行政前台的工作职责

行政前台的工作职责一一、日常接待1接待来访者接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。2接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。3接听转接电话前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。4接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。5面试人员请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。6接待频繁往来的相关人员A快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。B物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作C送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。二、办公用品管理1盘库每月2325日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充2购买每月2528日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货3领用员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放4结算每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。三、日常事务1保证行政电子设备的正常使用，包括扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题2每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认3每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在23个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中4名片的申请与制作当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人5每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中6公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用7公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜8收发传真，协助各部门员工收发业务传真9协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。10新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明身份证、学历学位证、户口本、照片的复印件，提交办公室主任整理归档。11积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。四、接待工作1接待前准备工作A来客人数确认会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备B会议室桌椅布置在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位C茶水及点心会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用D相机准备公司相机，为来客拍照留念所用。E订餐向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房F预订酒店如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。2会议中服务工作A为开会人员添加茶水B按照领导要求提供会议支持C安排专人负责会议中的摄像工作3会议后完善工作A组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。B如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。C会议后的清理工作将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用D会议后器材的归库会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处行政前台的工作职责二1、接听电话，接收传真，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。2、对来访客人做好接待、登记、引导工作，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。3、保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。4、监督员工每日考勤情况。5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作6、负责办公用品的盘点工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。7、不定时检查用品库存，及时做好后勤保障工作。8、负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗。10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作12、做