公文处理与公文格式(精华版)

1、公文处理与公文格式,公文 格式,公文处理,一、公文的概念 二、公文的种类 三、公文的行文规则 四、公文处理常见错误,第一部分 公文处理,公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。 我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。,一、公文的概念,广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而产生的文字材料。,狭义的公文是指党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书。,传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情

2、况,1.公文出自于党政机关。 2.公文一旦发布实施，就必须执行。 3.公文是一种组织领导和行政管理的工具。 4.公文必须按照法定的体式和程序进行撰写、处理。,公文的概念要素,1.政治性 2.政策性 3.权威性 4.实用性 5.稳定性 6.广泛性,1.领导与指导 2.联系与知照 3.宣传与教育 4.凭证与依据,公文的特性和作用,中 国 共 产 党机关公文处理条例,国家行政机关 公文处理办法,1996年5月,2000年8月,以往党政机关公文处理的两大法典,党政机关公文处理 工作条例,2012年4月,党政机关公文 全面统一,统一格式前,二、公文的种类,统一格式后（15种）,1.决议。适用于会议讨论通

3、过的重大决策事项。 2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。,15个文种的适用范围,8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重

4、要情况。 10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12.批复。适用于答复下级机关请示事项。 13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,15个文种的适用范围,1.按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。,2.按时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。,3.按涉密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。,4.根据公

5、文制发机关性质，可分为党政公文、法规文件、外交文件、司法文件等。,5.根据文件来源及发生、使用的范围可分为：通用文件、专门文件、普发文件、单发文件、公布文件、内部文件等。,公文的分类,三、公文的行文关系及规则,一是逐级行文 二是多级行文 三是越级行文 四是直达行文 五是直接行文,1.行文关系：是指各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。根据组织关系和工作需要，采取不同的行文方式。,向上级 机关行文,（1）,向下级 机关行文,（2）,向同级 机关行文,（3）,向上级机关行文,原则上主送一个上级机关 ，不抄送下级,重大请示、报告事项应授权后上报,下级机关请示不得原文

6、转报上级机关,请示必须一文一事一请,不以个人名义发文，不向领导个人行文,受双重领导机关上报文件，必要时抄送,向下级机关行文,主送受理机关，根据需要抄送相关机关,部门和单位不得向下级发送指令性文件,部门在职权范围内可向下级相关部门行文,涉及多部门事务必须事先协商一致,向双重领导下级单位发文必要时可抄送,向平级机关行文,同级机关必要时可以联合行文,党委、政府的部门依据职权可以相互行文,部门内设机构不得对外正式行文,1.报告与请示混淆不清 2.生造或乱用文种 3.上下级机关联合行文 4.平级之间使用上行或下行文种 5.上级给下级滥发指示 6.行文给领导者个人,那些年， 我们一起“错过”的公文,四、公

7、文处理 常见错误,两个共同点：a.两者都是上行公文，即由下级向上级行文。 b.两者都是用于反映情况。,四个不同点：a.请示必须给予批复或答复，报告则不必。 b.请示的发送时间必须在事情办理之前。 c.报告可以同时报告若干情况或事，请示必 须一事一文。 d.请示必须向上级直接主管部门行文，报告 的对象可以是上级主管部门，也可以是上 级领导人或非主管部门。,1、报告与请示混淆不清,使用党和国家公文法规规定以外的文种即为生造文种，如“汇报”、“批示”、“批转”、“转发”等。其中“汇报”系公文处理中的常用术语，不能作为文种；“批示”在建国初期曾经一度作为正式公文文种使用，但后来已明令不用；“批转”和“

8、转发”只是两种重要的公文发布形式，仍旧不能作为公文文种使用。,2、生造或乱用文种,上级机关与下级机关、或机关与所属部门不能联合行文。如市卫生局与其下属单位市疾控中心联合行文，市委组织部与其内设的市党员电教中心联合行文都是错误的。正确的做法是以主管部门的名义行文即可。,3、上下级机关联合行文,平级或不相隶属机关之间，相互使用请示、报告或指示性通知等行文。 如市住建委与市人保局同属正县级单位，在向市人保局申请办理某事时，本应以“函”申请，为表示尊敬却用了上行文种“请示”，而对方在复文时，本也应用“函”，结果用了下行文种批复。双方本是平级单位，而在此事上变成了上下级。这是错误的。,4、平级之间使用上

9、行或下行文种,一些上级部门喜欢给自己无业务指导关系的下一级部门行文指挥。如：某市教育局给各县、区教育局、卫生局行文，要求为教师开设专家门诊。市教育局与区卫生局没有业务指导关系，这样发文显然是不妥的，正确的做法应该是与市卫生局联合行文。,5、不看对象滥发指示,不少领导出于求快的愿望，喜欢将请示直接行文给主管领导者个人；有的单位请示在送上级机关办公部门的同时，又自己找有关领导同志批示答复。这样既不符合行文规则，又不利于文件的准确、快速办理，容易形成文件倒流，秘书部门很难处理，有时还会误事。因此，一般情况下，公文特别是请示不应主送给领导个人。,no!,6、行文给领导个人,公文行文应当确有需要，注重实

10、效，坚持少而精，并应注意以下几点：,一是主送与抄送应准确得当。 二是一般应一文一事。 三是准确把握联合行文规定。 四是严格按照隶属关系行文。,公文处理so easy,第二部分 公文格式,公文格式即公文的规格样式, 是公文的权威性、严肃性在形式上的体现。它包括：,一 公文文面格式,二 公文文字格式,三 公文体裁格式,2012年4月党政机关公文处理条例发布后，国家质检总局、国家标准化管理委员会发布了国家标准gb/t 9704-2012党政机关公文格式，并于2012年7月1日发布实施 。,1.标题应标注发文机全称，排于分隔线下空2行,2.主送机关应使用仿宋体,3.此处应标注发文机关,4.成文日期用阿

11、拉伯数字,5.主题词已取消,6.平级单位应使用“抄送”,7.印发机关前空一字,8.单页码应右空一字,9.版记应放于公文末尾,1.发文字号应用仿宋体字,2.年份应用六角括号,3.标题中括号用错,4.主送机关不规范,5.主题词已取消,6.未标注页码,公文格式为什么要标准化?,1.公文特定效力的必然要求 2.公文特定形式的必然要求 3.公文处理工作规范化的必然要求。 4.与国际接轨的必然要求。 5.信息化时代的必然要求。,新旧公文格式的不同处,1.最大特点：将党委的条例和行政的办法合并为新的条例； 2.规范了承载公文的介质，包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；统一了公文用纸幅面，采用国际标准a4

12、型纸。 3.调整了公文的组成要素，并将这些要素在页面上重新确定了标注位置；,4.对公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范； 5.取消了主题词和共印份数，增加了页码的表述； 6.发文机关标志中，取消了发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的发文机关标志，换成了发文机关全称或者规范化简称。 7.主送机关位置更灵活，当首页排放不下主送机关时，可放在抄送机关的位置。,新旧公文格式的不同处,第一节 总体要求,一、开本,1.用纸：党政机关文件统一采用a4型用纸，采用6080g/m2胶版纸或复印纸，横向耐折度 15次，不透明度85%，ph值为7.5-9.5，纸张白度在

13、80%-90%。 2.幅面：成品幅面尺寸为297 210毫米。,二、版心,公文版心尺寸为宽156mm，长225mm（不含页码）。版面上空约37mm1mm，订口（左白边）空28mm1mm，下空约35mm1mm（含页码）。 党政机关公文一般每页22行，每行28个字，并撑满版心。为便于印制，每页的行数可适当调整为21行或23行。在调整行数时适当调整行间距，以保证版心高度的相对固定和版面的美观。,297mm,210mm,37mm+1mm 天 头,35mm+1mm,28mm+1mm 订 口,版 心 示 例,1,7mm,标点符号用法采用国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2011年12月30

14、日发布、2012年6月1日实施的标点符号用法，并按规定要求使用，注意符合中文排版规范。,三、标点,（ ）奥运会的优势项目有跳水、羽毛球、体操等。 （ ）今年我们将开设“党建知识”“市场营销”两门课程。 （ ）五四青年节期间，我们上街开展了宣传活动。 （ ）主任宣布：今后必须做到：第一，按时上班；第二，不得无故早退。 （ ）你的选择只能是：要么撤退，主动辞职；要么前进，志在必得。, ,（）奥运会的优势项目有跳水、羽毛球、体操等。 （）今年我们将开设党建知识市场营销两门课程。 （）“五四”青年节期间，我们上街开展了宣传活动。 （）主任宣布，今后必须做到：第一，按时上班；第二，不得无故早退。 （）你

15、的选择只能是，要么撤退，主动辞职；要么前进，志在必得。,标点案例,四、字体字号及文字的颜色,1.字体字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特殊情况可以作适当调整。 2.文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,字体字号使用类别表,五、制 版,制版时要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。,六、印 刷,公文印制要求双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm，黑色油墨应达到色谱所标bl100%，红色油墨应达到色谱所标y80%、m80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。,公文应左侧装订，不掉页，两页码之间误差不得超过4mm。裁切后

16、的成品尺寸允许误差+2mm，四角成90度,无毛茬或缺损。 公文一般采用骑马订的方式装订，无法用骑马订时采用平订的方式装订。 a.订位为两钉，外钉眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm； b.无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； c.骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3-5mm。,七、装 订,第二节 版头部分, ,中 共 新 余 市 委 文 件,公文首页版式（图例）,份 号,密级和保密期限,发 文 字 号,紧 急 程 度,签 发 人,发文机关标志,分 隔 线,新 余 市 卫 生 局 新 余 市 民 政 局,联合行文版式（图例）,份 号,密级和保密期限,发 文 字 号,紧 急

17、程 度,发文机关标志,文 件,签 发 人,分 隔 线,（一）份号（编号）,即公文印制份数的顺序号。,公文标注份号有利于文秘人员对公文的管理和利用，掌握公文的去向，也便于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。 并不是所有的公文都需要编制份号，但涉密公文应标注份号。,份号的标法,公文份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角的第一行，份数不足6位数的前面均用0补足。,（二）密级和保密期限,按照保密法的规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密” 。,密级的标法,密级和保密期限，一般用3 号黑 体字，顶格编排在版心左上角第二 行位置（即份号的下方）。如需同时标识保密期限，密级

18、和保密期限之间用实心“”隔开，密级二字中间不空字。 没有保密期限的，密级二字中间空1字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。,（三）紧急程度,即对公文送达和办理时间的要求。,紧急公文应分别标明特急、加急。 一般的公文都不标注紧急程度，急件都采用电报或发电的形式，分特提、特急、加急和平急四种。,其中，特提电报要求随到随办，特急、加急和平急电报紧 急程度依次降低，特提为最高级。,紧急程度的标法,公文如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行编排。,（四）发文机关标志,即人们常说的“红

19、头”。除在报刊上公开发表的公文不使用发文机关标志外，公文都应使用发文机关标志，以示公文的庄重和权威性。,发文机关标志图例,发文机关标志的标法,1.发文机关标志可由发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，也可用发文机关全称或者规范化简称。 例如： 发文机关全称（+文件）： 中国共产党新余市委员会 新余环境保护局 发文机关规范化简称（+文件）： 中共新余市委 新余市环保局,发文机关标志的标法,2.发文机关标志居中排布在公文首页上部，上边缘至版心上边缘为35mm。推荐使用小标宋体字，颜色为红色；以醒目、美观、庄重为原则。,3.与99版国标相比，平下行文和上行文的发文机关标志位置已完全统一，各级

20、党政机关在设计和印制空白的红头文件用纸时，不需要使用不同留白格式的红头纸。,联合行文时，发文机关标志既可用主办机关的名称，也可用联署机关的名称。 若要把联合行文单位的发文机关标志都排上，一般应当将主办机关名称排列在前，如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。字号的大小看字数多少，但字号应不大于上级机关的发文机关标志。,（五）发文字号，即机关制发公文的编号。,由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。,中共新余市委文件,发文机关代字,发文序号,发文年份,发文字号的标法,发文字号一般用3号仿宋体，简称要准确而没有歧义，年份应标全称，如“2012”

21、，不能用简称“12”；用中文六角括号“ ”括起来，不能用西文的方括号“ ”或“【】”；顺序号不编虚位号，顺序号前不能加“第”字。如“余办发20121号”，不能写成“余办发2012第001号” 。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 联合行文只标主办机关的发文字号。,（六）签发人，即机关签发文件的负责人。,上行文均需标注签发人，以表示对该文件的负责。签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。 标注签发人的文件，发文字号居左空1字，签发人及签发人姓名标右侧，右侧后空1字。,联合行文签发人的标法,联合行文的

22、单位均应标签发人，签发人姓名按发文机关的排序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人排第一行，其他单位的签发人按版头的排序往下排。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。,联合行文签发人的标法图例,（七）版头中的分隔线,发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色分隔线，其高度一般不小于0.5mm。 关于分隔线中的使用问题 1.行政公文一律用直线分隔线，不加。 2.党委文件一般不加。但至今中共中央办公厅尚未对此作出明确要求，因此参照中央、省委做法，市委的余发、余办发文件暂且保留，各单位党组（党委）文件可参照执行。,第三节 主体部分

23、,由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件七部分组成。,中共新余市委办公室,标 题,主送机关,正 文,中共新余市委办公室关于xxxx的通知,各县（区）委，市委各部门，市直各单位党组（党委）： 经市委同意，决定在全市开展xxxxxxxx活动，现将有关事项通知如下：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 附件：xxxxxxx活动方案 中共新余市委办公室 2012年3月4日,附件说明,发文机关、成文 日期、印章,附件另起一页,（此件发至县团级）,附 注,公文主体部分图例,（一）标

24、题,1.公文标题组成“三要素”：发文机关全称或规范化简称+事由+文种。,2.特殊情况下，公文标题的三个要素也可省略其中某项，如一些公告性的公文，标题中发文机关名称和公文主题可省略，只写“公告”、“通知”等。,3.标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。其他可用的标点符号有：引号、顿号、括号、破折号等。 4.事由部分多个机关、人名并列时，应用顿号分开，不使用空格。,中共中央办公厅 国务院办公厅 关于进一步加强人民政协提案办理工作的意见,标题图例,发文机关名称,事 由,文 种,标题的排法,位于红色分隔线下空2行位置，用2号小标宋体，一行或多行居中排布。多个发文机关名称之间用空格分开，不

25、加顿号，换行时省略。 标题所占行数太多出现把正文挤出首页情况时，可以变通，将标题上移，不必在分隔线下空2行，可采取空1行甚至不空行。必须确保公文首页显示正文。,多行标题的排法（一）,多行标题换行时，注意合理断行掐句，做到词意完整，排列得当，长短适宜。尽量做到回行不断开词意。,多行标题的排法（二）,多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或菱形，避免出现上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形，两行的标题要避免等号型排法。,多行标题的排法（三）,三个以上机关联合发文，标题里不能排一行、需转行时，每个单位名称之间要加顿号分隔，不用空格。,中共新余市委、新余市人民政府、新余军分区关于印发进一步加

26、强和改进新时期 工作 的意见的通知,两行标题的排法,三行标题的排法,四行标题的排法,避免出现的三种排法,第一种：三行长度一样的长方形的排法,中共新余市委 新余市人民政府 关于进一步加强 工作的通知,第二种：两行长度一样的等号形的排法,中共新余市委 新余市人民政府 关于进一步加强巡视工作的通知,第三种：上下长、中间短的沙漏形的排法,中共江西省委 江西省人民政府关于印发进一步加强和 改进提案办理工作的意见的通知,转发类通知标题的技术性处理,例：某县委办、政府办的一份转发文件： 中共乌有县委办公室 乌有县人民政府办公室 关于转发市委办公厅、市政府办公厅关于转发省委办公厅、省政府办公厅关于转发中共中央

27、办公厅、国务院办公厅(关于2012年元旦、春节期间继续不搞相互走访和拜年活动的通知)的通知)的通知的通知,*文字过长，表达繁琐。*转折过多，表达不畅。 *拗口难读，主旨模糊。*层层转发，浪费财物。,转发类通知标题的技术性处理,1.省略法,2.替代法,3.直转法,发文机关转发原标题,4.简称法,联合发文机关用“等”字省略,用原文件的发文字号代替,发文字号事由,使用规范化简称,省过中间环节，直接转发上级文件,1.主送机关指受理公文的机关，即公文发送的对象。 2.主送机关名称应当用全称或规范化简称或同类型机关的统称。使用简称要规范、准确；使用统称，包括地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。 3.主送机

28、关位于标题下方、正文上方，顶格排印。 4.向上级机关行文，原则上只能主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。 5.公布性及部分法规性公文不标注主送机关。 6.如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,（二）主送机关,主送机关的排法,主送机关在标题下空一行，用3号仿宋体字，左侧顶格排，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。2个字的主送机关（如省委、市委），中间不能用空格，几个主送机关的只能前后排，而不能上下排。 当主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。,主送机

29、关排法图例,市委、市政府联合发文主送机关,（三）正 文,公文的主体部分，用来表述公文的内容。包括开头、中间（即全文的核心部分）、结束语。 正文的格式是为内容服务的，以能充分表现内容为前提。公文首页必须显示正文，以确保公文的严肃性、真实性。,正文的排法,正文编排在主送机关下一行，一般用3号仿宋体，如果是转发文件前面的引言，则用楷体。 标点符号要符合排版规则，数字、年份不能折行。 正文的每个段落首行前空2个字，段尾力求避免单字成行、单行成页。 每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了突出层次，可在段落之间加入一个空行。主送机关和正文之间不能空行。,正文中层次序号的排法,第一层为“一、”，第二

30、层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。文中小标题的层次字体第一层3号黑体，第二层为楷体，第三层及以下用仿宋体。注意，（一）和（1）后面不能加顿号。层次序数可以越级使用，如公文结构只有两层，第一层用“一、”，那么第二层可用“（一）”，也可用“1.”。 正文中的数字有个特例，每另起一段的数字后面的标点，应用圆点，而不能用顿号。但文中的数字后面则用顿号（如图）。,层次序号排法图例,例： 一、第一层小标题为黑体字不加粗 （一）第二层为3号楷体字 1.第三层为仿宋体字 （1）第四层及以下都为仿宋体字。文中 小标题的层次字体为第一层为3号黑体字。 1、第二层为楷体字。2、第三层及以下为仿

31、宋体字在正文中除个别大的稿件如总结、计 划、工作安排等为了突出中心，会将一段中 心思想用黑体字标出来外，一般都不在文中 设置体字。3、另外，正文中的数码字有个特 例，每另起一段的数码字后面的标点，应用 圆点，而不能用顿号。文中数码字后用顿号。,阿拉伯数字和汉字数字的用法,（四）附件说明,如公文带有附件，则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件说明。附件说明排在正文下空一行、左空2字，用正文相同的字体标识“附件”，后面标全角冒号和附件名称，也可在正文中用“（见附件x）”或“附后”注明。,如有多个附件，应用阿拉伯数字标明序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称

32、的首字对齐。如下例： 附件：1.公务用车使用情况登记表 2.机关干部职工编制情况统计表 3.新余市集中清理规范公务用车 实施细则,多个附件说明的排法,1.公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。 2.正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要一致。正文里是附件1，后面必须是附件1，不能写作附件一。 3.在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。,关于附件说明的注意事项,（五）发文机关署名、成文日期和印章,1.这三个要素是本次国家标准修订是规则变化最大的。 2.这三个要素联系，

33、编排位置相互影响，构成了公文的生效标志。 3.加盖印章与不加盖印章的公文其发文机关署名和成文日期体例不一样。 4.对加盖签发人签名章的公文提出了新的编排要求。,1.发文机关署名,(1)发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称，应当与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。 (2)公文一般以发文机关名义署名，特殊情况（议案、命令等）需要由签发人署名的，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。 (3)联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。 (4)不管是单一行文、联合行文，一般须标注发文机关署名（99版国标中，单一机关和两个机关行文不要求

34、署名，三个以上机关联合行文时才须标注）。,2.成文日期,(1)成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。 (2)成文日期署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 (3)成文日期在公文中的标注位置有两种，一是在公文标题之下，写全年、月、日并用圆括号“（）”括起来，如会议通过的决议、决定等公文；二是在公文正文或附件说明的右下方标注，写全年、月、日，一般采用后者。 (4)成文日期中的数字统一使用阿拉伯数字，如：2012年7月1日，月、日不编虚位。不得再用中文数字，如：二一二年九月三日，这一点是与以往不一样的。,3.印 章,(1)公文加盖印章是体

35、现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。 (2)公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。 (3)上行文，一定要加盖印章。 (4)有特定发文机关标志的普发性公文（如成文日期标注在标题下的决定、决议等文件）、电报和纪要一般不加盖印章。 (5)联合下行文时，所有联署行文机关均须署名并加盖与发文机关署名、发文机关标志相符的印章。 (6)签发人签名章也属于印章的一种特殊形式。,成文日期一般右空4字编排，印章用红色，不得出现空白印章。,单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文

36、机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。,（1）加盖印章的公文,单一机关行文（加盖印章）的公文图例,联合行文时，一般应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,(1)加盖印章的公文,联合机关行文（加盖印章）的公文图例,(1)加盖印章的公文,联合行文加盖印章公文图例,(2)不加盖印章的公文,(1)单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右

37、空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 (2)联合行文时，应先编排主办机关的署名，其余发文机关署名依次向下编排。,联合机关行文（不盖印章）的公文图例,单一机关行文（不盖印章）的公文图例,(1)单一机关制发的公文加盖签发人名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空4字编排成文日期。 (2)联合行文时，应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名

38、章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排1个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应标注全称。 (3)签名章一般用红色。,(3)加盖签发人名章的公文,特殊情况处理,当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。务必使正文和印章同处一页，不留任何空白。 如果出现仍无法解决的极特殊情况，如多个机关联合下行文，联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，也可以采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。,（六）附注（又叫发布层次或印发传达范围）,1.附注是公

39、文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。注意，附注不是对正文内容的解释。 2.印发传达范围一般针对平行文和下行文，如“此件公开发布”、“此件发至县团级”等。 3.请示件应在附注处注明联系人及联系电话。 4.附注使用3号仿宋体，紧接 着成文日期下一行（无落款的放在 正文下一行），居左空2字，并在 文字外加圆括号，回行时顶格。,附注（公文印发传达范围）图例,(七) 附 件,附件是正文的补充、说明或参考材料，是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料，对公文正文起说明、解释、补充、证实、参考作用，是公文正文的有机组成部分，同正文具有同等效力。,1.附件应当另页

40、编排，即不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。 2.附件排在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与公文正件不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标注文件发文字号并在其后标注附件二字及序号。 3.附件正文左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，有几个附件时还应标注序号、如附件1、附件2等，其后不加冒号。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。 4.附件标题与“附件”两字之间空开一行，即附件页的第3行。,附件的排法,附件2 新余市城管委员会各成员单位责任分工 新余市城管委员会各成员单位责任分工新余市城管委员会各成员单位责任分工新余市城管委员会各成员单位责任,与正文一起装订

41、的附件图例,与正文不能一起装订的附件图例,余办字201246号 附件2 新余市城管委员会各成员单位责任分工 新余市城管委员会各成员单位责任分工新余市城管委员会各成员单位责任分工新余市城管委员会各成员单位责任,1.批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附件说明，直接另面编排，附件中首页也不标注“附件”二字。其他格式方面的要求与正文一致。 2.附件必须位于版记之前编排，这是很多单位在实际操作中容易忽视的一点。如果在版记之后编排装订附件，由于版记是公文结束的标志，附件就不能视为此公文 的组成部分了。,值得注意的两个问题,公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的

42、部分称为版记。,版记部分图例,印发机关,抄送机关,版记分隔线,抄送：省委办公厅、省政府办公厅、省委农工 部、省 科技厅、省民政厅。,中共新余市委办公室秘书科 2012年3月15日印发,印发日期,1.版记一定要放在公文的最后一面的最下面的位置，并且一定在偶数页上（国标要求公文双面印刷）。 2.条例已经全面删除了主题词、印发份数2个要素。 3.在转发文件中，被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。 4.公文的篇幅如果在一个折页以上，公文的页数一般应是4的倍数（一般为a3纸印刷，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白页有多少，版记页和空白页都不标页码。,版记部分注意事项,版记中的分隔线与版心等宽（即156mm），首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐使用