采购作业的基本流程

第 9 页 共 9 页采购作业的基本流程综述采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购作业基本完成。一、拟定订单说明书 功能规格说明功能规格说明即物料必须满足企业需求。使用功能规格说明的优点如下：*潜在的供应商不会被埋没；*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。*最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。 详尽的技术规范指物料的技术性能与特征。通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容的订单说明书：质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和标准。物流标准：说明需要的数量和交货时间。维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。 法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。 目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。总之，通过拟定订单说明书，目的在于：*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明保持在供应商选择的可能性上的开放。*将被核准的规格的改变，用明确的程序记录在案。*确定一个明确的样品检查程序。*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。*（如果可能）确定一个总成本分析或计算方法，用于评估。二、选择供应商 步骤如下：*决定外购的方法。*供应商资格认定 和确定投标人名单。*为报价申请和收到的标书分析做准备。*评价供应商。以订单说明书为基础，总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。将那些显示可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。确认三五个向其询价。收到报价单后，采购部门应该出具供应商选择建议书，它包括：A 选择某一供应商的决定；B 优先的评级方案；C 优先被考虑的报价单等。最后对确定的供应商和采购的物料进行风险分析，甚为关键。A 技术风险：指的是管理的适用性、专业化和生产手段，被讨论公司的工具和检测设备，这关系到供应商能否按照协商的条款提供物料和服务。B 质量风险：指的是公司大体上的质量管理，特别是被讨论的项目的质量控制体系。C 财务风险：指的是在此项目期间公司被认为能够完善并有效运作的程度。其中较为重要的是：财务状况、投资弹性和在不久将来的固定财务状况。最后选择一个或以上供应商与他就产品和服务进行谈判，没有被选中的供应商应通知并说明他们的标书被拒绝的原因。总之，在选择供应商时，应：确定最适当的外包方式，总包还是分包，确定是使用固定成本合同、成本补偿合同或单位价格合同。通过资格预审程序确认可靠的供应商。通过制定报价单的要求使得报价单的收到与对比成为可能。以相同的态度处理来自供应商对信息的需求；为项目小组与供应商之间的信息沟通开辟渠道。和使用者密切合作对报价书不偏不倚的分析，清楚区分技术评价和商业评价。三、采购合同谈判采购合同必须与采购政策、公司文化、市场情况、物料特征等相适应，谈判通常涉及以下内容：1、 交货价格和条件*固定价格加激励报酬。这种类型的合同是用奖金激励供应商以超出协议的标准完成工作，与提前交货、更佳的交货保障和超出协议规定的质量性能有关。*成本加利润合同*成本加补偿合同*价格调整合同，主要用于交货期长、加工特殊、原材料价格波动频繁等。后三者少用。2、 付款条件通常可取的付款条件以供应商履约为基础。例如，工作完成25%付款20%，以此类推。最后留5%10%的款项在完全肯定设备确实正常运转和购买的服务到位的情况下才支付。预付款最好能够以银行担保抵补，这能够让供应商允许履行他的职责。这样银行担保完全能够抵补预付的金额并且在银行担保相关部分的供货期内也是有效的。如有可能，控股公司的公司担保也可满足要求。3、 罚款条款和保证条件采购合同规定供应商所交物料必须：*质量优良 完全与约定的要求、规范、条件、图纸、样品一致，并且完全适用于预期用途。*全新无缺陷 物料的制造必须使用质量优良、适当的新原料和一流的技术、专业人员。*满足供应商所在国的法律和政府法规，并且产品和产品的使用不包含对任何人员、财产、环境的健康或安全的危险。如果没有达到合同规定的性能，首先要讨论纠正措施。这些措施最后也期不到适当的效果，那就要由供应商补偿总的成本。这个程序在合同条款和条件中必须一致。因此，罚款条款并不能为执行或交付阶段发生的问题提供解决办法；但至少他们可以限制后来由此引起的损害。将供应商所交付的产品的可靠性和可以胜任的运行负有责任的期限在合同标明也十分重要。通常规定12个月的保质期，生效日一般是投入使用的日期，也可以是交货日期。4、 其他协议*保险和安全规则*权利与义务的转移*向第三方转包*交货条件等。四、发出订购单通常合同就是购货订单，有时候，购买方会就滚动式合同进行谈判，包括较长时间内所需要的材料。购货订单会按照合同发出，订约和订购是独立进行。以上为采购作业流程简述。供应商的评审与监控1、 供应商的评审程序* 成立评审小组 对合格的供应商的各项资格或条件进行评审。成员可包括采购、工程、生产、质检、财务及公关部门等。* 决定评审项目 由于供应商之间的条件可能互有雷同，因此，必须采用客观的评审项目，作为选拔合格供应商的依据。包括如下内容：A. 一般经营状况：企业成立的历史；负责人的资历；登记资本额；员工人数；完工记录及实绩；主要客户；财务状况；营业执照；B. 供应能力：生产设备是否新颖；生产能量是否已充分利用；厂房空间是否足够；工厂地点是否邻近买方。C. 技术能力：技术是自行开发或依赖外界；有无国际知名机构技术合作；现有产品或样品的技术评估；技术人员人数及受教育程度。D. 管理制度的绩效：生产作业是否顺畅合理，产出效率如何；物料管制流程是否已电脑化，生产计划是否经常改变；E. 品质能力：品质管制制度的推行是否落实，是否可靠；有无品质管制手册；是否订有品质保证的作业方案；有无政府机构的评鉴等级。* 设定评审项目的权数针对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的权数。不过，无论评审项目多少各项目权数的总和必定是1或100%。* 合格供应商的分类分级 按供应的专业予以分类。分级系将各类合格供应商按其能力划分等级。分类的目的是避免供应商包办各种采购物件，预防外行人做内行事；分级的目的是防止供应商大小通吃，便于配合采购的需求，选择适当的供应商。2、 供应商的评审管理评审管理的实施执行由评审小组负责，定期对供应商进行复核、评审；更新合格的供应商名录并提供给财务部。*作业流程：供应商基本资料调查表登陆合格供应商名称 初次评审 不合格 合格禁止交易继续交易定期评估 差整改、有条件供应合格 不理想 * 作业原则：A. 原辅料采购、产品外协加工、设备采购的作业都需先对供应商进行评估、选择、确定认可合格的供应商。只有经评审小组认可的供应商，采购人员才能同其发生采购行为。B. 若生产急需，可以经总经理或其授权人同意后，对样品、价格、付款方式等已被认可的供应商进行采购，评审在合适时补做。* 评估认可程序：A. 由采购部门收集供应商资料，以供应商评审表形式提出报告，作为评估、认可审核的基本资料。B. 由仓库及品质管理部门负责提供旧供应商表现报告：以往所提供物料质量状况、交期、配合度、服务态度、价格竞争力等，并尽可能以具体数据表现。C. 供应商价格竞争力、付款条件、方式等由总经理或其授权人亲自评估、审核。* 供应商持续表现监察：A. 由仓库、品管部具体负责供应商日常持续考核、评分，并体现于供应商考核评分表上，由仓库每月或每季向评审小组负责人呈报。必要时，由品管部门向供应商发出异常报告，要求改善并追踪结果。B. 每月或季度对供应商的交货期表现及交货质量进行统计，具体方法如下：# 交货期靠客评分：交货情况扣分标准总分数（月/季）交货期延迟3天以内每延迟一天扣1分100交货期延迟5天以内每延迟一天扣2分交货期延迟5天以上每延迟一天扣3分交货期表现分数=100-累计扣分# 交货质量表现评分：交货质量表现分数=（一次检验合格率200）-100# 综合表现考核评分：综合表现分数=交货期表现分数40%+交货质量表现分数60%常用表格表1 供应商表现考核评分表序号供应商交货期表现供应商交货质量表现计划交货日期计划交货日期扣分1合格接收 让步接收 批退拒收2合格接收 让步接收 批退拒收3合格接收 让步接收 批退拒收4合格接收 让步接收 批退拒收5合格接收 让步接收 批退拒收6合格接收 让步接收 批退拒收7合格接收 让步接收 批退拒收8合格接收 让步接收 批退拒收9合格接收 让步接收 批退拒收10合格接收 让步接收 批退拒收11合格接收 让步接收 批退拒收12合格接收 让步接收 批退拒收13合格接收 让步接收 批退拒收14合格接收 让步接收 批退拒收15合格接收 让步接收 批退拒收合计累计扣分： 分一次检验合格率=累计合格接收批次/合计交货批次100%交货期表现分数交货质量表现分数综合表现分数 审核/日期： 制表/日期：供应商评分表(参考)表16-7 供应商评分表序号项目档次：极差差较好良好优分数：0分1分2分3分4分(1)产品质量(2)服务能力(3)交货速度(4)市场信誉 (5)产品价格(6)付款期限(7)人员才干(8)产品说明总分=4+ 4+2+3+3+4+4+2=26（占满分32分的81.25%）平均分=26/ 8 = 3.25（再按各项目的重要性乘以其权重系数）本表列出了个考核因素，这些因素并不是完全按照其重要性顺序排列，不同企业可以有不同的排法，比如老供应商的质量就不一定排第一位，因为其质量相对比较稳定，而价格可以作为第一考核因素。另外，每个企业也可以以此表所列项目为基本依据，按照实际需要增添或删减一些内容。综合考虑这些因素，所举例子中被考核供应商的总分是26分，占满分38分的81.25%。但是光靠这样的方式去计算还不够科学，因为供应商的合作时间长短不一样，考核的侧重点也有所不同，所以这里就涉及到一个权重系数问题。比如个因素中质量占30%，产品价格占20%,档次分乘以权重系数，得数加起来就是最后得分，这个得分就比较科学。供应商监控表（参考）项目考核分数内 容比例分数资料提供监控周期品质20*批数合格率*个数合格率1010品管部每三个月一次交货期限15如期交货迟5天以内迟10天以内迟10天以上9430物料部价格15低于5%相同高于5%以内高10%以内高10%以上65310采购部服务15供应率外包率反应措施735生管部技术水平15机械设备检验设备采用技术555品管部工程部经营10营业状况财务结构员工人数442财务部管理10生产管理品质管理运输条件人事管理物料管理工场布置安全卫生2221111生管部品管部物料部供应商奖惩办法（参考）A. 过失扣点点数1、 逾期交货20天以上未满30天2、 交货品质与规格部符，曾有一次退货3、 因品质差异减价收货在1%以上而未满2%4、 在保质期内，发现变质，其数量在1%2%，供应商愿意更换合格产品5、 逾期交货35天以上未满50天6、 交货品质与规格部符，曾有二次退货7、 因品质差异减价收货在2%以上而未满4%8、 订约后欠交、解约重购愿意赔偿差价、无差价或停购9、 在保质期内，发现变质，其数量在2%4%，供应商愿意更换合格产品10逾期交货50天以上未满70天11因品质差异减价收货在4%以上而未满6%12在保质期内，发现变质，其数量在4%6%，供应商愿意更换合格产品13逾期交货70天以上未满100天14因品质差异减价收货在6%以上而未满10%15交货后检验不合格，解约重购愿意赔偿差价、无差价或停购16在保质期内，发现变质，其数量在总数6%10%，供应商愿意更换合格产品17逾期交货100天以上未满150天18因品质差异减价收货在10%以上而未满15%19在保质期内，发现变质，其数量在总数10%15%，供应商愿意更换合格产品20逾期交货150天以上21因品质差异减价收货在15%以上而未满20%22在保质期内，发现变质，其数量在总数15%20%，供应商愿意更换合格产品23供应商经通知比议价，无故不参加-1-1-1-1-2-2-2-2-2-3-3-3-4-4-4-4-5-5-5-6-6-6-6B定期停权停权期限1. 供应商在两年内或自最后停权处分（以较近违约日期为准）其过失点累计达36点（含以上）2. 因品质差异，减价收货在合同价格20%以上3. 合同中规定主件不得转包，中标后转包他人牟利4. 货品品质与样品不相符，总数在20%以上5. 得标后拒不签约6. 订约后全部不交，解约重购不愿意负责赔偿差价，无差价或停购者异同7. 交货短缺的零配件有影响整体使用8. 签约后仅部分交货，其未交货部分不愿意赔偿重购差价9. 逾期50天以上未交货而解约重购不愿意赔偿差价10. 交货后发现品质不符或偷工减料或已损坏，在保质期内不予调换或修理11. 订约后不交货，亦不愿意赔偿12. 供应商对采购人员有馈赠行为经查实者6个月6个月6个月6个月1年1