有效会议组织(学员).ppt

1,有效会议组织,2016年2月,2,通过本课学习，你将：1.了解正确开会的重要并保持正确心态；2.学习开会的基本程序并了解基本技巧；3.学习处理会议中问题的技巧,3,什么是会议给我个开会的理由！开会了，你苦恼吗？高效开会的攻守法,主要内容,4,什么是会议给我个开会的理由！开会了，你苦恼吗？高效开会的攻守法。,5,什么是会议,几个关键人物聚合在一起，每人有他们各自的角色，讨论他们共同感兴趣的问题，取得某些决定，而这些决定都是会议预期要达到的，也是确定被执行的。,6,什么是会议,会议的分类及特征研讨型交流型传达型,其实，企业的会议经常是几种会议的整合。,7,什么是会议给我个开会的理由！开会了，你苦恼吗？高效开会的攻守法,8,给我个开会的理由,开会有什么作用？团队合作最常用的沟通手段协调工作矛盾，打响发令枪集思广义，解决工作问题决策与资源共享信息交流与培训,9,给我个开会的理由,在任何一个机构里，绝大多数重要的决策都是在会议中制定的。有了这种认识，我们再不能对会议掉以轻心，而应视会议为有助于个人事业发展的一种手段。事实上，会议是说服别人接受你的意见的一种场合，也是令你获取成就、取得信任的一个途径,正确的心态=高效的会议,10,给我个开会的理由,会议召开的效益和时机重要的、紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的,开会之前必须要思考的问题,是不是真的需要开会！不开会能够达成目标吗？,11,什么是会议给我个开会的理由！开会了，你苦恼吗？高效开会的攻守法,12,开会了，你苦恼吗,导致会议失败的因素分析目的不明确准备不充分或者根本就没准备时间控制不好（包括会议的开始与结束时间，以及会中参会人员的发言时间）参会人员选择不当（包括该退席的时候没有退席）信息传递不明确会场的气氛不好，人员投入不够或冲突备忘录记录不准确议程安排不当议而不决，决而不行，行而不果。,13,开会了，你苦恼吗,成功的会议,有效凭借团队的集思广益，解决个人无法完成或突破的问题，有效达到会议的目标。和谐营造和谐的气氛，使成员对团队有安全感、信任感、认同感，展露个人才能。参与参与的人用心关注，才能让会议得到健全发展。效率当一个会议成功的要素具备后，能在预定的时间内完成开会，这就是效率。学习在参与开会的同时有更多学习的机会。,14,什么是会议给我个开会的理由！开会了，你苦恼吗？高效会议的攻守法,15,高效会议的攻守法,会议进行三环节会议问题规避技巧,16,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议进行三环节,17,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议进行三环节,18,高效会议的攻守法,会议设计会议目标/议题参会人员时间流程（议程）/地点会场设计及会务,19,高效会议的攻守法,会务准备会议通知（提前下发）人员落实会场布置（仪器设备）交通饮食其它,20,高效会议的攻守法,会议通知要点,邮件标题要明确（一目了然，要有内标题）明确会议目的会议时间、地点具体参会人员会议流程、时间分配主持人、会议纪要人注意事项（物品及资料准备）联系电话,21,高效会议的攻守法,1、会议目的2、会议形式3、会议时间4、会议议程及主持人5、会议地点6、会场如何布置7、出席人数8、出席者名单9、出席者座位安排10、是否准备座签,会务准备检查（一）,22,高效会议的攻守法,11、是否安排出席人员往返会场的交通工具12、会议是否安排出席人员住宿问题13、有无资料随会议通知预先发出14、准备那些必要的辅助视听器材15、准备文具（文件夹、订书机、订书针、胶带纸16、准备会议场所周边位置图（行车路线、洗手间、茶水间、休息室、餐厅等17、是否要求与会者准备资料及副本的份数。18、安排食宿及床位及娱乐项目19、其他：是否有少数民族、是否有人吃素、是否有翻译、是否有记者参加,会务准备检查（二）,23,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议进行三环节,24,高效会议的攻守法,开会现场的三大执法长老,时间管理员,主持,记者,25,高效会议的攻守法,主持人职责参与会议准备宣布会议开始提出会议议题控制引导进程总结评价会议会议结果追踪,管理会议,26,高效会议的攻守法,时间管理员控制开始/结束时间提醒发言时间调整会议进度安排休息时间,27,高效会议的攻守法,记者准确记录会议要点核实重要信息撰写会议纪要,主持人右手落座,28,高效会议的攻守法,记录的技巧,活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主词、动词、形容词明确数字运用keyword列点说明：可了解发言重点，归纳出主题方向一言以蔽之,29,高效会议的攻守法,参会人员的责任与义务会前：明确会议目的、议程及自己在本次会议上要担当的角色、研究问题准备自己要在会议上的要表明的观点与论证材料。会中：聆听他人的观点、积极发表自己的见解、关注正在讨论的事项、与主持人默契配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使会议充满生气，从而达致会议目标。会后：努力完成会上所分派的任务。,30,高效会议的攻守法,倾听-支持每人的发言权力运用四到（眼、手、耳、心）适当发言避免打断别人支持每个人发言,31,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程,32,高效会议的攻守法,良好的开场按时开会明确主题解释议程明确规定,33,高效会议的攻守法,开场举例说明,近来公司的营运状况因受到经济不景气的影响，使得本季的营收目标达成率只有70%。（背景）因此今天召开会议主要讨论两个问题，第一就是如何刺激原市场的买气，第二讨论新市场的发展计划。（议题）首先将由业务部周江厚经理为我们说明目前市场状况，再由各位一起讨论，然后各区域市场督导会一一提出配合方案，最后由行销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望由在场各位的相互讨论及创意激荡，能够产生一套完整有效的业绩提升计划，大家加油！,34,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程,35,高效会议的攻守法,达成会议目标-会议扩展技巧“虚拟”小组脑力激荡图文呈现划分小组,36,高效会议的攻守法,“虚拟”小组作用：提供信息，集思广益步骤：小组研讨前，每人写出意见；汇总整理，形成意见清单；反馈小组成员，分别评估；核对整理结果，提交会议。,37,高效会议的攻守法,脑力激荡作用：与会成员运用创造力，提供多方面建议，供选择决策。要求：成员踊跃发言不要讨论观点不提反对意见可在观点上发挥记录所有观点,38,高效会议的攻守法,图文呈现作用：运用不同呈现方式，便于收集归纳。步骤：陈述表达，用不同词描述运用文字、图形、图表清晰描述分类、归纳整理，提炼问题,用具：白板/白板笔/便签,39,高效会议的攻守法,小组划分作用：调动与会成员积极性，收集建议，便于研讨步骤：分成3-7人的小组，与会成员可自由发言；确认组长，承担小组会议主持；复杂问题，可由小组分别负责，进行研讨；小组研讨，向会议提交结果,40,高效会议的攻守法,正确提问-信息来源充分指名发问交替发问对全体发问,41,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,42,高效会议的攻守法,会议归纳技巧运用对应目标分析A、B、C分类利用压力排序小组投票确认,43,高效会议的攻守法,归纳：N/3技巧应用,宗旨：通过归纳回收，从一系列见解中找出最重要的一个,用具：白板/白板笔/便签,44,高效会议的攻守法,归纳过程（一）,列出所有的观点或陈述,将目录贴在看得见的地方检查是否有重复的观点。,用色笔标出每一个观点,45,高效会议的攻守法,归纳过程（二）,将所有观点总数除以3，确定每人投票数,如有16条陈述，每人可投6票最多可投9票,每人投票（主持人读出观点）,46,高效会议的攻守法,归纳过程（三）,总结得票数，写在海报上,决定是否再次回收,47,高效会议的攻守法,达成结论,会议进程中尽量达成小的共识,Presentanidea,Checkforunderstanding,Checkforagreement,48,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程,49,高效会议的攻守法,会议结束达成共识宣布决议明确行动计划/后续安排落实责任人确认监控措施会议效果或目标评估过程回顾/悬念事项,50,高效会议的攻守法,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议进行三环节,51,高效会议的攻守法,会议结果落实与跟踪目的：落实会议效果，确保安排如期进行，达成会议目标。注意事项：会议纪要行动方案落实检查监控措施,会议的结束是新工作的起点,52,高效会议的攻守法,练习：如何组织部门总结会议？N财年即将结束，浪潮北京公司总裁办公会要求各部门召开会议对本部门的07财年工作进行总结，于N+1年3月31日前将部门总结报告提交总裁办公会。A部门现有15人，部门经理决定N+1年3月21日召开部门全体会（全天）。个人进行年度总结汇报，并且讨论出部门的总结报告的主要内容。假如你是A部门会议组织者，会前该如何进行准备，请主要从会议通知要点和会务检查角度考虑。各组在20分钟内将相关文件的要点写在大白纸上，由小组代表发言。,53,高效会议的攻守法,会议进行三环节会议问题规避技巧,54,高效会议的攻守法,会议激励常遇到的问题：问题一：会议冷场问题二：对议题不感兴趣,怎么办？,55,高效会议的攻守法,如何让大家愿意发言,塑造会议欢乐、和谐的气氛建立包容、安全的讨论环境保持客观，对事不对人不以言立人，不以言废人设置暗椿，带动与会人员的热烈参与，有抛砖引玉的效果主动出击，适时发问，塑造发言机会，且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通,56,高效会议的攻守法,会议控制常遇到的问题：问题一：会议一言堂问题二：会议跑题问题三：会议延时问题四：议而不决怎样有效控制会议？,57,高效会议的攻守法,有效控制会议进程与职务较高，爱讲话的人事先沟通，确保合作坐在“不安分子”旁边，及时提醒提醒注意会议规则运用非语言技巧果断打断发言过长的人采取轮流发言的方法给爱干扰会议的人找事做,58,高效会议的攻守法,现象一：人身攻击对策：对双方进行安抚重申议事规则重提主题进行讨论,59,高效会议的攻守法,现象二：离题对策：兜一圈切回主题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论请他做归纳或替他做归纳事先请将规则讲清楚发言限定时间,60,高效会议的攻守法,现象三：争议不下对策：暂停会议，休会20分钟以上参考第三者的意见将双方意见列表比较进行不记名投票重整双方意见提出新的方案重申共同利益,61,高效开会的攻守法,现象四：抱怨对策：同情其不满的情绪归纳其不满的原因寻求解决的方法,62,高效会议的攻守法,现象五：参会领导发言过于投入对策：装傻发问重新提出问题幽默有技巧地提醒领导,63,高效会议的攻守法,现象六：短话长说对策：适时地制止发言请其说出具体的想法现象七：时间不足对策：选择重要的议题进行讨论限制发言人数（可事先登记）限制发言时间,64,高效会议的攻守法,现象八：争功诿过对策：主持应制止不当的发言，并给予其适当的肯定引导组织成员彼此说出对方的优点，让大家都能受到适当的肯定现象九：为反对而反对对策：请他提出更好的对策引导他思考是否有考虑周延,65,高效会议的攻守法,现象十：独占发言对策主持制止其行为说明规则并强制执行现象十一：消极的话对策：对发言者的情绪表示理解提振士气，拟定共同目标呼喊精神口号,66,高效会议的攻守法,练习：,会议如何走进歧路？,67,高效会议的攻守法,问题1：会议是何时/如何走进歧路的？问题2：如何能避免在会议中类似情况发生？,小组讨论10分钟后，由代表发言,68,高效会议的攻守法,感觉与事实,感觉即对事物主观的意念，包含个人的价值判断，因此感觉的产生往往因人而异。事实即有具体、明确的信息陈述，与实际所发生的事件相符。,69,高效会议的攻守法,昨日九点过后，G宝石店里有一位商人正在收拾店面，一位客人出现并要求鉴赏货品，店主打开橱窗玻璃，橱窗内的东西被人抓起，忽然有个男人迅速跑出店外，突然间警