《会计凭证和账簿》PPT课件.ppt

1、1,第四章 会计凭证和账簿,第一节会计凭证 第二节会计账簿,2,第一节会计凭证,会计凭证就是记录经济业务的发生情况，明确经济责任，按一定格式编制的作为记账依据的书面证明。,一、会计凭证的意义和种类,3,（一）会计凭证的作用,（二）会计凭证的种类,记录并审核经济业务 记账依据 明确经济责任,4,会计凭证的分类,参见教材p.142,5,二、原始凭证,俗称单据，它是证明经济业务已经发生，明确经济责任，并据以记账的原始依据。 具有法律效力的书面证明,6,原始凭证的基本内容,原始凭证（要素）： 1、原始凭证的名称； 2、填制单位的名称； 3、填写凭证的日期和编号； 4、对外凭证要有接受单位的名称； 5、

2、经济业务的内容摘要； 6、经济业务所涉及的财物数量和金额； 7、经办人员的签名或盖章。 8、凭证的附件。,7,各类原始凭证的说明 1/4,自制原始凭证 是由本单位经办业务的单位和人员，在通知或执行、完成某项经济业务时自行填制的原始凭证。 外来原始凭证 本单位在与其他单位发生经济业务时收到外单位填制的原始凭证。,如： 领料单、工资,如： 发票、收据,8,各类原始凭证的说明 2/4,一次凭证 只记录一项经济业务或若干项同类经济业务，并且填制手续是一次完成的原始凭证，大多数凭证都是一次凭证。 累计凭证 累计凭证是在一定时期内连续地记载若干项不断重复发生的同类经济业务，至期末按其累计数作为记账依据的自

3、制原始凭证。它的填制手续不是一次完成的。,如： 收料单、现金收据、银行结算凭证,如： 限额领料单,9,各类原始凭证的说明 3/4,汇总凭证 是指根据若干张反映相同经济业务的原始凭证经过汇总而另行填制的一种自制原始凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的凭证 。 通知凭证 是指要求、指示或命令企业执行某项经济业务的凭证。,如： 发料凭证汇总表,如： 支票、收款通知书、罚款通知书、货物运单,10,各类原始凭证的说明 4/4,执行凭证 是指证明某项经济业务正在进行或已经完成情况的原始凭证。 计算凭证 是指对已经完成的经济业务，根据有关的资料经过一定计算而填制的凭证。,如： 产品成本计算单、工资计

4、算单,如： 领料单、产品入库单、固定资产报废单,11,原始凭证填制,原始凭证填制必须符合的要求： 1、真实。 2、完整。（前述的8项内容） 3、书写清楚、正确、规范。 4、有经办人员的签字。 5、填制及时。 6、数字标准。,12,原始凭证的审核及审核后的处理,1、凭证的真实性 2、凭证的合法性、合规性、合理性 3、凭证的完整性 4、凭证的正确性 符合要求 及时办理手续 手续不全 退回，要求更正和补充 不真实、不合法 不予办理，严重的应汇报,审核,审核后的处理,13,三、记账凭证,记账凭证又称传票，它是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制，是确定会计分录，作为记账依据的一种会计凭证

5、。 有些特殊事项,如：,无法取得原始凭证时，也可由会计人员根据账簿资料编制记账凭证。,更正错账、 期末账项调整等,14,三、记账凭证,记账凭证又称传票，它是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制，是确定会计分录，作为记账依据的一种会计凭证。 有些特殊事项如更正错账、期末账项调整等，无法取得原始凭证时，也可以由会计人员根据账簿资料编制记账凭证。,记账凭证通常由财会人员填制,填制记账凭证的作用： 对种类繁多、数量庞大、格式不一的原始凭证加以归类和整理。,15,各类记账凭证的说明 1/3,收款凭证 是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证。 付款凭证 是用来记录现金和银行存款等货

6、币资金付款业务的凭证。 转账凭证 是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务。,1、按经济内容分：,16,各类记账凭证的说明 1/3,收款凭证 是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证。 付款凭证 是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证。 转账凭证 是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务。,1、按经济内容分：,同货币资金增减变化的关系,有关,无关,17,各类记账凭证的说明 2/3,专用记账凭证 是专门用于某一类经济业务的记账凭证。上述的收款凭证、付款凭证和转账凭证就是专用记账凭证。 通用记账凭证 是适合于所有经济业务的记账凭证。,2、按

7、适用经济业务分：,18,各类记账凭证的说明 3/3,复式记账凭证 又叫多科目记账凭证，是指在一张记账凭证上反映一笔完整的经济业务。 单式记账凭证 又叫单科目记账凭证，要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目，分别填制记账凭证，每张记账凭证只填列一个会计科目，对方科目只供参考，不凭以记账。,3、按填制方法分：,19,记账凭证样式：收款凭证,附件 张,(企业名称) 收款凭证 借方账户： 年月日 收字第号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,20,收款凭证的填制：,收款凭证 (简化格式),固定 借方科目:银行存款(或库存现金),变化 贷方科目 金 额,合 计,21,例：企业年5月20日收到开户银行收款通

8、知，购货单位美达公司偿还购货的欠款30 000元。,收款凭证 (简化格式),借方科目:银行存款,贷方科目 金 额,合 计,应收账款,30 000,30 000,22,例：企业年5月20日收到开户银行收款通知，美达公司偿还前欠购货款30 000元。,附件 1张,(企业名称) 收款凭证 借方账户：银行存款 年5月20日 收字第18号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,23,例：企业年5月20日收到开户银行收款通知，美达公司偿还前欠购货款30 000元。,附件 1张,(企业名称) 收款凭证 借方账户：银行存款 年5月20日 收字第18号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,以示已经登账，以避免漏登账,

9、24,记账凭证样式：付款凭证,附件 张,(企业名称) 付款凭证 贷方账户： 年月日 付字第号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,25,付款凭证的填制：,付款凭证 (简化格式),固定 贷方科目:银行存款(或库存现金),变化 借方科目 金 额,合 计,26,例：企业购买办公用品，价值300元，以现金支付。,付款凭证 (简化格式),贷方科目:现金,借方科目 金 额,合 计,管理费用,300,300,27,例：企业5月8日购甲、乙材料，价款各为10 000元，另计进项税3400元，材料已入库。全部款项已由银行转帐支付。,附件 4张,(企业名称) 付款凭证 贷方账户：银行存款 年5月8日 银付字第7号,

10、会计主管 记账 出纳 审核 填制,28,收款凭证和付款凭证,登记现金日记账、银行存款日记账、总账和明细账的依据,出纳人员办理收、付款项的依据,29,凡是涉及货币资金之间收付款的业务，如将现金存入银行或从银行提取现金等类经济业务,在实际工作中一律只编制付款凭证,注意：,30,记账凭证样式：转帐凭证,附件 张,(企业名称) 转帐凭证 年月日 转字第号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,31,转帐凭证的填制：,转账凭证 (简化格式),合 计,科 目,借方金额,贷方金额,32,例：2005年3月6日，仓库发出甲材料计16000元，其中，A产品生产用10000元，B产品生产用4000元，车间一般维修用2

11、000元。,转账凭证 (简化格式),合 计,科 目,借方金额,贷方金额,生产成本-A 10000 生产成本-B 4000 制造费用 2000 原材料-甲,16000,16000,16000,33,例：2005年3月6日，仓库发出甲材料计16000元，其中，A产品生产用10000元，B产品生产用4000元，车间一般维修用2000元。,附件 3张,(企业名称) 转帐凭证 2005年3月6日 转字第5号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,34,注意：,在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收付业务，又有转账业务时，应相应地填制收、付款凭证和转账凭证。 如： 采购员李某出差回来，报销差旅费总计1

12、 000元，因出差前曾预借1 200元，故剩余款项以现金退回出纳。,对于这笔业务应如何填制凭证 ?,35,注意：,在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收付业务，又有转账业务时，应相应地填制收、付款凭证和转账凭证。 如： 采购员李某出差回来，报销差旅费总计1 000元，因出差前曾预借1 200元，故剩余款项以现金退回出纳。,对于这笔业务应同时编制： 一张现金的收款凭证 一张转账凭证。,36,记账凭证样式：通用记账凭证,附件 张,(企业名称) 记账凭证 年月日 第号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,37,记账凭证样式：单式记账凭证 1/2,附件 张,借项记账凭证(企业名称) 年月日 第6

13、号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,1,2,38,记账凭证样式：单式记账凭证 2/2,附件 张,贷项记账凭证(企业名称) 年月日 第6号,会计主管 记账 出纳 审核 填制,2,2,39,记账凭证必须具备下列基本内容：,1、填制单位的名称； 2、记账凭证的名称； 3、凭证的填制日期和编号； 4、经济业务的内容摘要； 5、应借、应贷的账户名称，包括总分类账户、二级账户和明细分类账户的名称和金额； 6、所附原始凭证和其他资料的张数； 7、会计主管人员、复核、记账和填制人员的签名或盖章；收付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章。,40,第二节会计账簿,一、账簿的意义与种类 （一）账簿的概念和意义 账簿是

14、由一定格式、互有联系的账页组成，以审核无误的会计凭证为依据，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍（或称账本）。 设置和登记账簿是会计工作的重要环节,照片 照相簿,41,账簿的作用：,能够提供全面、系统的会计信息 能够帮助企业加强经营管理 能够加强岗位责任制 能够保护企业财产的安全和完整 能为编制会计报表提供依据,42,账簿与账户的关系,账户是在帐簿中按照规定的会计科目开设的户头，用来反映某一会计科目所要核算的经济内容。,账簿是按照账户归类反映各项经济业务，可以提供总括与详细的核算指标。,账簿是账户的外表形式； 账户记录是账簿的内容。,43,账簿的种类：,又称为“联合账簿”,磁盘式

15、,现金日记帐,银行存款日记帐,44,总分类账 现金日记账 银行存款日记账 明细分类账 固定资产明细账,订本式,活页式,卡片式,45,二、日记账（序时账）,按照记录的经济业务内容的不同又分为：,普通日记账 特种日记账。,46,（一）普通日记账的设置和登记,分录账,普通日记账的格式,47,分录账,原材料 银行存款,5 000 5 000,普通日记账的登记和过账,48,（二）特种日记账的设置和登记,按我国现行会计制度规定，企业、事业等单位都要设置现金日记账和银行存款日记账。 现金日记账和银行存款日记账可以根据核算和管理的需要采用不同的账页格式，一般有两种格式：三栏式和多栏式。,49,银行存款日记账（

16、三栏式） 存款种类：人民币,50,银行存款日记账（多栏式） 存款种类：人民币,注：多栏式日记帐对应科目合计栏的作用过总帐,51,银行存款日记账（多栏式） 存款种类：人民币,注：多栏式日记帐对应科目合计栏的作用过总帐,52,银行存款日记账（多栏式） 存款种类：人民币,注：多栏式日记帐对应科目合计栏的作用过总帐,53,银行存款日记账（多栏式） 存款种类：人民币,应收账款 主营业务收入 原材料 银行存款,18 000,4 000,1 200,22 000,2 300,？,54,银行存款日记账（多栏式） 存款种类：人民币,主营业务收入 库存现金,18 000,分别根据“现金日记账（多栏式）” 收入（借

17、方）、支出（贷方）栏合计数填写。,需要注意的是： 在根据各科目的合计数过入总账时，银行存款日记账中的“现金”科目专栏的合计数不必过账，因为“现金”账户的过账是直接根据现金日记账的合计数进行的；现金日记账中的“银行存款”科目专栏的合计数也不过账，因为“银行存款”账户的过账是直接根据银行存款日记账中的合计数进行的。这样就不会重复过账。,55,银行存款日记账（多栏式）,多栏式日记账在对应账户较多时，账页会很大，易发生错栏窜行差错。,56,三、分类账,总分类账一般采用： 订本式账簿， 常用三栏式,明细分类账常用的格式有以下三种： 1、三栏式明细分类账。 2、数量金额式明细分类账。 3、多栏式明细分类账

18、。,57,三栏式明细分类帐,注：适用于只要作金额核算，不必作数量核算的债权债务结算科目（应收，应付等）。 实例（略）,明细科目：,58,数量金额式明细分类账,明细科目：,注：适用于既要作金额核算，又要作数量核算的各种财产物资账户（原材料，库存商品等）的明细分类核算。 实例见p. 297,59,多栏式明细分类账,即，在“借方”或“贷方”按照明细科目或明细项目分别设置若干专栏，以集中反映某明细账户核算资料。,借方多栏式明细分类账,贷方多栏式明细分类账,借贷方多栏式明细账,账簿格式的一个显著特征:,60,（1）借方多栏式明细分类账,制造费用明细账,注意：无贷方栏，减少与期末转出用红字,注意： 横向合

19、计,61,“生产成本”明细分类账(1),产品品种或类别：A产品,本例无在产品,62,产品品种或类别：A产品,“生产成本”明细分类账(2),本例无在产品,63,产品品种或类别：A产品,“生产成本”明细分类账(3),本例有在产品,可用红字,64,（2）贷方多栏式明细分类账,营业外收入明细账,注意：无借方栏，减少与期末转出用红字。,65,红字 （举例）,明细科目：甲材料（在途物资）,66,（3）借贷方多栏式明细账,本年利润明细账,67,总分类账与明细分类账的关系及其平行登记,（一）总分类账与明细分类账的关系,既有联系，也有区别,68,1、联系： （1）两者反映的经济业务内容相同。 （2）登账的原始依

20、据相同。 2、区别： （1）反映经济业务的详细程度不同。 总分类账提供总括资料 明细分类账提供详细、具体的资料， 有些明细分类账还可以提供实物数量指标和劳动量指标等。 （2）作用不同。 总分类账对所属明细分类账起统驭作用； 明细分类账对有关总分类账起辅助和补充作用。,69,借 原材料 贷 借 原材料A 贷 期初余额 10 期初余额 3 借 原材料B 贷 借 原材料C 贷 期初余额 2 期初余额 5,总分类账户,明细分类账户,明细分类账户,明细分类账户,70,（二）总分类账和明细分类账的“平行登记”,71,平行登记 举例,购入A材料一批,价值10元，货款以现金支付。 购入B材料一批,价值5元，货

21、款未付。 购入A 、C材料各一批,价值分别为15元和20元，由银行转帐付款。 购入B材料一批,价值10元，货款未付。 产品生产领用A材料一批、价值20元。,72,借 原材料 贷 借 原材料A 贷 期初余额 10 期初余额 3 10 10 借 原材料B 贷 借 原材料C 贷 期初余额 2 期初余额 5,总分类账户,明细分类账户,明细分类账户,明细分类账户,购入A材料一批,价值10元，货款以现金支付。 借：原材料 A材料 10 贷：现金 10,73,借 原材料 贷 借 原材料A 贷 期初余额 10 期初余额 3 10 10 5 借 原材料B 贷 借 原材料C 贷 期初余额 2 期初余额 5 5,总

22、分类账户,明细分类账户,明细分类账户,明细分类账户,购入B材料一批,价值5元，货款未付。 借：原材料 B 材料 5 贷：应付账款 5,74,借 原材料 贷 借 原材料A 贷 期初余额 10 期初余额 3 10 10 5 15 35 借 原材料B 贷 借 原材料C 贷 期初余额 2 期初余额 5 5 20,总分类账户,明细分类账户,明细分类账户,明细分类账户,购入A 、C材料各一批,价值分别为15元和20元， 由银行转帐付款。 借：原材料 A 材料 15 C 材料 20 贷：银行存款 35,75,借 原材料 贷 借 原材料A 贷 期初余额 10 期初余额 3 10 10 5 15 35 10 借

23、 原材料B 贷 借 原材料C 贷 期初余额 2 期初余额 5 5 20 10,总分类账户,明细分类账户,明细分类账户,明细分类账户, 购入B材料一批,价值10元，货款未付。 借：原材料 B 材料 10 贷：应付账款 10,76,借 原材料 贷 借 原材料A 贷 期初余额 10 期初余额 3 10 10 5 15 20 35 10 20 借 原材料B 贷 借 原材料C 贷 期初余额 2 期初余额 5 5 20 10,总分类账户,明细分类账户,明细分类账户,明细分类账户,产品生产领用A材料一批、价值20元。 借：生产成本 20 贷：原材料 A材料 20,77,借 原材料 贷 借 原材料A 贷 期初

24、余额 10 期初余额 3 10 10 5 15 20 35 10 20 本期发生额 60 本期发生额20 本期发生额 25 本期发生额20 期末余额 50 期末余额 8 借 原材料B 贷 借 原材料C 贷 期初余额 2 期初余额 5 5 20 10 本期发生额15 本期发生额 0 本期发生额20 本期发生额 0 期末余额 17 期末余额 25,总分类账户,明细分类账户,明细分类账户,明细分类账户,期末结帐,78,平行登记的结果,在会计核算中，通常利用总分类账户与所属明细分类账户之间的上述关系，对总分类账户进行核对，检查账户登记是否正确。,79,例: 原材料总分类账户与所属ABC各明细分类账户间

25、的关系,原材料明细账发生额及余额表（数量略）,同原材料总账相关指标相符,80,应收账款明细账发生额及余额表(金额),又例：,81,四、账簿的登记规则,1、在启用账簿时，应在账簿扉页上填写“账簿启用和经管人员一览表”。 2、应根据审核无误的会计凭证作为登记账簿的依据。 3、登记账簿时的笔和墨水使用须知。 4、登账时各栏次中的内容应填全。 5、按顺序逐页逐行登记。（后例） 6、账簿记录发生错误时的处理。 （后例） 7、原则上，每年都应更换新账簿。 （后例） 8、订本式账簿都有固定的账页顺序号，不得任意撕毁，活页式账簿也不得随意抽换账页。,82,跳行、隔页的处理对角红线,例: 帐户名称:库存现金 P

26、.1,李,83,账页间转页时的“承上启下”处理,例: 帐户名称:库存现金 P.1,例: 帐户名称:库存现金 P.2,84,账簿记录发生错误时的处理,盖章,用橡皮、刀刮、修正液等,5565,5567,1234,85,每年新账簿更换,年初，更换新账簿时的处理,帐户名称：库存现金 P.1,86,五、错账的查找方法,会计工作的错误分为两种：,1. 会破坏试算平衡的错误,2. 不会破坏试算平衡的错误,试算平衡 是检查分类账错误的基本方法,87,错误类型与试算平衡的关系,88,错误类型与试算平衡的关系,注： 因有些错误是通过试算达到平衡后也无法发现的，所以，期末经试算平衡后，只能说记帐工作基本正确，而不能

27、说绝对正确。,89,1. 影响试算平衡的错账的查找方法,全面检查法 个别检查法,正查法 逆查法,差数法 除 2 法（差数可被2除尽） 除 9 法（差数均可被9除尽）,90,正查法与逆查法,正查法 记账凭证 原始凭证 记账凭证 帐簿记录 账户结账计算的正确性 抄入试算表数据的正确性 试算表有关合计数正确性,逆查法 同正查法顺序相反,实际工作中常用逆查法,因差错往往出现于后期,91,差数法,当出现不平衡时，看差数是否与有关业务的数字相同,通常 借贷方发生了单方面的遗漏登账,92,除 2法,当出现不平衡时，看差数除 2后，所得数字是否与有关业务的数字金额相同,通常 有可能出现借贷方发生额均记入了某一

28、方（借方或贷方）的差错,93,除 2 法 举例,适用错误类型：借贷均记入同一方向,分录： 借：银行存款 A 贷：应收账款 A,银行存款,应收账款,A,A,94,除 2 法 举例,适用错误类型：借贷均记入同一方向,分录： 借：银行存款 A 贷：应收账款 A,借方 贷方 A+A+B+C+D B+C+D 2A2=A,银行存款,应收账款,A,A,95,除 9 法 举例,适用错误类型：过账时金额过错,例1： 借：银行存款 100 贷：应收账款 100,（1）数字移位类差错 (即，数字放大缩小或涉及小数点点错),适用错误类型：过账时金额过错,银行存款,应收账款,100,10,96,除 9 法 举例,适用错

29、误类型：过账时金额过错,例1： 借：银行存款 100 贷：应收账款 100,（1）数字移位类差错 (即，数字放大缩小或涉及小数点点错),适用错误类型：过账时金额过错,银行存款,应收账款,100,10,借方 贷方 100+B+C+D 10+B+C+D (100-10)9=10,97,除 9 法 举例,适用错误类型：过账时金额过错,例3： 借：银行存款 440 贷：应收账款 440,（1）数字移位类差错 (即，数字放大缩小或涉及小数点点错),适用错误类型：过账时金额过错,银行存款,应收账款,440,44,借方 贷方 440+B+C+D 44+B+C+D (440-44)9=3969=44,98,除

30、 9 法 举例,适用错误类型：过账时金额过错,例3： 借：银行存款 38 贷：应收账款 38,（2）数字颠倒类差错,适用错误类型：过账时金额过错,银行存款,应收账款,38,83,借方 贷方 38+B+C+D 83+B+C+D (83-38)9=459=5,结果通常是”一位数”,99,邻位数字颠倒便查表,100,2. 不影响试算平衡的错账的查找方法,(1)重记或漏记一项经济业务 不影响试算表试算平衡，只是发生额不正确。 A、将本期全部记账凭证的发生额相加 检查： 核对 B、试算平衡表本期发生额合计 A B 漏记 B A 重记 (2)会计分录中用错了会计科目 （差错的发现比较难） 检查：重新审核每

31、一张记账凭证的账户对应关系,101,六、错账的更正方法,102,划线更正法,使用前提： （1）记帐凭证正确，登帐时出现笔误 (如数字错,记错账户) （2）尚未结帐,3567,3585,盖章,103,划线更正法,使用前提： （1）记帐凭证正确，登帐时出现笔误 (如数字错,记错账户) （2）尚未结帐,3567,3567,85,3585,盖章,不对,104,划线更正法,使用前提： （1）记帐凭证正确，登帐时出现笔误 (如数字错,记错账户) （2）尚未结帐,3567,盖章,将正确数字误认为错误而划去时的处理,105,红字更正法,使用前提： 记帐凭证有错，按错误的记帐凭证登了帐。 适用范围： 所有同类错

32、误。,使用前提： 记帐凭证有错，按错误的记帐凭证登了帐。 适用范围： * 仅数字错误。 * 错记数 应记数,全额更正,差额更正,106,补充登记法,使用前提： 记帐凭证有错，按错误的记帐凭证登了帐。 适用范围： * 仅数字错误。 * 错记数 应记数,107,错帐更正举例：,李明报销差旅费500元，出纳以现金支付。,全额红字更正,处理1： 借：生产成本 500 贷：库存现金 500,库存现金,生产成本,期初A,500,500,108,错帐更正举例：,李明报销差旅费500元，出纳以现金支付。,全额红字更正,处理1： 借：生产成本 500 贷：库存现金 500 处理1更正： 借：生产成本 500 贷：库存现金 500,借：管理费用 500 贷：库存现金 500,库存现金,生产成本,期初A,500,500,109,错帐更正举例：,李明报销差旅费500元，出纳以现金支付。,全额红字更正,处理1： 借：生产成本 500 贷：库存现金 500 处理1更正： 借：生产成本 500 贷：库存现金 500,借：管理费用 500 贷：库存现金 50