某石油集团公司档案管理手册

集团公司档案管理手册集团公司二八年四月前言重组改制以来，集团公司（以下简称集团公司）档案工作坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的工作方针，以珍存企业记忆、实现信息共享、构建知识平台、提升公司价值为目标，不断加强基础业务建设，大力推进档案信息化进程，全系统档案管理水平有了较大提高，为集团公司主营业务、经营管理等各项工作发展提供了强有力的信息支持。但在档案工作中也存在理念不一、标准不一、系统发展不均衡等一系列问题。按照集团公司集约化、专业化、一体化整体协调发展的思路和建设综合性国际能源公司发展战略的要求，以及适应集团公司档案管理系统的需要，迫切要求对集团公司档案工作的基础业务规范、各项规章制度进行整合和修订，使其达到规范化、标准化、一体化的发展要求。正因如此，集团公司档案管理手册（以下简称管理手册）应运而生了。这部管理手册是集团公司档案工作完整的制度体系。管理手册共分为四部分内容。第一部分是集团公司档案工作规定。它是集团公司档案工作的纲领性文件。从宏观的角度出发，侧重规范了企业及档案管理者应遵循的档案工作准则和档案业务工作的基本原则；第二部分是集团公司档案基础业务管理规范。按照收集、整理、保管、利用等业务流程展开，侧重规范档案业务人员的基础业务行为；第三部分是集团公司档案信息化规范。适应当前和今后档案工作的发展方向，就档案信息化工作中的电子文件管理、归档光盘管理等信息化业务进行了规范；第四部分是集团公司档案管理业务流程。从各类档案管理的实际操作出发，界定了各类档案管理的业务环节、操作步骤并规范了每个节点在操作中应遵循的依据。前三部分涵盖了企业档案管理的两大基本职能行政管理（系统管理）和业务管理，第四部分使前三部分的档案工作制度和档案工作实践实现了有机链接，增强了各项制度的可操作性和执行力。四部分之间紧密联系，互为一体，确保了档案管理的各项工作有章可循。在制定这部管理手册的过程中，我们认真分析了档案管理由以手工操作手段为主向信息管理系统为主转变的新形势，总结概括了几年来集团公司档案工作的成熟经验和创新成果，借鉴吸收了档案管理的先进理念和企业管理的先进模式。在继承中创新，在创新中发展，在发展中谋划长远。首先，实现了“收集是档案管理的第一要务”的理念。实施归档范围确认制和备案审批制，为最大限度地保证应该归档的文件材料全部归档提供了制度保证。这既是对实践经验的总结，也是收集工作的创新发展，同时，以制度的方式为收集齐全提供了理论支持。其次，强化了“信息资源管理”的理念。在管理手册的第一部分中单列一章对档案信息化工作的基本原则进行了宏观上的规范。在管理手册的第三部分，专门界定档案信息化工作相关业务的具体规范。在管理手册的制定过程中，是以档案管理系统为主来修订完善基础业务规范的，换言之，使用何种基础业务规范取决于应用何种档案管理系统，有何种档案管理系统就有与之相适应的基础业务规范。这就使信息资源管理不再停留在理念层面，而在实际工作中起主导作用。第三，确立了“整理尽可能简化”的理念。整理最直接的目的和意义是为了方便快捷地查找到馆藏的每一份文件材料，只要能达到这一目的，整理工作越简化越科学。因为整理工作越复杂，不仅给档案工作人员增加了大量不必要的劳动，而且会给档案造成很大的损害。档案信息化为实现这一目的提供了有力保障。因此，这部管理手册在分类上合并了大类，取消了部分二级类目和全部三级类目，就是这一理念的具体体现。此外，以主营业务档案为核心的档案管理体系的理念、以为企业发展服务为宗旨的理念、变保管为保护的理念等等，在管理手册中都有较为充分的体现。因此，在某种意义上说，管理手册不仅具有重要的现实意义，更具有档案工作发展的前瞻性。实践表明，相对于解决业务问题、管理问题而言，更新思想观念更为重要而迫切。从制度层面引导档案工作的发展，制定一套好的制度固然重要，在实践中践行好各项制度才是其最终目的。目录前言1第一部分集团公司档案工作规定4第二部分集团公司档案基础业务管理规范8第一章总则8第二章档案收集9第三章档案整理11第四章档案保管16第五章档案利用与编研18第六章档案统计19第七章附则22附件1各类档案归档范围23附件2建设项目归档文件要求与整理规范37第三部分集团公司档案信息化规范44一、归档电子文件管理实施细则44二、归档光盘管理办法46三、电子档案管理实施细则47四、档案数字化管理规范57第四部分集团公司档案管理业务流程64一、文书档案管理工作流程64二、产品档案管理工作流程66三、科研档案管理工作流程68四、建设项目档案管理工作流程70五、设备仪器档案管理工作流程71六、会计档案管理工作流程73七、油气勘探开发档案管理工作流程75八、声像档案管理工作流程77九、荣誉档案管理工作流程79十、档案保管工作流程81十一、档案利用工作流程82十二、档案统计工作流程83附表档案管理用表85第一部分集团公司档案工作规定第一章总则第一条为规范集团公司（以下简称集团公司）档案工作，加强企业档案管理，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定等有关法律法规，制定本规定。第二条本规定适用于集团公司总部机关及所属企事业单位（含控股公司）（以下简称各单位）。第三条本规定所称档案是指企业在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。第四条集团公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于各项工作利用。第二章企业档案工作基本要求第五条集团公司档案工作是企业管理的组成部分,是维护集团公司经济利益、合法权益的一项重要工作。集团公司档案工作由办公厅（总裁办）归口管理。第六条各单位应当加强对档案工作的领导，建立以主营业务档案为核心的档案管理体系，丰富整合档案信息资源，为企业发展服务。要明确分管档案工作领导，并建立适应工作需要的档案机构；确定档案部门的负责人，配备档案管理人员。第七条各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构要明确档案工作负责人，配备专职或兼职档案人员。第八条档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识，符合专业技术或管理人员要求，具备大专以上或同等学识水平。企业应对档案人员定期进行在职培训。第九条各单位要为确保档案安全和档案工作发展提供技术和设施、设备保障。第十条各单位要将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制；纳入本单位发展规划和计划；将档案经费纳入本单位财务预算。第十一条产品定型、科研成果鉴定、基建项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动应有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收。没有完整、准确、系统的文件材料不能验收或鉴定。第十二条所属油气田分公司档案管理机构按照股份公司地质资料汇交管理规定做好资料汇交工作。所属油气田分公司要将勘探开发资料汇交所需资金列入本单位财务预算，保证汇交工作的正常进行。第十三条资产与产权变动时档案的处置按照国有企业资产与产权变动档案处置办法的规定执行。第十四条集团公司总部机关及各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。第十五条集团公司总部机关及各单位应当依据国家有关规定评聘档案工作人员的专业技术职务，并给予其享受管理人员或其他专业技术人员同等待遇。第三章企业档案工作机构和人员基本职责第十六条集团公司档案管理部门主要职责是（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制订集团公司档案工作的各项管理制度。（二）制订和实施集团公司档案事业发展规划和年度计划，对集团公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。（三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。（四）负责对总部机关档案的收集、整理、保管、提供利用和统计，负责集团公司建设项目工程竣工档案的验收。（五）负责组织协调集团公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与合作。（六）负责勘探开发地质资料汇交工作的组织与管理。（七）负责集团公司档案信息化建设。（八）负责档案编研工作。第十七条各单位档案工作机构的主要职责是（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行集团公司档案工作的各项管理制。（二）制订和实施本单位档案工作规划和计划。（三）负责本单位档案的收集、整理、保管、提供利用和统计，对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。（四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流。（五）油气田分公司负责本单位勘探开发地质资料的汇交工作。（六）负责组织档案管理新技术、新方法的推广和计算机管理的应用工作。（七）负责开展本单位档案编研工作。（八）采用目标管理、项目管理、动态管理、网络交流等管理方法与手段，不断提高档案系统管理水平和档案人员整体素质。第十八条档案工作人员应当协助本单位各职能部门，对应归档文件材料的完整程度、准确性以及保存价值进行确认，经职能部门负责人签审后归档保存。第十九条档案工作人员负责档案的收集、整理、保管、提供利用和统计，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对文件材料的归档质量负责。第四章档案管理的基本原则第二十条集团公司档案工作坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的工作方针，坚持为企业发展服务为宗旨，以“珍存企业记忆、实现信息共享、构建知识平台、提升公司价值”为工作目标。第二十一条档案收集实行归档范围确认制与备案审批制，保证归档文件材料齐全、完整、准确。第二十二条坚持简化档案实体整理，深化档案信息著录的档案整理原则，加强归档文件材料的全程保护，提高档案信息检索与利用效率。第二十三条坚持档案实体保护与档案信息安全并重的档案保管原则。档案实体保管应贯彻“预防为主，防治结合”的方针，最大限度地延长档案实体寿命。保护国家秘密和企业的商业秘密，维护国家和企业的权益。第二十四条各单位应制定档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。第二十五条应重视档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案进行鉴定。第二十六条建立完善档案利用制度和保密制度，严格利用档案的审批权限。本着既要严格保密，又要方便利用的原则，积极做好档案利用服务工作。第二十七条各单位要结合实际情况积极开展专题编研工作，加大馆藏信息资源的整合力度和挖掘深度，不断提高服务水平。第二十八条建立健全统计台帐，保证统计准确。第五章档案信息化建设第二十九条集团公司总部机关和各单位要以适应集团公司信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入本单位信息化建设的总格局，使档案信息化与企业信息化建设同步发展、同步建设。第三十条档案信息化建设本着统筹规划、统一标准、安全保密的原则，建设统一的档案信息管理平台，实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。第三十一条要加强电子文件收集、保管和利用工作。第三十二条各单位应以档案利用为导向，对馆藏档案数字化进行总体规划、分步实施。第六章奖励与惩罚第三十三条有下列事迹之一的单位和个人，集团公司总部机关和各单位应给予表彰和奖励（一）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第三十四条实行档案工作责任追究制度。对拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据情节按集团公司有关规定给予行政处分；造成损失的责令赔偿；构成犯罪的依法追究刑事责任。第七章附则第三十五条本规定由集团公司办公厅（总裁办）负责解释。第三十六条本规定自印发之日起施行。第二部分集团公司档案基础业务管理规范第一章总则第一条为加强集团公司（以下简称集团公司）档案管理工作，实现档案管理规范化、科学化，有效地保护、利用档案，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定等法律、法规，结合集团公司档案工作实际，特制定本办法。第二条集团公司档案工作坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的工作方针，丰富档案信息资源。以珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享为目标。坚持档案信息化的发展方向，坚持为企业发展服务的宗旨。第三条本办法适用于集团公司及所属各单位的档案管理工作。第四条专业术语和定义一、归档文件归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种载体的原始记录。二、档案本办法中所称档案是指企业在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。三、文书档案指企业各单位职能部门在其职能活动中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。四、产品档案指企业在产品开发、设计、试制、鉴定评审过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料。五、科学技术研究档案指企业在科学技术研究过程中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称科研档案。六、建设项目档案指工程建设活动中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，也可简称工程档案。七、设备仪器档案指引进、购置设备仪器时随机携带的具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料。八、会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。九、油气勘探开发档案指在油气勘探开发过程中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的地质文件资料。十、声像档案以影像和声音为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有查考利用价值的原始记录。十一、荣誉档案指企业所属各单位及个人在各项工作中做出显著成绩受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证书以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物。第二章档案收集第五条归档范围归档范围实行确认制与备案审批制。归档范围确认制就是档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，即研究档案材料的形成规律，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容（见附件1）。参照基本归档范围，结合大事记、各项工作计划和工作实际，制定各单位（部门）具体的归档范围，再反馈到各归档单位进行核实，并由归档单位（部门）负责人及档案员签字确认后交档案部门存档。归档范围备案制就是要求各级档案部门将业已确认完善的归档范围逐级备案审批。各级档案部门以上级审批通过的归档范围作为档案收集是否齐全完整的依据。一、文书档案归档范围确定档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，并与国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定进行对比，形成各单位（部门）的基本归档范围。经归档部门确认完善后形成单位（部门）归档范围。二、产品档案归档范围确定依据新产品开发计划确定归档项目。三、科学技术研究档案归档范围确定依据科研项目计划确定归档项目。四、建设项目档案归档范围确定依据建设项目项目计划确定归档项目。五、设备仪器档案归档范围依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。六、油气勘探开发档案归档范围依据归档部门基本职能、主要业务流程、历年归档情况及勘探开发技术资料汇交及分发计划表确定归档单位（部门）的基本归档范围。七、声像档案归档范围依据大事记确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料，专题片，荣誉档案的照片。八、荣誉档案归档范围依据大事记确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。第六条归档要求一、归档文件材料必须为原件，一般一式一份（套）。二、归档纸质材料的同时，相应的电子文件一并归档。三、归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。四、归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。五、归档的文件材料应由归档单位（部门）经过系统整理，组成保管单位。其中会计档案、建设项目档案、科学技术研究档案要使用规定的卷皮装订。卷皮封面和卷套上各项内容（档号除外）应逐项填写清楚。会计档案要使用规定的卷套装存并编制保管清册。六、有书写内容的每件归档文件材料均应标明连续页号，并在移交清册中注明页数，科研和建设项目归档文件材料每卷编写连续页号。七、会计档案在归档前要对破损、缺页、装订不牢固的帐册进行修补和重新装订。对未了结的债权债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。八、建设项目文件材料按照集团公司建设项目归档文件要求与整理规范（附件2）进行整理后归档。九、个人获得的奖杯、奖状、奖章、证书等，根据自愿原则，获奖者可以将原件移交给本单位档案部门保管，也可由档案部门采取对原件复印或复制方式进行存档。十、声像档案归档要求1、归档单位对归档的声像材料进行编辑整理，内容完整。2、重要事件的照片应反映事件的全貌和过程，可从全景、主要人物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取。3、存储在感光材料和磁性材料上的声像材料经过数字化处理后归档。4、归档的数码照片拍摄精度要求在300万像素以上，存储格式为JPEG或TIFF。5、音频文件的存储格式为WAV或MP3。视频文件的存储格式为MPEG，压缩格式采用MPEG2。6、归档单位在归档前应对归档的声像材料进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读。十一、按照“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，归档单位（部门）将文件主要信息录入中国石油档案管理系统，同时上载其相应的电子文件。第七条归档时间一、文书档案是由归档单位（部门）将本年度办结的文件材料于次年一季度归档。二、产品、科研、建设项目文件材料在项目鉴定或竣工验收后归档。三、设备仪器文件材料在设备仪器开箱验收登记或安装调试后归档。四、会计档案在会计年度终了之后，暂由会计机构保管一年后归档。五、油气勘探开发综合类文件材料于次年一季度归档，单井文件材料随时归档。六、声像、荣誉档案按年度归档。第八条归档移交一、档案部门制定归档计划，确保归档工作有序进行。二、档案部门按照归档范围、基本归档内容和归档要求审查归档文件材料。单井文件材料依据月度生产计划和地质月报附表审核已归档文件材料是否齐全、完整。建设项目文件材料按集团公司建设项目归档文件要求与整理规范（见附件2）验收。各项核查无误后交接双方履行交接手续。三、归档单位（部门）编制文件材料移交目录（见附表11、12、13）一式两份。交接双方分别在移交清册封页上签字、盖章，移交清册各留一份以备查考。四、对未能按时归档的，档案部门下发档案催交通知单（见附表14）予以催交。第三章档案整理第九条档案分类与标识一、档案分类以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案内容及其形成特点，设置九个类目，即文书类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、油气勘探开发类、声像类和荣誉类。会计类和声像类档案按照其形成特点及利用规律设置二级类目。一级类目采用英文大写字母W、E、F、G、标识，二级类目采用双位阿拉伯数字01、02、标识。类目标识符号对照表二级类目序号一级类目代字一级类目名称代号名称1W文书类2E产品类3F科学技术研究类4G建设项目类5H设备仪器类01凭证02帐薄03报表6I会计类04其它7K油气勘探开发类01录像8S声像类02录音04照片9R荣誉类二、档号的编制档号由全宗号、类目代字代号和保管号组成。1、全宗号由集团公司档案处统一指定（见下表）。各全宗单位所属档案室的代码由全宗单位自行编排，用两位数字表示，用半角“”连接，例如采油一厂采油一矿档案室，可编为021101，采油二矿为021102，其中“0211”是采油一厂的全宗代码，“01”是采油一厂一矿的顺序号。序号全宗名称全宗号1大庆油田有限责任公司2辽河油田分公司3华北油田分公司2、档案保管号（1）文书、产品、科研、建设项目、设备仪器、勘探开发综合、荣誉档案类在一级类目下由七位阿拉伯数字不分年度流水编制0000001保管号（一级类目不分年度流水）一级类目代字（2）会计档案凭证类的保管号由年度加四位流水号组成，每年从0001开始流水编制。会计档案帐薄、报表、其它类保管号在二级类目下由七位阿拉伯数字不分年度流水编制。I0120060001保管号（二级类目年度流水）会计凭证类类目代字代号I020000001保管号（二级类目不分年度流水）会计帐薄类类目代字代号（3）勘探开发类单井档案的保管号为井号加三位井内流水号。葡211001井内流水号井号单井档案类目代字（4）声像档案类的录像、录音、照片档案保管号在二级类目下由七位流水号不分年度流水编制。S040000001保管号（二级类目不分年度流水）照片类类目代字代号第十条档案整理一、确定保管单位1、文书类、油气勘探开发综合类、声像类、荣誉类以归档单位（部门）为单元，以件为单位进行整理。一般每份文件材料（事件）为一件。2、产品类以单项产品为单位组卷进行整理，文件材料较多时可按阶段组卷整理。3、科学技术研究类采取装订的形式组卷，以项目为单位组卷进行整理。4、设备仪器类以单台（套）设备仪器组卷，随机文件较多时可按照部件、组件分别组卷。5、会计类以卷为单位进行整理，并保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部门和经办人员共同拆装整理。6、油气勘探开发单井类地质资料以井号、资料类别为保管单元，以件为单位进行整理。二、文件材料排列1、文书类、勘探开发综合类文件材料按归档单位（部门）、文件种类及其时间先后顺序排列，带文号的公文、纪要、简报等文件材料按文号排列。成套性文件材料集中排列，如会议材料、统计报表、材料汇编、介绍信等；各企事业单位制发的文件，单份文件排列顺序为正文在前，发文稿纸居中，文件底稿附后。归档的上级文件排列顺序为收文处理单收文原件。2、单井地质资料以井号为保管单元的按归档时间先后顺序排列，以类别为保管单元的同一口井内的文件材料按归档时间先后顺序排列，以类别为保管单元同一区块文件材料按井排及井号先后顺序排列。3、产品类卷内文件材料按开发、设计、试制与鉴定评审的顺序排列。4、科研类卷内文件材料按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用阶段的顺序排列。5、设备仪器类卷内文件材料按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。6、声像类和荣誉类按归档单位（部门）、时间先后顺序排列。7、会计类如有若干个机构和核算单位时，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。三、划定保管期限1、文书类按文件材料种类划分为永久、30年、10年三种，详见附件1。2、产品类、设备仪器类的保管期限定为30年。3、科学技术研究类、建设项目类、油气勘探开发类、声像类、荣誉类档案的保管期限定为永久。4、会计类的保管期限分为永久、15年、5年三种，详见附件1。四、纸质照片扫描成数码照片进行整理，纸质照片按资料进行管理。五、荣誉档案要逐件拍成数码照片，照片按声像档案要求整理。第十一条著录一、题名1、文件材料题名文件材料的正、副标题要原文照录。以事件为保管单位的文件材料题名应全面、准确概括和揭示文件内容，一般由“责任者问题文种”组成。声像档案、荣誉档案的题名要简明概括事件的基本内容、人物、事由等要素。荣誉档案的同一事件有多种载体的物品作为一个保管单位一并整理时，要在题名中注明。2、案卷题名拟写（1）产品档案案卷题名使用该产品名称，两卷以上的加“文字材料”、“图纸、图表”区分或加阶段名称区分。（2）科研档案案卷题名使用该项目名称。两卷以上的加“文字材料”、“图纸、图表”区分或加阶段名称区分。（3）建设项目档案案卷题名文字材料案卷题名由工程项目名称、单位工程名称、文件材料名称组成。竣工图案卷题名由工程项目名称、单位工程名称加图纸图号组成，一个图号分几卷装订的在图号后加卷内图纸顺序起止号，几个图号合并一卷的，将所有图号全部填加题名之后。（4）会计档案账薄案卷题名由科目名称加账薄名称组成。5设备档案案卷题名由设备仪器名称、文件内容、文件名称组成。二、责任者填写对文件内容负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的机构为准。个人责任者应包括所在单位、职务、姓名。声像档案的责任者为单位和拍摄者。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。填写单位全称或者通用简称。三、文件编号填写发文字号、图号、型号等。四、日期填写文件形成日期。声像档案填写事件发生日期。日期用8位阿拉伯数字表示，如2005年2月9日，写作20050209。起止日期应填写卷内文件材料的最早和最后形成的日期。五、页数（次）每份文件材料的总页数。科研档案和建设项目档案为页次，填写每份文件材料首页所在的页号，最后一份文件填写起止页号。六、提要填写文件材料题名中反映不全面的需要说明的内容。如照片中人物的姓名、身份和所处画面的位置，荣誉档案的背景信息等。七、互见号填写反映同一内容而载体类型不同且另行保管的档案保管单位的档号。八、盒号单井档案中每件所在盒的顺序号。每口井内流水编制。九、拟稿单位文件材料的拟写单位，填写单位全称或者通用简称。十、载体类型分为纸质、磁带、磁盘、光盘、照片、录像带、录音带、胶片、奖牌、奖杯、奖状、奖旗、证书、书画、其它。十一、密级按文件材料或案卷的保密级别填写，分为秘密、机密、绝密、油密A、油密AA、油密AAA。档案上没有密级的填写“无密级”。十二、备注填写档案移交过程中需要说明的情况，如无电子文件、文件材料破损、缺页、无领导签发、页号（文件编号）错误、应归档文件材料另行保管等，以及破损修复时间、经办人，移出、销毁时间、经办人等。十三、获奖级别应依据评定结果填写项目的最高获奖级别。十四、事件地点声像档案中填写事件发生地点。十五、复本量相同内容、相同载体类型的档案，除第一份（套）以外的数量。十六、保密期限按文件材料或案卷的保密期限填写，分为永久、30年、20年、15年、10年、7年、5年、3年、2年。绝密的保密期限选择30年，机密的保密期限选择20年，秘密的保密期限选择10年，长期的保密期限选择20年。第十二条编目一、每卷（盒）内的卷内目录（见附表15、16），是卷（盒）内档案内容和成分以及排列顺序的记录和反映。二、以类别为单位的分类目录（见附表17），作为基本的管理和检索工具的一种补充形式，可根据情况打印，保留纸质目录，也可不打印，在计算机内留存。第十三条档号标注一、每件卷档案要有明确标识。以件为保管单位的档案在首页标注保管号；以卷为保管单位的档案在卷皮（卷盒）档号项目位置上标注档号。二、荣誉档案的档号标识打印成标签粘贴在荣誉档案外包装上。第十四条装盒一、依次将卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表装入档案盒。二、填写备考表（见附表18）。卷内备考表要由整理人填写卷内文件的件数、页数，并签名和注明日期。说明项填写整理、保管和利用过程中出现的页号编错、文件缺损、字迹褪色、纸张变质、修改、移出、销毁等问题，每次说明的内容经办人要签名并注明日期。三、填写盒脊项目（见附表110）。全宗号填写集团公司档案处指定的号码。起止档号填写盒内档案的起止卷（件）号，单井档案填写标准井号。盒号是单井档案在井内流水编制的顺序号，年度或归档单位填写档案形成年度或归档单位。四、档案卷盒（套）外形尺寸为310MM220MM（长宽）、310MM430MM，盒脊厚度可根据需要设置为20MM、40MM、60MM（见附表110、111）。五、荣誉档案的包装要求美观且符合档案保管要求。第四章档案保管第十五条档案保管设施设备一、档案库房必须符合国家档案局档案馆建筑设计规范要求。二、档案库房必须专用，做到办公室、阅览室、库房三分开。三、档案库房要配备档案防护设施、设备，做好档案保护工作。1、防盗档案库房门要为防盗门，一楼档案库房窗户要安装防护栏等防盗设施。2、防火档案库区必须配备档案专业消防器材。在条件允许的情况下安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。档案装具、档案库房装修所用材料应为阻燃材料。3、防水档案库房内采暖管线不得有接头，不得有水龙头等设施。4、防光档案库房不宜采用自然光源，宜选用防爆灯做人工照明光源，且照度不超过100勒克斯。有外窗时应有防光窗帘等遮光措施。档案在整理、保管、利用过程中应避免阳光直射和紫外线照射。5、防污染档案库房要远离污染源，并具备较好的封闭功能。配备消毒与除尘设备。6、防有害生物主要是防霉、防虫、防鼠，要配备消毒设备或防虫、防鼠药，使用规范的档案装具。7、温湿度控制要配备空调机、加湿机、去湿机、温湿度监控仪（表）等温湿度控制与监测设备。监测设备摆放位置应不受温湿度控制设备和外界环境直接影响。四、档案库房内的档案柜架排列应整齐。柜架端部与墙体的间隔不小于06米。通道应安排在有外窗一侧，以防阳光直射，净宽一般在1012米之间。柜架之间的距离要合理、适用，一般在0812米之间。五、档案包装材料要采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7295之间。六、档案防护设施、设备必须按相关安全管理规定要求定期进行检查、检定与更换。第十六条档案库房管理一、档案库房要指定人员进行管理，并做好档案库房管理记录见附表114。并将库房温湿度值及调节措施、卫生状况、设施设备状况及档案实体状况管理记录著录到档案管理信息系统中。各级档案部门要对本单位档案库房管理情况进行监督检查。二、温湿度控制标准。档案库房的温度应控制在1424，日变化幅度不超过2；相对湿度应控制在4560，日变化幅度不超过5。各级档案管理部门要因时因地采取设备与人工相结合的措施做好档案库房的温湿度控制工作。三、温湿度记录。人工监测的档案库房，记录每个工作日9时和15时的库内温湿度数据（见附表114）。四、每季度末对档案库房消毒一次，消毒时间根据消毒设备使用说明书及库房面积而定。消毒时，档案柜架门要敞开。消毒结束后，档案库房管理人员要佩带口罩等必要的防护用具，打开库房门窗进行通风，消除库房异味。五、保持档案库房清洁、卫生，不准堆放与档案保管无关的物品。六、严格按说明书使用电器设备。下班后和节假日休息期间切断库房内所有电源。每月检查一次电器线路，及时将存在安全隐患的设施设备情况向本部门档案负责人汇报，消除事故隐患。档案库房内严禁烟火。七、档案库房原则上只允许档案工作人员进入。如因工作需要非档案工作人员必须进入库房时，则必须由档案工作人员全程陪同。库房无人时必须关窗、关门、上锁。八、档案部门每年对馆（室）藏档案进行检查。出现纸张破损，字迹褪色、扩散等情况，做好记录并向本部门档案负责人汇报，及时采取修复措施。九、磁性载体档案的保护执行磁性载体档案管理与保护规范（DA/T151995）。十、缩微胶片的保护执行档案缩微品保管规范（DA/T211999）。十一、照片档案的保管执行照片档案管理规范（GB/118212002）第十七条库存档案排序一、每个档案库房要有唯一档案库房号，由楼层号加两位顺序号统一编制，档案柜架号按从左向右，从上向下的顺序编制。档案柜架上要用标签注明该柜架所存档案全宗、类别和保管顺序起止号。二、档案在库房内按大类、属类、保管号顺序排列，油气勘探开发类单井档案按区块、井号排列，荣誉档案可开放式陈列，也可用档案柜密闭保管。三、档案从左至右、自上而下上架入柜。第十八条档案鉴定与销毁一、档案部门根据各类档案保管期限和保密期限，对已到和超过保管期限或需要调整密级的档案，编制档案鉴定清册（见附表112）并向主管部门或主管领导提出鉴定申请。二、成立专门的鉴定委员会和鉴定小组。鉴定委员会由企业法定代表人、立档单位或专业主管部门负责人和主管档案工作领导组成，负责指导、监督档案保存价值鉴定工作及对档案的存毁作出决定。鉴定小组由经验丰富的立档单位业务人员与档案人员共同组成，负责具体鉴定工作。会计档案鉴定小组还需有审计部门和纪检监察部门人员参加。三、鉴定小组首先要对立档单位的组织沿革、职能、历史变化及发展过程作详细分析，然后通过分析档案的内容、来源、时间和形式、全宗和全宗群内档案的完整程度、利用者对档案的需求程度，提出档案的存毁及修改保管期限的长短或密级意见，并提交给鉴定委员会。四、鉴定委员会审核鉴定小组意见后，提出鉴定报告，并附档案销毁清册。报告内容包括立档单位和全宗的历史概况；档案所属年代及其保管期限；销毁档案的数量和主要内容；鉴定的概况和销毁档案的主要理由；鉴定委员会和鉴定小组名单及成员签字。五、鉴定报告和档案销毁清册提交上级业务主管部门备案。六、销毁的档案和修改保管期限和密级的档案要在档案备考表和档案管理信息系统中注明。七、对需销毁的档案要下架存放12年，确无异议的，可决定销毁。八、需要销毁的档案送指定的造纸工厂作原料，配备两名以上监销人，待档案完全销毁后，监销人必须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签名后，方可离开现场。第五章档案利用与编研第十九条档案利用一、本办法所称档案利用是指查阅、复制、抄录和借阅档案馆（室）所保管的档案。二、本单位所保管的档案原则上只供单位内部的在职员工利用。三、电子档案只提供电子文件形成单位（部门）利用，用户通过档案管理信息系统利用电子档案。四、纸质档案利用者需持所在单位介绍信及证明个人身份的合法证件（身份证、工作证、护照等），介绍信应注明档案利用范围和利用方式查阅、复制、抄录和借阅，不注明利用方式者，只按查阅处理。填写档案利用登记表（见附表113），按规定履行审批手续后方可利用档案。档案利用登记表与介绍信由档案部门一并存档。1、利用本单位（部门）形成的档案，查阅、复制由档案员直接办理；借阅由档案部门业务领导审批后方可办理。2、公司（局）内部单位利用非本单位（部门）形成的非保密档案，查阅、复制、抄录由档案部门业务领导审批，借阅由档案形成单位（部门）审批；利用保密档案，由档案形成单位（部门）或业务主管部门审批；3、油田外部单位仅限查阅、复制、抄录档案，由档案所属单位主管档案工作领导审批。五、查阅、抄录档案应在阅档室内进行，档案员在场监督。不得查阅、抄录与所利用内容无关的档案。复制档案由档案员负责。六、外借档案一般限7天内归还，用于科研的科技档案一个月内归还。因工作需要不能按时归还的，要办理续借手续。在规定期限内不归还档案而造成后果的，责任由借档人自负。借出的档案不应转借，不应伪造、擅自出版、公布和复印档案。丢失档案的按中华人民共和国档案法有关规定处理。七、利用者要爱护档案，利用档案时严禁喝水、吸烟，严禁勾划、折叠、涂改、剪裁、污损、撕毁或拆卷，违者将依照中华人民共和国档案法有关规定处理。第二十条档案编研一、集团公司所属各单位档案馆对档案编研工作统一规划、指导。坚持立足馆（室）藏、存真求实、编以致用的原则，讲政治，讲科学，讲效益，严格遵守有关政策法规。二、各单位根据实际情况开展专题编研工作。编研课题的选定，应依据客观需要、馆（室）藏基础、编辑力量而定，既要量体裁衣，切实可行，又要突出特色，编其所长，讲究时效性。三、志书的编修工作以10年为周期，届时必须续修，不得随意提前或延缓编修。第六章档案统计第二十一条各单位档案部门要明确档案统计工作人员。档案统计工作人员要按照统计报表填写说明准确采集、录入数据信息，并及时向上级业务主管部门报送统计报表。第二十二条档案馆（室）应建立档案机构、人员统计台账、库藏档案情况统计台账、档案编目、利用、编研统计台账、档案事业基础设施统计台账和库藏档案变化情况统计台账（见附表116）。第二十三条档案工作统计台账、报表录入说明一、档案机构、人员统计1、定编人数是指档案机构所在单位人事主管部门核定批准的档案机构专职人员数量。2、档案专职人员，是指档案机构中专门从事档案工作的人员。档案专职人员情况统计主要有性别、年龄、文化程度、档案专业程度和专业技术职务五方面。（1）性别，分男、女统计。（2）年龄，分35岁以下、3539岁、4044岁、4549岁和50岁及以上五个年龄段进行统计。（3）文化程度，按学历填写。博士研究生，指在具有招收和培养攻读博士学位研究生资格的普通高等学校或科研机构完成博士研究生课程学习并取得博士学位的。硕士研究生，指在具有招收和培养攻读硕士学位研究生资格的普通高等学校或科研机构完成硕士研究生课程学习并取得硕士学位的（含党校通过全国教育统考招生录取的研究生）。研究生班研究生，指在具有招收和培养研究生班研究生资格的普通高等学校或科研机构完成研究生课程学习并取得毕业证书的。双学位，指在具有开办双学位教育资格的普通高等院校（同一学校或两所学校）完成两个学位的学习并取得两个学位证书的。大学本科、大专，指通过全国统一招生在普通高等院校学习并取得大学、大专毕业证书的。成人本科、大专，指通过各类成人考试在由国家承认学历的高校（包括夜大学、函授大学、电视大学、职工大学和自学高考等）学习并取得大学、大专毕业证书的。中专，指在各类中等专业学校、中等技术学校以及经有关部门批准的业余中等专业学校学习并取得毕业证书的。高中，指在普通高中、职业高中学习并取得毕业证书的。（4）档案专业程度大学本科、大专，指在普通高等院校学习档案专业并取得毕业证书的。成人本科、大专，指在由国家承认学历的高校（包括夜大学、函授大学、电视大学、职工大学和自学高考等）学习档案专业并取得大学、大专毕业证书的。中专，指在各类中等专业学校、中等技术学校以及经有关部门批准的业余中等专业学校学习档案专业并取得毕业证书的。在职培训教育，包括“专业证书班”、“岗位培训”、“继续教育”、“专题培训”。其中“专业证书班”指各地、各部门按照（88）教高三字006号文件举办的专业证书班；“岗位培训”指地、市级以上档案部门举办的各种上岗（在岗）、转岗、晋升培训；“继续教育”指地、市级以上档案部门举办的以继续教育为内容的培训；“专题培训”指地、市级以上档案部门举办的各种专题性培训。（5）专业技术职务，指专职档案干部评聘的专业技术职务。3、兼职人员，指所有兼职从事档案工作的人员。二、库藏档案情况统计1、库藏档案统计依据库藏档案分类进行统计。2、库藏档案统计单位，按保管单位划分。3、库藏资料数量统计，指已编目的用作资料的上级文件、古籍、图书、期刊、报纸等，以及其它形式的技术资料、编研资料。经过装订的报纸以合订本为一份进行统计，期刊以年合订本为一份进行统计。4、本表年度指档案归档年度，截止库存（截止本年）数量中包括“本年新增”数量。三、档案编目、利用、编研统计1、档案编目统计主要分手工目录和机读目录数量统计。2、手工目录数量统计分类目录，指在同一全宗内以类别为单位编制的档案目录，同一全宗同一类别一式数套目录的，只填报一套的数量。统计单位为“本”。全引目录，指在同一全宗内以卷为单位编制的卷内文件目录，同一个全宗一式数套全引目录的，只填报一套的数量。统计单位为“本”。3、机读目录，即计算机可读目录，指输入计算机并通过计算机进行编制和检索的档案目录。案卷级机读目录指以“卷”为保管单位的档案的机读目录数，统计单位为“条”。文件级机读目录指以“件”为保管单位的档案和以“卷”为保管单位档案中文件级的机读目录数，统计单位为“条”。4、档案利用统计，主要指对利用档案的数量、目的等情况的统计。5、利用档案人次统计，按当年每日绝对查档人数累计统计。一个利用者查档时间在一天以内的，按1人次计算；一个利用者连续若干天查档，来1天就算1人次；一个利用者将档案借走若干天，按1人次计算。6、利用卷（件）次统计，按当年每日提供案卷（件）的数量累计统计。一个利用者上、下午利用同一个案卷（件），用1卷（件）次计算；一个利用者连续若干天利用同一个案卷（件），用1天就算1卷（件）次；一个案卷（件）外借若干天，按1卷（件）次计算。7、复制档案、资料数量统计，按所复制档案、资料的原件页数进行统计，统计单位为“页”。8、利用档案的目的，主要有以下方面编史修志，指用于厂史、校史、断代史、专门史（如经济史、自然科学发展史等）的编研和各地方志、专业志的编修。工作查考，指用于行政事务等日常工作，如制定计划、落实政策、宣传教育、案件处理、人事工作等。学术研究，指用于历史研究或其它学术研究，如医学、经济学、社会学、气象学、地震学研究等。经济建设，指直接用于工农业生产或建设工程等方面。宣传教育，指用于编研出版、举办展览以及通过报刊、广播、电视等开展的宣传教育工作。9、档案编研成果，指本单位利用档案自编或与其它有关部门合编的文件汇集、参考资料等。统计单位为种、万字。一个书名为一种。其中，“公开出版”指当年由各级出版社正式出版的书籍（包括公开发行和内部发行），“内部参考”指当年编纂完毕未公开出版、留作内部使用的参考资料。四、档案基础设施统计1、档案馆（室）面积统计，主要指档案馆室总建筑面积统计，其中,档案库房面积要单独统计，统计单位为平方米。2、档案设备仪器统计，主要有以下几方面档案装具统计，指对档案密集架、档案柜和目录柜等的统计。档案技术装备仪器统计，主要指对声像档案录制和处理设备仪器、档案现代化管理设备仪器、“八防”设施设备仪器、档案装订设备仪器等的统计。3、其它档案设备仪器的统计。五、库藏变化统计1“收进”是指全宗单位档案部门接收下级单位档案部门或另外一个全宗单位档案部门移交过来档案的统计。2“移出”是指全宗单位档案部门将库藏档案移交给另外一个全宗单位档案部门保管、利用。3“销毁”指本单位档案部门对已到保管期限的档案经过鉴定后，对无保存价值的档案进行销毁处理后进行的统计。六、温湿度统计根据每日温湿度记录对馆藏各门类档案库房温度和湿度情况进行统计分析，用曲线表示，每月一张。前者统计单位为摄氏度（），后者统计单位为百分比（）样式（见附表115）。第七章附则第二十四条本办法由集团公司档案处负责解释。第二十五条本办法自颁布之日起施行。附件1各类档案归档范围文书档案基本归档范围及保管期限表基本归档范围职能（机构）文件材料名称保管期限上级部门下发的文件材料永久上级领导到本级视察、检查、调研工作时的讲话、题词等综合性材料永久本级制发的文件材料、本单位请示及上级的批复永久年度统计报表、年度工作会议材料永久代表大会、委员会会议等会议材料永久会议纪要、记录永久工作计划、工作报告、工作汇报、领导讲话、经验材料、调研报告永久礼仪文书永久印章、介绍信使用记录10年有关单位联系业务的函10年决策参考、情况反映、信息要览、督办情况等工作简报10年大事记、年鉴永久保密工作要点、总结永久综合事务性工作商业秘密事项统计报表、失泄密案件的查处、上报和通报材料永久职工代表大会材料、工会会员代表大会材料永久重大活动、重大会议的有关材料永久劳模档案（劳模情况登记表、事迹材料）永久有关技术拔尖人才的资料永久集体合同文本永久劳动争议调解协议30年会费存根10年员工病疗情况基本信息及审批材料10年工会有关合理化建议材料、10年工作简报、宣传报导10年团费存根10年共青团重大活动和会议材料永久重要会议、重大事件、先进经验与先进典型的宣传报道、录音录像、照片永久企业文化建设、形象宣传形成的企业理念、文字材料30年思想政治工作形成的文字材料、企业文化研讨会材料永久制作的有关宣传展示企业形象的画册、手册等、新闻稿件报纸剪辑10年宣传（公共关系、企业