企业公司内审员培训资料总结

TS16949内部审核员培训 体系审核,目 录,第一节 基本概念第二节 审核的类型第三节 审核员第四节 审核过程,2,第一节 基本概念,1、审核为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程2、审核方案针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核注：审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必要的活动。3、审核准则一组方针、程序或要求注：审核准则是用于与审核证据进行比较的依据。,3,4、审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。注：审核证据可以是定性的或定量的。 5、审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。6、审核结论 审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果,4,第二节 审核的类型,5,第三节 内部审核员要求,内审员应克服的不良习惯：a吹毛求疵。突出细小的缺点并喜欢深入无关紧要的细节。b“逮住你了”。千方百计寻找问题，非要找出问题不可。c傲慢d躲避生产车间，呆在办公室里审核。e冲突。什么事都要争个你输我赢。f 过多发表个人意见。g工作计划过多改动。,6,第四节 审核过程,一、制定审核方案二、审核的启动三、文件评审的实施(必要时）四、现场审核活动的准备五、现场审核的实施六、审核报告的编制、批准和分发七、审核后续活动的实施,7,审核的流程,8,任命组长,分发实施计划,实施审核：（首次会议、分组审核、收集证据、汇总审核发现、末次会议）,开不合格项报告,分析原因,验证直至关闭,内审相关资料归档,制订年度内审计划,批准,N,Y,审核准备（人员分工、编制检查表）,制订审核实施计划,审核、批准,N,Y,制定、实施纠正措施,制订内部审核报告,审核、批准,N,分发内审报告,Y,一、制定审核方案,审核方案的策划（年度审核计划） 内审审核方案的内容：每次内审的审核范围、目的和持续时间；进行内部审核的频次内部审核的数量、重要性和相似性以及场所大小标准、法律法规及顾客要求认证/注册要求（迎接认证审核准备）前几次审核结果和结论以及上一次审核方案评审结果顾客关心的问题组织及其运行的重大变化,9,二、审核的启动,1. 指定审核组长2. 确定审核目的、范围和准则3.确定审核的可行性4.选择审核组成员5. 与受审核部门建立初步联系,10,三、文件评审的实施,对公司的手册、程序、三层次文件进行评审（必要时）3.1文件评审的时间 现场审核实施前，一般不再对手册和程序进行评审，但可以对受审核部门的操作层的三级文件进行适当的评审。3.2评审的文件 包括体系文件、有关记录及以往的内部和外部审核的记录和审核报告3.3评审的目的 查证体系文件与审核准则的符合性； 查证体系文件之间的适宜性与协调性； 了解受审核部门体系运行的现状，确定现场审核的可行性与重点。,11,四、现场审核活动的准备,1. 编制现场审核实施计划2. 审核组工作分配3. 准备工作文件,12,4.1编制现场审核实施计划,审核计划的内容： 审核目的 审核准则及依据文件 审核范围 现场审核活动的日程安排及地点，一般以小时为单位进行安排 现场审核的日期，包括审核过程的会议时间 审核组成员及分工 审核跟踪验证活动的安排,13,练习,编制审核实施计划（以本公司的质量管理体系为例）,14,4.2审核组工作分配分成审核小组，分别负责不同部门的审核，考虑不能审核本部门，明确每个小组的负责人4.3准备工作文件4.3.1检查表（按小组分工编制）、现场审核记录表（可与检查表合在一起）、不合格报告、审核报告、分布表、会议签到、记录等,15,4.3.2检查表的内容： 查什么？ 解决审查的内容问题。 查什么的内容来自于审核的准则，尤其是来自于组织的体系文件和顾客要求，一定要结合受审核部门应执行的文件。 怎么查？ 是解决到哪里？找谁？用什么调查方法（问、听、观察、查阅、追踪验证）查？取多少样本？,16,4.3.3设计检查表的思路,（应体现审核思路）过程是如何确定和规定的？相关职责是否明确规定？程序和规定是否得到实施和保持？实施的结果如何？是否满足预期的目标？过程需要做哪些改进？,17,使用乌龟图来编制检查表,4.3.4编写和使用检查表应注意的事项a 依据标准和体系文件策划并确定检查的内容b 应用过程方法的思路编制和设计检查表，紧紧围绕识别的COP、SP、MP的乌龟图来进行审核，打破部门的框框与限制c 要注意关键过程和主要因素的审核和评审，合理策划和选取样本d 既要策划审核的内容，也要策划审核的方法和技巧e 生产过程审核时，要依据流程图、控制计划进行审核f 检查表是一个提纲，使用时不要机械，也不要随意偏离检查表，遇有重大线索时可调整g 不要事先透露给受审核部门。,18,练习,练习编制检查表 每组选择一个过程编制检查表。 （过程见质量手册）,19,五、现场审核的实施,1.首次会议2.现场审核，信息的收集和验证3.形成审核发现，编制不合格报告4.准备审核结论5.末次会议,20,1 首次会议,1.1会议要求：a 会议应准时、简短、明了b 时间不超过半小时c 参加人员：审核组成员、最高管理者、管代、受审核部门领导及主要工作人员1.2首次会议内容：签到，组长宣布会议开始阐明审核目的、范围说明审核的原则、方法和程序 按过程审核、抽样存在的风险、不符合报告的形式、互相配合的重要性其他 审核时间的再确认、安全措施明确末次会议的时间地点,21,例： 首次会议提纲,首次会议由审核组长主持。1、签到与人员介绍 大家早上好！ 公司内部质量管理体系审核首次会议现在开始。 请到会的人员在签到单上签到。 这是公司的第一次内部审核，首先介绍一下审核小组的分工。2、确认本次审核的目的和范围3、确认审核准则4、确认审核实施计划现场审核实施计划已发放到各位，请问有无变动或其他问题？希望受审核部门负责人在规定的审核时间内在本部门接受审核。,22,5、审核方法和程序的介绍（1）基本方法：抽样（2）审核方式：按过程审核（3）审核员工作方法（4）发现不符合将开具不符合报告（5）应能客观地反映体系运行的状况6、说明本次审核将得出的结论 体系运行状况及是否具备申请认证的条件7、会议结束,2 现场审核，信息的收集和验证,2.1审核证据的收集2.1.1信息的来源与员工及其他人员面谈得到的信息对受审核部门的活动、工作环境和条件进行观察得到的信息查阅文件，如方针、目标、计划、程序、标准、指导书、许可证、规范、图纸、合同、订单等查阅记录，如检查记录、会议记录、监视大纲记录及测量结果得到的信息综合分析收集的有关数据及业绩指标得到的信息其他方面的信息，如顾客（包括下道工序和兄弟部门）的反馈意见、来自其他相关方的信息以及攻防的可信度信息,23,2.1.2经过验证的信息才能作为审核证据信息是可以重查的在审核的范围内通过抽样获取的,24,2.2审核工作方法,2.2.1审核方式a按过程审核的方式（乌龟图）b顺向追踪的方法c逆向追溯的方法d按流程为主线进行审核的方式,25,2.2.2现场审核的调查方法,a面谈： 通过与管理者及部门领导面谈，可以确认其对工作职责的理解和职责的落实情况；通过与现场员工的交谈，可以判断他们对程序和作业指导书中的要求的执行情况。b查阅文件与记录： 通过文件和记录可以了解体系的要求，可以追溯体系的发展及运行状况；审核时需要抽样。c现场观察： 可用于判断组织在实际工作中是否遵守了程序文件和作业指导书的要求，同时，不要拘泥于文件，应善于自己发现问题。,26,2.3审核技巧,a要善于提问 按检查表进行提问，应做到自然、合理，切忌生办硬套。 对现场不同层次和岗位的问题应有所不同 提问时尽量采用开放式提问，避免对方用“是”、“不是”回答。提问客遵循5W1H（What、Why、Who、Where、When、How）的原则，也可以用“出示、解释、记录、多少、程度、达标率”等关键词。b要善于倾听 信息是通过看、问、听获得的，应使用“是的、我明白了”来表明自己的理解。c要善于观察 要仔细观察现场环境、设备、产品和标记，查看有关记录。对现场发现要深入检查以确定证据。,27,面谈、观察、查阅文件与记录等信息收集的方法可以并行和交替进行。,d要做好记录 须详细的记录，如采用笔录、录音、拍照等方式，所做的记录包括：时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及的文件、各种标识。 应准确、完整、易于再查。e要善于联想和追溯 必须善于比较，追踪从不同来源获取的对同一问题的信息，追踪记录和文件，记录与现状的符合情况。f要善于创造一个良好的审核气氛 审核员应平等、和气待人；注意听人讲话，认真记录，不时点头、注视、附和等方式表示对谈话的兴趣。,28,记录示例,2.4合理抽样,1 保证样本有一定的量（一般在35个之间）2 注意分层抽样如：评价设备的管理状况，选取样本时，既要查关于设备的规定，也要查规定的执行，还要查控制的效果；另外，还应对各类设备（如生产设备、动力设备等）分别抽样。3 注意适度均衡抽样 关键的多抽样，同样类型的样本，各部门抽样要有一致性。4 要由审核员随机、独立抽样 不能由受审核人员随意送样，由审核员点样。,29,3形成审核发现，编制不合格报告,3.1确定不符合的原则a 应严格遵守依据审核证据的原则b 凡依据不足的，不能判为不符合c. 有意见分歧的，可通过协商或重新审核来确定,30,3.2形成不符合的三种情况a文件规定不符合标准（该说的没有说到）b现状不符合文件规定（说到的没做到）c. 效果不符合规定要求（做的没有效果）,31,3.3不符合的类型（性质，按严重程度分）,a严重不符合体系出现系统性失效。如，某个过程在多个部门重复出现不符合。体系运行出现区域性失效。如，某部门负责的个过程都出现较多的不符合项。可能产生严重后果的。如，严重质量事故。违反法律法规且较为严重的。目标未实现，且没有采取必要措施的。,32,b一般不符合个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的不符合对所审核的体系范围而言，是次要的问题。c（也有的提出观察项）虽未构成不符合，但有变成不符合的趋势，或可以做得更好，或证据暂时不足需向受审核部门提出，引起注意的。,33,3.4判定不符合的准则,a就近不就远b合理不合法，以法为准c该细则细,34,3.5不符合报告的内容,a 受审核部门名称、人员b 审核员c 日期d不符合事实描述（内容要具体，如地点、时间、当事人、涉及的文件号、记录号等，文字要简练）e不符合结论（不符合标准的哪一条款、违反公司的哪份文件第几条）f 不符合的类型（性质）g 受审核方确认h 不符合原因i 拟采取的纠正措施及完成日期j. 纠正措施完成情况及验证,35,不 符 合 项 报 告编号： JL 8.2.2-04 序号:02,36,练习,编写不符合报告（以判标练习的例题，每人选取一个编写）,37,4、准备审核结论,4.1 审核结束，召开审核组会议，汇总审核发现，确定不符合报告。 4.2 汇总分析包括： 对不符合项进行统计分析，采用距阵表的形式总结质量管理工作的优缺点 对于受审核过程做得好的、基本上好的、问题较多的、有待改进等结论意见。 4.3 对体系运行有效性作出判定，结论可能有： 体系的符合性和有效性如何？是基本有效、有效、还是无效？ 是否具备外审的条件？ 有哪些需要改进的方面？,38,5末次会议,5.1会议要求a审核组长主持，不超过一个小时b参加人员：审核组成员、最高管理者、管代、受审核部门领导及主要工作人员5.2会议内容a签到b感谢，组长宣布会议开始。,39,c重申审核的目的和范围d说明抽样的局限性（风险）e宣读不符合报告f提出纠正措施的要求及完成时间g宣读审核结论h领导讲话i会议结束,（六）审核报告的编制、批准和分发,1. 审核报告的编制 审核组长编制。 报告内容：a 审核目的b 范围c 审核组长及成员,40,d 审核日期地点e 审核