前期业务工作各阶段工作流程清单

前期业务各阶段工作流程清单根据金地集团颁发的物业公司与地产公司合作管理制度，物业公司与地产公司前期业务合作，根据项目开发周期分四个阶段：1、项目设计、施工阶段；2、营销前准备阶段；3、营销阶段；4、入住及保修阶段。为使物业公司前期工作人员清楚了解各阶段的工作任务，特提出前期业务各阶段工作流程清单，供执行前期业务工作时使用。前期业务工作流程清单表（备注：任务清单内黑色字体是主要工作任务，蓝色字体是主要任务的关键事项，红色字体是该项任务配套的文件模板）时间阶段工作节点任务清单责任人时间要求备注第一阶段项目设计、施工阶段项目定位阶段1、 获取项目概况资料-项目资料报告模板前期业务部；各分公司负责人（或指定的业务部门人员）在地产公司公布项目信息并任命项目相关人员（项目负责人等）后一周内开始，随项目开发建设的时期不同，不断补充获取资料渠道：地产项目负责人；地产设计、营销、客服等部门；集团内部网页-工程管理专栏-项目基本信息。2、 进行项目周边物业状况（含当地物业政策、法规）调研，提交调研报告-调研报告模板同上获取明确定位信息资料后一个月内地产公司索要报告需给付费用，具体费用标准协商确定3、 物业前期工作队伍筹建-人员架构、基本费用模板同上根据项目开发进展及地产公司要求确定具体进度规划设计阶段4、 获取项目规划资料-总体规划、园林规划、建筑规划、出入口/停车场、智能化等规划资料前期业务部；各分公司负责人（或指定的业务部门人员）；公司工程部或相关职能专业人员；前期项目负责人；楼宇公司相关人员规划设计初步完成后获取渠道：地产规划设计部、客服部、地产项目组5、 从业主使用、管理维护等角度提出建议、意见（重点：物业管理用房、员工宿舍、重大缺陷规避问题）-参照物业关于建筑规划设计意见书和项目的实际情况；意见书模板。获得初步规划资料后一个月内6、 参加规划评审会议，提出意见和建议，提交月度报告物业对xx项目规划设计的意见和建议报告根据地产公司的安排，须主动联系获知进程，及时了解并提出意见规划设计会有调整变更，在地产项目人员基本到位时，物业公司应要求每月参加项目工作例会及其他规划设计相关工作会议，及时掌握动态，参会及发言情况保留记录备查（会议纪要）7、 提出智能化设备配置意见，并通知楼宇公司参与智能化规划意见报告同上保留相关工作联系、沟通记录施工介入阶段8、 安排物业工程人员进场-确定人员、工作职责前期业务部；各分公司负责人；前期项目负责人、相关工程人员地产公司开始正式施工时获取渠道：集团内部网站-工程管理专栏-工程进度栏目；地产项目组、设计部、工程部9、了解、掌握工程施工进度，每月提交工程进度情况汇报及物业对工程的建议报告月度报告10、收集、整理、向物业公司提交隐蔽工程文件、图纸资料资料目录第二阶段营销前准备阶段管理费定价11、收集、提交项目周边各类型物业项目管理费、人员工资标准及用工情况等报告-报告模板前期业务部；各分公司负责人（或指定的业务部门人员）；前期项目负责人启动项目招投标工作前一个半月地产对接部门：营销部、项目营销组、项目总、主管领导12、根据项目定位、规模及相应的管理服务标准测算管理费标准，通过物业公司评审收集整理测算需要数据资料；进行测算；评审；传签审批。-测算模板启动项目招投标工作前30天13、与地产公司协商确定管理费标准及服务标准会议或邮件沟通；传签审批确定。启动项目招投标工作前20天14、与地产协商因地产公司原因降低管理费标准补差问题的处理，与地产公司签订补差协议-会议或邮件沟通；传签审批确定；协议模板。营销配合服务进场前物业招投标14、与地产公司签订委托协议，启动招投标工作起草、传签审批协议并签订；协议模板。前期业务部；各分公司负责人（或指定的业务部门人员）；前期项目负责人；相关业务人员项目开盘前3个月地产对接部门：营销部、项目营销组、项目总15、成立招投标工作组人员、职责16、与当地政府主管部门建立联系，了解清楚招投标流程要求项目所在地物业招投标流程；招标文件模板；政府部门及联系人。17、联系确定协助投标的业务单位提前建立关系单位名单；联系确定协助单位及联系人。18、编写招标文件，通过物业公司、地产公司评审招标文件编写、传签评审 公司招标文件模板项目开盘前2个半月19、到政府主管部门申报招标，办理网上公开招标手续填写招标申请备案表，备齐需要的各类证照资料，提交投标公告，报区/市住建局物业科审批；交易大厅办理挂网公开招标手续；审核投标报名资格。-流程图及说明。20、投标网上投标报名；缴纳报名费，领取招标文件；现场勘踏、咨询等-流程图及说明。21、编写投标文件缴纳投标保证金；投标书的编写；联系协助单位获取相关资料等；评审标书；印制标书；递送标书。-流程图及说明。投标文件模板22、评标、定标、合同备案提前准备工作（人员组织、费用预备、时间和场地落实、评标和定标文件表格的印制等）；参加评标会议；按政府规定流程定标；提交招投标总结报告；发布中标公告；缴纳招投标交易费用；编写中标合同并通过评审，签订合同；合同备案、收费标准备案。-评标定标流程图及说明；合同备案流程图及说明。各类表格、报告、合同等模板前期业务部；各分公司负责人（或指定的业务部门人员）；前期项目负责人；相关业务人员项目开盘前1个月地产项目部、营销部第三阶段项目营销阶段营销准备阶段23、与地产项目营销对接获取项目营销定位、营销现场情况、服务内容与标准等资料销售百问中物业管理服务内容模板前期业务部；分公司负责人（或指定的业务部门人员）项目开盘前3个月地产项目部、营销部24、前期项目负责人和骨干人员到位-人员考核评估；与地产公司的沟通；任命与简历公布。人力资源部、前期业务部、分公司负责人开盘前2个月25、编写销售配合服务方案-服务方案模板前期项目负责人、前期业务部、分公司负责人（或指定的业务部门人员）开盘前1.5个月26、与地产公司协商确定人员编制、人工费标准、食宿费用与物料类别和费用；落实物业办公场地、员工宿舍、物资采购等准备工作-各项工作与费用确认单模板；费用结算单模板。27、编写销售配合服务协议，评审并传签-服务协议模板28、保安员、客服、工程人员招聘、保洁外包协商-各类人员聘用入职、外包协议模板。前期项目负责人开盘前1个月29、补充完善项目销售配合各业务板块工作流程文件一公司体系文件模板为依据，根据项目特点进行作业指导文件方面的补充和完善30、人员培训-物业公司内部培训；项目营销总体培训涵盖物业公司的部分。-培训计划表模板、培训课件模板。31、销售现场物业公司形象展示资料、营销宣传有关物业服务亮点的确定并通过物业与地产公司的传签审批。获取销售阶段其他业务单位信息，建立工作联系（营销策划公司、销售代理公司、广告宣传公司等）；与地产项目公司进行销售案场（包括样板房）移交 -提供物业资料模板；提供物业服务项目清单模板根据项目定位选用；销售现场物业公司的VI系统。销售案场移交记录模板前期业务部、人力资源行政部、前期项目负责人日常营销阶段32、开盘活动与地产对接掌握整体计划，明确物业所有工作内容与要求；开盘前的清洁开荒；需要调配物业公司内部人员的提前安排与落实；物业各片工作的检查；开盘前的走场演练；开盘活动中的管控；与地产结算应支付物业的费用；开盘活动总结。-开盘工作计划书33、例行工作安排-各岗位日常每日工作巡检记录、会议纪要、岗位工作记录；每周不少于10名的客户（看楼客户和销售人员各占50%）满意度问卷调查；物业形象展示活动安排等；与地产及时结算销售配合费用。销售现场应急处置和突发情况处理机制建立记录模板；问卷模板；费用结算表模板。突发情况应急处理机制模板前期项目负责人、前期业务部、分公司负责人（或指定的业务部门人员）开盘销售期内地产项目部、营销部、客服部34、促销活动的配合-物业人员分工安排、发生费用的结算、活动记录、活动总结35、与地产公司的沟通交流-周、月项目工作报告；地产提出整改要求的落实与回复报告；与地产公司沟通会议记录等。36、跟进工程施工进度，提出、督查工程人员对地产施工工作跟进情况，收取、归档项目隐蔽工程资料。资料记录清单37、跟进地产公司项目物业管理用房、员工宿舍等事项的落实。管理用房和宿舍具体位置、面积、装修方案等。第四阶段入住至保修阶段承接查验阶段38、了解并获得地产公司预验收方案提前跟进了解地产进程，及时获取地产公司预验收计划方案；前期负责人、前期业务部承接查验前一个月地产项目部、营销部、客服部39、配合地产进行预验收，-现场查验；填写查验记录，编制查验报告，提出并跟进整改要求；常规之外的分户预验收（与地产协商、签订协议，进行验收，与地产结算费用）。-查验流程、查验记录表格、有偿验收协议模板。物业交付前20天物业移交阶段40、与地产进行物业移交验收整改完成后才可以进行移交接收；分项进行移交接收；不符合的拒绝接收并提交说明报告；市政配套的移交接收移交接收流程、接收资料清单、接收记录表、不予接收项目说明书前期负责人、前期业务部、相关部门入伙前15天基本完成项目管理中心成立41、成立项目管理服务中心人员调配、任命；办理机构成立的所有手续物业公司入伙前3个月，最晚在入伙前1.5个月42、申请项目开办费-开办费申请流程；开办费清单模板项目负责人同上43、管理用房、员工宿舍、食堂、人员招聘、物资装备落实装修方案确定、施工完成跟进、人员和物资的分批落实到位项目负责人、前期业务部、入伙前1个月43、成立保修机构与地产协商确定成立保修办事宜，起草传签保修协议；安排保修办公区、招聘保修办人员保修协议模板项目负责人与地产协商确定，最晚在入伙前15天完成所有准备工作地产项目部、客服部集中入伙阶段44、与地产项目部对接，获得项目入伙计划制定物业公司内部入伙安排计划；督促地产在要求时间前完成清洁开荒；调配支援人手、协助入伙现场布置；入伙走场演练；集中入伙各环节工作的管控；入伙现场紧急突发情况的应对；每日入伙总结；入伙完成整体工作总结；与地产结算入伙费用。-入伙流程图；入伙现场物业形象展示资料；各类入伙表格模板；入伙现场突发事件应急预案模板；项目负责人、前期业务部、相关协助部门地产项目部、客服部其他委托服务资产委托服务45、与地产沟通、协商接管地产公司或项目办公室、食堂、住户巴士、会所、商铺、车位等-签订协议，提供服务方案，收取费用。-各类资产服务协议模板项目负责人、物业公司经营管理部地产项目部、营销部尾盘/车位销售、物业租赁46、主动了解地产需求，争取提供相应的服务，签订协议，提供服务方案，收取费用。-服务协议模板项目负责人、物业公司经营管理部地产项目部、营销部其他委托服务47、评估地产服务需求，按自身资源的条件、能力提供相应服务，签订协议，收取费用项目负责人、物业公司经营