信息工程部管理手册-部门行为规范

信息工程部管理手册部门行为规范1会议管理制度22CC电话会议系统管理制度33招投标管理制度54电子文档管理制度65RTX信息群发管理制度66OA系统审批管理制度67接受外部任务制度78账户管理制度79网络中断汇报制度710手机信号屏蔽器管理制度811通讯管理制度812信息收集发布制度913新闻通稿撰写制度914新员工入职引导制度915办公环境管理制度1016档案整理制度1017设备领用制度1018业务报表制度1019信息工程部用户反馈问题上报制度1120部门内部报销制度（部门奖金）1222泛微OA管理规范171会议管理制度11为加强部门工作的计划性，利用信息化手段实现工作管理，从即日起信息工程部所有员工在致远OA填写“计划/会议/日程”。12会议管理规范121会议发起人于会议前一天在会议管理模块中新建会议，（总经理组织的会议责成综合组发起）。122其他人员在收到会议通知后，在回执之前必须先完成“会议转事件”，共享类型为“公开给他人”，共享对象选择梁总。123会议发起人在会议管理中发起新会议的同时，需日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“公开给他人”，公开对象选择梁总。124会议发起人在日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“部门事件”，部门选择信息工程部。在时间内容中注明会议地点、参会人员。13日程管理规范131部门员工每日上班后需在日程事件中，填写一天的工作计划；132涉及会议的日程安排已在上述“会议管理”中实现，不需再次填写；133非会议类计划性工作，填写在日程事件中，以便领导查看。14部门员工都应提前准确填写，以免计划不当造成会议安排问题。15综合组负责此项工作的培训、落实、检查、督促。2CC电话会议系统管理制度21电话会议系统管理模式根据CC电话会议系统的特点，对系统采取信息工程部统一管理，分部门授权使用的模式管理，具体如下311账号管理1为便于使用和管理，电话会议系统将使用一个总账号和若干个分账号，总账号和分账号均由信息工程部代表集团统一申请和管理。2总账号的管理口令由信息工程部商务副总保管（并在总经理处备案）；分账号的管理口令由信息工程部商务经理统一保管（并在主管副总和总经理处备案）。总账号与分账号口令如需更新，须上报主管副总和总经理。212应用管理2121总账号是管理账号，无特殊情况，不用于召开电话会议；2122分账号是应用账号，专门用于召开电话会议；213电话会议申请单位通过向信息工程部申请分账号和电话会议费用的方式召开电话会议。22电话会议业务管理221电话会议申请与受理2211申请部门在OA中发起“电话会议申请流程”，提出电话会议使用需求。2212经信息工程部总经理批准后，向申请部门电话会议系统提供分账号，并在分账号内转入初始费用。2213各使用部门应指定专人作为电话会议系统的关键用户（1）关键用户负责接受信息工程部视讯组提供的系统使用培训；（2）关键用户负责对配发给本部门的电话会议分账号进行管理（账号密码须妥善保管，不得随意更改）；（3）关键用户负责及时核查本部门分账号费用支出情况，余额不足时应及时发起费用申请。2214电话会议由申请部门自行召集、组织与召开，特殊情况可请求信息工程部视讯组提供支持。23电话会议费用管理231电话会议费用申请2311电话会议使用部门根据需要，可不定期向信息工程部提出费用申请；2312申请流程（1）申请部门经办人（关键用户）提出申请（2）申请部门负责人审批（3）信息工程部副总经理审批，拨付费用并进行分账号转账操作（4）知会申请人和信息工程部商务经理2313电话会议费用登记管理（1）商务经理应建立电话会议使用情况台账，对每次费用拨付情况作好登记；（2）商务经理应每月编制电话会议使用情况报表，经商务副总审核后上传OA；（3）商务经理应根据使用情况，出具费用分析报告；（4）商务副总应定期检查费用余额，审核台账。2314费用交纳（1）根据费用支出情况，总结规律，确定费用余额预警额；（2）商务经理办理请款、付款、报销等手续。3招投标管理制度31投标文件的编制与发放需遵循信息化管理制度，投标厂商如无特殊情况不得少于三家。32拟选投标厂商由项目建设组织者负责，商务组负责拟定招标计划、招标文件要素、合同要点等内容，并编制完整的招标文件，经商务副总审核，并报部门总经理及相关部门（法务部、成本控制部）审批后方能向投标人发放招标文件。33评标前的各项工作（包括向投标人发放招标文件、与投标厂商进行联系等）通常由商务组非评标人完成，如因客观原因该人员不能完成，则由其他组非评标人代为完成。其他人员（包括各组组长）未经部门总经理批准，不得擅自在定标前直接与投标厂商联系。34招投标过程中，对各投标厂商的来访，我方接待人员不得少于两人。35评标人员应严格遵守保密规定，未经部门总经理批准，不得在任何时间、任何地点以任何方式向评标小组以外人员透露各厂商的技术方案与商务报价。36一旦合同签订，招标的过程文件（招标文件、投标文件、开标记录、评标记录、洽谈会议纪要、相关补充或澄清文件、定标资料、内部相关审批文件等）由经办人整理后移交商务经理存档，电子文档须打印归档，并OA中建立相关招标档案目录，将电子文档存档。招标过程中的文件，必须严格按制度完成相关的签字组合。4电子文档管理制度41所有部门对外文件都应在总经理审阅同意后方可传递、上报和下发。42所有电子文档都应严格按照“文件名（姓名时间）”统一格式确定文档名。43信息工程部内部发文和传递文档，一律要求使用WPS格式，无论文档、表格还是演示文稿。44所有正式对外电子文档必须在电脑中保留备份，以备查阅。45对于需要部门内共享的文档，经总经理审批后，应及时上传到OA“知识文档”中。46电子文档属于企业机密，应按照保密制度进行管理。5RTX信息群发管理制度51对于在RTX中进行代表信息工程部的对外的群发，需经总经理批示后方可操作。52RTX广播权限的授予需经总经理批示，本部门RTX的广播内容也需经总经理审批。53流程拟稿人主管副总审阅总经理审批拟稿人群发。54信息工程部的RTX广播人为OA项目经理。6OA系统审批管理制度61部门员工应在上班后立即登陆OA系统。62对于部门内部流程的审批时限不得超过一个小时。63对于复杂流程，在与相关领导商洽后，审批时限不得超过半天。64部门员工在流程发起后，应马上通过RTX通知相关人员请求审批；如审批人不在，应通过短信和电话告知。65如审批人无法审批，应在电话或短信中告知发起人，另外通过电话和短信通知流程下端人员自己的审批意见。7接受外部任务制度71部门人员从其他任何部门接收任何没有明确流程的任务要先提交给总经理，由总经理统一把握工作安排，经过总经理审批后答复对方，并进行下一步工作的开展。72对于OA中接到的工作事项，在回复前需将拟回复内容以内部文字形式报总经理批示后方可回复。721未经总经理批准，不得擅自接受外部任务指令。8账户管理制度81任何系统管理员账户密码，不得授予非正式员工掌握与管理。82人力资源部未能及时将公司员工账户录入HR系统时，OA项目经理应及时与人力资源部协调，尽快录入员工信息。83集团员工离职时，应首先注销账户信息，然后再办理其他手续。9网络中断汇报制度91信息工程部全体成员如发现网络中断应第一时间通知网络管理值班人员，同时电话告知总经理。92网络管理人员应在第一时间快速响应查找原因并进行应急处理，以保障网络的通畅。93应急处理后应尽快查找原因研究解决方案，并出具问题分析报告上报部门总经理。10手机信号屏蔽器管理制度101手机信号屏蔽器（下称屏蔽器）仅限于集团内部各类型会议使用，不得外借。102屏蔽器由信息工程部商务经理负责保管。商务经理应对屏蔽器进行登记、编号、造册，作好使用登记，并负责对领用人进行使用培训。103屏蔽器的使用须经如下流程审批（1）董事长参加的会议申请人信息工程部总经理主管副总裁；（2）副总裁参加的会议申请人信息工程部总经理；（3）其他会议申请人商务副总经理。104信息工程部商务副总经理负责对屏蔽器的使用情况进行检查，要定期核查设备工况和使用登记表。11通讯管理制度111为保持工作联系畅通，平台组和网络组成员必须保持全天手机开机；其他组成员必须保证工作日6002200开机，节假日9002100开机。112开机时段内，须做到手机随身携带，并将手机调整为最适合的状态，以保证在来电的第一时间接听电话。113在规定的开机时段内，任何人不得拒听来电。对于特殊情况造成未接电话的，应在看到未接信息时，在第一时间回拨。114部门内仍未办理移动手机卡的人员应立即办理；商务组负责在2009年1月25日前部门全体人员都要开通“内部短号码”功能。115今后手机号码变更应首先与商务组商洽开通新号码集团手机专网功能后，同时及时在RTX中进行更新，不允许出现短号码停止应用现象。116座机接听原则如受话人不能及时接听，其他员工应主动接听电话，重要电话作好接听记录,并及时通知受话人。12信息收集发布制度121部门所有人员在工作中应关注新知识、新信息、新资讯，并主动与大家分享。122部门内部人员随时将收集到的信息传递给OA经理。123信息的收集整理由OA经理负责，并上传到“知识文档”中。13新闻通稿撰写制度131部门全体或个人参加集团或与集团有关的重大活动后，应撰写新闻通稿。132部门参与活动人员在活动开始前应做好拍照、录音及录像等报道准备工作。133新闻通稿在活动结束后一周内撰写完成，由综合经理修改完善后报总经理审阅，总经理确认发布后，发企业文化部（网站、月刊）。134所有重大活动的文字、影像资料压缩（文件名活动照片时间）后，存放在OA系统“知识文档”中。14新员工入职引导制度141新员工入职时由主管副总（组长）负责导入工作，并安排专人指引新员工办理各种入职必要手续（人力资源部报到、办理饭卡、体检、入职差旅费报销、办公用品领用等）142主管副总应向新员工提供通讯录、讲解部门制度和岗位职责等，确保新员工更快更好地加入新团队、适应新环境。15办公环境管理制度151部门所有员工应保持个人工位的卫生和物品的规范管理，创造良好的工作氛围。152办公环境标准（1）办公桌面保持整洁，不摆放过多物品。（2）文件纸张应排放整齐，重要合同、文件不得随意摆放在桌面上；153保证办公区域的安全防范。16档案整理制度161整理时间部门员工每月最后一周为档案整理时间，并在此周末将文档报送到商务经理存档。162整理的范围重要技术文档、项目实施过程文档，商务往来函件等。163商务经理根据已知信息督促各组人员进行档案上报。17设备领用制度171部门内部所有设备由商务经理管理，进行登记、编号、造册。172借用设备商务经理应作好使用登记。18业务报表制度181需要上报的表单为商务组商务台账，综合组视频会议运维报表；网络组网络建设报表，网络运维监控报表；ERP组平台组系统运维报表，百货院线系统运维报表和NC系统运维报表。其中，商务台账和网络建设报表要随时更新。182更新的报表经组长、副总审批后上传到OA系统“信息工程部报表”目录下相应的子文件夹中。183除商务台账和网络建设报表随时更新外，其他均为月报表，要求每月最后一日上传到指定文件夹中。184以上已有成熟表单的延用现有表单，未建立相应表单的需各组自行建立，并经总经理审核同意。185行政主管负责对表单上报情况的督促工作。19信息工程部用户反馈问题上报制度191本制度用于规范信息工程部内部人员接到用户反馈的共性问题（包括网络问题、数据库问题、各业务系统问题、视讯设备问题等）的处理方式与流程。192共性问题范围1921部门内部人员发现问题，且问题影响面较广；1922三个或三个以上部门外部人员向部门内部人员反馈同一个问题；1923部门外部人员发现问题并反馈给部门内部人员，部门内部人员经判断确认问题确实存在且影响面较广。193问题处理办法1931部门内部人员发现共性问题后应第一时间处理，并将问题及处理结果上报分管副总（组长）；1932部门内部人员未能及时处理成功（1小时），应上报主管副总（组长），并协调系统组和厂商技术人员处理；1933主管副总（组长）判定问题影响严重的应上报总经理；1934问题接收人及时将处理结果反馈总经理及副总经理（组长），并填写信息工程部用户反馈共性问题处理结果单。20部门内部报销制度（部门奖金）201信息工程部部门内部人员使用发生且不能在集团报销的费用要通过部门内部报销形式报销。202部门内部资金由OA项目经理管理与记录。203费用发生前经办人应先向总经理请示，内容包括产生费用的具体事项、大致费用等，总经理同意后方可执行。204此类费用应要求消费单位开具正规发票，发票名头为“大连万达商业地产有限公司北京分公司”。204经办人事后及时（二天内）将填写好的现金请款单连同发票交总经理签字。2041现金请款单填写内容包括日期、事由、金额、合计（大写）、合计（小写）、附单据数、经办人签字、参与人员名单。2042发票用胶水黏贴附在现金请款单后。2043加班用餐费用控制一般加班餐费在16元/人餐以内。205经办人将总经理签字后的现金情况单交OA项目经理存档。OA项目经理及时更新部门资金使用明细帐并定期向总经理汇报部门资金使用情况及资金余额。21集团大型视频直播工作程序直播地点选择在集团广场内时，由于人员配合相对较为积极和我方对场地内的配套设施改造权利较大，这就便于我方人员创造出对我方最为有利的直播现场条件，为明确工作步骤，规范工作程序，消除可能发生的问题风险，确保圆满完成年会直播任务。制定工作程序如下步骤工作内容工作目的责任组与会议组织部门沟通完成参会方列表，各分会场数量及详细参会地点统计明确直播对象综合组第一步，文档准备与会议组织部门共同拟定会议通知及测试通知确定工作时间点，明确我方承担责任。综合组第二步，现场调查网络点位准备和路由调查将专网接入点接至距离直播台就近的位置网络组、平台组调查调音台与我方音视频矩阵对接线材类型保证用最短线路、最好效果向直播设备提供音频信号综合组、平台组直播摄像点位调查确定视频信号线路布线方式和线路保护方式综合组、平台组特殊线材及设备列表为采购做准备综合组、平台组材料设备采购保证现场所有设备对接商务组、综合组将所有直播设备及现场用设备搬到场内并组装做好准备调试综合组、平台组第三步，进场准备现场调试，同时保证所有上线分会场都能参加测试对直播效果进行预判断；及时调整现场设备、线路和网络的条件综合组、平台组、网络组直播设备现场操控最大程度地保证直播效果，现场指导各分会场进行操作综合组、平台组直播现场视频采集现场视频信号采集综合组直播现场手机信号屏蔽确保现场无手机信号（到现场确定安装方式）商务组网络监控保证直播网络条件网络组第四步，直播现场及时统计上线情况，并联系未上线分会场保证所有参会方上线IT外包打电话，完善各地公司总经理、调试人员通讯录综合组第五步，撤场设备整理，装箱视频直播设备、线路综合组、平台组摄像机综合组屏蔽器商务组线路拆除、装箱全体撤场、搬运、整理全体统计各公司登录情况，故障情况和直播质量情况综合组完成直播分析总结报告综合组第六步，总结对年会直播进行全过程总结召开内部总结会全体参与人员实施细则第一步，文档准备1集团通知中涉及视频会议部分的内容大体如下现场直播调试安排及注意事项为充分保障专网传输带宽，直播期间（月日）禁止任何人在专网内进行BT类下载、网络游戏、观看与工作无关的网络视频等严重占用网络带宽资源的操作。届时信息工程部将对专网对外出口进行封闭（不影响视频会议和RTX登录，不影响业务系统运行），以保证直播效果。为保证主会场与各地分会场视频信号传输的稳定与连续，在直播期间各分会场视频会议负责人要保证RTX实时在线，以便出现视频问题时可以及时处理。各公司使用V2系统登录。联系人电话01085853手机1各公司系统调试人员必须在月日登录V2视频会议系统。请各单位领导高度重视、认真落实，确保直播期间网络及视频系统的正常运行。第二步，现场调查1直播台选址原则以此次集团索菲特直播的经验，我们将继续坚持将直播台设到调音台旁边的模式。核心原则是尽可能地缩短与现场调音台与直播设备之间的距离，保证音频信号不会因为线路原因发生衰减。2网点选位网点选位应选择距离直播台最近的点位，保证专网光纤直接接入到该点位对应的弱电井内。第三步，进场准备1耗材及设备清单，采购综合组和平台组人员应在进行过现场调查后第一时间内列出现场耗材或特殊设备清单交予商务组做为采购依据。商务组收到采购清单后应在设备进场前将列表中的物品采购到位，遇到特别紧急的情况可考虑在综合组的配合下从别处借调以满足使用要求。2现场测试设备清单设备序号设备或线材名称规格说明数量1视频会议用主电脑V2用视频会议电脑12视频会议用副电脑V2用视频会议电脑13视音频分频器CREATORAV0404视频矩阵24网络交换机可划分VLAN的网络交换机25电缆线盘含50米电缆线盘16网线线盘含50米网线线盘17视频线视频会议用主电脑用AV视频线，5米18视频线视频会议用副电脑用AV视频线，5米19视频线摄像设备视频输出AV视频线，25米110屏蔽器用于屏蔽现场手机信号1211音频线双头双声道莲花，用于调音台与矩阵对接，5米112音频线视频会议用电脑与矩阵连接的音频线，一头双莲花一头35毫米，5米213音频线调音台输入至音视频矩阵，