秘书办公室注意事项.ppt

办公室秘书注意事项主要工作,1完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报2完成日常的正常管辖范围内的工作3接听电话做留言记录、讯息处理4工作资料的保存、分类、归档、保管,办公室秘书注意事项辅助工作,1顾客服务，解答顾客咨询直到问题解决。2节假日协助销售服务。3协助库存盘点工作。4与内外联络部门维持友好联系。,办公室秘书注意事项工作职责,工作职责：1打字处理工作2信息的上传下达3文件归档、保管4工作记录5来访客人通报及接待6本工作区域清洁,秘书办公室注意事项-秘书素质,一、基本素质1、身体素质2、心理素质3、思想素质二、业务素质1、理论知识2、实践经验3、办事能力三、文化素质1、专业知识2、社科知识3、常用知识,秘书办公室注意事项秘书素质-基本素质,1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。,秘书办公室注意事项秘书素质-业务素质,1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。,秘书办公室注意事项秘书素质-文化素质,1、专业知识：学好秘书学专业知识应是起码的要求，具备很强的秘书文化素质。2、社科知识：秘书作为一个社会性工作，需要掌握文史哲、心理学、法学、政治学经济学、等社科知识。3、常用知识：作为秘书还应该具备一些日常生活中常用的知识。,办公室秘书注意事项工作职责,1.接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。,办公室文员的注意事项工作职责,9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10.做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13.社会保险的投保、申领。14.统计每月考勤并交财务做帐，留底。15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16.接受其他临时工作。,办公室注意事项公务礼仪,一、当面接待礼仪二、电话接待礼仪三、引见时的礼仪四、递物接物礼仪,办公室注意事项公务礼仪当面接待礼仪,上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。,下级来访，接待要亲切热情。除遵照一殷来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束后，要起身相送。,办公室注意事项公务礼仪电话接待礼仪,(1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后，再询问对方来电的意图等。(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以“再见”为结束语。对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。,办公室注意事项公务礼仪引见时的礼仪,到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向房里的领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。,办公室注意事项公务礼仪递物接物礼仪,礼仪的基本要求就是尊重他人。因此，递物时须用双手，表示对对方的尊重。例如递交名片时，双方经介绍相识后，常要互相交换各片。递交名片时，应用双手恭敬地递上，且名片的正面应对着对方。在接受他人名片时也应恭敬地用双手捧接。接过名片后要仔细看一遍或有意识地谈一下名片的内容，不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔。,办公室秘书与领导的相处之道,1、有些事要想到领导前边。虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。2、领导布置的工作要提前交卷。如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。3、注意保密工作。秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。4、负责做领导与他人的沟通工作。当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。5、平时多给领导提供资料。领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。,6、善于听取领导意见。对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。7、不要轻易在领导面前告别人的状。轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。8、不向领导提过高的有利于自己的要求。比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。9、多到群众中去。听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。10、要关心领导的生活。经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。,办公室注意事项处理信件或邮件的方法,(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。(2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。,(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要处理”的字样。,办公室注意事项“小”事项“大”学问（一）,1.接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。,10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13社会保险的投保、申领。14统计每月考勤并交财务做帐，留底。15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16.接受其他临时工作.,办公室注意事项“小”事项“大”学问（二）,1坚持在背后说别人的好话2每天向你周围的人问声“早上好”3连续加班后，更要精神饱满4过去的事不要全让人知道5说话时尽量常用“我们”6该问的与不该问的7有人在你面前说别人坏话时，你不要插嘴8人多的场合少说话9与人握手时，可多握一会儿10不是你的功劳，千万不要占有它11尽量不要借朋友的钱12不要轻易承诺,13老板错了的时候，你要懂得应对14随便打断别人说话是一种陋习15不要比你的老板穿得更好16主动汇报自己的工作情况17要懂得感恩18不要把谈论别人的缺点当做乐趣19遇事多考虑3分钟20不想因应酬伤害自己，就要注意分寸21上班时与下班时22要想办法让老板知道你做了什么23别忘随时为自己鼓掌24搜集信息还要消化信息,办公室注意事项“小”事项“大”学问（二）,25多自我批评，少自我表扬26不要为自己的错误做任何辩解27自以为了解自己，其实不然28不要负面回应批评29对自己不知道的事情，坦率地说不知道30对事无情，对人要有情31和上司谈话时，关掉手机32和客户通电话时，不要先挂电话33找借口拒绝时，要尽可能模糊一点34遇到老板，主动迎上去谈几句35给老板的报告里预备一份概要36不要占用公司的一张纸或一支笔,37在工作中使用“日常备忘录”38不要在朋友面前炫耀自己39保持办公桌的整洁、有序40只要还能坚持上班就不要请假41做事前，先想像一个好的结果42竞争中要学会欣赏对手43接到额外工作时，不要抱怨44昨晚多几分钟的准备，今天少几个小时的麻烦45出现在公共场合时要保持整洁46向上司请教前，事先想好问题的解决方法47做错事要马上道歉48要学会说善意的谎言49约会时要提前几分钟到达,办公室注意事项说话艺术,一、不要跟在别人身后人云亦云，要学会发出自己的声音。老板赏识那些有自己头脑和主见的职员。不管你在公司的职位如何，你都应该发出自己的声音，应该敢于说出自己的想法。二、办公室里有话好好说，切忌把与人交谈当成辩论比赛。在办公室里与人相处要友善，说话态度要和气，要让觉得有亲切感。说话时，更不能用手指着对方，这样会让人觉得没有礼貌，让人有受到侮辱