集团公司行政管理制度精编

,集团公司行政管理制度精编,二一年七月,集团公司办公室,导言,根据集团整体架构的调整，为进一步夯实管理基础工作，完善以内部控制为主要内容的管理机制，联系一年来内控工作实际，对原有的行政管理制度、流程及工作程序等内容完成了完善和补充。修订后的行政管理制度更加规范化、程序化，进一步加强管理，明确程序，提高办公效率，保障和促进了集团公司战略目标的实现及各项业务的有序发展。,行政管理制度的划分,员工行为规范,印章管理,会议管理,接待管理,重大请示管理,办公设备管理,差旅管理,车辆管理,档案管理,文件管理,员工行为规范,工装,上班期间着工装,佩带工作证件,上班期间禁止穿拖鞋注意服饰搭配,员工行为规范,卫生区域管理,员工行为规范,公司灭火设施,.消防栓 .灭火瓶,灭火器的使用,、把灭火瓶迅速提到火灾现场。、把干粉灭火器上下颠倒几次，使筒内干粉松 动。、拔掉铅封，拔掉保险销。、站在距火源二米的地方，左手拿着喇叭筒，右手用力压下压把。、对着火焰根部喷射并不断推进，直至把火焰扑灭。提示：在喷粉灭火过程中应始终保持直立状态。,员工行为规范,印章管理,使用集团公司法人公章，属一般性的证明、介绍信、各类报表资料（各种例报、年检）等的，可由公司各部门分管领导按权限审批后，由印章保管人盖章。除此之外的其他文件，必须经总裁签字或总裁授权行政副总裁签字后方可用章。,印章管理,部门章使用范围,1.集团公司各部门下发的非红头文件及一般性通知；2.集团公司各部门之间函件及证明的往来；3.部门印章只代表集团内部工作使用，对外没有法律效力；4.部门印章仅限于集团公司和各大区管理中心内部使用，不得对外。私自对外签章将从重追究相关人员责任。,公文管理,部门核稿,分管领导审核,相关部门会签,收文部门确认,起草文件,签批程序,文件下发,办公室核对,文件下发流程,公文管理,1.公布集团公司规章制度;2.公布集团公司体制机构变动或人事任免事项（按任免权限）; 3.公布集团公司的重大生产、技术、经营管理、政治工作等做出的决定、决议、重要会议纪要;4.发布先进集体、个人表彰命名; 5.其它有关重大事项.,红头文件适用范围,红头文件签发权限,总裁或授权的其他领导,公文管理,非红头文件适用范围,1.集团公司各部门之间的人员任命及调动（按任免权限）；2.各种全局性通知,非红头文件签发权限,集团公司下发的一般性公文由分管该项的副总裁签发即可,公文管理,中新X字 2010 号,文件标题小二黑体,正文内容为四号仿宋,第一层为一、第二层为（一）第三层为1.第四层为（1）,第一层为1.第二层为1.1第三层为1.1.1第四层为1.1.1.1,附件：1.XXXXX,日期年份的零用表示,公文管理,公文管理,前台登记,文件转批,外部文件,办公室记入台账,回复文件,承办部门,对文件进行处理草拟批复,分管副总审核、总裁审批。,文件处理时间为五个工作日,办公室,承办部门,文件存档,对于超时文件将转监察审计部,档案管理,档案管理原则,集团公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。,档案管理,档案管理职责,集团办公室为档案工作的主管部门。,1、宣贯档案法规，建立健全本企业的档案规章制度。2、负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3、监督和指导企业各职能部门、所属分（子）公司文件的形成、积累、整理及归档工作。,负责收集、整理本单位应归档文件，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责，并按时向档案部门移交，履行移交手续。,集团,区域管理公司,档案的分类,档案管理,档案管理,归档时间,1.文书档案应在办理完毕后于第二年3月底前归档；2.工程项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内，向档案室整体移交；3.设备档案材料应自设备购买后一个月内归档，维修、保养、年检文件按年度移交；,档案管理,归档时间,4.会计档案在会计年度结束后四月底以前立卷，由财务部保存；5.声像档案在拍摄后一周内由形成部门整理后移交档案室，电子文件与纸质文件归档时间相同；6.实物档案于第二年3月底向档案室移交。,档案管理,归档范围,企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围，具体参见各类档案归档范围表,档案管理,归档要求,1.移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。2.归档的文件资料必须齐全、准确、系统 。档案的载体和字迹须符合耐久性要求 。3.归档文件应为原件，无原件的复印件要注明原件存放处。,归档要求,4.非纸质文件应有文字说明。5.归档文件一般一式一份。,档案管理,档案管理,档案借阅,1.查阅档案原件限在档案室内，并及时填写借阅档案登记簿。如需借出，一般不超过三天。2.复印档案，需经部门领导或公司主管档案领导批准。3.借阅非本部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。,档案借阅,档案管理,4.借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁。5.各类档案不办理对外借阅。外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由相关领导批准。6.违反借阅规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任。,会议管理,会后贯彻,会场秩序,前期准备,会议纪要,会议召集单位应及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。召集单位提前向办公室提出会议需求并填写申请单,会议召集部门指定专人做好会议记录，公司重要会议要形成会议纪要。应在 2个工作日内草拟会议纪要，经主管领导审核后，由会议主持人签发。会议纪要应充分体现决议事项、责任单位、完成时间要求，并具有较强的可操作性。,参会人员按时参加会议并签到、手机调制震动会议结束后召集部门将会议室打扫干净并关掉所有电源及设备,召集会议的部门负责会议相关决议事项的督促和落实，并承担落实会议要求第一监督责任单位。提交决议完成情况的专项报告，对未按时完成的转交监察审计部处理,会议申请,准备会议,会议流程,填写会议申请单,会议结束,注意事项,保密管理,1.公司股份构成，投资情况，新产品、新技术、新设备的开发研制资料，各种产品配方，产品图纸和模具图纸。2.公司总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。3.按档案管理制度规定属于绝密级别的各种档案。4.公司重要会议纪要。,1.尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部对管理人员的考评材料。2.公司与外部高层人士、市场人员的来往情况及其载体。3.公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，电脑开启密码，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。4.公司大事记。5.按档案管理制度规定属于机密级别的各种档案。6.获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策。7.外事活动中内部掌握的原则和政策。8.公司领导的家庭住址及外出活动去向。,1.合作项目调查情况，市场潜力调查预测情况，未来新项目的市场预测情况及其载体。2.公司中长期战略规划和重要专项规划、宣传企划方案。3.财务资产部、法律事务部、监察审计部等有关部门所调查的违法违纪事件及责任人情况和载体。4.生产、市场、财务部门的安全保卫情况。5.各类工程图纸、说明书、基建图纸、各类仪器资料、各类技术通知及文件等。6.按档案管理制度规定属于秘密级别的各种档案。7.各种检查表格和检查结果。,保密管理,对外宣传,在对外宣传报道和出版工作中，各部门要严格遵守相关保密规定，单位和个人不准擅自对外发表或出版涉及国家以及集团公司秘密的有关信息及资料。,各单位在电视、报刊等宣传报道和出版工作中，要划清密与非密的界限，以防止泄（失）密事件的发生。对保密界限不清的问题应由公司保密委员会予以确认。,集团公司实行集中管理对外信息披露，授权发布信息制度。未经批准任何单位及个人无权对外行以上职能。,接待管理,接待申请,准备接待,接待接流程,填写接待申请单,接待结束,注意事项,前期准备,各部门进行接待安排时，必须提前1-2天制定接待计划上报办公室；办公室根据接待计划安排食宿及车辆如有临时接待或接待计划有变必须提前2小时通知办公室,接待,按照接待等级制定费用标准，禁止铺张浪费公司陪餐人员和人数视公务接待对象及工作内容而定，陪餐人员不宜过多。,接待原则,服从、服务于企业经营管理目标，接待应遵循“热情、对口、节约、保密”的原则。,接待管理,接待标准,重大请示管理,1.省、市领导到集团公司、各区域管理公司及各分子公司考察的情况；2.上级领导和媒体对本企业的评价；3.政府或主管部门组织的重大活动；4.借用媒体及网络进行企业形象宣传活动（宣传口径要报批）；5.机构调整、重要人员任免；,6.投资意向及新业务拓展情况；计划外资金使用，计划外固定资产购置；对外投资报批项目建议书、可行性研究情况报告。其中包括：6.1合并、分立、解散、增加或者减少注册资本和发行公司债券、修改公司章程；6.2向本企业外投资或拟从事委托理财、股票投资、期货(权)及衍生品等高风险业务；,6.3以公司资产抵押对外融资及为其他企业提供担保；6.4企业产权(股权)转让；6.5企业重大资产处置和企业整体对外租赁。（企业重大资产处置是指对企业关键设备、成套设备、交通工具（汽车）、房屋所有权、土地使用权等的处置）；,重大请示管理,7.集团公司投资或赞助的社会公益事业的重大活动；8.各分子公司发生的重大质量和安全伤亡事故（含消防事故）；,9.各部、室、各区域管理公司及各分子公司重大交通事故及治安案件的发生、处理经过、最终处理结果；10.诉讼案件及可能引起诉讼的经济纠纷；,11.集团公司领导要求定期或不定期上报的其它各类信息；12.集团公司机关各部、室、各区域管理公司及各分子公司认为需要报告的其它重大事项。,重大请示管理,有关上报的请示、报告文件呈到归口部门后，必须在五个工作日内予以答复,紧急请示在两个工作日内予以答复,对于请示内容较复杂一时不能回复的文件，承办部门要说明原因，并提出实际可行分析处理方案,不按时答复视为同意并负全责。,办公用品管理,1.员工任职后由办公室统一配置办公用品及电脑。电脑配置以品牌台式机为主。为便于出差办公本部门编制5人以内的（含5人），可申请配置一台笔记本电脑；6人至10人可申请两台笔记本电脑；10人以上配三台笔记本电脑（部门副职以上领导所配置的笔记本电脑不包含在内）。2.笔记本电脑由申请部门负责保管使用。,办公用品管理,打印机使用,办公用品管理,办公用品领取需到前台签字,非消耗品（如电话机、计算器、钉书机、剪刀、裁纸刀等）每人限领一次。,个人领用的办公用品要妥善保管，工作调动时，