医学检验实验室档案建设与运行规范

医学教育 医学检验实验室档案建设与运行规范吴民泸 , 韩 威 , 段佳慧(成都医学院医学检验系 , 成都 【关键词】 实验室 ; 档案建设 ; 运行规范 【中图分类号】 R 331 【文献标识码】 B 【文章编号】 1674-2257(2008 02-0147-03收稿日期 2008-02-10 修回日期 2008-03-26作者简介 吴民泸 (1959-, 男 , 四川省泸州市人 , 高级实 验师 , 主要从事实验室管理和检验生化实验教学的研究。T el :028- 实验室是高等学校教学 、 科研的重要基地 , 在 学校发展过程中有着特殊的地位和作用 , 实验室的 建设和发展也反应了学校教学 、 科研工作的不断发 展 , 因此建立和完善教学实验室的档案 , 使其规范 化和科学化 , 正确 、全面反应实验室建设的历史 , 是非常必要和有意义的 。 高校实验室是培养学生实 践能力 、 综合素质的重要场所 。 实验室的建设和管 理水平是衡量高校教育质量的重要标志 , 而高校实 , 案是历史真实的记录 。 案 、 机制 , , 利用实验室档 案 , 。1 档案管理的重要性通过多年的本科教学证明 , 在教学 、 科研 、 管 理等方面的研究中 , 都要借助于各种各样的文献 , 其中就包括档案 , 如果离开了文献 、档案作参考 , 实验教学和科学研究将寸步难行 1。 由此可见 , 实 验室档案建设具有非常重要的作用 。首先实验室档案是实验教学改革的主要依据 :实验教学过程中的实验教学档案 、 如实验项目 、 实 验内容 、 使用方法 、 手段 、 实验考试 (考核 办法 等实验课程体系及学生 、 专家教学督导组及教学检 查反馈的意见和建议每年都将通过文字记录归类整 理后保留下来 。 这些意见和建议有助于我们不断改 进实验教学方法和手段 , 从而不断提高实验教学质 量 , 另外在制定新的实验教学计划之前对历年的实 验项目 、使用方法 、实验手段的记录进行分析研 究 , 有助于探索一套更合理的实验教学方法 。 其次 实验室档案是科研工作的重要保证 :科研工作是高校的一项重要工作 , 科研实验离不开仪器设备 , 特 别是大型精密仪器 , 即大型精密仪器的安装 、调 试 、 使用方法及故障排除措施的详细记录以档案的 形式保存下来 , 如 :同一类型而型号不同的仪器其 性能 、 准确度 、 , 调试 、 使用过程 , 更好地为教学科研 , 可以得出仪器的 , 也就可以分析出哪些仪器是教学科研必 备 , 哪些仪器是在条件具备时才可购置的仪器 , 这 样就可优化利用学校投入的有限设备经费 , 从而避 免盲目采购仪器设备给学校造成浪费 ; 另外 , 以前 的使用记录会详细记录操作者在使用每一台仪器的 运行情况 , 如各种技术指标是否符合使用情况 , 翻 修率的大小 、 维修是否方便等等 , 以此为学校提供 仪器使用的基本信息 , 也为今后学院在购置仪器设 备时选择合适的厂家提供重要的参考 。2 档案建设的范畴该实验室的档案归档内容 , 在参考学院教研 室档案管理建档要求和实验室工作档案管理制 度的基础上 , 根据检验系实验室的“ 一个实验中 心多门实验课程”的实际情况与特色进行收集整 理 , 从实验运行的实际情况出发 , 检验实验室的归 档材料应具备以下内容 。 211 实验室基本情况材料包括实验室建制的批文、 主管任命书 、 人员队 伍情况 、 实验室实验人员个人情况简介 、 实验教学 中心简介 、 设备情况 、 实验用房情况 、 实验室结构 图等 。 212 实验室的各种规章制度包括学院、 检验系和实验室制定的各种规章制 度 、 管理办法 、 岗位职责等文件资料 。 213 实验室及学科建设包括实验室发展建设规划、 改革方案及实施计成 都 医 学 院 学报 Journal of Chengdu M edical C ollege2008Jun , 3(2划、 验收报告、 评估报告、 专业申报和选修课申报。 214 实验室计划和总结包括年度或学期工作计划及总结报告。215 实验教学及教学运行21511 实验教学 包括实验教学计划、实验教学 大纲 、 实验教学教材 、 实验指导书和参考书等 ; 21512 教学运行 包括实验课教师备课笔记或讲 义 、 电子教案 、集体备课记录 、教师观摩听课记 录 、 实验预试记录 、实验教学进程表或实验课表 、 实验课课程汇总表 、学生实验报告 (优秀实验报 告 、 实验考试评分标准和实验报告评分标准 、实 验考试报告单和实验考试 (考核 成绩单 、 实验项 目开出情况等材料 。216 科研和技术开发项目包括实验室的各类科研项目和技术开发项目申 报书、 申报项目的支撑材料、 项目立项批准文件等。 217 实验教学、 科研 、 技术开发研究成果包括成果申请书 、论文复印件 (或原件 、专 利或成果鉴定材料 、 专利及获奖情况等材料 。 218 实验室工作量统计包括各种报表、 考核;219包括仪器设备一览表、 仪器设备的改建 、 仪器 设备自制改进原始记录 、学生显微镜使用登记表 、 仪器故障维修申请单 、 仪器维修记录等材料 。 2110 实验室日常工作记录包括工作日志 (或周志 、 安全检查记录、 剧毒 及易爆药品使用记录、 承担的其它任务及相关材料。 2111 实验室管理 实验室人员培养 包括实验室人员的培养 计划 、 培养的考核 、 成绩及获奖等材料 ; 实验室学科建设 包括学科申报书、各种 相关申报支撑材料 、 学科建立批文等材料 。2112 实验室仪器设备 仪器设备、 低值耐用品及材料 包括仪器 设备的固定资产三合一 (帐、 卡、 物 、 领物单、 仪 器使用说明书、 保修单、 技术资料、 仪器管理责任 人、 使用情况登记、 故障情况记录、 保养维修记录。 大型精密仪器设备 包括仪器设备的论证 报告 、 订货合同 、 安装验收报告 、 使用说明书 、 仪 器管理责任人 、 故障情况记录 、 维修记录 、 使用记 录 、 材料领用记录等 。2113 实验教学低值易耗品的使用包括实验课低值易耗品使用记录、 实验项目试 剂配制情况记录 。 2114 开放性实验室 开放性实验室基本情况 包括开放时间、 开放对象和范围 、 开放性实验室管理制度 、 开放性 实验室规则 ; 开放性实验室保障措施 。 开放性实验立项情况 包括学生开放性实 验项目申报书、 科研课题实验项目申报书 、 项目评 审组人员情况 、 立项评审表 、 评审情况记录 。 开放性实验的实施 包括教师实验指导监 督情况 、 实验过程记录 、 实验项目完成评价及获奖 等材料 。2115 物资计划管理包括年度或学期教学物资仪器设备申购计划、 物资领物单据 。2116 物资账目管理包括仪器设备固定资产账、 低值易耗品账 、 化 学药品试剂账 。16, , , 使 , 利于收集、 整理、 保存 实验室的工作档案应该是在实验教学、 科 研开发的实践活动中直接产生的具有保存价值的历 史纪录。 只有保证了纪录的直接性和真实性 , 才能 保证归档材料的可信度及其真正的利用价值 3。3 档案的保管保管好是前提 , 只有保管好 , 才能有利用的可 能 。 因此做好保管与利用的有机统一工作 , 是档案 工作的重要组成部分 。 必须让全体实验室人员认识 到档案保管工作决不是阶段性和过渡性的工作 , 而 是一项长期保持性 、 常规性的工作 , 只有如此 , 才 会避免出现在评审时便加大力度突击整理 , 评审结 束便束之高阁 、 无人问津的现象 4。由于检验实验室档案有其自身的特点 , 实验课 程繁多 , 它包括 :临床生化检验 、临床血液检验 、 临床基础检验 、临床寄生虫检验 、临床微生物检 验 、 临床免疫检验 、 临床输血学等十多门课程 , 且 具有与临床教学医院检验科的见习教学课程等 , 因 此对各实验课程收集的基础资料 , 均需要事先进行 分门别类的归纳整理 , 从而提炼出有价值的档案材 料进行归档 。 对档案材料的保管 , 原则上绝大部分 档案材料不具有保密性 , 需要做的工作是采取措施 预防有可能发生损坏和丢失档案的各种因素 。 在平 时的包干工作中 , 坚持立足长远 , 保证当前 ; 不仅 强调保护档案而更重要的是考虑利用方便 , 同时也 不只是迁就一时利用方便而不顾及对档案的保护 , 以致影响档案的长远利用 。采取半开放式管理办 成都医学院学报 2008年 6月 , 3(2 法 , 即专人保管 , 专门场所放置 , 每时每刻均可查 阅或借阅 , 管理员进行定期检查与整理 , 以防损坏 和丢失 ; 并按时补充新的档案材料 。 为此特制订检 验实验室档案借阅办法 , 并对借阅的档案进行登 记 , 随时追踪档案的使用情况 。对于不能集中管理 , 而平时又需要用到的资 料 , 采取实验室有关人员自己保管 , 由档案管理员 建立文档目录并实施跟踪监督 。4 档案的运行规范管理档案的建立和运用 , 必须建立切实可行的各种 规章制度 , 目前档案管理的制度很多 , 上至国家档 案法 , 下至学校档案管理规定 , 对档案的机构 、 职 责 、 利用以及法律责任都作了明晰的阐述 。 在建立 检验实验室档案的过程中 , 充分掌握和领会国家档 案局发布的归档文件整理规则 、 档案保管期限 表以及学院教研室档案管理建档要求 、 实验 室工作档案管理制度 、 学院实验室工作管理办关文件精神 , 档 、 分类 、 排列 、 编号 、以规范 。 ,术 , ,理 , 实行纸质档案 ; 并 逐渐将纸质档案数字化 , 实行电子文件的集中统一 管理 。 高校实验室有其自身的特色 , 作为一个培养 人教育人的实践活动中心 , 其科技水准高 、 设备造 价高 、 人员素质高 、 流通利用率高 , 因此工作材料 的管理力求要准确 、 完整 、 连续性和统一性 。 搞好 实验室档案建设 , 其目的就是为了利用档案 。 没有 档案的利用 , 也就不会有档案工作 , 档案也就失去 了存在的意义 。 因此 , 在逐步搞好档案收集保管的 同时 , 更加注重做好档案的利用工作 , 为实验室各 项工作的规范化管理服务 。 其具体做法是充分发挥 档案的现时作用和长期作用 5, 现时作用即为规范 当前各项工作服务 , 发挥在收集档案时促使相关人 员进行相应的工作 , 来支持档案建设 , 从而完成相 应内容 , 由此来规范教学内容和管理工作 ; 长期作 用即主要为制定建设规划服务 。 利用档案对已做事 情质量进行分析和比较 , 找出问题与差距 , 提出改 进意见和措施 , 为制定建设规划和指导今后工作服 务 。 通过两方面的作用 , 最终目的是规范实验室各 方面的管理工作 。5 实验室档案管理存在的问题及对策 目前检验实验室的档案管理主要存在以下几方 面的问题 。 一是实验室建档意识差 , 主要体现在本 实验室过去没有档案建档的历史 , 无前人的经验可 循 ; 且从事实验室工作的人员对档案建设不够重 视 ; 通常认为只要搞好实验教学 、 完成科研任务或 事务性工作即可 , 致使建档意识淡薄 ; 在工作中亦 不注重资料的收集 、 整理和归类 , 使实验室有工作 及活动而无记录 , 有措施而无书面文字记载和资料 存档 , 因而导致有价值的资料流失而不能及时服务 于实验教学和科研 。 二是有制度无职责和监管 , 实 验室无专门或兼职的档案管理员 , 因此造成档案管 理的无责任性 , 建档工作无上级部门的监管 , 学校 和检验系也未将实验室档案管理工作列入年终目标 考核的内容 , 造成该项工作边缘化 。 三是检验实验 室的档案繁杂 , 课程多 , 原始资料量巨大 , 涉及内 容广泛 , 如实验记录 、数据 、图表 , 教学 、科研 、 仪器设备管理 、教改料 , 。:学, 针对实验室的实际情况制定相应的实 验室档案管理制度 , 统一档案格式 , 其档案内容应 根据各个实验室的具体情况制订 , 使实验室档案管 理工作规范化 、 制度化 , 相关部门应注重对实验室 的档案进行定期的检查指导及有效监管 。 二是强化 实验室档案管理意识 , 加强档案队伍建设 :学校及 有关部门对实验室和实验教学人员不断地进行档案 管理知识的培训 , 让受训人员充分认识到实验室档 案在教学 、 科研及管理方面所起的重要作用 ; 挑选 事业心 、 责任感强 , 有奉献精神的优秀人员负责实 验室档案管理工作 , 从制度 、 职责范围等方面给予 支持和规范 。三是提供必要的档案工作环境和设 施 :建议学校为实验室提供专门的档案室和配套的 硬件设施 。 开展实验室档案管理的工作目的在于开 发利用实验室档案信息资源 , 更好地为学校的建 设 、 管理 、 教学 、 科研服务 。参考文献 :1张景兰 , 陈东来 , 吴国强 . 高校实验室管理探索 J.河北 农业大学学报 , 2001, 3(2