高效会议技巧[157页]

1、高效会议技巧,张宝钰,人与人之间最需要做的是沟通的工作,现代职场的沟通方式,会议：沟通的一种形式,关于会议的第一个问题,对大多数企业而言，会议究竟起到多大的作用？,让数据来说话,经济学人智库（Economist Intelligence Unit）一项对全球187个企业的研究，这些企业的总市值至少达10亿美元。 但这项关于会议价值的研究结果并未令人欣慰！ 只有5%的受访人说，他们公司有严格的程序，使他们把注意力集中在具有高潜在价值的事情上。,让数据来说话,一般而言，会议议程基本上是为了应付当前的危机而临时凑合起来。有一家公司甚至在高管人员会议上根据谁先提起其最爱谈的话题，来决定议程的优先次序。

2、 研究发现，紧急事务挤走了重要议题。大约有60%的高管人员说，他们常常在未就重要议题达成共识之前被别的事情转移了精力(跑题),让数据来说话,而有22%的人说，通常是还未提及关键的议题就已经没有时间了。 只有12%的人认为，他们的高管会议一直能够针对重要的战略问题做出决策； 许多机构表示，他们很难切实执行决策，因为他们并不清楚会议上达成了什么共识,另一组数据,前身为世通（WorldCom）的通讯公司 MCI进行的一项年度调查结果 2003年在美国每天召开的1100万个会议中，与会的管理人员认为有一半是浪费时间,标杆学习,哈佛商业评论中的一篇文章说，吉百利史威士公司（Cadbury Schwepp

3、es）首席执行官办公室会在开会前5天将有关阅读资料分发给与会者，并附上关于议程事项是作为信息传达、讨论议题还是有待议决事项 标明需要议决的事项将优先处理,标杆学习,美国芯片制造商英特尔（Intel）的前总裁和首席执行官安迪格罗夫（Andy Grove）就曾经给所有新员工上如何开会的短课。而且，所有会议室都在墙上贴着3个问题：“你知道这次会议的目的吗？你有会议的议程吗？你知道自己在会议中的角色吗？”,课程纲要,一、会议管理基础 二、低效会议面面观 三、高效会议的八大特征 四、会议主持技巧 五、会议中的典型问题及其应对 六、情景模拟、实战训练 七、现场答疑,一、会议管理基础,主题研讨 主题：开会有

4、什么好处？为什么？ 时间：10分钟 流程：分组研讨、分组呈现、导师点评。,一、会议管理基础,职场哈哈镜“无辜的第三者” 当高层和中层在一起开会的时候？ 当中层和基层在一起开会的时候？ 当高层和基层在一起开会的时候？,会议：集思广益的渠道,会议的六大功能,发布与搜集信息 解决问题 开发创意(头脑风暴) 激励士气 监督工作进展 协调矛盾,会议的种类,A.部门例会 B.专题会议 C.全体员工大会 D.项目会议 E.其他会议,会议的“成本核算”,时间成本 直接成本 间接成本,会议的直接成本,会议的间接成本,会议的“频率安排”,例会频率 专题会议频率 全体会议频率 项目会议频率,例会的“频率安排”,以周

5、为单位居多 最多不能超过一个月,专题会议的“频率安排”,定期举行 根据需要举行,全体会议的“频率安排”,根据需要召开 通常超过月度,项目会议的“频率安排”,根据项目的需要召开,低效的会议,二、低效会议面面观,二、低效会议面面观,你有几次会这样说呢？ “上次的会议真是太棒了！”,二、低效会议面面观,效率 效果,二、低效会议面面观,会议前：准备不足 会议中：组织不力 会议后：跟进不够,效率不高的具体原因时间,会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。,效率不高的具体原因地点,会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。,效率不高的具体原因对象,该来的没来，不该来的 必须出

6、席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。,效率不高的具体原因主持人,会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。,效率不高的具体原因参会者,参会者发言混乱，不断跑题。,效率不高的具体原因准备工作,开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。,糟糕会议的可能后果,浪费时间 浪费金钱 分散了对更为重要的任务的注意力 减缓进程，延误行动 制造分歧 挫伤士气 ,什么是合适的会议时间,三、高效会议的八大特征,1、只有在必要时才召集 尝试取消或减少不必要的会议,1、只有必要时才召集 （MUST必须开NEED需要开） 2、经过好好筹备过 3、拟定和分发了议程表 4、严

7、格遵守了时间,三、高效会议的八大特征,5、一切都要按部就班 6、请了最有经验的人出席 7、结束时做了评论和总结 8、记录了决定、建议和负责人,三、高效会议的八大特征,三、高效会议的八大特征,2、好好筹划过 清晰的目标 明确的议题 合适的参与者 得力的主持人,三、高效会议的八大特征,3、拟定和分发了议程表 一份会议议程表应该包括哪些内容？,三、高效会议的八大特征,4、遵守时间 会议的提前通知期 会议的起止时间控制。 参会者不遵守时间怎么办？,三、高效会议的八大特征,5、一切按部就班 按事先的议程控制会议的进程 避免临时性议题成为主角 按部就班是否太“死板”了呢？,三、高效会议的八大特征,6、让最

8、有经验和才能的人出席 确保参与者能够深入地交流信息和针对性地解决问题 我见过的“知趣”的参会者,三、高效会议的八大特征,7、进行点评和总结 通过点评阐明“提倡什么和反对什么”的立场 通过总结提炼有价值的观点和结论 “亮点”需要被留下,三、高效会议的八大特征,8、记录所有决定、建议和负责人 会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议纪要发挥“法律”效力。 “落实到人”,案例分析,金达铝业中高层管理者周计划、周总结、周例会制度解析 该制度的亮点 需要完善的地方,2008年7月第1周管理周报,审批: 刘亚新 拟制：邓竹艳,管 理 课,东莞市金达铝业有限公司,49,上周会议记录跟进结果 人员出勤率 招聘按

9、时率 7S执行状况 奖罚及餐费状况 人均培训时间 本周计划 请求支援事项,目 录,东莞市金达铝业有限公司,50,1、上周会议记录跟进结果,返回主目录,2、人员出勤率,说明：上周请假累积23人次，其中长假人员1人次，其中低于公司平均出勤率为：挤型课90%、五金课92%、物料课88%.,返回主目录,数据统计表,原因分析,52,3、招聘按时率,说明：本周招聘到位有五金普工6名、修模普工2名.,返回主目录,数据统计表,原因分析,53,4、7S执行状况,返回主目录,图片,原因分析,54,说明：以上数据由7S点检组长刘仁锋提供。,5、人事报表及餐费状况,55,返回主目录,说明：奖：管理课黄国贵、维修组吴何

10、贵在在食堂无人做饭的情况下，积极配合，应付了一次突发事件. 品保课金仕勇在工作善于思考，能从中创新，提高工作效率. 罚： 挤型课陈人树、李国鹏违反工厂管理制度4.1及4.5.3.1. 模具课陈古军、张云违反工厂管理制度4.3.1.11,曾庆亮违反工厂管理制度4.3.1.14. 品保课刘仁锋工作督导不周，石维出货资料出错，王存财工作不认真. .,6.人均培训时间,培训课程：品保课：品保人员观点、职责加强. 物料课：工作7原则. 修模组：生产 挤型课：品质、技能、安全操作. 业务课：7S讲义. 管理课：军事体能、消防安全.,56,返回主目录,7、本周计划,57,返回主目录,8、请求支援事项,58,

11、返回主目录,四、会议主持技巧,慎说 不说无关的话 快速进入主题 不唱独角戏 以与会者接受的方式引导会议进程。,四、会议主持技巧,倾听 眼到 心到 脑到,四、会议主持技巧,巧答 选择性回答 通过其他参与者回答 清晰地正面作答,四、会议主持技巧,善势 主流原则 目标原则 亲和原则 凝聚原则,五、会议中的典型问题及应对,与会者发难 与会者分心 与会者争议 与会者拒绝参与 与会者情绪变化 少数人垄断会议 主持人自己离题,五、会议中的典型问题及应对,与会者发难 “我搞不懂今天究竟要讨论什么” “我认为XX主题更值得讨论。”,与会者分心,上面开大会，下面开小会。,与会者争议,“我觉得你提出的方案根本就不切

12、实际，解决不了问题。” “你的方案更离谱！” 什么是对的，比谁的对的更重要。,与会者拒绝参与,如何打破沉默 向他提问 赞扬他,与会者情绪变化,脸上浮现不耐烦的表情 频繁看表,少数人垄断会议,一言堂,主持人自己离题,不由自主 跟着跑题,六、实战训练、案例分析,模拟：一份会议通知 案例：例会制度解析 模拟：一份会议流程,一份会议通知（背景）,目标：对年内是否启动6S项目作出 表决。 议题：年内上马6S项目的可行性 参会者：相关部门主管（哪些部门呢？） 时间：2006年10月28日下午?点到？点 地点：美的学院A105 其他你认为在会议通知中应该说明的事项？,西门子会议通知及流程（案例）,一份会议流

13、程,会议名称：“中层主管周例会” 会议目的：协调工作，解决问题。 题目：“这个例会怎么开？” 要求：从会议开始直到会议结束，说明主持人和参会者应该如何共同完成会议。格式是“第一步：XXX；第二步：XXX。”,主持企业内部销售会议,参会者：接到通知的人员 主持人：自告奋勇 时间：15分钟 其他学员点评 导师总结,结束会议,复述这次会议的目标。 总结这次会议所取得的成果。 多谢与会者参与(或在适当场合下，感谢他们的贡献或关注)。 必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间及地点。,作为参会者应该做到的,会议前 1.开会前要充分理解议题。 2.在会议前充分准备好开会所需要的资料。 3.事先思考要表达的意

14、见。 4.准时参加会议。,作为参会者应该做到的,会议中 1.注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断。 2.积极参与发言。 3.注意力发言不脱离主题，对事不对人。,作为参会者应该做到的,导出结论 1.尽心尽力地协助会议主持导出结论。 2.能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。 3.能坚持找出最好方案的态度，导出结论。,天高任鸟飞 海阔凭鱼跃,第一讲当今会议面面观,1、引言 2、会议的意义 3、会议的目的 4、会议的种类 5、会议的频率 6、会议成本的计算,引言,会议的主要目的就是解决问题 部门经理，业务直线经理应该是一个人力资源管理专家，他会负责人才的选育用留，现在我们说首当其冲的部

15、门经理应该是一个主持会议的专家，会议管理的高手,意义,1、是一个集思广益的渠道 2、显示组织或部门的存在 3、是重要的群体沟通方式,目的,1、开展有效的沟通 2、资讯传达 3、监督员工的工作进展 4、达成协议、解决问题 5、决策和资源共享 6、开发创意 7、激励员工的士气 8、巩固经理人地位,会议的种类,按人数分 1、一对一的会议 2、团体的会议,会议的种类,按开会方式分 1、面对面会议 2、电话会议 3、视频会议,会议的种类,按开会目的分 1、固定的部门会议 2、临时处理突发事件的会议 3、宣布人事安排和政策的会议 4、当众表扬或批评别人的会议 5、集思广益的会议,关于会议频率的建议,1、固

16、定部门会议至少每月一次 2、全体的会议建议每半年一次 3、处理突发性会议避免频繁 4、一对一的会议可以随时举行,会议的成本,会议的时间成本 =参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间,会议的成本,会议的时间成本 直接的会议成本 效率损失的费用,第二讲会议效率不高的原因及解决方案,1、会议效率不高的原因 2、如何进行预防性管理 3、高效会议的八大特征 4、会议规范,效率不高的原因（一）,1、时间安排得不合适 2、地点安排得不妥当 3、开会对象选择不对 4、主持人影响力不够,效率不高的原因（二）,5、参会者的技能不够 6、准备工作不够充分 7、

17、目的和结果不够明确,如何进行预防性管理（一）,1、会议时间安排要合适 2、会议地点安排要妥当 3、开会的对象要选择对 4、主持人要有影响力,如何进行预防性管理（二）,5、参会者要有听的技能 6、要充份做好准备工作 7、明确开会原因和目的,高效会议的八大特征（一）,1、只有必要时才召集 （MUST必须开NEED需要开） 2、经过好好筹备过 3、拟定和分发了议程表 4、严格遵守了时间,高效会议的八大特征（二）,5、一切都要按部就班 6、请了最有经验的人出席 7、结束时做了评论和总结 8、记录了决定、建议和负责人,会议规范,时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则,开会前的准备工

18、作,时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则,成功会议的五种策略,引言(准备工作做失败了,就是准备着失败) 如何判断是否需要开会 会议准备的作用和方法 会议准备的内容 主持人如何做会前准备,不需要开会的情况,已经按惯例开过的会议 没有要讨论的特别事情 还有比开会更好的办法 预算出的会议成本太大 决策者已经决定的事情,一定要开会的情况,把信息同时传递给很多人 需要别人参与以集思广益 需要听取各部门汇报 需要当众表扬或批评 给小组或部门分配任务时,会议准备的作用和方法,可以选择最适当的讨论方式 使参会者有讨论的方向 事先告知参会者做好准备 节省会议时间及减少冲突,会议准备的1H

19、5W法,H-How 怎么样开会 W-Why 为什么开会 W- What 开什么样的会 W- When 何时开会 W- Who 谁来参加会议 W- Where 在哪儿开会,讨论题：多少个人开会最好,会议准备的内容,会议目的你知不知道 是不是一定要开会才能达到上述目的 会议是什么形式、时间、议程、主持人、地点 会场如何布置（会场超过十个人最好是U字形、很多人阶梯式、集思广益5-7人圆桌“半岛形”）,会场如何布置（会场超过十个人最好是U字形、很多人阶梯式、集思广益5-7人圆桌“半岛形”） 是否准备会议的名签，避免内耗 是否安排出席人员的往返交通工具 是否安排出席人员的住宿 有没有资料随会议通知预先发出 必要的、辅助的、视听的教材 会场周边位置图 是否要求参会者准备资料，是否要复印分发大家 会后的娱乐安排 其它（是否有少数民族，是否有人吃素，是否有外国人参加是否要配翻译，是不是有媒体记者参加他们如何安排座位）,会议准备的内容,主持人如何做会前准备,设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT分析,SWOT分析,S-Strength 优势 W-Weakness 劣势 O-Opportunity 机会 T-Threat 威胁,会议成功的五种策略,引言 如何做开场白 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成会议决策,开场白,开场