三 事务应用文PPT课件

.,1,第三章事务应用文,.,2,事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位及个人在处理日常事务工作时经常使用的业务文书。主要有计划、总结、简报、规章制度、合同等。其作用在于强化管理、规范行为、交流经验等。事务文书在性质、格式、制作、处理等方面虽然有别于国家行政机关公文，但也有一定的写作规范要求，故亦可称之为准公文。,.,3,主要内容,第一节计划第二节总结第三节调查报告第四节规章制度,.,4,第一节计划,一、计划的概念计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。计划是计划类文书的统称。因为计划涉及内容和期限的不同，计划文书又被称作“规划”“方案”、“安排”、“设想”、“打算”、“要点”等。,.,5,规划规划是计划中最宏大的一种。从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。如丽江市城市总体规划（2003-2020）。方案方案是计划中内容最为复杂的一种。是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤，对专项工作作出全面部署与安排的计划，如云南大学旅游文化学院教师职称评定工作实施方案。,.,6,安排安排是计划中最为具体的一种格式。是对某项工作作出短期内实施过程具体部署的计划，如经济系第周工作安排。设想设想是计划中最粗略的一种。在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。如关于解决城市交通拥堵问题的设想。要点要点实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式，如局2010年工作要点。,.,7,二、计划的作用1.指导作用2.推动作用3.监督保证作用三、计划的特点1.预测性2.目的性3.针对性4.可行性5.约束性,.,8,四、计划的种类计划以不同的标准可以分为不同的种类：（一）按性质分：综合性计划、专题性计划；（二）按内容分：工作计划、学习计划、生产计划、教学计划、销售计划、采购计划、分配计划、财务计划等；（三）按时间分：长期计划、中期计划、短期计划三类，具体还可以称为十年计划、五年计划、年度计划、季度计划、月份计划、周计划等;（四）按范围分：国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划等；（五）按形式分：条文式计划、表格式计划、文表结合式计划等；（六）按行政能力分：指令性计划、指导性计划等,.,9,五、计划的写法一般由标题、正文、落款构成。,.,10,1.标题常见的标题包括四项内容：计划的单位、时限、内容、文种。要注意的是；如果计划尚未正式确定，或是征求意见稿、讨论稿，须在标题后用括号注明“草案”、“初稿”、“供讨论用”等字样。如市年再就业工程实施方案（讨论稿）,的,.,11,2.正文（1）开头：简要说明制定计划的依据、目的、指导思想或重要意义。也可分析前阶段的工作、生产的基本情况、存在问题，为制定计划提供可靠的依据。有时也可省略开头。（2）主体：计划的核心部分。包括以下两个部分：第一，要交代计划的目标和任务，即具体说明“做什么”；第二，要写明计划的措施和步骤，即具体说明“怎么做”。,.,12,（3）结尾：正文的结尾部分一般是表示期待，发出号召；也可以不写结语，在主体部分明确交代后结束正文。3、落款署名和日期在正文右下方署上制订计划的单位名称（或个人姓名)，在署名的下行写上日期。如果在计划标题上已标明了单位名称，这里就不必重复。上报或下达的计划，要在落款处加盖公章。,.,13,第二节总结,一、总结的概念总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评议，从中得出规律性的认识用以指导今后工作的事务性文书。小结、体会也属于总结的范畴。,.,14,二、总结的作用1.发现规律，提高效率。2.总结是制订计划的重要依据。3.互通信息，交流经验。,三、总结的特点1.阶段性2.真实性3.理论性4.目的性,.,15,四、总结的分类（一）按性质分：综合性总结和专题性总结（二）按范围分：全国性总结、地区性总结、部门性总结等（三）按时间分：月总结、季总结、年度总结、阶段总结等（四）按内容分：工作总结、生产总结、学习总结、会议总结等,.,16,五、总结的写法总结的结构一般包括标题、正文、落款三部分。,.,17,（一）标题总结的标题形式不一，要根据总结的具体内容、目标和要求来拟定。一般来说，综合性总结的标题采用公文式标题，由单位名称、时间期限、内容和文种四项组成；专题总结多使用新闻式标题，这种标题比较灵活，可根据总结内容来确定。,.,18,（二）正文,.,19,主体部分常见的结构形式有三种：第一、纵式结构。这是按照事物或社会实践活动的过程来安排写作的方式。即把总结所包括的时间划分成几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的情况（成绩和经验、问题和教训）。这种写法的好处是事物发展或社会实践活动的全过程看得比较清楚。第二、横式结构。这是按内容的逻辑关系来安排写作的方式。即按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。有时可用小标题，突出重心。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。第三、纵横结合式。这种安排和写法，既考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑顺序，从几个方面总结出几条经验或教训。这种写法，多数先采用纵式结构，写事物发展和各个阶段的情况或问题，然后用横式结构总结经验或教训。,.,20,（三）落款标题上没有标明单位的，应该在正文结束后写上单位，个人总结的写上个人姓名，然后再写日期。如果是用于报送上级的总结，在单位名称处应加盖公章。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。,.,21,作业,结合自己的实际情况，写一份学习总结，字数800字左右，要求实事求是的总结过去，语言集中概况，结构条理清晰,.,22,第三节调查报告,一、调查报告的概念调查报告是针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。周密的调查、悉心的研究分析、完善的表达是构成调查报告的三要素。,.,23,二、调查报告的作用,二、调查报告的特点,1,较强的针对性。,2,材料丰富翔实。,.,24,三、调查报告的分类,（一）从调查报告性质上分：1综合调查报告。2专题调查报告。（二）从调查报告内容上分：1基本情况调查报告。2新生事物调查报告。3典型经验调查报告。4揭露问题调查报告。,.,25,四、调查报告的基本格式调查报告的写法不完全一样，但它的基本格式大体相同，一般由标题和正文、落款三大部分组成。（一）标题1公文式标题2文章式标题3双标题,.,26,（二）正文正文一般分前言、主体、结尾三部分。1前言。有几种写法：前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。概况介绍式：介绍全文的主要内容、基本情况交代式：调查的对象、目的、时间、地点、范围及调查过程情况作必要的交代提问式：先提出问题引出人们的注意，然后通过调查报告解决人们的问题结论式：先写调查报告的结论，再阐述主要事实议论式：对有关问题进行议论，引出报告内容,.,27,P71，请大家判断练习中的两个开头模式,.,28,2主体。内容：一是调查到的事实、数据；二是质和量的分析；三是观点和结论。3.结尾。调查报告可以有结尾部分也可以不写结尾部分。有四种情况需要写结尾：一是主体报告情况，介绍经验，需要结论；二是主体中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需在结尾中提及；三是附带说明有关情况，如调查过程中遇到的一些情况，主体中没有提及，需在末尾加以说明；四是有附带材料需要加以说明的，如一些典型材料、专题报告、统计图表等。,.,29,（三）落款1.署名：公开在题下；内部在文末。2.日期,.,30,五、调查报告的写作要求,1.占有大量事实材料2.认真分析研究，找出规律，并概况出合乎事理的观点3.用事实说话，做到观点和材料统一4.语言要朴素、简洁，通俗易懂,.,31,根据杜拉拉对事件的调查以行政部的名义写一份调查报告交给,.,32,周密的调查、悉心的研究分析、完善的表达是构成调查报告的三要素。那么为什么要进行周密的调查？,.,33,调查些什么？,1基本情况2专题调查3经验调查4突发事件或事故调查,.,34,如何进行调查？,1座谈会2民意测验3个别访问4问卷调查5实地考察（康熙）6专家论证7网络调查（麦当劳）8查阅文献资料（大庆油田）9电话调查10经常性调查,.,35,市场调查报告,总经理办公室：李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。”,.,36,王俐抱回一大堆资料，仔细研究起来。风光公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题。,.,37,实训题,王俐找了半天资料，得出以下一些基本数字：风光公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是私营性质的；分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。,.,38,服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。,.,39,市场调查报告,一、市场调查报告的特点和作用市场调查报告是指运用科学的方法，有目的、有计划地去收集市场的供求关系、购销状况，以及消费者的购买力、购买对象、购买习惯等商情活动信息。将市场调查得到的信息资料进行整理、分析，得出合乎事情发展规律的结论后形成的书面报告就是市场调查报告。,.,40,（一）市场调查报告的特点1针对性2客观性3时效性（二）作用使企业能及时掌握市场的现状和趋势，从而做出相应的决策，调整经营方向，提高企业的应变能力和竞争能力，确保产销对路，避免、减少风险。,.,41,二、市场调查的方法与方式,（一）方式与途径1普查2抽样调查3典型调查,.,42,（二）调查方法1观察法2访问法3实验法4收集资料法（录像资料）,.,43,三、格式与写作方法,1标题被调查单位+产品名称+调查的主要内容+文种2导言写明调查的意图、时间、地点、对象、范围以及采用的调查方法等。,.,44,3正文（1）介绍调查所得到的信息，按问题的性质加以归纳、整理。（2）对资料加以分析研究，得出结论性意见（3）提出具体的、有针对性的建议和措施。4结尾再次强调报告的主要观点。,.,45,相关知识,（一）信息整理1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。,.,46,（二）信息工作程序：收集整理传递存储利用返回,.,47,秘书办公室：陈纪：王俐，听说公司要在外地设分部，是在哪里设，都派谁去啊？王俐：你的消息真灵啊！这事还早呢，李总还在考虑，还没调查论证呢！哎，正好，我这里有我正在做的一份调查表，你想办法把这些数据落实一下，我还要赶着给李总写一份调查报告呢，快点啊！,.,48,假如你是陈纪，你认为都应对那些内容进行调查？,合肥地区旅游市场消费专项调查4月份，风光公司在合肥地区进行此项调查，共发出1000份问卷，回收有效问卷875份，有效率为87.5。本次调查采用电话访问、散发问卷、街头采访等方法进行。,三天后陈纪交上的调查结果,.,49,一、被调查者的背景资料,1，文化程度,2,月入,.,50,3,消费者每年在旅游方面的支出调查表,4,消费者对旅游价格的看法调查表,.,51,二、消费者对旅游广告的意见,1,信任程度,2,接触方式,.,52,三、消费者在自身权益受到侵害时解决途径调查表,.,53,实训题,请根据陈纪所提供的调查结果,写一份调查报告，分析合肥地区旅游市场消费潜力,并提出自己对在合肥设公司分公司的意见。,.,54,附：调查报告格式,标题一，前言，即交代调查的相关情况，意义；二，调查过程三，对调查资料的分析1，论点2，论点3，论点四，结论，总结中心论点，提出看法和建议。,.,55,相关知识,调查研究可先形成文字材料，再加工成调查报告，下面是两份关于大学生手机消费的文字材料例文：如今，大学生拥有手机已不是新鲜事，广州一些高校中学生手机拥有率高达四成左右，普及率还在不断上升。但手机的使用也在校园中带来一些不文明现象，部分高校学生处负责人表示，将制定有关措施限制大学生不文明使用手机的现象。,.,56,大学生用手机有“四不文明”有关机构近日对华南理工大学和广东外语外贸大学学生进行了一次问卷调查，在接受调查的100位新生中，有超过13的人拥有手机，其中广外学生的手机拥有率高达46%；目前还没有手机的新生，也有近23的人认为大学生配手机十分必要，并且想尽快拥有。记者在采访中发现，在大学校园里手机普及率如此之高，使得不少奈人寻问的“手机现象”频频发生：现象一：图书馆内，本来只有轻轻的脚步声和翻书声，突然一阵尖锐的手机铃声响起，惊得四周的人频频回头。10分钟后，手机声再次响起，众多老师和学生怒目而视现象二：课室内，老师正讲得投入，不少同学在下面低头发短信，玩得不亦乐乎；老师侃侃而谈时，突然冒出一阵个性十足的手机铃声，惹得哄堂大笑,.,57,现象三：已是凌晨，某大学学生宿舍，听不见说话声，但见一张张蚊帐内不断传来手机按键声，手机荧屏闪亮，大家舞动手指，与电话里的他(她)倾诉心声。现象四：校道上，阵阵急促的铃声此起彼伏，骑车人不停抱怨：“现在的大学生，睁着眼睛瞎走路，只顾捧着手机发短信，狠按铃都没反应，你们不怕撞我还怕摔呢！”校内公共场合用机将受限制据了解，目前广州各高校的校纪校规中都没有关于上课禁止使用手机的明确规定。就大学生用手机不文明现象愈演愈烈之势，记者采访了广州一些高校学生处有关负责人，他们均表示，如何文明用机，应是学生们应该注意的问题。,.,58,这些负责人表示，对于此现象，高校会予以重视，除了教育外，还会出台有关文件加强对图书馆、教室等公共地方使用手机的管理。广州某高校学生处负责人向记者透露，必要时该校将考虑对进入图书馆使用手机的同学做出短期内禁入图书馆的决定。而课室内，则会考虑定期对进入课室的学生进行检查，发现开机的，将对学生批评教育，屡教不改的，会考虑加重处罚。但他们同时表示，遵守公共道德是对大学生的基本要求之一，学校的做法只是警示，更多情况下，还需要大学生们自觉遵守。,.,59,材料二：南京大学生手机消费惊人。最近一项校园调查显示：南京高校大学生拥有手机的比例超过九成。最多的一名大学生同时拥有7部手机。最近，南京理工大学对大学生的手机消费进行了一次调查。本次调查中，944份有效问卷中，仅有62份称未购买（并使用）过手机，有882人购买和使用过1部或1部以上的手机，944名调查对象共计购买过手机达1279部，人均约1.4部。目前，大学生的手机拥