流通服务行业实施工具-13操作手册库-xx供应链

XXXX贸易ERP系统供应链管理操作手册版本号10编写记录编写人编写时间编写内容采购业务库存业务销售业务目录1采购流程411普通采购业务4111采购合同4112采购订单录入5113录入到货单8114录入采购入库单10115采购发票13116付款单15117采购费用处理18118采购查询21119业务应付查询2212集中采购流程22121请购单23122采购订单24123到货单26124采购入库单27125采购发票27126付款单28第二种情况分收集结28121请购单28122采购订单29123到货单31124采购入库单32125采购发票32126付款单33127内部交易结算3313直拨销售采购36131采购订单37132采购入库单37133采购发票37134付款单372销售流程3721赊销流程37211销售订单37212销售出库单42213销售发票45214收款单46215销售查询47216业务应收查询，4922现销流程49221销售订单49222收款单49223销售出库单50224销售发票5023跨公司销售50231销售订单50232调拨订单50233调拨出库单51234销售发票52235内部交易结算52236收款单5424直拨销售采购54241销售订单55242销售出库单55243销售发票56244收款单563库存管理5631转库（移库）56312其它出库单58313其它入库单5932分拣包装61321形态转换单61322其它出库单62323其它入库单63324分拣费用6333盘点65331盘点单66332其它出入库单6634公司间调拨66341调拨订单66342调拨出库67343调拨入库67344内部交易结算67说明本文档用于指导公司采购执行人员对系统采购管理及库存管理模块进行日常操作维护，对系统操作步骤进行图文说明。1采购流程11普通采购业务普通采购业务是指爱普本级及下属公司自行与供应商签订采购协议，货物采购合同、订单、到货、入库以及结算都在各自帐套中进行操作，各公司根据实际需求，需要自主采购有采购权限的货物时，选择该流程。111采购合同与供应商签订完合同后，确定采购，录入【采购合同】（1）采购合同采购合同功能节点供应链合同管理日常业务采购合同（2）增加采购合同根据合同的性质不同，可以【自制】采购合同，也可根据【请购单】增加采购合同。系统将弹出采购合同的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。内容审核无误后，进行【审核】112采购订单录入有采购需求，并且和供应商已经达成协议，做采购订单，订单需要报给供应商，供应商根据订单流向信息发货（1）维护采购订单采购订单功能节点供应链采购管理采购订单订单处理维护订单。（2）增加采购订单采购订单录入可有2种情况A在卡片窗口点击【业务类型】【爱普采购流程】，再点击【增加】【自制单据】B在卡片窗口点击【业务类型】【爱普采购流程】，再点击【增加】【采购合同日常业务】系统将弹出采购订单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。内容审核无误后，可进行【审核】录入内容表头手输单号即采购订单号或是合同号，必填项订单编号由系统自动生成订单日期自动生成业务流程自动生成采购组织选择项，必填供应商可选择系统已录入的供应商，必填采购部门可选择系统已录入的采购部门，必填采购员可选择系统已录入的采购部门，必填运输方式选择项，必填注意采购订单中的“批次号”可不填写。表体【存货信息】存货编码选择项，必填存货名称选择存货编码后自动带出批次号采购订单时，可填，可不填数量按吨单价以人民币为基准金额数量单价录入后自动带出【到货信息】主要是给供应商报流向。收货库存组织，收货仓库，流向，收货地址【采购政策】自动生成【执行结果】此时的执行结果中没有信息，待到货、入库后才会体现。例如【到货信息】【采购政策】【执行结果】此时的执行结果中没有信息，待到货、入库后才会体现。（3）审核采购订单。所有内容填写完毕，审核无误后，单击【审核】，完成采购订单制作。113录入到货单供应商会报给我们供应商发货的车号，数量等信息，这时做【到货单】。到货单打印发给外租仓库，外租仓库根据到货单信息进行收货（1）维护到货单到货单功能节点供应链采购管理到货维护到货单（2）增加维护到货单在卡片窗口点击【业务类型】【爱普采购流程】，再点击【增加】【采购订单】，系统将弹出到货单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。2122此时系统需要选择上级取数，即参照具体某个采购订单的数据生成到货单，打勾后选择【确定】23将维据到货单的内容填写完整，特别是录入“车号”等信息。完成后，点击【审核】114录入采购入库单采购入库单是和到货单同时录入，到货单做完后，做采购入库单。入库单会改变现有库存接存量和可用量。这时外租仓库一般都还未入库。（1）采购入库单采购入库单功能节点供应链库存管理入库业务采购入库（2）增加采购入库单在卡片窗口点击【业务类型】【爱普采购流程】，再点击【增加】【采购到货】，系统将弹出到货单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”（2）1到货生成入库，选择自定义条件，进行查询。22此时系统需要选择上级取数，即参照具体某个采购到货的数据生成入库单，打勾后选择【确定】注意此时只能选择其中一个仓库的数据。（2）3此时填写实际到货数量，原则与“到货单”数量一致。可以点【自动取数】自动取数，也可手动填写实收数量。此时“批次号”必须填写，注意“仓库”是否正确。（2）4所有数据确认无误后，点击【保存】（2）5【保存】后的数据，经审核后点击【签字】115采购发票等收到供应商开的采购发票后，在系统中录入采购发票。（1）采购发票采购发票功能节点供应链采购管理采购发票维护发票（2）增加维护发票在卡片窗口点击【业务类型】【爱普采购流程】，再点击【增加】【库存采购入库】，系统将弹出到货单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”2122此时系统需要选择上级取数，即参照具体某个采购到货的数据生成入库单，打勾后选择【确定】23手动录入发票号，或是由系统自动生成，数据无误后单击【保存】24【保存】后，经审核无误后单击【审核】116付款单爱普实际付款后，在系统中录入【付款单】（1）付款单功能节点财务会计应付管理日常业务单据处理单据管理。（2）双击单据管理，再单击【查询】，选择查询条件选择“已保存”状态的对应“采购应付单”（3）对于选中的【采购应付单】进行【审核】（4）采购应付单录入后，进行付款录入。【付款录入】功能节点财务会计应付管理日常业务单据处理付款录入。5第一种情况，根据采购应付单进行付款录入操作。（付款时供应商的采购发票已经收到，系统中已经结算产生财务应收【采购应付单】）进行条件查询对符合查询条件的进行打勾，并确定对选中的【采购应付单】自动产生的【付款录入】进行【保存】6第二种情况，通常的业务操作中，是先进行付款，后到发票。系统还未生成财务的采购的应付单，不能参照应付单生成付款单，所以要先进行付款录入。自制单据收付通用流程，主要录入的内容客商、付款金额，填制完毕后进行保存。117采购费用处理1171费用发票当收到采购环节中的费用票时，这时候把这些发票录入在系统中，方便以后采购成本计算。（1）费用发票功能节点供应链采购管理采购发票维护发票。（2）在卡片窗口点击【业务流程】【费用发票】，再点击【增加】（3）填制【维护发票】，填入发票号，供应商，存货名称，金额。特别注意存货名称应该选择【存货档案】中的【费用】1172费用结算费用发票录入完成审核之后，需要和采购的入库单进行结算，才会分摊到采购成本中去。采购结算方法如下（1）费用结算供应链采购结算结算费用结算。（2）查找对应的【发票】与【入库单】进行勾对。单击【入库单】进行分摊。118采购查询【业务应付】查询可通过供应链采购管理采购查询119业务应付查询【业务应付】查询可通过财务会计应付管理帐表查询余额表OR明细表。12集中采购流程集中采购业务是指爱普下属公司向本级申报采购需求，由本级审核请购后统一向供应商进行采购，货物发往指定仓库，可以是本级与供应商结算或由下属公司与供应商结算。即下属公司需要对无采购权限货物进行采购时选择本流程。集中采购可分为1、分收分结即子公司收货，子公司进行发票结算2、分收集结即子公司收货，母公司进行发票结算3、集收集结即母公司收货，母公司进行发票结算第1、2种情况进行举例，第3种情况做普通采购，现在看第1种情况。分收分结。121请购单由子公司制作请购单，（1）请购单请购单功能节点供应链采购管理请购维护请购单（2）增加请购单单击【增加】系统将弹出请购单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。内容审核无误后，进行【审核】注意需求公司与需求库存组织为子公司采购公司与采购组织为母公司122采购订单此时切换至“母公司”帐套，制作【采购订单】。（1）维护采购订单采购订单功能节点供应链采购管理采购订单订单处理维护订单。（2）增加采购订单在卡片窗口点击【业务类型】【爱普集中采购】，再点击【增加】【请购单】，系统将弹出到货单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。21选中请购单，生成采购订单123到货单此时需要进入“子公司”帐套，制作【到货单】。操作方法与普通采购相同。此时的查询条件采购公司必须选择“母公司”124采购入库单此时需要进入“子公司”帐套，制作【采购入库单】。操作方法与普通采购相同。注意“批次号”“仓库”必须填写125采购发票此时需要进入“子公司”帐套，制作【采购发票】。操作方法与普通采购相同。126付款单【付款单】从【采购应付单】取数，支付对象为【供应商】。操作方法与普通采购相同。第二种情况分收集结121请购单由子公司制作请购单，（1）请购单请购单功能节点供应链采购管理请购维护请购单（2）增加请购单单击【增加】系统将弹出请购单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。内容审核无误后，进行【审核】注意需求公司与需求库存组织为子公司采购公司与采购组织为母公司122采购订单此时切换至“母公司”帐套，制作【采购订单】。（1）维护采购订单采购订单功能节点供应链采购管理采购订单订单处理维护订单。（2）增加采购订单在卡片窗口点击【业务类型】【爱普集中采购】，再点击【增加】【请购单】，系统将弹出到货单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存，如果没有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出”。21选中请购单，生成采购订单注意此时的收货公司为“子公司”，收票公司“母公司”123到货单此时需要进入“子公司”帐套，制作【到货单】。操作方法与普通采购相同。此时的查询条件采购公司必须选择“母公司”124采购入库单此时需要进入“子公司”帐套，制作【采购入库单】。操作方法与普通采购相同。注意“批次号”“仓库”必须填写125采购发票此时需要进入“母公司”帐套，制作【采购发票】。操作方法与普通采购相同。126付款单此时需要进入“母公司”帐套，【付款单】从【采购应付单】取数。操作方法与普通采购相同。127内部交易结算内部交易结算是由于货物是由“母公司”对外统一结算付款，货权归属于“母公司”，但是实际的收货人为“子公司”，故“母公司”与“子公司”之间需要进行内部交易结算。1271母公司帐套中的集采结算清单（71）1内部交易结算功能节点供应链内部交易内部交易结算集采结算清单（71）2在卡片窗口点击【结算】，会自动弹出自定义条件，公司等于“母公司”结算方向等于“调出结算”，点击【确定】进入。（71）3【确定】进入后会出现以下键面此时的结算主体公司“母公司”，结算目的公司“子公司”。注意【单价】必须填写，即“母公司”与“子公司”之间的结算价格。（71）4将生成的集采结算清单进行【审核】（71）5将【审核】后的单据在【执行】项下的【转财务】，即完成操作。1272子公司帐套中的集采结算清单（72）1此时进入子公司帐套中，母公司【集采结算清单】已【转财务】，在子公司帐套中的会自动生成一张【应付单】。操作进入【财务会计】【应付管理】【日常业务】【单据处理】【单据管理】【应付单】，【查询】条件录入，选中要应的【应付单】，进行【审核】（72）2录入付款单操作进入【财务会计】【应付管理】【日常业务】【单据处理】【单据管理】【付款单】以【卡片显示】里【增加】中选择【主应付单】数据，进何【保存】后【审核】或是进入【财务会计】【应付管理】【日常业务】【单据处理】【单据管理】【交易类型】中选择【采购付款单】【增加】【主应付单】13直拨销售采购直拨销售采购是指供应商直接发货给客户或者客户自提，实物不入公司的仓库，没有实物的出入库，只有单据的出入库操作，即对直发货物的采购时需选择该流程。制作方法参照普通采购流程。注意【业务流程】选择【爱普直拨销售】，参照【请购单】。131采购订单注意做直拨采购订单时，【批号】必须录入。其它与普通采购相同132采购入库单注意从查询条件中询找到上级采购订单，普通采购相同133采购发票与普通采购相同134付款单与普通采购相同2销售流程21赊销流程赊销业务是指货物商品控制权已转移给他人，但货款未支付或只支付部分货款的情况。举例货先发出，承诺具体付款日期业务；货到付款业务；出车号付款业务；先付定金，出车号或货到付款业务以及其他货物所有权、控制权已经转移，货款未能回笼业务。211销售订单销售订单功能节点【供应链】【销售管理】【销售订单】【订单维护】【保存】。点击【订单维护】后，在【业务流程】中选择【爱普赊销流程】再点击【业务流程】右边的【增加】，选择【自制单据】系统将弹出销售订单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮，将新增内容保存录入内容表头手输单号即销售订单号（必填项）订单编号由系统自动生成业务流程自动生成订单日期由系统自动生成客户在已录入的客商中选择（必填项）部门选择销售部门业务员可选择系统已录入的采购部门销售组织按货物归属选择库存组织在已录入的组织中选择运输方式可选择，必填备注记录备忘事项表体【存货信息】存货编码选择项，必填项存货名称选择存货编码后自动带出数量输入销售数量。在填写数量时若不能确定仓库存量，可在【辅助查询】中选择【存量显示/隐藏】单价以人民币为基准金额数量单价录入后自动带出批次号必须在【收发货信息】中选择发货仓库后，才能选择批次号。【收发货信息】存货名称从存货信息中自动提取，无需填写。发货公司从存货信息中自动提取，无需填写。发货组织直接在系统中选择发货仓库直接在系统中选择流向、到站、收货单位如业务已确定此信息，必需填写填写完所有信息后，才能进行【保存】（图1）【审核】（图2）（图1）（图2）若发现输入有错误时，可以点击【执行】【弃审】（图3）进行修改。【辅助查询】【联查】得到注表体内的车号、运输费、装卸费等信息要发货后才能获取，此时就要对原订单子进行修改，步骤如下【供应链】【销售管理】【订单修订】点击【查询】后，选择相关条件来获得所需要的单据。再点击【维护】【修订】才能进行补充打开单据后再进行对相关的内容进行补充（如图）212销售出库单销售出库单功能节点【供应链】【库存管理】【出库业务】【销售出库】点击【销售出库】后，在【业务流程】中选择【爱普赊销流程】再点击【增加】【销售订单】（图1）【查询条件输入】【确定】（图2）【销售订单生成库存销售出库单】（图3）在所需的销售订单前打【确定】（图4）（图1）（图2）（图3）（图4）完成以上步骤后，系统会生成出库单，补充和修改相关信息把相关内容补充完整收发类别在已录入的条件中选择批次号可在参照表选取实发数量按实发数填写（必填项）确认数据无误后，点击【保存】生成出库单【签字】生成应收单【查询】所得213销售发票销售发票功能节点【供应链】【销售管理】【发票维护】进入发票维护后选择【业务流程】【增加】在列表里选择所需类型214收款单有二种录入方式单独录入【财务会计】【应收管理】【日常业务】【单据处理】【收款录入】根据到款信息到【订单维护】里查询到相差业务单据【辅助功能】【订单收款】系统将会生成一张【销售收款单】在单子里填写相关信息及收款金额后【保存】。赊销业务完成后的流程图如下215销售查询在日常操作时，通常会查询某一客户的销售情况，此时就要借助于查询系统，操作如下订单查询【供应链】【销售管理】【销售订单查询】【销售订单明细】进入【销售订单明细】界面后，点击【查询】选择相关的条件进入查询，【确定】后系统将会形成一张报表，表中会有罗列出这家公司的销售信息。库存查询【供应链】【库存管理】【库存存量查询】可及时查询到各商品的库存信息216业务应收查询主要是对客户的到款和应收情况的一种查询，操作如下【财务会计】【应收管理】【账表查询】【余额表】进入【余额表】界面后，点击【查询】选择相关的条件进入查询，【确定】后系统将会形成一张报表，同时还可对某一特定客户进行更明细的查询217销售异常业务处理对于在实际业务中，实际仓库发货数量与系统出库数量不一致，这时修订销售订单，查询找到出库关联的销售订单。【销售管理】【订单维护】【修订订单】修订复制行粘贴行，修改粘贴的行的数量为少发（负数）多发数量，然后保存根据修订后的订单做销售出库单这样既可以保证可用量、库存量准确，又可以和原来的销售订单关联。22现销流程现销流程是指“先款后货”业务，即公司在确认收到客户货款后，再给予客户发货，客户付款方式可以是电汇、打卡以及银行承兑等。221销售订单流程和赊销流程相同，在【业务流程】里选择【爱普现销流程】，操作请参照211222收款单参照【赊销流程】214223销售出库单参照【赊销流程】212224销售发票参照【赊销流程】21323跨公司销售跨公司销售是指销售公司本身没有该商品的库存，而是从其他公司发货给客户，销售开票则由销售公司开出，客户与销售公司付款结算，而销售公司与发货公司内部结算。231销售订单跨公司销售的销售订单是由需求方发起。流程和赊销流程相同，在【业务流程】【爱普跨公司销售】【增加】表头填写与其它流程相同，在表体的【收发货信息】选择【发货公司】【发货库存组织】【发货仓库】，以上三项必填，若不填写完整发货方将不能看到此单。232调拨订单调拨订单则是由发货方根据对方的请购单来处理业务【供应链】【内部交易】【调拨单据】【调拨订单】【查询】获取所需单据再来进行处理233调拨出库单调拨订单审核成功后，即可出库【供应链】【库存管理】【出库业务】【调拨出库】【保存】【签字】234销售发票参照【赊销流程】213235内部交易结算由调出方操作【供应链】【内部交易】【内部交易结算】【内部结算清单】点击上方【结算】【调出方与调入方】【调出方与调入方结算】选择所需单据，填写单价（必填）后再确定单据下方【结算】按键进入清单后直接【审核】再【转财务】调出方联查结果调入方查询结果236收款单参照【赊销流程】21424直拨销售采购直拨销售业务是指公司采取“背靠背”的方式，在确认客户已经付款之后，通知供应商直接发货给客户或者客户自提，实物不入公司的仓库，没有实物的出入库，只有单据的出入库操作。241销售订单直拨销售订单的操作流程可参照赊销销售流程不同的是，发货仓库由系统自动生成销售订单生成后系统会协同生成请购单，将由采购部门进行操作结果如下242销售出库单采购部门完成采购操作后，销售部门进行出库（参照赊销流程），选择由【库存采购入库单】增加单据后续操作（参照赊销流程）243销售发票参照【赊销流程】213244收款单参照【赊销流程】2143库存管理31转库（移库）爱普本级及下属公司所属货物从某仓库转运到另一仓库，货物所属权未发生变化，此时选择转库（移库）处理。311转库单（1）转库单转库单功能节点供应链库存管理库存调整转库。（2）增加转库单（2）1点击【单据维护】【增加】，系统将弹出转库单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮。备注此时不知道库存量，可以到【库存存量查询】中的【现存量】进行查询。（2）2请填入“出库仓库”“入库仓库”“名称”“批次号”“数量”，填制完成后，进行【保存】（2）3单据【保存】后，单击【转出】，跳出窗口如下，单击【保存签字】（2）3单击【转入】，跳出窗口如下，单击【保存签字】（2）4另一种方法为，直接转出，即出库、入库同时生成。312其它出库单需要报损时，制作【其它出库单】（1）其它出库单转库单功能节点供应链库存管理出库业务其它出库。（2）增加出库单（2）1点击【增加】【参照入库单】，系统将弹其它出库单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮。注意【收发类型】中，需要选择【报损出库】注意“批次号”必须填写正确。313其它入库单需要报溢时，制作【其它入库单】（1）其它入库单转库单功能节点供应链库存管理入库业务其它入库。（2）增加其它入库单（2）1点击【增加】，系统将弹其它入库单的详细信息的输入窗口，项目输入完毕后，单击【保存】按钮。注意【收发类型】中，需要选择【溢余入库】注意“批次号”必须填写正确。32分拣包装主要是爱普科技将原包装货物拆装为小包装产品，并要求将分装环节产生的费用分摊到分装后的产品价格中，对