养学生姓名（云南农业大学人文社会科学学院，昆明）摘 要秘书人员的礼仪修养是其工作必备素质的重要组成方面，由于秘书工作岗位职能和业务范围的特殊性，针对秘书人员的礼仪修养又有一定的专门性和特殊性，因此针对秘书人员的礼仪修养的

2、研究，能够帮助秘书从业者能够科学，全面地认识自身礼仪修养的内容和组成要素，并且作为工作中的注意事项来加以规范，从而更好地为自己的工作而服务。研究秘书礼仪修养主要从秘书礼仪修养的科学内涵，重要组成内容，礼仪修养的构成特性，以及秘书礼仪修养对秘书工作的主要关系等方法着手研究。本文围绕着秘书人员礼仪修养的含义，主要构成，以及行业本身所具有的专业性特点，进行了分析，比较全面地揭示了秘书人员礼仪修养的重要构成要素。在此基础上分析了秘书礼仪修养对于秘书工作的重要作用，最后，提出了针对秘书人员自身礼仪修养提升的相关途径。关键字：秘书礼仪；礼仪修养；秘书工作；提升策略The debate on secreta

3、ry etiquette training staffName（CollegeofHumanitiesandSocialScience,YunnanAgriculturalUniversity,Kunming）AbstractEtiquette is an important accomplishment secretarial staff composition of the essential qualities of their work, due to the special nature of the functions of the Secretary of jobs and bu

4、siness scope, etiquette training for secretarial staff has a certain expertise and specificity, and therefore for the secretarial staff of etiquette research training, can help the practitioner to the Secretary of scientific and comprehensive understanding of the content of their constituent element

5、s and etiquette training, and work as the precautions to be regulated in order to better service for their work.Research secretary etiquette training mainly from the scientific connotation secretary etiquette training, the important content, constitute characteristic etiquette training, as well as t

6、he Secretary of etiquette training for secretarial work of key relationships and other methods.This paper focuses on the meaning of the secretarial staff etiquette training, the main components, as well as the industry itself has professional features are analyzed comprehensively reveals the secreta

7、rial staff of the important elements of etiquette training. On the basis of analysis of the important role of the Secretary of etiquette training for secretarial work, and finally, put forward relevant way for the secretarial staff to enhance their etiquette training.Keywords：Secretary of etiquette;

8、 etiquette training; secretarial work; Promotion Strategy浅论秘书人员的礼仪修养一、 前言由于秘书从业者工作岗位和职能的特点，对于秘书人员的礼仪修养的要求具有一定的专业性和特殊性，相比较其他行业具有其自身的特点。针对秘书人员礼仪修养的研究，能够科学全面地阐述秘书人员礼仪修养的内涵，分析其特点，研究秘书礼仪与秘书工作之间的相互关系，分析其在秘书人员工作角色中所承担的作用。这些研究对于秘书从业者具有一定的启示作用，能够帮助他们更好地认识到秘书礼仪修养的内容和发挥的作用，进而能够有提升自身礼仪修养的自觉性。本文不仅围绕着秘书人员的礼仪的内涵，构

9、成，特点，与工作的关系对秘书人员礼仪修养进行了比较全面的剖析，同时也有针对性地提出了提升秘书人员礼仪修养的相关对策。（一）秘书礼仪修养的科学内涵针对秘书人员的礼仪修养科学内涵的研究，首要要分析其定义。1.秘书礼仪修养的定义礼仪与修养是指在一些特殊场景下的人的行为的一种规范形式，这种约定俗成的行为范式是礼仪修养的集中体现。秘书的礼仪修养主要是指秘书从业者从事本职工作中，特别是在处理一些工作中频繁出现的工作活动中行为举止，言谈等方面的一些范式。具有行业的特殊性。因此对秘书人员礼仪修养的研究离不开对秘书工作特点的分析。两者是不可分割得。（二）.秘书礼仪修养的主要构成秘书的礼仪修养主要构成体现为三个层

10、次方面：形象礼仪修养，接待礼仪修养以及社交礼仪修养。1. 形象礼仪形象礼仪，顾名思义就是指秘书人员的个人的衣着打扮，言行举止，仪容仪表等，这些礼仪内容比较直观地反映了秘书人员自尊自爱，形象礼仪往往会影响到他人对自己的第一主观印象，会产生长久的影响，因此注重形象礼仪是秘书礼仪修养的首要方面。具体说来，形象礼仪包含了秘书的发型发式，服饰的装饰，对于女性秘书人员应当注意自身的穿着，打扮，妆容的得体。2.接待礼仪接待礼仪与秘书的迎来送往的工作职能之前存在密切的关系，因此是秘书礼仪修养的重要体现方面，该类礼仪修养包含了多项内容，具体说有三种比较典型的相关的礼仪内容：电话礼仪，接电话是秘书工作中主要一项，

11、客户对于秘书接电话时所表现出的礼仪和素养直接关乎对其单位，企业在心目中的想象，因此秘书的电话礼仪修养对秘书有了比较高的要求，具体包括了礼貌用语，从对方的角度思考问题等，营造一个轻松愉悦的环境，不仅直接塑造了自己亲切的姿态，优雅的气质，同时还为单位树立了良好的形象。访问礼仪，对外联系也是秘书工作的一个重要内容，外联就免不了去拜访他们，或者是接待他人来访，在这些迎来送往的过程中，秘书的礼仪和修养同样关乎了单位在外来者心目中的形象，这些不仅关系到了秘书个人工作的顺利开展，同时也在一定程度上关乎单位的声誉和形象。具体而言，秘书人员在出外拜访时要，提前预约对方时间不可未预约而突然拜访，同时要准时赴约，同

12、时在敲门和递交名片的细节中也应该注重；在接待来宾时，秘书人员的礼仪修养又体现为对来访者要起身并握手相迎，在交谈中要注意自己的身份，对于外宾所提的问题要谨慎回答，提前为来宾的日程安排做好周全，这些都是秘书人员礼仪和修养的重要体现。3.社交礼仪社交礼仪是所有人日常生活中都需要注意的方面，是个人礼仪修养的重要体现方面。社交礼仪对于秘书人员而言，由于工作中的社交任务的频繁而在秘书礼仪修养中占据重要地位。一般而言，社交礼仪的核心内容是口头交际的能力和语言交流中的所体现的礼仪，要注意自己的谈吐，扬长避短，要将自己的长处展示于人，还要注意把握好分寸，注重仪容的端庄，营造良好的交谈氛围，要注意其中的一些细节，

13、例如表情，眼神的交流和谈话节奏的把控。（三）秘书人员礼仪修养对秘书工作的重要意义秘书人员的礼仪修养与秘书的本质工作息息相关，换言之，秘书人员的礼仪修养是秘书工作必备的基础素质之一。秘书的人员的礼仪与修养与工作职能的实现存在着一定的必然联系。1.秘书礼仪和修养是开展工作的前提秘书的礼仪和修养是秘书开展工作的前提，这一点主要体现在秘书开展的工作主要是对人的工作，如果一个礼仪和修养方面存在缺陷的秘书，不可能被领导委任于重要的工作，因此其各项工作根本无法实现，最终可能会面临被单位解雇的可能。2.秘书礼仪和修养是保证了秘书工作质量的基础秘书的日常工作中，自身的礼仪和修养发挥了关键作用，这方面良好的素质会

14、提升自己的工作效果，保证了各项职能高效保质的完成，同时，为自己的个人发展创造了良好的基础，同时由于自身素质对工作质量的保证，对单位的事业发展也贡献了自己的力量。3.提升秘书礼仪和修养对于秘书发展具有重要价值由于秘书礼仪和修养在秘书个人成长和本职工作实现中所发挥的重要作用，因此针对秘书的礼仪和修养的提升具有重要的现实意义，因此针对秘书礼仪和修养的成因，特点和提升途径的研究对于秘书的从业人员具有重要的指导价值。这也是本文研究的关键点所在，和意义的集中体现。二、 秘书人员礼仪和修养的特点及其对秘书工作的具体影响针对秘书人员礼仪和修养的研究，需要对问题进行详细的分析，主要是针对秘书人员的礼仪和修养的特

15、点进行分析，只有对秘书人员的礼仪和修养的构成进行详细的分析，分析其具有的特点，同时要具体分析秘书人员礼仪和修养在秘书工作中的具体体现和影响关系。以对所研究的的主题的秘书人员的礼仪和修养有比较全面的认识。（一）秘书人员礼仪和修养的主要特点秘书的礼仪所涉范围十分广泛，包含办公室礼仪规范，接待礼仪规范，外事礼仪规范等多个专业性质的礼仪规范，适用于不同的场合，但是这些礼仪规范都遵循一系列的共同的特征。具体说来，秘书的礼仪和修养所具有的特点主要包含以下几个方面：1.秘书人员的礼仪具有明显的等级性这种礼仪的等级性主要体现在秘书人员在与不同的身份，地位的人员打交道时所采用的礼仪范式有所差异，特别是在一些官方

16、行为，涉外行为的正式场合中，要对所涉及人员的社会地位，职务的高低，因此需要保证响应的社会秩序，而采用不同的交往形式。同时这种礼仪的等级性还体现为双向的对等性，尤其是当交往双方具有相同的社会地位和身份时，这种相同的等级性，体现了一种相互尊重与感情的互动。因此秘书人员的礼仪与修养的培养过程中就应该注意其中的等级性，要学会对不同场合中和不同的身份的人有区别的对待，这是现实的需要。2.秘书人员的礼仪具有差异性秘书的礼仪虽然是一种约定俗成的行为规范，这种行为规范同时又会受到时间，地点和环境的约束。同时还会表现为民族的差异性，也就是说秘书人员的礼仪由于所涉对象的广泛性和复杂性，不得不要考虑不同民族之间存在

17、的差异性，如历史文化，风俗人情，地域差异以及宗教信仰方面的内容。秘书人员需要对这些细节有比较正确的认识，以免在后续中产生误会而影响了工作的开展。3.秘书人员的礼仪具有时代特征秘书人员的礼仪与修养虽然遵循一定的范式，但是这种约定俗成的规则并不是一成不变得，这些礼仪会随着时代的发展而不断地变迁，既有内容的不断丰富，也有形式的不断变化。每个时代的秘书礼仪都带着这个时代的一些烙印，体现了一个时代的特色和主题。秘书人员作为企业对外交流工作的排头兵，更应该与时俱进地对自身的礼仪注重与时俱进，不断地提升自己的形象，从而能够通过自身的礼仪和修养来对所在企业的形象加分。4.秘书的礼仪具有传承性秘书人员的礼仪和修

18、养具有历史传承的特点，也就是说秘书的礼仪要求是历史的传统，伴随着秘书行业的产生而产生，也不会随着时代的变化而消亡，虽然时代的发展让秘书礼仪的内容和具体要求有了不同程度的变化，但是无论将来如何发展，有关秘书礼仪一直会作为秘书工作中的重要内容而长期存在。（二）秘书人员礼仪修养对个人发展的重要作用分析秘书人员的礼仪与修养对于秘书个人的成长和发展具有重要意义。良好的礼仪修养的形成对于秘书个人的发展具有重要作用，这些作用可以体现为三个层面：良好的礼仪和修养能够有助于提升秘书自己的个人的职业道德；良好的礼仪和修养能够为自己塑造良好的公众形象；良好的礼仪和修养有助于工作职能的实现和个人价值的实现。具体说来，

19、其分析内容如下：1.秘书人员良好的礼仪和修养有助于提升自我的职业道德秘书人员的个人教养和素质在细节中得以体现，而良好礼仪和修养的获得，需要秘书人员自觉地进行相关礼仪的学习。秘书人员在进行礼仪学习的过程中，会使人树立正确的价值观，认识到集体利益与个人利益之间的关系，能够培养自己高尚的情怀和广阔的胸襟，提升自我的眼界和道德素质，进而令自我的职业道德有所提升。2.秘书人员良好的礼仪和修养有助于塑造自身良好的公众形象公众形象对于秘书人员具有重要的意义，而良好的公众形象的塑造不仅与个人的外在仪表，仪容等因素有关，也与个人的言谈，举止等内在的修养有关。由于秘书工作性质的特殊，秘书个人的公共形象不仅关乎秘书

20、的个人是否被对方认可和欣赏，同时也体现了所在企业或单位的形象的代表，因此良好的公众形象对于秘书工作的重要性就不言而喻了。秘书个人通过对自己的礼仪和修养的提升，最为直接的结果就是塑造了自己良好的公众形象，提升了个人和企业被外界认可的几率。3.秘书人员良好的礼仪和修养有助于工作职能的实现和个人价值的实现良好的秘书人员的礼仪和修养有效地向对方展示了自我和所在组织的优势，特别是在双方对彼此的实力不胜了解的商务会晤中，秘书人员得体优雅的礼仪和修养容易赢得对方的青睐和信任，进而获得信心能够为自己一方加分。从这个角度来看，秘书人员良好的礼仪和修养在一定程度上会对自己的本职工作赢取加分，为企业带来优势，在这个

21、过程中，秘书人员的个人才能得到了施展，个人价值有所实现。（三）秘书人员的礼仪和修养对秘书工作的影响分析秘书的工作职责按照其实现的功能主要可以分为：辅助决策与沟通关系两个方面。而秘书礼仪与秘书的两方面的工作职责具有密不可分的关系。可以说秘书的礼仪和修养渗透在这两个工作中的方方面面。下面就从秘书人员的礼仪和修养在秘书工作两个方面的影响展开论述。解剖秘书礼仪与修养同秘书本职工作之间的关联。1.秘书礼仪与修养在辅助决策中发挥的作用辅助领导进行决策是秘书最为重要的一项工作，是秘书的天职所在。而秘书礼仪在辅助决策中扮演的角色也是不可忽视得，甚至可以说直接关乎着职责的实现与否。具体而言可以包括三个层面：第一

22、，领导是一个社会组织的决策者，拥有法律或制度赋予的权威，而且工作责任重大，业务繁忙，不可凡事皆事必躬亲。秘书作为领导的助手有辅助决策的职能，尤其是在一些会议，或者是活动的组织方面，特别是有关礼仪议程部分都由秘书来主持或者把关，因此礼仪工作就成为了秘书的常务工作之一。这些礼仪工作包括：活动各项流程的安排，仪式的设置，活动的流程，来宾的接待与具体事项的安置等方方面面的具体工作。而秘书的个人的礼仪和修养就会在这些方面得到充分的体现。第二，秘书常常会作为领导的代理人，替代领导去看望或者是慰问一些特殊人物，此时秘书的身份不仅仅这是秘书而且还具备领导的象征意义，秘书良好的个人礼仪和修养能够为领导或组织赢得

23、认可，礼仪工作做得到位，在很大程度上会提高领的的工作效率。第三，随着时代的发展，社会组织自我良好形象和员工个人良好形象的树立对于社会组织的社会声誉具有重要影响和意义。而社会组织中的秘书作为外界了解社会组织的一个重要窗口，因此秘书的精神面貌，服务态度，业务水平，装束仪容都成为了外界判断衡量一个社会组织的重要依据，而秘书的个人礼仪与修养在很大程度上代表了社会组织的本身，对于社会组织决策者的公众形象产生了深远影响，甚至在某种程度方面对决策者的决策执行的效果产生重要影响。2.秘书礼仪与修养在沟通关系中所起的作用分析秘书工作职能的发挥的基础是与领导者有较好的沟通交流。因此从这个角度而言，秘书礼仪在沟通关

24、系的职责中发挥着至关重要的作用。而具体的作用分析可以从四个方面来体现：第一，秘书辅助决策等重要职能作用的发挥的基础是与领导有较好的沟通关系，而与领导打交道，就需要秘书具有较好的个人礼仪与修养，能够很好得规范自己的行为，做到不轻浮，尊重领导权威和意见，按照正常的渠道了保证上情下达等各种信息沟通渠道的通畅。第二，秘书作为社会组织中决策层和管理执行层之间的重要的中介部门，秘书还需要同社会组织中各个职能部门做好沟通工作。秘书人员良好的个人礼仪和修养易于在沟通交流之中消除隔阂，有效地实现信息的上情下达，秘书人员良好的礼仪和修养能够获得组织中各层成员的理解与认可，便于领导各项指令能够有效充分地落实。第三，

25、秘书有时候会成为社会组织的决策者与外界交流沟通的代理人，因此秘书人员的个人礼仪与修养与社会组织与外界之间的沟通交流功能的畅通有直接关系，因此从这个角度上讲，秘书的个人礼仪与修养直接关系秘书本身对外交流职能作用的发挥。第四，社会组织中的信息流通是各项工作开展和指令传达的基础，这种沟通机制的质量直接关系了企业内部信息沟通的质量的好坏和效率，从而影响制约了整个组织的工作效率，而秘书人员的本职工作之一就是实现组织内部各种信息的沟通与交流，秘书个人的礼仪与修养会影响对信息交流中各环节协作效果，所以说在这方面担当着举足轻重的要务。三、提升秘书人员礼仪与修养的策略与途径研究秘书人员的礼仪与修养直接关系到了秘

26、书各项重要职能工作的开展，具有重要意义，因此研究提升秘书人员礼仪和修养的方法和途径具有重要的现实意义。具体说来提升秘书人员礼仪与修养的方法有以下三个方面：从秘书个人的心理素质层面的提升；从秘书的个人的艺术品味和审美能力的提升，拓宽秘书个人的视野，阅历和知识层面。（一）通过心理学知识的学习来提升秘书人员的礼仪与修养秘书人员工作的主要内容包括了辅助决策和各种信息和关系的沟通交流，这些活动都是与人打交道，同时秘书人员可能还会涉及到一些对外联系的工作，与其接触的人可能并不熟悉，此时心理学的知识便会起到重要的作用。心理学知识在秘书人员的礼仪与修养的培养过程中的作用有两个方面：1.秘书学习心理学知识为得体

27、的礼仪行为举止提供依据秘书对心理学知识的学习的也最为明确的目标就是很快地了解接触对方的心理状态和性格特点，进而选择恰当的，得体的礼仪和心态来与对方进行沟通交流，心理学知识的学习为秘书人员科学，准确地把控领导者，或交流者的心情，心态，增加双方接触的亲密感，为自己职能工作的开展创造一个重要契机。2.秘书学习心理知识能够很好地调节自己的情绪有效避免礼仪失当秘书人员学习心理学知识的另一个原因在于，学习心理学知识能够提高秘书人员对自己心态与情绪的调节能力，能够在繁忙的工作中保持积极健康的心态，培养自己良好的心态来应对和解决问题，在工作中乐观，自信的精神面貌的展现，正是一个人良好修养和礼仪得体的重要表现。

28、除此，一个良好心态的培养还有助于避免由于自己情绪失控而造成行为不当的不良后果。（二）通过提升自己的艺术品位和审美能力来提升自我的礼仪与修养秘书的礼仪与修养体现在生活和工作中的方方面面，这一点已经在上文中有明确的论述。由于礼仪和修养包含的内容丰富，而且其中能够给人以直观感受的部分有时候更为重要例如秘书人员的装束，服饰，妆容等。而这些都与秘书个人的艺术品位和审美能力直接相关。因此如果要提高秘书人员直观仪容部分，就需要秘书通过提升自己的艺术品位和审美能力来实现。1.秘书人员通过艺术品位的提升来自己的仪容秘书的个人形象不仅关乎着自己个人，同时还关系到企业或其所在社会组织的公众形象，而秘书的个人体态礼仪

29、，服饰仪容礼仪等需要有较好的艺术审美能力来提供基础，而体现个人的艺术修养，秘书人员艺术修养的提升能够为自己设计出优雅得体的外在，为自己的形象加分。2.秘书人员审美和艺术品位的培养也会提升自我的内涵秘书人员对自己审美能力和艺术品位的提升不仅让自己外在的仪容，仪表受益有所提升，同时又能提高自己的涵养，令自己的谈吐更为得体，学识更为渊博，在与人的交流中形象得到提升。（三）通过拓宽个人视野，阅历和知识层面来提升自己的礼仪与修养秘书人员的个人知识层面，阅历和视野不仅对于自己的工作有重要意义，同时也会影响到秘书人员的礼仪与修养。由于礼仪本身是一种综合的社会文化外在的表现，因此个人的阅历，视野与知识直接影响

30、到了自己即时的礼仪或仪态是否得体，具体而言，这一层面的内容，体现在两个具体的方面：1.学习了解各地方，民族和国家的文化习俗和礼仪禁忌世界之大，让不同国家，地区，民族的礼仪存在着许多的差异，甚至有些礼仪的意义在两个民族中是恰恰相反，作为秘书人员，要在这方面的知识储备中做好功课，避免出现差池而影响自己的工作的开展，如果严重的礼仪失当还可能对自己的组织产生严重恶果，因此从这个角度而言，务必要广泛学习相应的知识，从而能够保证自己的行为妥当。2.学习了解相关的法律法规，增强法律观念为礼仪的得当提供保障法制社会建设的不断深入，需要秘书人员把握好自己的道德底线，礼仪与修养的内容也不再仅仅是表面文章，尤其应该重视的是对法律法规的学习，保护好自己的道德防线，杜绝腐败或者同腐败干部同流合污。这些是秘书人员进行礼仪修养提升的根本保障。四、