关于进一步规范财务报销的若干规定

关于进一步规范财务报销的若干规定为进一步规范财务行为，严肃财经纪律，根据高等学校财务制度、会计基础工作规范、河北省省属教育事业单位内部控制制度（试行）等有关财经法律法规，结合我校实际情况，对财务报销作如下规定：一、原始票据的具体要求1财务报销的各种票据必须真实、合法、完整。经办人和经费项目负责人对所负责经费使用的合规性、真实性、票据的合法性负责。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。2从外单位取得的原始发票上的所有项目必须填写齐全（包括抬头、日期、经济业务内容摘要、数量、单价、总金额、印章等），字迹必须清晰、工整。（1）发票抬头应为“河北工业大学”或“河北工业大学城市学院”全称，不得简称。（2）取得的财政票据，必须带有财政部门票据印制章，并加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。取得的税务票据，必须有税务部门监制章，并加盖收款单位的发票专用章。（3）凡填有大写和小写金额的原始票据，大写与小写金额必须相符。手写发票各联要一次性复写，单联填写无效。（4）购买物品的经济业务内容摘要一般不能写“办公用品”、“文具”、“电脑耗材”、“材料费”、“维修费”、“印刷费”、“加工费”、“文艺用品”、“药品”等笼统字样，须填写物品的具体名称和规格型号。如果所购物品种类较多，票据上带有笼统字样的，必须附盖有与票据同样印章的物品明细清单。复印费、打印费、资料费（参加会议除外）等单批次金额在1000元以上的，也应提供清单。技术服务费、加工费、测试费等达到10000元的需提供合同或协议，测试费应提供附有测试内容的测试报告或测试清单。（5）外出参加会议、培训，报销时需提供会议通知或培训通知。金额在5万元以下的日常开支，应以公务卡结算，报销时必须同时提供发票和刷卡小票。（6）作为主办方或协办方召开会议，报销时应提供会议申请批准报告（含会议议程及经费预算）、会议通知、会议签到表和会议费消费明细。（7）所有工程完工项目和5万元以上的维修项目，报销时要提交审计报告。3报销票据不得涂改、挖补。发现原始票据有错误的，手写票应由开出单位重开或者更正，更正处应加盖开出单位财务专用章或发票专用章，大小写金额有误或涂改，必须重新开具。机打票据更改无效。4报销票据应由经手人、单位财务负责人或经费项目负责人在每张原始发票背面签字或盖章后方能报销。5票据的报销期限：票据原则上必须当年报销。特殊情况的，报销期限最长不得跨越2个自然年度。6下列票据，财务部门有权拒绝受理：（1）假发票；（2）发票的发售与开具不是一个单位，盗用其他单位信息克隆的发票（套用其他单位开具的票据）；（3）漏盖财务专用章或发票专用章的票据、或只盖有出具单位行政公章的票据；（4）大小写金额不符的票据；（5）内容有涂改且没按规定更正的票据；（6）发票类型与发生的经济业务内容不符的票据（如服务业发票，内容开具办公用品等）；（7）超过使用期限的票据；（8）为躲避银行转账支付1000元限额，故意隔号报销的票据；（9）同车号、大批量、时间连续并无正当理由的打的票据；（10）除周末外的国家法定假日（如五一、十一、春节等）餐费票据；（11）支付违约金、滞纳金和罚款的票据（不含城市间交通签转或退票费、特殊赔偿等）；（12）非教学、科研等公务支出，购买个人物品的票据；（六）持税务发票到财务处办理报销手续前，经办人员应先自行登录开出发票单位所在省市的国税或地税网站进行国税或地税发票的真伪查询（出租车票、邮寄票、加油票、财政票据等无法网上查询的除外），并在费用报销审批单上承诺签名。凡受到有关部门查处的假发票，处罚结果由取得并使用假发票的部门单位、经费审批人和经办人承担。（七）从外单位取得的原始票据如有遗失，可到对方单位索取原始凭证存根联或记账联的复印件，加盖对方单位的财务专用章或发票专用章后，可视同原始发票报销。二、票据粘贴与报销审批单据的填写 1小型张票据应使用粘贴单（请从财务处网站下载），较大的票据可不必粘贴。各种票据要分类粘贴牢固，避免将票据贴出粘贴单边界之外，更不能用订书针装订。2报销审批要使用财务处规定的最新单据（请从财务处网站下载），并按照河北工业大学经费开支审批制度（校政字2014205号）规定，履行审批手续。差旅费报销应填写差旅费报销审批单；其他费用报销应填写费用报销审批单；借款应填写借款单（一式两联同时复写，借款人必须为我校教职工，填写时除写明借款人姓名外还必须注明工号）；餐费报销应填写接待清单；市内交通费报销应填写市内交通费报销单；支付外单位人员（含学生）劳务费、咨询费、评审费、鉴定费以及支付本单位职工工资外其他收入，应填写XX费用支取表，并按照报税要求填报相应的信息表格。差旅费报销审批单、市内交通费报销单下方行程空白处应划“/”或者注明此处空白，是否给补助请在补助有无栏做好“”标记。报销审批单据标明需要大写的地方必须大写，大小写金额填写时需要顶格，金额前面要封口，小写金额要顶符号￥写，符号￥与数字之间不留空隙（例如￥658.00）；大写金额前面用不到的地方打X，不要留有空白（例如X万X仟陆佰伍拾捌元零角零分）。3所有需要填写或签字的报销单据和凭证，一律用黑色钢笔或签字笔一次性填写（不能用圆珠笔或铅笔），字迹要清楚，内容要完整，大小写金额必须相符，填写内容不得涂改或事后添加。应由经办人填写的内容如果发生改动，必须重新填写报销单。4各种报销审批单据，均要有经办人和审批人亲笔签字（或盖章），不得由他人代签。所有购置物品的支出（仪器设备、各种材料、工具器具、图书、办公用品、劳保用品、资料、印刷品、体育用品等），除经办人签字外，还必须有验收人签字。5各学院、各部门、各单位的经费报销审批人发生变动的，要书面通知财务处。审批人审批时请务必注明支出的费用项目名称和经费项目号。6坚持一事一报制度。所有非同类报销事项，都须单独填写报销单据（如差旅费报销中不得夹杂与差旅无关的其他购物发票、购买物品票据不得与复印费票据填写同一报销单据、需要开具转账支票或汇款的不要与刷卡或现金消费票据混在一起，应分别单独填写费用报销审批单等）。三、提醒事项1任何人都不要委托财务人员办理报销业务，所有来财务报销的人员当票据进入窗口后暂时不要离开，当面办理报销业务，票款当面结清，直到领款完毕亲笔签字后才能离开。票据进入报销窗口后，如果报销人离开，财务人员应停止办理该项报销业务。2各类经费项目负责人应经常通过财务信息查询系统，检查所负责的经费项目开支情况，发现异常及时与财务处负责人沟通核对。3在校内发生的接待费用（如在燕赵学术交流中心、文澜阁等发生的接待及住