会议费管理细则

会议费管理细则1总则1.1为加强XX公司（以下简称XX公司）会议费的管理，规范和控制会议费支出，根据公司实际和宝钢集团有限公司相关管理制度，特制定本管理细则。1.2公司的会议费是指公司为管理和组织经营协调等活动而召开的会议所发生的费用。2会议费分类2.1公司会议费根据其管理的内容，分为公司专项会议费和部门会议费。2.2公司专项会议费是指由办公室专项归口管理的用于在公司外部组织召开经公司领导批准并参加的公司级会议，以及各类公司层面的接待性承办会议发生的费用。2.3部门会议费是指公司各部门在公司外部为管理和组织本单位业务所组织的各类专业性会议发生的费用和用于有特殊意义的座谈会、茶话会等费用。2.3.1各部门负责的专题会议，原则上由主管部门主办,必要时由办公室组织协调或主办。主管部门负责事项：会议策划明确参会范围、会议议题，负责材料准备等；根据公司相关制度要求，做好会议记录、编制会议纪要、会议决议事项的跟进等工作。2.3.2办公室、各部门做好年度会议预算、建立会议费使用登记台帐，记录会议费用开支明细，并对会议费用使用的合理性负责。3会议费开支范围和标准3.1会议费具体包括会场、会议设备租赁费、会议会标制作费、会议用餐费、必须由公司承担的外单位人员差旅费（包含交通费及住宿费）及与组织会议相关的其他费用。3.2公司内部人员参加会议发生的差旅费列支各部门差旅费用。3.3公司内部的各类会议应在公司自有场所举办。如需用餐，安排工作餐或自助餐，费用不超过80元/人,在沪会议原则上不安排晚餐。3.4公司主办和承办的会议（邀请外部人员参加的）原则上在公司自有场所举办，会议在非自有场所举办、需要安排用餐和宴请的需要一事一报。3.5召开各类茶话会、座谈会的标准为40元/人次以内。4会议费的预算管理4.1会议费实行专项预算管理。4.2经营财务部是会议费的预算综合管理部门，办公室、各部门是公司专项会议费和部门会议费预算编制申报、具体使用控制、台账登记部门。4.3办公室、各部门每年按照经营财务部的统一布置编制年度预算时，同时编制由本部门作为责任者的公司专项会议和部门会议的会议计划及会议费年度预算，并按照会议费的分类将公司专项会议的预算报送办公室、将部门负责会议的预算报送经营财务部。4.4会议费年度预算编制的内容应包括：会议名称、会议内容、会议日期、会议天数、参加单位及与会人数、会议地点、会议需要发生的各项费用的明细预算，填报年度会议预算计划表（具体格式见附件1）。4.4.1办公室负责对专项会议的合理性、必要性及会议地点、级别、类型及性质，以及会议费用的各个明细费用项目进行审核汇编后，将会议计划及会议费用预算报送经营财务部。4.4.2经营财务部对办公室和各部门编制的预算审核后，纳入年度费用预算，报公司领导批准。4.5办公室、各部门举办年度预算外的会议，须事先办理召开会议预算追加手续，预算追加流程同年度预算编制流程。5会议费使用管理5.1办公室、各部门应根据年度会议计划和会议费用预算合理安排、使用会议费用。5.2办公室、各部门举行会议时，须在会前提交书面申请（具体格式见附件2），报公司领导审批。申请报告中应详细列示会议类型、会议名称、会议地点、会议天数、参会单位、参会人数及会议费明细预算等基本信息。5.3办公室、各部门办理会议费用报支时，除应提供经公司领导审批同意的会议举办申请，正规、真实有效的发票和由会议承办单位编制的费用支出明细外，还须提供由会议举办部门编制的详细记录会议费用支出明细清单（具体格式见附件3）。5.3.1若费用报支金额超过会前提交的申请的费用额度，未超过部门年度预算的，须提供经公司领导审批同意的情况说明。5.3.2若费用报支金额超过部门年度预算的，需办理完毕年度预算追加的审批手续，报经营财务部后，方可报支。5.4办公室、各部门应对照会议计划及会议费年度预算，建立会议费使用登记台帐（具体格式见附件4），记录会议计划及会议费预算执行情况，并对会议费用使用的合理性负责。5.5若召开会议需委托中介机构办理，办公室、各部门需按照公司相关管理制度的要求及授权，办理与中介机构签订委托召开会议的合同或协议的相关手续。6会议费用的审计与监督6.1公司的专项会议及各部门召开的部门会议等各类会议，必须严格执行审批手续，严格按照年度预算控制费用开支。6.2审计监察部根据年度工作计划安排，负责对公司专项会议及各部门召开的部门会议等各类会议的审批流程、执行会议计划与预算、会议费用支出明细清单、会议费用使用登记台账等情况进行不定期审计和监督检查。7附则7.1本细则由公司经营财务部负责解释。7.2本细则自实施之日起生效。附件1：XX部XX年度会议预算计划表序号内容预算计划1会议名称2会议内容3会议日期4会议天数5参会单位6参会人数7会议场地费8会议餐费9会议住宿费(内部人员）10会议住宿费（外部人员）11其他费用会议费合计（1-8、10-11）差旅费合计（9）编制人： 审核人：附表2：XX部XX年度会议费申请表申请部门申请人申请日期20 年 月 日会议类型内部会议（在沪召开不安排晚餐 在沪召开安排晚餐） 承办会议主办的邀请外部人员（包括业主等）参加的会议 座谈会 茶话会事由（含主题、内外单位（部门）和人数、日程、行程、议程和预计费用，包括：按会次、人员类别和标准等，就会场、设备租赁、会标、资料、茶歇等会务费用，餐饮、住宿、礼品、来客的往返差旅及住宿等费用，列明明细构成并计算，可附页）：预定时间：20 年 月 日 -20 年 月 日地点（可多选）：上海市内 上海市外 自有场所： 非自有场所： 茶歇：无 有 ；来宾的往返差旅、住宿费用：不承担 承担；如有，需说明行程、预算等。礼品：无 有公司logo的纪念品： 份 个性化礼品： 份（如需要，须按公司有关规定办理）委托代理或代办公司：否 、是（原则上采用竞争方式（含书面密封报价）确定，采用独家审价的必须说明理由，并必须按权限签订书面合同 ）费用承担方（如多方分摊的，需列明分摊金额或比例）：申请部门负责人： 20 年 月 日公司领导： 20 年 月 日附件3：XX部XX年会议费用支出明细表1.会议类型内部会议 主办会议 承办会议 座谈会 茶话会2.会议名称3.会议天数4.会议地点5.参会人数6.会议费用预算金额（元）实际金额（元）会议场