创傲房屋维修基金管理系统解决方案

Trio Information Project CO.,LTD创傲信息工程有限公司房屋维修基金管理系统 解决方案COPYRIGHT 2007 BY Trio Information Project CO.,LTD ALL RIGHTS RESERVED目录1.前言.41.1 研发背景.41.2 系统设计概述.42. 系统介绍.52.1 系统简要需求说明.52.1.1 房屋维修基金的计算.52.1.2 房屋维修基金账户的管理.62.1.3 房屋维修基金的缴纳.62.1.4 房屋维修基金的使用.62.1.5 房屋维修基金计息.62.1.6 打印功能.72.1.7 报表功能.72.1.8 基金总账的管理.72.2 系统主要特点.82.2.1 丰富的功能.82.2.2 灵活性.92.2.3 易操作性.92.2.4 严谨性.102.2.5 扩展性.103. 系统架构和功能说明. 113.1 运行平台和系统架构. 113.2 网络拓扑图.123.2.1 简易型网络方案.123.2.2 带银行接口的网络方案.133.3 系统主要功能.153.3.1、地址标准代码管理（区域代码、乡镇街办代码、路村代码） .153.3.2、单位标准代码管理（物业公司、开发单位、售房单位、业主委员会） .163.3.3、小区管理（小区详情、楼栋详情、业主详情）.163.3.3.1 小区详情.163.3.3.2 楼栋详情.163.3.3.3 业主详情.163.3.4、基金缴存.173.3.4.1、单位缴存.173.3.4.2、个人缴存.173.3.4.3、缴存查询.173.3.4.4、预缴处理.183.3.5、基金查询.183.3.5.1 小区账面.183.3.5.2 楼栋账面.183.3.5.3 房屋账面.183.3.5.4 使用查询.183.3.5.5 退伙查询.183.3.6、基金管理.193.3.6.1 使用申报.193.3.6.2 基金分摊.193.3.6.3 利息结转.193.3.6.4 基金退伙.193.3.6.5 财务报表.193.3.7、系统管理.203.3.7.1 操作员管理.203.3.7.2 上机日志.203.3.7.3 口令设置.203.3.7.4 数据管理.203.3.7.5 缴存比例设定.203.3.7.6 账号设置.203.3.7.7 会计科目设置.213.3.7.8 办公费用.213.3.8、业务向导.213.3.9、新手操作流程.213.3.10、打印.233.4 系统功能模块示意图.244. 维修基金管理模式分析.254.1 维修基金归集渠道.254.2 收缴基金收缴方式.254.2 维修基金使用模式.264.2.1 划拔手续.265. 系统需求分析及建议.265.1 系统部署建议.265.2 系统功能建议.265.3 系统软硬件配置建议.281.前言1.1 研发背景按照建设部“建住房1998第 213 号文”(建设部、财政部 1998 年 12 月 16 日 颁发，自 1999 年 1 月 1 日起开始实行)住宅共用部位共用设施设备维修基金管理 办法的规定要求，全国各城市建立物业维修基金，自行制定维修基金缴存标准和 和管理使用具体办法。通过对于维修基金管理工作的深入了解，设计的系统需要具有严谨、多样的 账户管理，更需要包含物业管理方面的各类对象及其相互关系，以及维修基金独 特的使用支出管理，提供清晰、简洁的财务数据及丰富的统计报表，以及在符合 银行结息方式前提下的个性化结息操作，才能彻底实现软件开发的真正意义，才 能极大地方便维修基金管理工作，提高工作效率。1.2 系统设计概述房屋维修基金管理系统(以下简称系统)正是紧紧围绕着建设部的管理办 法，并融合各地的管理模式，实现对物业维修基金的规范化管理，实现高效、准 确、公正的管理目标，并且实现计账到户、管理到幢、专户储存等业务目标。系 统基本将满足维修基金管理办法的所有要求，包括维修基金从个人缴存、单位缴 存到银行专户专存、专款使专用的一系列操作。同时，系统还将建立包含缴存、 计息、增值、使用等账户进出情况在内的以房屋（业主户）为基本单位的账户体 系，提供闲置基金增值操作和基金计息处理。系统还将为维修基金提供现代化的 管理手段。2.系统介绍本套系统将涵盖账户管理、楼幢管理、相关管理单位等等方面的信息和数据， 同时还提供各种个性化的设计，通过参数定义可以基本满足各地的不同要求，自 定义菜单、权限，给用户更多的自由度；结息的方式上，在符合银行的规定的前 提下，根据工作特定情况提供多种结息方式。本方案针对房产管理局的工作职能特点，总结了对于房屋维修基金管理系统 的需求概要说明，具体内容如下：2.1 系统简要需求说明公共维修基金是指住宅楼房的公共部位和共用设施、设备的维修养护基金。 单位售卖公房的公共维修基金，由售房单位和购房职工共同筹集，所有权归购房 人，用于售出住宅楼房公共部位和共用设施、设备的维修、养护。商品房的公共 维修基金由开发商和购房人在购房时交纳。公共维修基金是住房的“养老金”，是 保证住宅共用部位、共用设备的改造、大修、更新无后顾之忧，是政策性的规定。 住房专项维修基金，原则上是按照建设部等部委的相关文件规定，个人按房价的23缴纳，开发商按整楼造价的 1%缴纳，各地都有不同的规定。 各城市在建设部相关文件的指导下，颁布了城市住房专项维修基金管理暂行办法，确立了一系列重要的房屋专项维修基金监管制度。随着维修基金收缴 的基金量越来越大，而且物业维修基金管理点分布较广，其中涉及多家银行、物 业公司、广大业主，所以房管局需要投入大量的人力、物力，传统的手工管理方 式面临着管理成本高、工作效率低、劳动强度大、数据精度低等问题，已无法满 足需求，通过信息化手段建立全市维修基金管理平台，实现维修基金的自动化管 理已成为必然要求。2.1.1 房屋维修基金的计算目前需缴纳房屋维修基金的房屋按购房类型分为房改房和商品房，有些城市 还包括自建房和承租房。计算维修基金的金额一般有两种方式，一种是按购房款 的百分比缴纳，另一种是按照面积乘以每平方米维修基金单价缴纳。维修基金缴纳的比例（或单价）根据房屋类型的不同而不同，房屋类型可以分为多层、高层、 别墅等。2.1.2 房屋维修基金账户的管理不管是由业主自行缴纳，还是通过开发建设单位或房改房售房单位代缴，维 修基金最终应落实到每个业主户上。实现维修基金管理到户，方便以后房管局的 管理，以及各业主户查询和使用维修基金。2.1.3 房屋维修基金的缴纳房屋维修基金的缴费方式应该多样性，以适应不同城市的管理操作办法。即 可以由业主户自行缴纳，也可以由开发建设单位或房改房售房单位代缴。还应该 提供开发建设单位的按楼幢批量缴存。2.1.4 房屋维修基金的使用房屋维修基金的使用主要以业主委员会、物业公司、售房单位或建设单位为 使用主体。使用维修基金时，需向房管局物业办提出使用申请，并由房管局领导 审核批准，同意后才允许使用维修基金。通过电子化手段，使得基金使用必须由 领导审核，提高基金的安全性。使用的金额应按面积分摊到户，分别从各业主户账户余额中支出，也有“办 法”规定从账户利息中支出。2.1.5 房屋维修基金计息按照管理办法的规定，房管局应定期对各业主户的维修基金余额计算应得利 息。维修基金结息应满足以下要求：应按人民银行的利息计算方法结息，对账户余额有使用发生等情 况，中间变化应分段计息应实现按户分摊利息可体现并分摊办公费用可自己设定不同的结息利率，如定期、活期可自己设定结息日期可按固定利息分摊到户可导入银行结息数据，并分摊到各业主户账户2.1.6 打印功能房产管理局的基金收缴窗口已是政府对群众的一个服务性窗口，实现缴款收 缴的打印，收据字体清晰，也不容易出错。提高房产管理局的服务满意度。系统应该提供缴款通知单、缴款收据、变更单、基金使用审批表及清单等单 据的打印。2.1.7 报表功能通过计算机管理，可以根据需要实现快速、便捷、准确的统计报表，为房管 局领导决策服务。统计指标主要有：户数、面积、本金、利息、余额、单元数、 楼幢数等。实现按小区、子区、楼幢、单元的查询和统计。实现按开发建设单位的查询和统计。实现按业主委员会的查询和统计。实现按售房单位的查询和统计。实现按时间段对账户流水的查询和统计。2.1.8 基金总账的管理通过计算机管理，使得房管局领导对基金总账一目了然，为领导决策提供帮助。2.2 系统主要特点2.2.1 丰富的功能l 多种房屋性质：建立了对商品房、房改房、自建房、承租房、联建房的管理；同时允许自定 义地方特色的房屋性质及相关管理方式。l 多种明细账户：提供的账户类型包括房屋（业主户）账户、业主委员会账户、楼幢账户、房 改房售房单位账户、开发单位账户、物业公司账户、物业小区账户，还提供自定 义的与其它物业管理对象关联的账户；并提供相互之间的关联、分摊、合并等操 作，为历史遗留的维修基金提供全面的解决方法。l 多样的缴交方式：收缴方式按收缴户数包括账户单户缴款、账户批量缴款；按管理流程分为房 屋预售缴交、房屋竣工缴交等；按收款单位分为中心收缴、银行联网收缴、现场 办公收缴；l 丰富的明细账户操作：提供各类账户操作，包括每户的缴存、分摊、补登、变更、合并、退款、换 购、销户等操作，定制明细账户的基金卡片。提供从各类账户到明细账户的分摊 管理。l 基金财务专户多样管理：涵盖基金专户的多种管理模式：明细户汇总管理、银行专户进出的管理、所 有增值操作的管理，保证了专户专存、专款专用；l 财务收支测算功能：能提供指定时间的财务收入的估算，同时对比明细账户汇总，让管理者对整 个账户的运作情况一目了然；2.2.2 灵活性l 灵活的基金收缴计算方式：允许自定义收缴标准，计算要素包括房屋性质（商品房/房改房等）、房屋类 型（多层/高层）、购房款、房屋面积、购买时间、竣工时间、房屋结构等各相关 要素，既可以由系统自动计算，也可按照权限自由选择收缴标准；l 多项指标控制：允许维护的系统各项指标，对维修基金的使用、增值等操作均可自动计算并 加以控制。2.2.3 易操作性l 小区楼幢关系的易维性：能根据录入的信息自动生成楼幢关系。系统自动提示相关楼幢信息，对信息 的录入提供严格、直观的控制；保证从小区、楼幢、单元、层、户等信息的一致 性；提供统一的视图，能完成包括小区、楼幢、房屋等信息的统一维护，使用户 能以简易的操作方式完成信息的调整及错误信息的更正；同时关联统计、缴款、 使用等模块，能直接在视图上完成所有明细账户的操作。l 操作简便：系统的界面清晰，能在一个界面内完成所有关联操作，并提供各种操作流程 管理；具备相关业务知识和基本电脑操作的工作人员可以不依靠使用手册完成大 部分操作；由房管局的科员和领导使用，系统必须易学、易懂、易用。系统所使 用的术语都来自建设部相关的文件。l 自动的信息保留：查询、录入信息的自动保留，减少信息录入量；l 常用操作工具：用户可以自定义常用的操作功能菜单，该菜单随时相伴方便用户使用。2.2.4 严谨性l 严谨的对账功能：系统提供明细户和总账的所有时间段的自动核对，错误信息将由系统及时反馈；l 严格的用户权限管理：通过自定义单位内部角色，以及用户级的权限，菜单定义，能灵活、严格的 对各类用户权限的进行控制；同时系统自动记录操作的日志，能帮助用户分析历 史记录。2.2.5 扩展性l 良好的一致性系统在适应各地要求的前提下，可以统一开发和升级，满足系统产品化的要 求。系统的一致性还表现在系统界面风格一致，宜于理解和使用。l 建立了与银行的连接：通过与银行的连接，可直接进行缴款、支票到账、增值、划拨等操作处理， 及时将银行实存账户的情况反馈到基金中心；支持与多家银行联网；l 用户定制：可以根据用户需求另行开发相关功能；2.2.6 安全性 系统管理了各业主户的基金，系统数据必须安全。 系统采用 USB 加密匙登录，一个工作站具有唯一的加密匙在数据安全保障方面，主机提供智能备份机制，并用原始数据贮存方式，将每月或每季度结帐后的数据打包刻录光盘，前台操作系统通过 TCP/IP 网络 联结主机，避免前台因为误操作和病毒对主机数据造成破坏。3.系统架构和功能说明3.1 运行平台和系统架构服务器运行在 Windows 2000 Server 操作系统下，数据库使用 Microsoft SQL Server 2000 企业版，前后台应用系统之间使用 TCP/IP 协议进行通讯。系统架构如下图所示：3.2 网络拓扑图主要有两种网络方案：简易型网络，带银行接口网络。3.2.1 简易型网络方案此方案网络结构简单，投资成本低，满足维修基金收缴单位内多台工作站操 作、查询等功能的局域网的连接。也可以单机使用。说明：1、服务器建议采用中档服务器（P2.0G/1G/120G）或者同样配置的高档 PC机，工作站采用一般的 PC 机。2、为了保证能及时、方便的进行系统维护和技术支持，建议在服务器端开放 远程管理，供技术人员远程维护使用。3.2.2 带银行接口的网络方案通过和银行的连接，银行设置专用服务器，可实现代收缴,并实时将数据反映到 房管局管理系统，银行只管资金总帐，房管局管明细帐。说明：1、服务器建议采用专用的中低档服务器（P2.0G/512M/40G）或者同样配 置的高档 PC 机，建议配置磁带机供系统数据备份，工作站采用一般的 PC 机（P1.8G/256M/20G）。2、配置路由器，银行端通过 VPN/专线连接。3.3 系统主要功能主要模块详 细 模 块1 基金缴存单位缴存个人缴存缴存查询（入账、纠错、未入账记录退缴）预缴处理（预缴、冲抵分摊、退款）2 基金查询小区账面楼栋账面房屋账面使用查询退伙查询3 基金使用使用申报（申报、分担划拔）基金分摊利息结转（正常结息、 补档结算）基金退伙财务报表（分栋账面、单位账面、结息记录、总账）4 小区管理小区管理楼栋管理（托管、小区合并）业主管理（缴存通知、过户处理）5 单位代码物管单位开发单位售房单位业委会6 地址代码区域设置乡镇街办路村设置7 系统管理操作员管理上机日志口令设置数据安全管理利率设定缴存比例设定账号设置会计科目设置登录机器管理内部办公费用管理8 相关打印业主催缴单楼栋催缴单缴存流水账个人账面楼栋账面分摊明细账记账凭证业主缴存发票3.3.1、地址标准代码管理（区域代码、乡镇街办代码、路村代码）由于整个软件都是以楼栋和房屋为基金管理单位，所以为了便于输入和查询， 把区域名称和乡、镇（街办）名称及路村的名称预先输入软件，在办理业务和整 理资料时直接选择即可，节省了输入时间。3.3.2、单位标准代码管理（物业公司、开发单位、售房单位、业主委员会）单位代码也和地址代码一样是为楼栋和房屋的相关信息服务，为了统一单位 的叫法（避免出现简化名称和全名同时存在）和减少手工输入而设置。开发单位是为商品房开发单位，售房单位是为房改房的开发单位。3.3.3、小区管理（小区详情、楼栋详情、业主详情）小区管理是管理所有楼栋和房屋基本资料的重要模块，所有的业务都是围绕 楼栋和房屋为基础的，所以楼栋和房屋资料的完整性非常重要，比如基金分摊时 就是按房屋面积为基数的。楼栋的楼层数也决定了单位在缴存维修基金的比例。3.3.3.1 小区详情 小区是整个资料中的最大单位，它是房屋最集中的群体，比根据街道更直观和快捷显示所有楼栋和房屋的基本资料。通过小区管理能更快的找到楼栋和房 屋。小区是维修基金中的重要环节。没有楼栋就不能增加房号及业主。小区、楼 栋及业主是干、枝、叶的关系。3.3.3.2 楼栋详情 楼栋是房屋维修基金的单位账面，在任何业务前先要检查小区，再通过小区确立楼栋资料是否建立了。楼栋编号可以手工录入，系统要求所有楼栋都有唯 一编号。3.3.3.3 业主详情 业主（即：房屋）维修基金的个人账面，也是维修基金中的最小单位。房屋面积和业主姓名及身份证号尤为重要。 在主窗口上点击“小区管理业主详情”，选中要操作的小区及楼栋，再点击“进入业主管理”即可进入业主编辑区，如下图所示。在此窗口下点击“增加”，系统自动产生房屋的唯一编号。输入房屋的必填项目，除“房屋编号”是系统自 动生成，其它均可手动录入，但房号不能和已生成的房号重复。房号、业主姓名 为必填项目，录入完成后点击保存，即可。3.3.4、基金缴存3.3.4.1、单位缴存 单位缴存维修基金时由于是按楼栋缴存，在缴存时先检查该楼栋是否存在，如不要先在楼栋管理里加入该楼的详情，再在基金缴存里选择该楼栋后缴存，根 据房屋类型（商品房、房改房）不同，系统会出现不同的缴存界面，在缴存后可 当时检查入账也可事后在当天缴存查询里审核入账。 第一步：在左边楼栋查询里找到楼栋如果该楼栋在某个小区选择小区，如不在任何小区内可按单位查找（输入单 位的关键字即可）也可在点击选择小区的小按钮后不选择小区，等出现所有零散 楼栋后，在列表中选择要缴存的楼栋再缴存。 第二步：在右边的列表中选择要操作的楼栋点击列表中楼栋即可在工具栏中选择相应的操作如缴存、修改、查看缴存内 容等。对已入账的缴存记录不能再修改。3.3.4.2、个人缴存 在进行个人缴存时也要先检查该房屋是否存在，否则不能缴存。第一步：选择楼栋：可根据小区或者单位，也可输入业主姓名和身份证号查找该 业主。第二步：选择业主3.3.4.3、缴存查询 缴存查询可以根据时间段查询该段时间内已入账或未入账的所有商品房、房改房或非住宅房的缴存记录，缴存记录包括单位缴存和个人缴存，并可对未入账 的记录进行审核入账。3.3.4.4、预缴处理 预缴处理是以预缴记录、冲抵记录和退款记录为基本查询方式，它可对预缴款项进行缴存、冲抵、退款等操作。 预缴：开发商代业主预先缴纳的维修基金。 冲抵：是由开发商代缴分摊给个人账面的操作。 退款：退款和预缴的操作方式相同，它们是互为逆向操作。3.3.5、基金查询3.3.5.1 小区账面 根据小区统计各楼栋已缴存、未缴存、欠款业主及零散楼栋业主的基本情况及打印统计报表。3.3.5.2 楼栋账面 点击上面的选项卡还可以查看单位缴存明细、基金使用记录、个人缴存明细、分摊记录、页主账面等信息，并可打印。3.3.5.3 房屋账面 输入业主姓名或身份证号，从列表框中选择业主（如果不记得身份证号码），即可查询该业主所住房屋的维修基金账面情况（缴存记录、使用记录）等。3.3.5.4 使用查询 使用查询可以按申报日期、按小区、按状态来查询所有的使用情况，也可三种查询方式一起使用。状态栏中用户可查看到申缴金额、批准金额和申报次数。3.3.5.5 退伙查询 在楼栋灭失后可以进行退伙操作，把账面的维修基金全部退还给业主，退伙申请填写完成后，可进入本模块进行查询，本模块可以按退伙申请表进行查询， 也可以按退伙日期进行查询。3.3.6、基金管理3.3.6.1 使用申报 使用申报是基金管理的重要环节。它可以用来查询和申报基金的使用。在维修基金使用时，先填写申报表，经相关部门审批后才能使用。3.3.6.2 基金分摊在使用申报经过审批后把该楼栋的账面余额分摊给住户。在分摊前请先计 息，这样分摊时更能把握，分摊的金额可以进行修改。 第一步：选择要分摊的楼栋第二步：分摊前计息 第三步：输入要分摊的金额,选择要分摊的房屋 第四步：预分摊查看分摊结果（点击左右箭头查看预分摊的结果） 第五步：保存3.3.6.3 利息结转利息结转分正常结息和补档结息。到系统正常结息日时，可进行整体正常结息。3.3.6.4 基金退伙因房屋拆迁或其它原因要退伙的楼栋和房屋在填写申请表后可退款。3.3.6.5 财务报表财务报表是以各物管处明细账查询及利息总账查询（以财务为特性的汇总 表）为基本查询方式，它使财务能查看各物管处每天的缴存情况及对账, 可以按 单位、按位置及总账汇总的方式进行查询，它按时间段有查看各小区的缴存情况。明细账是按时间段来查询各小区中各楼栋的缴存详情，比总账的查询范围要 小一些，它属于总账的下级查询。3.3.7、系统管理管理每个操作员的使用期限、登录日志、操作模块、使用权限。3.3.7.1 操作员管理 软件在进行初始化操作时，已确定了管理员姓名及口令，因此只有管理员本人，或被管理员授权的操作人员，才能进入本系统进行工作。本模块的主要功能， 是用来记录公司所有可以进入本系统进行工作的人员名单，及设置系统管理员给 他们分配的操作权限。3.3.7.2 上机日志 记录了操作员每次登录、退出系统的时间和操作模块。为系统的安全提供相应的保障。只有系统管理员才能对其进行操作。3.3.7.3 口令设置 设置操作员登录的口令，操作员只能修改自己的口令，在输入原口令和新口令后，点击保存即可。3.3.7.4 数据管理 备份数据：可以备份到默认路径，也可以备份到指定路径，为了数据安全请定期进行数据备份。 数据清空：该操作只能由系统管理员进行。3.3.7.5 缴存比例设定 缴存比例设定是整个系统中十分重要的模块，不论是单位缴存还是个人缴存都是通过本模块来计算的。如下图所示：操作本模块必需要系统管理员权限。3.3.7.6 账号设置 可进行账号设置和相关人员等。本模块主要为以后打印个人及单位缴款通知单时，打印出主管、复核、账号、开户行等相关信息。3.3.7.7 会计科目设置 会计科目设置可对会计科目进行增加修改等操，在打印凭时，可直接选择，从而简化操作。3.3.7.8 办公费用 管理及查询费用的使用情况，可以按时间段查询，也可以增加或修改原有费用。3.3.8、业务向导本模块集查询、缴存、小区管理及基金管理于一体,操作简捷、功能强大。 是整个系统中最全面的模块。可以按小区、楼栋及业主姓名进行查询。查看： 查看是指查询小区、楼栋或业主时的图标显示方式为：大图标、图标列表。 向上： 在信息栏中双击某小区则某小区的楼栋就会被显示出来，如再双击楼栋则该楼栋 的业主就会显示出来。如要回到上层点击向上按钮即可。如要对零散楼栋进行查 询或操作，可选择对零散楼栋选项。操作栏上分两个区业务任务和统计查看。业务任务中有基金缴存和使用用申 报，分别可调出单位缴存、个人缴存和使用申报三个窗口。使用方法：在查看信 息框中选取要缴存或申报的楼栋，点击基金缴存或使用申报按钮即可。如选取的 是业主，点击基金缴存（使用申报按钮只有在选取楼栋时方可使用，基金缴存只 有在选取楼栋或业主时才有效）则可调出个人缴存窗口。三个窗口与主窗口中的 单位缴存、个人缴存及使用申报三个模块的使用方式相同。3.3.9、新手操作流程进入系统后，首先添加地址代码和单位代码，而后打开小区管理模块依次在 小区详情、楼栋详情及业主详情中添加小区、楼栋及业主（对没有小区的零散楼 栋可直接添加楼栋），然后进入基金缴存模块对楼栋或业主进行基金缴存（单位缴存、个人缴存）。缴存后可在基金缴存窗口中，对单位和个人的入账和未