农哈哈集团收获公司销售部业务管理办法

一、出差流程及规定一、出差登记表1、出差前，业务人员必须到区域经理处填写出差登记表，经区域经理批准后，将红联和绿联交到销售考核办（张明赛）进行考勤登记。2、如忘记填写的，可通知考核办主任（张明赛）进行补办，出差第一天至补办日期，或不补者，此期间不予计算工资。3、回程后，在次日12点以前到考核办填写出差登记表的回程时间，绿联自己留存，作为报销的依据；如回程后不按规定时间或忘记填写的，每一次处以20元罚款。二、出差行程记录表1、业务人员在出差期间每天必须详细按要求填写拜访行程信息。2、如在一个经销点拜访一日以上，也要按记录表要求填写工作内容及反馈信息。3、回程后，在次日12点以前持出差行程记录表到区域经理处处；区域经理在此记录表上批注电话回报情况及回程时间并签字确认。4、业务人员将报销单填好后并且持出差行程记录表到区域经理处进行核实和审批。5、对不按要求填写笔记的，区域经理有权取消其此次旅差费报销或进行其它形式处罚。6、要求字迹工整，内容详细；要求当日记录，不得后补。7、如业务人员有虚假报销行为，一经发现，严格对其进行惩罚。三、电话回报1、业务人员出差所到第一个目的地后，用当地固定电话回报信息；回程前，用最后一个工作地点的固定电话回报信息，确认出差结束。2、回报电话各区域经理电话。3、如不按规定回报，每一个过错处以20元罚款。当日出差往返的，不需电话回报。四、电话监督1、业务人员出差期间，考核办或销售经理不定时用短信通知出差人员用所在地固定电话反馈工作情况。当日出差往返的，可用自己手机反馈。2、如不按规定时间反馈，每次处以20元处罚；不反馈者，每次处以100元处罚。3、如经查实，业务人员填写出差登记表后既没出差又没上班或请假者，不做电话回报提前回程者，视其情节轻重处以2001000元的罚款。4、业务员要求24小时保持开机，销售经理或区域经理查询业务员电话时，遇有2次电话无人接听、无法接通、关机、特殊情况者，要求1小时内必须电话或短信回报给销售经理或区域经理说明情况，无回报者每次罚款100元，依次累加。二、旅差费报销流程图注释1、出差行程记录表必须当天或次日进行记录，不得回公司后补；报销时没有填写行程记录表者，取消当次差旅费报销权力。2、报销单有弄虚弄假者，取消当次差旅费报销权力，并处于2001000元的罚款。3、差旅费报销时间按公司财务规定执行。回程后，持行程记录表到区域经理处进行审核并在出差登记表上填写回程时间。到考核办进行回程考核记录，留存绿联。填写报销单，先让业务会计进行审批，再拿行程记录表出差登记表到区域经理和销售经理（只要绿联）处进行审批，并记账。持报销单到张学谦经理处签字审批，再到业务会计处记账。记账后，持报销单到财务让财务经理处签字，再到出纳处支取现金4、业务员对出差登记表要封皮造册妥善保存，以备区域经理和销售经理随时查阅，填写敷衍了事、杂乱无章、保存不完整者每次处于20元罚款，依次累加。业务员出差市场信息反馈日记日期姓名经销单位名称经销单位电话负责人负责人电话当地总体市场情况经销商分布、实力、经营情况竞争信息汇总情况我公司市场当地定位及基本策略出差行程记录表日期日期甲地乙地工作内容反馈信息序号月日月日地点或单位地点或单位联系电话123456789101112131415区域经理签字批示日期三、与经销单位货款往来规定程序一、经销单位汇入我公司的货款一律汇入我公司2012年营销政策上指定的账户；销售人员不准携带经销单位的货款现金。二、经销单位货款汇入我公司指定账户后，销售人员到财务部办理货款收款凭证，交到业务与会计处存留，作为开票发货的资金，经销商货款不得私自挪用或转移其它经销商账户，必须专款专用。三、如经销单位的账户有变动的，经销单位要及时填写我公司统一印制的经销商告知函，并加盖本单位的公章，作为账户变动的证明文件，证明文件必须是原件，复印件无效。四、销售人员持经销单位账户变动证明到销售经理处审批签字并注明账户变更字样，到二楼档案管理人员进行变更审核，并亲自与经销单位负责人进行电话核实并签字注明核实结果，同时将经销商档案袋和电子档案立即更新。五、如有需要向经销单位打回货款的，销售人员从业务会计处提取出货款收据，经会计签字认可后，持相关手续到销售经理处审批签字，再到档案管理处填写回款专用账户，提交财务部按照指定的账户将货款打回。六、由于向财务部提供的经销单位账户有误而造成经济损失的，销售人员承担60，档案管理人员承担40。四、经销单位立户规定程序一、对于新建立业务关系的经销单位，销售人员实际考察后，做好市场区域调查工作，并填好区域调查表、告知函、客户资料信息卡，经销单位要提供营业执照和与账户或卡号或法人的身份证复印件。二、销售人员根据自己的实际考察，认为该单位达到作为我公司经销商的要求，需向销售经理提出申请。三、销售经理根据销售人员提供的相关资料和信息进行审核，认为达到合作要求的，销售经理在告知函上作出批示（同意建立业务关系和建立账户）并签字。四、销售人员持区域调查表、告知函，经销单位提供的营业执照和身份证复印件，并将告知函（区域经理批示后的）一起交到档案管理员处，档案管理员根据告知函信息与经销单位进行核实并在告知函（正副本）上批示审核结果并签字，将档案资料存档。六、销售人员将签字后（销售经理和档案管理人员）的告知函一份交到本属业务会计处，一份交到财务部；业务会计与财务部对新开户的账户按各审批程序给予立户。七、由于向财务部提供的经销单位账户有误而造成经济损失的，销售人员承担60，档案管理人员承担40。经销单位设立账户流程图了解、考察市场区域与经销单位填写相关档案资料向销售经理提出申请销售经理审核签字，并做出批示。档案管理员审批与核实、存档销售人员把签字的告知函复印业务会计与财务部各留存一份告知函五、货物收货凭证签收规定一、常用使用车辆或小福田发货1、送货司机与销售人员办理发货交接手续，送货司机按发货手续到成品库装车，负责清点货物数量和型号的准确和安全。2、送货司机将货物安全送达指定目的地，与经销商当面清点货物无误后，让经销商在收货联凭证上签字、盖章。3、如到达目的地后，发现货物的数量或型号与发货（或收货）凭证不相符，送货司机和经销商立即与销售人员联系确认，送货司机要在收货和发货凭证上注明缺少的数量或型号明细，并与经销商双方签字确认。由此造成的经济损失，由直接责任人和销售人员承担。二、自提发货1、经销商自提由经销商将货物清点无误后，在收货联上签字、盖章（或按手印）2、用户自提由用户将货物清点无误后在收货联上签字、按手印，并注明详细的地址、电话。三、邮寄发货通过邮局邮寄的货物，由业务经办人在收货联签字，并委托邮局在收货联上加盖邮戳。四、送货上门大型补贴机具如需要送货上门的，由用户将货物清点无误后在收货联上签字、按手印，并注明详细地址、电话。由送货司机或跟车人员负责将收货联带回，交给业务经办人。五、配货站发货通过配货站配发货物，由业务经办人在收货联上签字，并委托配货站将货物清点无误后，在收货联上签字、盖章。六、长短途客车发货通过客车带送货物，由业务经办人在收货联上签字，并委托客车责任人将货物清点无误后，在收货联上签字，并注明车牌号、姓名、手机号。六、销售人员及业务会计相关联工作实施细则一、发货工作细则1、发货前首先必须出具档案管理员提供的允许经销商发货的资格证明（第一次发货时），以及足够的货款，方可发货；反之将不予发货。2、发货单由本辖区业务员签字方可生效，如本辖区业务员外出可由区域经理进行审批并签字；发货单一式六联，丢失不补。3、收货返回联即回执联，回执联返回以开票日期为准；回执联返回期限为350公里以内7天返回，350公里以上10天返回（回执联可用复印件冲抵）。（注经销商在货物清点完毕后，必须在回执联上签字、盖章；所加盖本单位的印章）。4、每个经销单位最多允许同时发货两车（前提是货款充足的情况）；以避免在货源紧张时，各业务员为占货、抢货造成不必要的混乱；当再次发货时，上次所发货物的回执联必须返回到所管辖的会计人员处，进行对比核销，方可再次发货（整机配件一样）。5、发货流程图业务员档案管理员出具经销商发货资格证明业务会计将资格证明录入经销商档案业务员财务部开具收款单业务会计开具发货单库房倒单提货经销商查收后盖章签字三、结算1、货物发出后，会计人员会根据发货、交款的具体情况，不定期给各经销商开具无票销货单，来核销冲减各经销单位的货与款；各经销商如有需要销售发票者，可委托辖区业务员到业务会计处倒换销售发票。2、本年销售结束后，会计人员会根据各经销商的具体打款情况，将优惠折扣款直接在无票销货单或销售发票中冲减；但是，已冲减的折扣额将不再计入其销售额，年终销售返利时将以扣除优惠折扣额的净销售额为准。并根据具体情况为各经销商出示一份经销商对账单。四、费用审批记账程序1、运费结算对上月运费进行结算，运费结算截止日期以每月25号，过期将不再办理运费结算手续（本地车辆与配货相同）。邮寄费直接交由所管辖的会计处进行签字、记账。2、各辖区业务员的差旅费、活动经费（活动经费包括餐饮、娱乐费，礼券、农哈哈酒、补贴会会费及标书目录费）、三包人员差旅费报销统一归本属会计进行审核、记账，并于次月末报清，报账不清者依据财务部每天2的处罚。五、销售公司各项销售数据、费用数据，统一在下年1月5日前业务会计以报表的形式交销售经理处，以用来对销售部人员进行考核核算。六、互相责任1、各种报销单据交到会计处后10天，忙时（67月、1011月）15天审核完毕，再次记账2天。2、业务会计每月30日以前把各区域销售额和销售机型数量用电子表格上报到销售经理处进行分析。3、业务会计每月30日以前把上月的各区域销售费用用电子表格上报到销售经理处进分析。各区域销售额统计表部门业务员月日至月日累计产品名称单价数量总额合计销售费用统计表部门（）月费用统计项目金额金额计算来源方法办公费通信费差旅费员工工资宣传费运费客户接待费不可预见费用合计七、宣传品管理规定（一）宣传品指助销品、促销礼品和宣传用品。（二）销售公司根据年度推广计划，年度广告宣传品使用数量及分配计划由销售经理向公司经营部于每年1月1日前和7月1日前提交需求计划申请。（三）销售公司提出的申请计划要和经营部计划进度相匹配，对于需要调整制作进度的，销售公司与经营部沟通，可以及早提出申请。（四）宣传品管理细则1）经营部制作好广告宣传品后转入宣传品仓库，库管人员应核对好数量质量后开据一式三联的签收凭证，经营部持其中两联签收凭证到销售公司经理处进行划价、签字和记账并留存一联签收凭证，如无销售经理划价、签字，销售公司不承担费用。库管人员应建立物品进出流水账目。2）业务人员根据市场情况和经销商的要求，填写一式两联的宣传品申请单向销售经理提出广告用品使用申请，经签字审批后，业务人员签字提货出库并将剩下一联申请单留存在库房管理人员处。3）宣传品申请单必须按规定内容详细填写，无销售经理签字的或内容填写不规范的，视为无效申请单。特殊情况需与销售经理沟通确认。4）需要制作彩喷广告的，由业务人员填写宣传品申请单，注明尺寸、内容、要求，到区域经理处审批签字记账，销售经理签字确认，再到广告科进行制作和领取。4）库管人员要建立详细的宣传品流水账目，分类清晰，便于统计核实，落实到每人账面上。如出现账目混乱，宣传品丢失、亏库等，由库管人员负责。宣传品申请单申请单位申请人申请日期序号物品名称数量序号物品名称数量15263748备注彩喷申请要求注明尺寸、内容、数量、面积。八、广告与推广费用的申报与监督制度为了加大市场宣传力度，灵活开展促销活动，本辖区业务员在规定的权限内，开展市场宣传促销工作，具体程序和规则如下一、本辖区市场需要召开现场演示推广会或投入电视广告、户外广告，业务员与经销单位做好前期详细策划的准备工作。业务员在一周前向区域经理提出书面宣传促销申请表，按规定内容详细填写，并进行审批记账，销售经理签字确认。二、业务员持审批后的宣传促销申请表到目的地与经销单位开展工作。做电视广告的，要求用手机等摄像设备将广告节目录制下来，上一个与下一个广告节目要不间断的录制下来。做户外广告或现场演示会的，要求用手机等摄像设备将演示会或户外广告录制一部分下来，时间不低于5分钟，要配上自己的解说语言录音（包括日期、地点、单位、活动内容）。三、在电视台做广告的，必须有电视台出具的播放协议和发票。宣传工作结束后，业务员要求经销单位在宣传促销申请表签字加盖公章，业务员持宣传促销申请表和协议、发票等回公司到区域经理处进行费用审批签字，销售经理签字确认，到业务会计处记账签字，最后，将宣传费用转入经销单位账目上或由财务打回经销单位指定账户。业务员不得为经销单位垫付费用和从财务直接支取宣传费用。五、电视广告和户外广告及促销活动、县级演示会，原则上经销商与公司各承担50的费用，公司承担的费用计入本辖区业务员费用；地区级举行的演示会，相关费用计入本辖区业务员费用。省级举行的演示会，相关费用计入本省各辖区费用，具体费用分摊由销售经理确认，需要销售公司出面组织的演示会或展示会，费用计入销售经理处。六、没有按上述规定运行的，导致不能报销造成的经济损失由直接责任人承担。特殊情况，可酌情处理。七、广告与促销费报销截止10月31日，逾期不予报销，由此造成经济损失的，由直接责任人承担。业务员与经销单位前期策划宣传促销单申请区域和销售经理审批签字目的地开展工作摄像取证取得协议发票，盖章签字回公司销售经理审批费用，注明计入单位业务会计记账签字转入经销单位账目或打回九、销售公司来客招待规定（一）、销售公司来客外部就餐与住宿规定为了规范来客在外就餐与住宿的申请和报销的管理，特制定以下规定一、凡需要在外就餐住宿的来宾，原则上仅限各县局及以上负责补贴工作的，到我公司考察办事的工作人员。二、业务员应提前向大区经理申请，大区经理同意后，由大区经理向销售经理申请、登记，由销售经理向总经理申请，并请示安排。三、申报人要及时填写在外就餐住宿制式表，要求请示后三天内让总经理审批，如总经理外出不在公司，回公司后立即审批。四、违犯上述规定的，公司不负责承担费用。（二）、销售公司来客内部招待规定为了合理的利用招待费用，规范招待制度，特制订以下办法（一）来公司客户，由所辖区业务员到大区经理申请来客招待申请单，经批准后，带客人到公司小餐厅，将申请单交给小餐厅进行就餐。来客招待申请单要按要求填写，不得涂改，否则无效。举例1农哈哈销售公司来客招待申请单申请人来客单位客人姓名来客人数用餐时间其它陪客人员共计用餐人数批准人刘亚超潍坊寒亭农机田树明肆人201275张伟峰、宋亮柒人张伟峰举例2农哈哈销售公司来客招待申请单申请人来客单位客人姓名来客人数用餐时间其它陪客人员共计用餐人数批准人刘亚超高密华天农机黄树义贰人201275无叁人张伟峰（二）如大区经理出差不能审批来客申请单时，由销售经理批准。招待费用要分别计入各申请人的费用账目。（三）来客招待标准来客人员原则上只有一次宴席招待标准，标准为每人30元标准。一般情况下用户来公司不安排就餐，特殊情况，需要安排用户就餐的，业务人员向大区经理申请，填写申请单审批，每人标准10元，原则上不需要本公司人员陪餐。超出费用标准，超出部分，由申请人个人承担30。（四）如有特殊情况，需要大区经理、销售经理和销售质检副经理陪餐的，大区经理超标审批权限为50元，销售经理权限为100元，销售质检副经理权限为150元；公司其他高层领导陪餐的，预计超出销售质检副经理审批权限的，应提前向分公司经理申请，就餐费用计入申请人费用账目。（五）来客申请单填写项目中来客人数一律按大写填充，不得涂改，如有涂改个人承担费用。（六）用餐结束后，业务员要在点菜清单上签字，注明来客单位和用餐时间，来客单位和用餐时间必须与申请单内容相符。（七）小餐厅持点菜清单和来客招待申请单到销售经理处，销售经理办根据点菜清单和申请单进行审核和开具收据（收据上要明细记载业务员姓名和餐费），点菜清单和申请单由销售经理存档管理；对超出标准的，由申请人现场现金负担。（八）小餐厅持收据到收获部业务会计进行记账和签字，再持收据到集团公司进行报销。业务员提交招待申请单大区经理审批签字到公司小餐厅就餐业务员在点菜清单上核实签字小餐厅持清单和申请单到销售经理开具收据小餐厅持收据到业务会计记账、签字小餐厅持收据到集团公司报销第十、销售部6S管理宣贯“6S管理”由日本企业的5S扩展而来，是现代工厂行之有效的现场管理理念和方法，其作用是提高效率，保证质量，使工作环境整洁有序，预防为主，保证安全。6S的本质是一种执行力的企业文化，强调纪律性的文化，不怕困难，想到做到，做到做好，作为基础性的6S工作落实，能为其他管理活动提供优质的管理平台。6S的内容整理（SEIRI）将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来，其他的都消除掉。目的腾出空间，空间活用，防止误用，塑造清爽的工作场所。整顿（SEITON）把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标识。目的工作场所一目了然，消除寻找物品的时间，整整齐齐的工作环境，消除过多的积压物品。清扫（SEISO）将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽的环境。目的稳定品质，减少工业伤害。安全（SECURITY）重视成员安全教育，每时每刻都有安全第一观念，防范于未然。目的建立起安全生产的环境，所有的工作应建立在安全的前提下。清洁（SEIKETSU）将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化，经常保持环境外在美观的状态。目的创造明朗现场，维持上面3S成果。素养（SHITSUKE）每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养积极主动的精神（也称习惯性）。目的培养有好习惯、遵守规则的员工，营造团队精神。用以下的简短语句来描述6S，也能方便记忆整理要与不要，一留一弃整顿科学布局，取用快捷清扫清除垃圾，美化环境安全安全操作，生命第一清洁形成制度，贯彻到底素养养成习惯，以人为本。收获公司销售部6S执行小组委员会分工图6S执行小组组长张海滨6S执行顾问人力资源科长贺智华6S执行小组副组长宋亮执行委员张明赛执行委员张二永执行委员张伟峰备注办公室分配三区域卫生每月进行依顺序轮换。负责督促办公区域的所有玻璃清洁负责督促办公室内办公桌及抽屉管理负责督促办公室内地面、室外卫生第十一、员工手册执行管理办法（宣贯人贺智华；执行人收获分公司全体职工；监督执行人本人直接上级）一、目的意义为体现收获分公司全体员工整体素质，在集团公司成为标杆部门，树立良好形象，特制订本办法。二、适用范围本办法适用于收获分公司全体员工。三、督查范围1中高级管理人员行为规范1）注重仪表形象，衣着得体，干净整洁。2）讲究语言文明3）注重身体语言，站有站相、坐有坐相、举止得体、精神振作。2男性头发发际不超过衣领，不盖住耳朵，发际线要清楚。女性如留长发，工作时间内要束住或盘起。3走路时不要把手插进裤袋，更不能边走边抽烟。4中午到食堂用餐时须排队，不得大声叫嚷，不得边走边吃。5说话文明，切忌言语粗俗，说话带话把子。6接听办公室电话时，须三声内接听，然后用普通话说“您好”自报家门。7见到本公司同事、领导及其他分公司领导时应主动打招呼，进上级领导办公室时应先敲门，得到允许后方可进入。8公司召开集体会议时，须提前五分钟到场，应事先将手机调成振动或关机，会议期间不得交头接耳。四、处罚原则以下属违反上级受罚为原则，逐级处罚。五、处罚办法1警告2罚款上述条款如是首次违反，给予警告处罚，二次违反给予5元现金罚款，若接二连三屡次违反则以上次罚款金额乘以违反次数作为罚款金额，也可视情况给予除名。六、本办法自2012年3月1日起正式执行。第十二章、关于发货权的申请与执行一、目的意义为了更好、更规范的规避风险，完成销售任务。二、申请流程1、首先业务员应详细了解申请发货权的经销单位实力、信誉、销售情况等信息。2、与经销商协商好发货的数量和货款，赊销的数量和货款，回款时间等细节。3、并与经销商签订赊销合同盖公章或财务专用章并及时收回，签字时可暂用复印件代替，10日内交回原件区域经理处存档。4、因为发货权批出的货款无法收回而造成经济损失的，第一责任人销售人员承担60，第二责任人区域经理承担20，第三责任人销售经理承担20。并保留追究第一责任人的刑事责任。5、申请流程发货权申请单兹有公司准备发货，总货值约万元（万元），现公司账户上可用资金有万元，特申请发货权万元（万元），回款时间为年月日之前。请领导批示。申请人区域经理（签字）销售经理（签字）年月日经销商提出发货申请，台数、型号签订赊销合同传回复印件持发货权申请单向区域经理说明并申请签字持发货权申请单销售经理签字复印发货权申请单两份，区域经理和业务员留存发货申请单原件业务会计留存并开票发货，赊销合同原件10日内收回区域经理存档赊销合同需方（以下简称需方）供方河北农哈哈机械集团有限公司收获分公司（以下简称供方）本着互惠互利共同双赢的原则，经供需双方共同协商，特制定以下合同条款，供需双方共同遵守一、需方向供方定购农机产品如下产品名称产品型号出厂价格定购台数货款合计货款总计（人民币大写）二、需方向供方预交元预定货款，于2012年月日前汇入供方的指定银行账户。三、需方接收到供方供给的定购产品，当场检验产品情况，如出现产品相关质量问题，立即与供方取得联系，供方要给予及时解决。四、需方于2012年月日前将剩余货款与供方一次性结清，需方不得以任何理由和条件拖欠供方的货款，如需方违约，需方向供方支付货款总金额的30违约金。五、未尽事宜由供需双方协商后增加补充协议，补充协议经双方认可后与本协议具有同等法律效力。六、当供需双方发生纠纷，应本着互相体谅的原则协商解决，如协商解决不了，则向供方所在地法院提出法律诉讼。七、本合同一式两份，供需双方各执一份，均具有同等法律效力。需方河北农哈哈机械集团有限公司法定代表人张焕民委托代理人时间需方法定代表人委托代理人时间第十三、关于奖罚登记报表销售人员个人奖励登记（报告）表姓名部门职位籍贯出生日期文化程度参加工作时间奖励时间奖励项目主要事迹呈报单位及意见实施领导签署备注处罚登记（报告）表姓名部门职位处罚时间处罚项目处罚原因呈报单位及意见实施领导签署备注第十四、2012年月度考核时间流程图收获公司销售部2012年月度考核时间流程图备注公司副经理销售经理大区经理业务员26号提交当月市场调研报告；当月绩效考核指标数据；预计下月市场工作计划；销售月报表。28号提交区域和业务员当月市场调研报告；区域绩效考核数据和业务员当月绩效考核汇总；预计下月区域主要工作指标；销售月报表30号提交销售月份市场调研报告；月份绩效考核指标数据；大区和业务员当月绩效考核汇总；预计下月销售主要工作指标。1号分解下发当月绩效考核指标。28号之前绩效面谈30号之前绩效面谈2号分解下发根据三区域各自市场情况制定当月绩效考核指标。3号分解下发业务员当月绩效考核指标。1、每月1314号进行市场营销系统或相关培训材料的宣贯学习，15号进行考试。2、每月28号进行当月市场调研报告汇总评比。3、市场调研报告格式市场情况概述；市场调