档案管理指导手册

精品文档 你我共享集团档案管理指导手册一、档案工作的目的和意义企业档案工作，是企业管理的重要基础工作之一。可以说，企业档案工作水平直接反映了企业管理水平。 企业档案，是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件；企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。 企业创立的主要目的是创造财富和价值；企业资产经营管理的目标是保值增值、追求效益。企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产的价值，而且对企业有形资产的运营、维护、管理和保值、增值具有须臾不可或缺的独特作用。因此，有效的企业档案管理是为企业服务、创造经济效益的重要活动和工作。企业档案工作围绕企业的中心和发展目标开展，以服务企业经济效益和企业资产保值增值为中心和目标。面对企业改革、信息化建设的新形势和新发展，贯彻落实企业档案工作规范对企业有如下效益： （一）满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心信息资源的需要； （二）满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生等管理对档案记录要求； （三）满足国家对企业档案管理的法律法规和标准规范的要求； （四）企业信息资源、知识资产管理的基础，企业自主知识产权权益的保障； （五）保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当权益和证据需求； （六）风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完整的终极手段； （七）企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解决方案；（八）企业基业常青、历史传承和企业文化的有效保障。归档是企业原始记录完整、有序、可利用的基础，归档范围应以能够准确反映本企业主要职能活动和历史面貌，确保文件材料齐全、完整、准确、系统，满足本企业各项工作查考利用需要为原则。归档工作质量的高与低决定了其他环节的效率和质量，为了充分发挥企业档案应有的作用，必须严把归档质量关。2、 文件形成与积累的要求文件的形成与积累是档案管理的前奏，为保证定期归档工作的顺利进行，各部门对本部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作。（一）质量要求文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。文件一旦以某种格式被记录下来，并以依附于某种载体的形式生成和发出，文件的内容和记录方式将被视为不可逆转，因此文件形成时的记录载体和记录方式起着固定文件内容和鉴别真伪的重要作用，文件形成时质量的高低直接影响档案的质量和保存使用年限。所以，要求文件形成时应根据文件类型，特别是对那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。例如，纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，而应使用字迹、线条和影像的清晰牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印刷。（二）保管要求文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目部或专职档案人员保管。文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要工作环节。由于集团各部门文件的形成者并非文件积累者，所以在各部门设置兼职档案员负责对本部门的文件在形成后随时收集积累和临时保管，以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全、完整。因此，要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目部或专、兼职档案人员保管。三、文件整理方法和文件归档要求 文件及各类资料的整理与定期归档是将文件资料等转化为档案的重要工作环节。（一）文件整理方法文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件之间有机联系；遵循集团归档文件整理规则。1.分类。企业档案的分类规则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。由于企业涉及范围的多元化，形成文件相应具有多样性，不同部门中又可分为几大类。例如，房地产总公司可分为文书、工程（文件、资料、图纸）、人事、财务档案等大类。2.确定保管期限。不是所有办理完毕的文件材料都归档，也不是所有归档保存的文件都具有相同的保存价值，而是依照国家、行业等有关规定和企业的具体需要，结合立档单位的实际情况，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。在保持文件有机联系的前提下，整理在一个保管单位或一个案卷中文件的保管期限应是相同的。具体参照各类文件归档基本范围与保管期限。 3.确定年度。根据文件形成年度确定。 4.确定文件排列顺序。根据文件形成日期（月、日）确定。一份完整的文件形成过程中，有的会有若干子文件在不同日期形成，以最后子文件形成日期排序。5.确定文件内顺序。一份文件内子文件的排序遵循形成时间先后顺序。当子文件形成时间与文件的形成规律相冲突时，应遵从文件形成规律，便于保管利用。6.对有字迹不清楚或破损性文件进行抢救性修复。（二）文件归档要求集团总部及所属各部门的责任人应履行有关档案工作职责： 首先，注意文件材料的形成；第二，注意文件材料的收集、整理；第三，按单位确定的整理办法进行预整理；第四，注意将预整理后的文件材料及时移交归档。1.归档文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标准质量要求；2.归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档；3.非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档；4.归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；5.两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 （三）其它档案与资料的收集、归档 参照国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法（档发字19986号）、根据集团档案管理工作规范（集发201210号）收集档案和资料。1.接收集团所属部门因产权变动后属于本集团所有的档案；2.集团按照资产的纽带关系和管理权限，接收无法人资格的所属部门档案，特别是那些不具备长期保管档案条件的所属部门，集团总部为保障档案资源的安全性和完整性，有接收其档案的权力和义务；3.对于社会媒体、相关咨询评估机构对本企业的宣传报导、新闻简讯等资料，集团总部相关部门可根据需要进行收集，以利于企业自身的宣传和丰富企业文化建设；4.根据研发和市场竞争的需要有针对性的收集与企业经营范围相关的作息和数据资料，实现图书、档案、情报等多种信息资源的整合利用，更好地为提高企业竞争力服务；5.除按规定必须归档的文件材料外，根据集团发展需要，采取多种形式和途径向社会、企业员工征集不同年代、不同发展时期与集团相关的照片、录音录像，有一定历史价值的手稿、文本等，以丰富集团档案的内容，从不同的侧面反映集团发展和员工成长的历史全貌。 4、 档案移交范围 （一）经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群工作类，上一年度及更早时间形成的文件材料；（二）科学技术研究类、产品生产类；（三）设备仪器档案类；（四）项目建设类；（五）会计业务类;（六）实物档案类；（七）声像档案类；（八）电子档案类。（详细参照各类文件归档范围与保管期限 五、档案移交程序 （一）各立档单位应重视文件材料的归档程序，即文件材料归档时，文件形成部门应就归档文件填写档案移交登记表（见附表A1）。重要项目文件归档时，应由项目管理部门就项目概况、项目档案管理情况等方面编写归档说明，并经项目负责人审核签字。（二）交接双方根据档案移交登记表进行清点，核对无误后，在档案移交登记表上签字，交接双方各保留一份。 附件：1.集团档案管理制度 2.集团档案管理工作规范 3.各类文件归档范围及保管期限 4.集团归档文件整理规则 5.表格 表A1：档案移交登记表 表A2: 工程档案填写工程信息登记表 表B：档案卷内目录集团档案室