办公室工作必须注意细节

办公室工作必须注意细节老子说：“天下大事，必做于细。”这一富含哲理的话同样适用办公室工作。办公室工作就是服务，做好服务工作非有细致的精神与扎实的作风不可。在办公室工作上必做于细，要从三个方面下功夫。一是要增强对细节的洞察力。办公室工作要常怀有如临深渊、如履薄冰的心态，时刻把工作想细、做细。任何一项工作都包含无数的细节，在完成的过程中也可以分解出大大小小的细节来，办公室工作是由点点滴滴、琐琐碎碎的细节串成的，比如开一次会议，就可以分出几十个细节来。因此，要把办公室工作做好，在战略上要举重若轻，在战术上则要举轻若重。对细节要有敏锐的洞察力，要善于分解细节、抓住细节，无论会议和活动的大小，都要从细节入手，以细节制胜。我们在安排每一次会议和活动的时候，都要尽量把过程分解，把过程细化，分解得越细，对各个环节就能够把握得越准，责任越明确，整个活动就会完成得越好。比如召开大会要成立秘书处，下设若干个职能组，每个职能组要对各自的主要任务进行几次细化。大会秘书处将这些细化的工作任务汇编成会务手册，人手一册，一目了然，各项工作细化到每一个岗位、每一个人，每个人都知道自己的岗位，都明白什么时候应该做什么，不应该做什么，这样越细致工作就越到位，效果就越好。二是要增强对细节的执行力。某些会议和活动的策划能否达到预期的效果，关键在对细节的设计与把握，也就是执行力如何会影响工作成效。一项会议或活动的方案做得再好、再细，如果在执行过程中忽视了细节，就可能铸成大错，比如文件中的错字、装订的错页、排座位出差错、通知落款日期出错等，这些都是“低级错误”，但忽略了这些细节，就犹如一幅漂亮的画布上落下一块污渍一样，使人感到很不舒服，有时甚至造成恶劣影响。如今年月，县委主要领导去参加市里的一次会议，会议结束后，领导要求召开常委会议传达贯彻市里会议精神，我们积极主动做了相关的会务准备工作，但临到开会时，才发现没有把市里的会议材料复印好，就是因为没有注意这个细小的环节，使原已准备充分的会议美中不足。因此举办一项会议或活动的成败，不仅仅取决于设计，更在于执行，对于细节，执行得不好，落实得不到位，再好的设计，也只能是纸上的蓝图。三是要增强对细节的监督力。为了保障细节的顺利执行，必须对各项细节的设计进行检查监督，既要检查其设计是否合理、是否周密、是否稳妥，又要对细节执行过程中进行监督，及时掌握执行的进度、执行的力度、执行的效果等。我们在一些细节方面不断地出些问题，有时令人很尴尬，究其原因，就在于对执行细节的监督不到位。曾经有这样一个“小错误”，令我至今印象深刻：有一个汇报材料，几经修改，最初归纳出来的困难有六点，后来改成了四点，但材料中的表述依然为“六难”，校对时谁也没有发现，结果汇报时领导质问“还有两点困难到哪里去了”，弄得我们都很尴尬。我们常说“办公室工作无小事”，对细节上的问题，看似是整个活动中的一个小小的“1，但1001往往不等于99，一个关键细节出了问题就会产生1001=0的效果，也就是说，如果藐视这个小小的“1”，视而不见，弃之不顾，到头来很可能功亏一篑，1%的错误将会导致100%的失败。关于细节问题的这两个算式，说明了我们只有把细节做好，做到位，监督到位，才能体现出办公室整体工作的效果和优质服务的水平。二、严谨细致的作风要贯穿于办公厅各项工作之中强调办公厅工作要严谨细致，就是强调做办公厅的各项工作都要想具体、讲细节、抓落实，都要有严明的纪律、严格的要求、严谨的方法和严密的落实，都要有精益求精的精神、不厌其烦的韧劲和一以贯之的态度。俗话说，柴、米、油、盐、酱、醋、茶?熏这是居家生活必备的七件事，我看办公厅的工作也主要是七件事：办会、办文、办事、参谋、督办、协调、接待。严谨细致的作风应贯穿于这七件事之中，要在这七件事中进一步培养和加强，要通过这七件事来检查和考验。（一）办会。会以周全见质量，办会的质量就体现在周全之中。一是制定会务方案要周全。对会议的每个环节、会议涉及的各个方面、会议各个工作小组等都要作明确的安排，确保各项工作环环相扣，有条不紊，确保工作人员密切合作又分工明确，形成工作合力。二是会前的安排要周全。在办会过程中经常会出现一些“怪事”，比如：话筒准备得好好的，但正式开会时却“一言不发”；所有与会者的会议材料齐全，但主要领导面前的会议材料缺页；领导座次顺序是严格规范的，但却明显摆错了，等等。要解决这些问题，就必须进行耐心、细致的检查。三是应对意外情况的措施要周全。比如原定不来的领导突然到会、领导临时增加议程、会场突然停电等，要多想几个“万一”，多设计几个应对预案，保证临变不惊、处变不乱。四是现场服务要周全。人员进出会场秩序、领导或重要来宾接待、音响效果、灯光效果、空调效果都不能马虎出错。特别是表彰发奖，不能乱套闹笑话。五是会后细节要周全。如协助与会人员做好返回工作、安排个别因工作需要暂留的代表住宿、搞好会议的新闻报道、会议总结、机密文件的回收，等等，要做到会散事清，一丝不苟。（二）办文。文以载道见水平。“道”，是道理、事理。“道”是文的生命线，来不得半点马虎。如何做到文以载道？除了需要平时的积累外，还要看办文工作中理论指导是否切实、查证是否认真、推敲是否仔细、思考是否严密、行文是否严谨、征求意见是否广泛，等等，总之必须有严谨细致的态度、严谨细致的方法、严谨细致的作风。如，一篇文章要有道，必须有一定的理论含量、写作技巧含量、文化含量和哲理含量等，即要用简洁准确生动的语言反映科学发展之理、和谐发展之理、事物内在规律之理，用精彩的语句感染人、激励人、教育人，其间必须有一个凝练归纳、删繁就简、反复查证的过程，这是讲内容上的。又如：文稿中涉及的政策性问题，更应当周密、细致，一要看是否符合中央的政策规定，二要考虑政策的连续性、可行性，三要考虑群众的承受能力，四要考虑政策出台的时机，五要看表述是否准确。表述不准确，用词有歧义，或是错用一个标点符号，都有可能造成“差以毫厘，失之千里”的严重后果。“一字入公文，九牛拔不出”。因此，我们在办文中，一定要以严谨细致的态度，严把理论关、政策关、法律关、文字关、格式关和体例关，做到理论表达恰如其分，遣词造句准确精练，语法修辞正确无误，标点符号使用规范，逻辑结构严谨完整。俞正声同志代表省委在第九次党代会上作的工作报告是一个充分反映全省党员和人民意愿、求真务实、催人奋进的好报告。这个报告就是一个办文严谨细致的典范。省委常委会先后四次讨论报告送审稿，同时采取自上而下与自下而上相结合?熏书面征求意见与面对面听取意见相结合?熏党内讨论与党外座谈相结合等多种方式?熏征求了一千多条修改意见和建议。俞正声同志对报告形成的每一稿，都认真审阅修改，并与起草小组的负责同志和起草人员一起通篇审读，大到报告的主题、标题、结构和内容，小到遣词造句、标点符号，逐字逐句地推敲、斟改，对报告的起草倾注了极大心血，其严谨细致的精神和作风给我们作出了表率。（三）办事。事以缜密见精神。做到缜密，关键是要用严谨严密、一丝不苟的心态，以务实、负责的作风去施行，缜密的效果要体现在把事办实、办完美上。办公厅的同志办事时刻都要站在立党为公、执政为民的高度，体现“以人为本”的理念和对细节问题的关注，注重把政治效果、社会效果和事情的实际效果结合起来，使每件事都很圆满，各方满意。今年月，省委组织到江西省考察，江西省在一辆专车上配备了移动电台，并给每位考察人员配备一个无线接收耳机，播音员全程随同，沿途现场解说江西风貌、所经过地方的一些情况。在车上，考察人员可以直接通过车上的广播系统听到解说，到参观点后，戴上耳机就可清晰听到点上负责同志的情况介绍。这样就解决了过去大规模考察中存在的路途无聊，在参观点不是所有同志能听到介绍，对沿途的情况不了解等问题。实际上，只要做个有心人，工作更严谨些、更细致些，就可以把事情做得更圆满一些。这样的办事水平值得我们学习。平常之事不一定是简单事、容易事，要想把平常事做细、做精、做优，没有严谨细致的作风肯定是不可能的。（四）参谋。当参谋要出主意、想办法，为领导决策服务，供领导决策参考。对办公厅工作人员来说，参谋要贯穿在办文、办事、办会各个环节中。只有站在省委工作的高度，在具体的工作中善于观察、善于思考，善于抓关键、抓苗头、抓细节，才能出“好主意”、当“好参谋”。第一，当参谋要看准时机。要在党委重大决策部署之前，重要事项发生之初，日常运转关键之时，主动积极地提出建议，拿出方案，而不能时过境迁，放“马后炮”。第二，当参谋要选好角度。关键是要抓住事物的本质，抓住工作中的主要矛盾和矛盾的主要方面，选准角度、找准侧面，深入研究分析，广泛吸取各个方面的有益经验，从而形成更好、更多、更科学的智谋。办公厅编发的工作简报、决策参考都是很好的参谋平台。一篇文章发出来，或介绍典型经验，推动工作进展；或转发调研报告，把握发展规律；或通报有关情况，提示各级领导重视，对全省有着不可估量的影响。总之，每一期简报都应该有比较好的角度和特点，给人有所启示和收获。今年月份，省委政研室编发的第一期内部参阅“关于当前我省困难职工生活状况的报告”，这个报告的背景是春节之前省委正在考虑困难群众的生活安排，准备走访慰问贫困地区和困难群众，这份报告从困难职工的角度反映了情况，提出了建议，角度选得准，内容反映实，建议提得好，正声同志亲自批示发至各市州党委、政府主要领导同志参阅。第三，当参谋要适到好处。实践证明，工作做得越细?熏就越能想出好办法，当好参谋。对省领导该不该参加某些部门和单位的活动，怎么参加他们的活动？既不能误了大事，也不能分散了领导精力。这项工作从收到请示到提出建议和落实，要做大环节、个细节的工作。大环节是：认真吃透请示事项，主动了解相关情况，及时沟通信息，提出明确的意见和建议，按程序报批，迅速落实领导批示，制定综合方案；个细节，包括会议活动的时间、地点、内容、规模、规格、路线、乘车方式、着装要求、保卫级别、新闻报道，等等。如果我们工作做得不这样细，不把方方面面的情况弄准，要提出让领导满意的方案和建议是不可能的。（五）协调。协调要有章法。章法就是原则性、灵活性、权威性的结合。原则性体现着事物的本质和规律，是生命线。灵活性是原则性的方法、手段和途径。权威性是原则性、灵活性的基础和保障。一是要有原则性。严谨细致的要义在严格。严格的要义在于按政策、规定、原则和程序办事，这是做好有关协调工作的前提和基础。讲原则，就是要吃透上情，把握下情，明确工作要求，既把策略作为生命，更要把政策作为生命，在协调工作中坚定地、务实地按政策办事，同时很好地体现领导的要求和意图。二是要有灵活性。协调处理问题，要根据事物的发展变化，善于见微知著，从蛛丝马迹中发现协调的着力点、关键点、共同点。既敢于负责，又诚恳听取各方意见；既发扬民主，又注意把各种意见统一到领导的意图上来；既尊重各方意见，又寻求解决问题的结合点和共识，从而达到协调的目的。三是要有权威性。说话要算数，拍板要有效，协调要有结果。要体现政策的权威、体现省委的权威、体现共识的权威，协调的意见要能够得到贯彻落实，要经得起实践、时间和协调各方的检验。（六）督办。督促检查工作的功夫应该下到什么地方？要下到推动决策、领导批示件等工作的落实上。督促检查工作需要贯穿于实施决策的全过程，贯穿于落实的全过程。但许多工作的落实不是一般地说一说、催一催就能达到目的，也不是一次就可完成的，需要逐步的推进、逐步的深入。督查工作要严谨细致，我看重点体现在三个方面：一是要真实客观地了解情况。这是督促检查工作的生命力之所在。比如，我们了解贯彻执行省委重大决策的落实情况，不仅要了解是否传达了，是否做了计划、作了部署，更重要的是要深入了解贯彻执行决策的实际工作结果。因为实际情况有时被表面或虚假情况所掩盖，有些单位存在着不愿、不敢或不善于反映实际情况的问题，一些天衣无缝的报告、材料也使人难以看到实际情况。二是要准确清晰地研判规律。督促检查工作不是只当传话筒，需要在深入了解、掌握大量情况的基础上，做出透彻的分析和判断，抓住本质的带倾向性的问题，推动问题的解决和决策的实施。特别是省委重大决策下达后，