岗位说明书的编写规则

1、2020/11/5,1,目 录：,工作分析技术,二. 岗位说明书编制方法,2020/11/5,1,工作中的困惑,分工不明,缺乏合理的 评价标准,岗位价值被低估,过多突发事件,职责不清,我们可能并不了解每个岗位的具体工作职责是什么？ 我们可能并不了解每个岗位具体的工作量有多少？ 我们可能并不了解到底需要什么样的员工？ 我们可能并不了解如何有效地考核员工的工作？ 我们可能并不了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小？,用人不当,2020/11/5,1,3,到底什么是工作分析呢？,2020/11/5,1,什么是工作分析,部门职责,公司使命,岗位职责,沟通与理解,层层分解,层层分解,在企业的内部存在着职

2、责自上而下的层层分解 管理者更期望在此基础上的自下而上的充分沟通，全面掌握和理解 工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程,工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程。 通过一系列系统的、有效的方法对相关岗位进行研究，明确其工作任务和职责，与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息。,工作分析,2020/11/5,1,工作分析的基本内容,工作分析,工作要如何做 行为导向分析,工作责任是什么 责任导向分析,任职资格怎样 个人导向分析( 理想化的条件，招聘时会放宽条件）,工作环境怎样 条件导向分析,1,2,3,4,5,6,工作要做什么 任务导向分析,工作结果是什么 目的导向分析,2

3、020/11/5,1,工作分析的方法1观察法,观察法是通过工作分析人员对任职者正常工作的状况进行实地的观察、交流、操作，从而获取所需的工作信息的方法,优点： 可以了解到广泛的信息 取得的信息比较客观和正确,适用于体力工作者和事务性工作者,缺点： 要求观察者有足够实际操作经验 不适用于工作循环周期长的工作 不能得到有关任职者资格要求的信息,特点,适用范围,2020/11/5,1,工作分析的方法2访谈法,优点： 访谈法是国内运用比较广泛和成熟的一种方法 能够适用于各层、各类的岗位分析的要求，尤其是对中高层管理岗位进行深度岗位分析效果最好的方法，有助于任职者完成对岗位的系统思考、总结和提炼 信息来源

4、直接，便于得到准确及时的信息,访谈法是通过工作分析人员对岗位任职者以及相关人员进行访谈，来收集岗位信息的方法。,适用于中高层管理者和脑力工作者,缺点： 比较费时 对工作分析人员有较高的要求,特点,适用范围,2020/11/5,1,8,工作分析的方法3调查问卷法,缺点： 有时很难全部收回 对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制 对于不全面，不准确的信息需要有跟进措施 需要注意不充分的回答或有意的错误陈述,调查问卷法是由工作分析人员事先拟定调查问卷，然后由任职者或其他岗位相关人员进行填写，以此来收集岗位信息的方法。,优点： 信息收集比较完整和系统 适用范围较广 比较经济 可以个性化设计 信息收集速

5、度快,适用于脑力工作者、管理者或工作不确定因素较大的岗位,特点,适用范围,2020/11/5,1,9,工作分析的方法4工作日志法,适用于工作相对稳定的、重复性的岗位,工作日志法是通过任职者在规定的时限内，实时、准确记录工作活动的工作信息的收集方法。,缺点： 是源自任职者的单向信息获取方式，容易造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误 耗时长，组织比较困难 后期信息处理量大,优点： 原始工作信息的有效收集方法 为其他职位分析方法提供支持,特点,适用范围,2020/11/5,1,工作分析不是,关于人的 事实罗列 面面俱到 主观臆断 管理本身或管理的全部,工作分析而是,关于岗位的 系统整理 聚集重

6、点 客观分析 精细管理的开始,工作分析是一个对岗位信息进行描述分析的过程,2020/11/5,1,11,工作分析活动的流程图如下,组织结构图 部门职责分配 高层意见 ,收集岗位信息 全面访谈 其它可能的岗位信息收集方式 整理职责分配 分析、沟通与编制书面文件 ,岗位说明书 管理者与任职者的一致理解 为开展人力资源其他管理工作打下了坚实的基础,资源,计划阶段,设计阶段,信息收集,信息分析,结果表达,通常会经历下面5个阶段,过程,成果,2020/11/5,1,工作分析中需注意的其它问题,防止任职者夸大自己工作的重要性 分析岗位现实的情况和未来组织对岗位的要求,工作分析中需要注意的其它问题：,202

7、0/11/5,1,13,1、岗位说明书的意义、价值及用途。2、岗位说明书的内容结构与模板建立。3、岗位说明书的编制方法。,第二讲：岗位说明书编制方法,工作分析的成果是岗位说明书，而岗位说明书是整个人力资源管理体系的一个重要基础,岗位说明书, 任职资格 主要工作关系 主要工作职责 岗位设置目的 职位基本情况,是人才选用育留等人事决策最基本的参照点。,科学建立绩效体系/薪酬激励体系提供基础,岗位价值评估提供基础信息,特别注意：岗位说明书如果不够细致和全面，无法起到为整个人力资源管理体系提供稳固基础的作用,岗位说明书能,岗位说明书是,什么是岗位说明书？,岗位说明书是部门职责的细化结果，是公司战略目标

8、细分到每一个员工的体现 规定了员工的工作内容、职责、工作联系、岗位资格要求、岗位技能要求等，是工作的具体描述与规范，指导员工达成工作目标 是经任职者与管理者讨论并同意，书面陈述岗位的目的、职责及任职资格等的管理文件,使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书，便可很快了解该岗位的特征、职责及胜任条件等情况，获得对该岗位比较清晰的认识.,岗位说明书的内容与结构,岗位说明书,岗位基本情况,岗位设置目的,主要工作职责,工作特征,主要工作关系,主要工作权限,最低学历,专业,工作经验,专业知识,资格证书,性别,专业技能,岗位培训要求,个性特征,能力素质,其它,岗位说明书的撰写流程,员工撰写 初稿,隔级上级

9、 审核,hr部门规范化/审核,hr部门提供方法,组织各部开展工作分析,1,2,3,4,5,岗位主管及员工确认,6,岗位说明书的编写原则,坚持对事不对人的原则,坚持统一和规范的原则,坚持实事求是的原则,编写岗位说明书是以岗位为基准，针对岗位本身的要求进行编写、描述或说明，不能考虑或针对实际岗位所在员工的具体情况进行编写。,编写岗位说明书要客观、真实和公正，防止人为夸大或缩小岗位元素，做到不增不减。,编写岗位说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏，并按照统一的要求，使用规范用语和标准进行编写。,岗位说明书的撰写要求,描述的是岗位本身的功能，作用及履行的职责 可接受的、统一规范的书面岗位介绍 全面

10、而简洁的关于岗位信息的介绍 并非详细的任务、程序或活动的清单 并非填写个人的业绩和能力,岗位说明书的撰写要求：,岗位基本情况,描述该岗位在工作的过程中与组织内外部的单位、部门及岗位之间的发生的工作联系,岗位设置目的,描述该岗位的总体信息与基本资料,主要工作权限,描述该岗位在工作中的时间要求、所使用的设备及所处的环境,主要工作关系,描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件,任职资格,此次岗位说明书模板共分为七大部分,主要工作职责,描述该岗位存在于企业的目的和意义,工作特征,描述该岗位开展工作所必需具备的相应的权限,描述该岗位的主要工作内容,第一部分岗位基本情况,岗位名称：原则上以公司正式发文公布的岗

11、位名称为依据，不得随意变换岗位名称。 岗位编号：依照一定的编号规则由人力资源部对岗位进行统一编排。 所属部门：原则上以公司正式发文公布的部门名称为依据，不得随意变换部门名称。 岗位编制：填写岗位的人员数目。 岗位职级：属于高层，中层，基层 晋升职位：是指员工由低层级职位上升到高层级职位 降级职位：是指员工由高层级职位下降到低层级职位 下属岗位：此岗位直接领导的下属岗位,岗位基本情况指岗位的一些基本信息。,第二部分岗位设置目的,岗位设置目的是用简短的话语准确地概括岗位存在的理由和对公司的独特价值。,为了（目标）：指的是本岗位存在的目的和对公司的价值，注意与本岗位的层级相挂钩，不要夸大； 在/依据

12、（范围内/指导下/影响下）：指的是本岗位的工作的限制条件或范围，如“依据文件、制度、规定、计划、规划”，或“在财务总监的指导下”等等； 做工作：指的是对本岗位主要工作的概述，始于一个动词，并明确本岗位工作要达到的主要结果或目的。,岗位设置目的填写的句式结构为： 为（目标），在/依据（范围内/指导下/影响下），做（工作）。,岗位设置目的举例,填写要领： 完成该岗位工作职责描述后再填写岗位设置目的，会较容易 注意用词,例如：某公司财务经理的岗位设置目的：,第三部分主要工作职责,主要工作职责描述是指该岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标。,主要工作职责项建议在10项以内，反映该岗位的主要工作内

13、容。 岗位的工作职责来自该岗位所在部门的部门职能的分解。 对于工作职责的内容描述，可以根据情况进行分类描述，即对应一项主要工作职责的概述可以有多项内容描述 主要的工作职责应无重叠和遗漏。 每一项职责都是没有时限的，临时性工作不列入工作职责。 工作职责应描述岗位工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。,确定主要工作职责有以下原则：,详细参照附件资料行政人事经理岗位手册,主要工作职责“概述”部分按以下要求填写,要求写为“名词性结构”,培训专员的一条工作职责概述：培训计划的组织实施 人力资源部经理的一条工作职责概述：培训工作的管理,使用短语描述该岗位的工作内容,句子结构,举例,含义,编写

14、“内容描述”时，可以根据情况进行分类描述，即对应一项主要工作职责的概述可以有多项内容描述,1.1、根据公司战略发展需要，组织编制并落实公司人力资源规划；,某公司人力资源部经理岗位的工作职责说明,人力资源规划,三、主要工作职责(按重要性排列）,1,概 述,序号,内容描述,2,2.1、组织编制组织机构设置方案与评估报告；,2.2、 组织编制与修订岗位说明书及部门职责；,2.3、组织进行公司各类管理流程的建立与完善工作。,1.3、维护公司人力资源资质，进行管理人才队伍与技术人才队伍的建设。,1.2、根据员工总数及工资总额，组织编制人工成本预算目标，实现公司人力资源需要和人工成本的统一控制；,同时，应

15、注意使用规范化的动词,编写工作职责要使用规范化的动词，避免采用模糊化动词如“负责”、“管理”等，以明确权责，避免歧义。,“负责成本核算工作，”。,如果是部门经理，应为“组织成本核算工作，。”； 如果是从事具体工作的员工，应为“承担生产成本核算工作，。”,例如：,规范化动词参见附件一：附件一：工作职责填写常用词汇.doc,第四部分主要工作关系,工作联系中的直接上级、直接下级是针对行政隶属关系而言。直接上级是指直接行政主管，直接下级是指直接行政下属， 内部联系、外部联系是指因履行岗位职责需要与公司内外部发生业务工作关系的主要相关单位、部门、岗位。 填写“机构名称、部门名称或岗位名称”，而不是现任职

16、者人名。内部联系能够具体到岗位的，应明确填写岗位名称。,主要工作关系是指该岗位的任职者在工作过程中，与组织内外部发生工作联系的主要单位、部门与岗位。,第五部分岗位权限,主要工作权限是指根据该岗位的设置目的和主要工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、决策层次和控制力度。,主要工作权限分为三类：业务类、财务类及人事类 主要工作权限的填写句式结构为：对有权。 举例：对管理制度（计划、提案）有审核权。 注意：对权限描述不能只是简单写到建议权、监督权，而没有具体点明是什么建议权、监督权。,2020年11月5日,主要的职权有以下几类,监控权,提案权,审核权,审批权,考核权,任免权,奖惩权,建议权,提出或编制

17、管理方案（制度、计划等）的权力,对管理方案（制度、计划等）的科学性、可行性进行审议、修订甚至否定的权力,批准（或者否决）管理方案（制度、计划等）付之实施的权力,对管理方案（制度、计划等）执行过程进行监督和调控，并根据需要采取相应措施的权力,根据管理方案（制度、计划等）执行结果，对相关者进行考核的权力,对公司内部人员去留问题的决定权,根据考核结果（工作结果或工作表现）或审计结果按照相关规定对相关责任者进行奖惩的权力,对管理方案（制度、计划等）的科学性、可行性提出建议的权力,2020年11月5日,某企业员工的主要工作权限举例,中高层员工,基层员工,业务类： 对（制度或者计划）有 建议权、提案权；

18、对（部门内提案）有 审核权,并对其执行情况有监控权； 对（部门内提案）有 审批权，并对其执行情况有监控权； 对（制度或者计划、财务预算、人力资源制度执行状况）有监控权,财务类： 在授权范围内对预算使用、费用报销有审核权或审批权,人事类： 对部门员工（或者直属下级）有考核权，并对其人事任免、薪酬调整、职位调整有建议权和提案权 注：对于总经理及副总：其人事类权限的对象是直属下级 对于部门经理:其人事类权限的对象是部门员工,业务类： 其中，对于基层员工 对（工作改进和相关工作方案）有 建议权、提案权； 其中，对于基层管理人员 对业务范围之内的提案有审核权； 对业务范围内的工作计划或工作方案有监控权,

19、第七部分任职资格,注意：本项内容是针对岗位的要求，而非目前任职者本人的情况 这部分内容一般由任职者的直接上级编写，或者由公司统一规定。,任职资格是指岗位对任职者在学历、专业、工作经验、性别、资格证书、专业知识、专业技能、岗位培训要求、能力素质、个人性格特征及其他等方面的要求。,“最低学历、专业、工作经验、性别及资格证书”的填写要求,1. 教育背景 专业：满足本岗位任职条件的专业类别或具体专业名称 专业名称要求按国家统一规范的专业名称填写,1. 教育背景 最低学历：指胜任本岗位工作的最低学历要求 填写格式：博士；硕士；本科；大专；技校、职高或中专；高中；初中,3、性别 填写格式： “男性”、“女性”“男女不限”,2、工作经验 句式：具有年工作经验； 举例：具有3年相关工作经验 一般工作经验：社会工作经验 相关工作经验：与岗位相关的工作经验 专业工作经验：专业工作经验 管理工作经验：从事管理工作的工作经验,4、资格证书 指胜任本岗位所必须持有的资格证书，如“会计证”等 资格证书也含集团内部所认证的资格证书，如“电瓶车驾驶证”等。,“专业技能”的填写要求,5、专业技能 指为完成本职工作所要求具备专业技能。 填写格式：程度词