大学锦怡园酒店客房入住管理信息系统.doc

大学锦怡园酒店客房入住管理信息系统大学锦怡园酒店客房入住管理信息系统 班级:084091成员：刘亚亚 20091003750龚霜宜 200091004463虞跃婕 20091002906摘 要：酒店管理系统是较为典型的管理信息系统，系统的开发主要包括前端的程序开发和后台数据库的建立和维护。数据库要求具有一致性、完整性、数据安全性好的特点，而前端的程序要求功能完备，使用便捷。本系统使用MICROSOFT公司的Visual Foxpro 6.0 作为程序开发工具。主要包括预订管理，收银管理，系统管理，客房管理等功能模块。设计首先在短时间内建立起系统应用的原型, 然后对原型系统进行需求分析, 并不断修正和改进, 直到最终形成用户满意的可行性系统。系统的难点在于数据库的设计和模块之间的动态连接。因为时间和能力的原因，目前本系统的设计为单机版。关键字：客房入住 管理信息系统 Visual Foxpro 6.0 目录摘要1前言 .3第一章 项目的目的及意义.3第二章 系统分析.32.1可行性分析.32.2 需求分析.42.3 前台管理.52.4 所面临的问题52.5目标52.6 流程图52.61业务流程图 62.62酒店前台管理系统的部分数据流程图.72.7 数据字典10第三章 系统设计113.1 开发环境的确定.113.1.1 系统开发环境的选择.113.1.3 数据库的选择.123.2 系统功能结构的设计.123.2.1 预订管理133.2.2 接待管理.143.2.3 收银管理.143.2.4 报表管理.153.2.5 系统管理.153.3 代码设计.153.4 数据库的设计.163.4.1 概念模型的设计163.4.2 数据库结构设计173.4.3 数据库的物理设计.193.5 系统的输入输出设计.203.5.1 系统的输出设计.203.5.2 系统的输入设计.213.5.3 系统的界面设计.22第四章 系统实施.24 4.1 系统实施的目标及方法.244.2系统实施的成果.25第五章 系统维护.25第六章 总结.25工作任务分配.25参考文献26前言：酒店业是一个前景广阔而又竞争激烈的行业。改革开放以来，我国的酒店业迅速发展，已经成为一个具有相当规模的产业。由于我国的旅游业迅速发展，通过调查，我国在2020年将成为世界上第四大旅游国家；同时我国加入世界贸易组织，酒店业将完全开放，这个时候，我国的酒店业将面临着前所未有的机遇和挑战。但是，现在甚至还有一些酒店还停留在由人工操作和管理阶段，这样已经无法适应当前的发展趋势。因此，要想使酒店的工作质量和效率提高，采用先进的计算机网络 通信技术改变酒店业务模式，实现酒店业务管理的自动化已经成为一种必然。第一章 项目目的及意义在酒店前台的管理工作中，管理信息系统在客户预订，登记，问讯，收银和日常管理方面得到了广泛的应用。设于酒店前台各处的计算机终端，直接与酒店计算机控制中心联网，它可以非常方便地查阅客人档案，实时调整和显示房间状态。还可以编制各种营业报表进行市场销售分析，可以说在酒店管理方面应用计算机技术，是很有必要的，这对改善酒店的管理机制，提高管理效率具有非常重要的意义。不仅可以降低人力资源成本，提高工作效率，降低优化服务流程，提升服务质量，还可以实现资源最佳配置，增加酒店收益，支持管理层全面了解经营状况。第二章 系统分析系统分析是管理信息系统结构化开发方法中的一个重要环节，是运用系统的观点和方法对原型进行目标分析，环境分析和数据分析，其主要的任务是在充分认识原型的基础上，通过问题的识别，可行性分析，系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计。2.1可行性分析随着旅游业的发展，酒店、餐饮娱乐行业日趋发达，引入全方位的电脑服务和电脑管理日益流行。同时，酒店和餐厅娱乐业引入电脑服务和管理也取得了优良的经济效益和社会效益。为此，国家建设部已于最近作出明确规定：凡星级酒店在项目审批时，其设计方案必须包括电脑管理系统，否则不予立项。可见，酒店管理电脑化势在必行。酒店管理系统将先进的电脑技术与现代酒店服务管理完美地结合起来，实现了住宿、餐饮、娱乐全新概念的服务和管理方式。一个成熟的酒店管理系统不仅仅是记录酒店客人的信息，提供查询，报表打印等一系列简单的工作，它能让工作人员从烦琐的手工操作中解脱，并且酒店管理系统本身就代表着一种管理方法。随着它的深入，将带动企业的运做，为管理和决策提供支持。为了达到这个要求，它必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运行。酒店电脑系统要求24小时连续运行，数据量大，可靠性要求高，因此整个电脑系统供电采用专线方式，加配UPS（不间断供电系统），并合理接地，以便保障整套系统的正常运行。2.2需求分析系统需对用户登录进行管理。使用各功能模块时，系统应验证用户身份的有效性，否则要求用户登录。另外，允许用户对自己的密码进行修改。系统应提供客房的分类管理功能，可分类制订客房面积、价格、是否配备空调等客房类型，对不同标准的客房进行有效管理。系统可实现对客房信息的添加、删除以及修改。在进行入住/退房管理时，系统可以根据客房当前的状态自动提示可用服务(入住/退房)。如果客房没有客人入住，则该客房的可用服务为“入住”；否则，可用服务为“退房”。系统的客户端在Windows平台下运行，服务器端可在Windows平台或UNIX平台下运行。系统还需要有较好的安全性和可扩展性8。需求分析是从客户的需求中提取出软件系统能够帮助用户解决的业务问题，通过对用户业务问题的分析，规划出系统的功能模块，即定义用例。这个步骤是对理解需求的升华，直接关系到该系统的质量。整个系统可以分为2大部分。酒店网站部分（客户服务网站）和酒店管理部分（管理员部分）。本系统只做了有关酒店管理的一部分。2.3前台管理客房管理:预订客房管理、客房查询、退房管理。前台服务员的主要职能是负责订房和退房，以及查询入住的客户信息。所有该角色只可以使用部分功能，包括预定管理、客户信息查询，入住管理，退房管理功能。2.4目前所面临的问题目前不论是软件还是硬件都还暂时不能适应酒店的需要，存在的主要问题：（1）计算机专业人才较少：要想开发一个系统，开发人员不仅要懂业务，还要懂计算机及通讯知识。今晚大酒店在这方面存在较大问题，懂计算机知识的人比较少。（2）信息处理效率低：现行系统是手工操作，所有资料、查询、统计均是人工完成。不仅速度慢，而且准确率低。另外各部门信息联系不畅，数据不能共享，重复性信息多。（3）管理基础工作与计算机化的差距：管理职能、标准化、数据格式化等均与计算机的要求有一定差距。（4）管理人员的抵触情绪：由于缺乏足够的计算机知识，使得有些管理人员认为使用管理信息系统就会减少劳动力，使他们没有事情可做，以至于认为有可能会丢掉工作，从而导致了他们不配合，不提供详细、准确的业务资料，由此影响整个系统的开发。2.5目标本酒店管理系统的应用对象定位在普通酒店，因此在进行需求分析时主要考虑酒店的具体需求，并将设计目标确定为酒店提供基本的管理功能。2.6 数据流图绘制数据流程图的目的是为了方便开发人员与用户的交流，以及为系统的设计提供依据。数据流程图的绘制过程通常采用自顶向下，逐层分解，直到功能细化为止，形成若干层次的数据流程图。2.6.1业务流程图房态表客人预订接待部预订部订单预订客户档案 业务流程图-预订业务流程图酒店的部分预订是由销售部来完成的，客人可以将预订请求发给销售部，再由销售部转交给预订部，或者由客人直接发给预订部。预订部根据房间状态表来订房间，并将订单发转给接待部。由接待部建立客户档案房态表预订客户资料客人客房部入住信息接待部收银员入住登记表房卡 业务流程图-接待业务流程图客人到达前台接待部，接待员根据预订客户资料，房态表和黑名单来决定是否可以让客人入住，客人填写入住登记表后就可以得到房间钥匙即房卡，接待部将入住信息通知客房部，并把付款方式通知收银员。 宾客帐单前厅现金收支表收银员客人 业务流程图-收银业务流程图客人通知收银员退房，收银员根据宾客账单和付款方式来办理退房和收银。并在交填写前厅现金收支表后给酒店财务部。2.6.2 酒店前台管理系统的部分数据流程图1顶层数据流程图客人的入住过程是通过酒店前台管理系统进行，前台将现金和报表给财务部。经理可以对前台管理系统进行查询，主要是对报表和财务状况的查询。前台管理负责把各种报表存档，以方便经理进行查询工作。客人财务部前台管理系统 客户请求信息 现金D1存档经理查询请求 报表 房态表 顶层数据流程图2第一层数据流程图将前台管理系统分为预订管理，入住管理。收银管理，和查询管理来进行分析。 第一层数据流程图3将各个模块逐一分解进行分解 客人 房间状态表 预订预订登记预订接待预定信息 预订客人信息 预订管理数据流程图客人将预订信息给预订部，预订部根据房间状态表为客人进行预订登记，并登记客人信息，将预订单给接待部，入库保存。 房间状态表 房号入住登记前台接 待客人 入住请求 房间号，应付账 客人登记单 接待管理数据流程图客人将入住请求给前台，前台根据房间状态表来分配客房，将房间号，和客人信息登记。并将客人帐单给收银部。财务部收银管 理客人 退房结账 帐单库退房管 理 收银管理数据流程图客人要求退房，收银人员根据账单内容来结账，把首联账单保存入库，将第二联给财务部，并修改房间状态。2.7数据字典数据字典主要用来描述数据流程图中数据流，数据存储，处理过程外部实体。数据字典把数据的最小单位看成是数据元素，基本数据包含若干个数据元素，可以组成一个数据结构，数据字典通过数据元素和数据项来描述数据统一存储的属性，他们之间的关系是：数据元素组成数据的结构，数据结构组成数据流和数据存储。数据结构条目：名称：入住登记单说明：客人入住酒店的时候所要填写的单据。结构：姓名年龄入住日期客房编号总编号：002有关数据流。数据存储，入住登记单库 名称：预订单说明：客人预订房间是所填写的单据结构： 联系姓名 电话号码 房间种类 宾客数量预订日期 房价预到达时间预离店时间宾客姓名总编号001数据流向：有关数据，数据存储，预订单库 名称：帐单说明：客人在结帐时候，前台所要出示的报表结构：客房编号 客房单价 客户姓名 入住时间 结帐时间总编号；003数据流向：数据存储，帐单库第三章 系统设计根据系统分析阶段所获得的系统的逻辑模型而建立的系统的物理模型，是管理信息系统的系统设计。系统设计是寻求解决办法，探索建立新系统的过程。如果说系统分析阶段是解决管理系统“做什么”的问题，那么系统设计阶段则是解决管理信息系统“怎么做”的问题。系统设计的任务是：在系统分析的接触上，按照逻辑模型的要求，科学合理的进行系统的总体设计和具体的物理设计，为下一阶段是提供必要的技术资料。3.1 开发环境的确定3.1.1 系统开发环境的选择由于条件限制，本系统使用的是个人电脑开发。软硬件的参数如下：1.CPU=奔腾32.主频=900MHZ3.内存=32MB4.硬盘=20GB使用Win98、Win2000 Professional、Win2000 Server、Win XP等操作系统。3.1.3 数据库的选择Access与许多优秀的关系数据库一样，可以让人很容易地连接相关的信息而且还对其他的数据库系统有所补充。它能操作其它来源的资料，包括许多流行的PC数据库程序（如dBASE，Paradox，Microsoft FoxPro）和服务器、小型机和大型机上的许多SQL数据库。Access还完全支持Microsoft的OLE技术。Access还提供windows操作系统的高级应用程序开发系统。Access与其它数据库开发系统之间相当显著的区别就是：不用写一行代码，就可以在很短的时间里开发出一个功能强大而且相当专业的数据库应用程序。故而本系统选择ACCESS数据库。3.2 系统功能结构的设计前台计算机管理系统是整个酒店计算机管理系统的一个重要组成部分，其主要是为了客房接待，预订，收银等业务流程而设计的，主要包括预订管理，接待管理，收银管理，客房信息管理，报表管理，系统管理等功能子模块。功能模块图如下所示：酒店前台管理系统预订管理客房信息管理报表管理系统管理系统操作管理密码管理黑名单设置营业报表在客报表房间入住报表新建预订信息修改预订信息查询预订信息设置客房信息设置客房标准修改客房标准删除客房信息查询客房信息修改客房信息 系统的功能结构3.2.1 预订管理预订管理是指宾客到达酒店前对酒店客房的预先订约，预订在得到酒店的确认后，酒店与宾客之间便确立了一种合同关系，拒此，酒店有义务以预先确定的价格为宾客提供。宾客希望使用已得到酒店确认的客房。预订是酒店的一项非常重要的业务，一个大型的酒店一般在其前厅都要设有预订部，专门受理预订业务，对于酒店来说，通过预订便于统筹安排工作，提前做好接待的准备工作，如人员的安排，设施设备的更新，低值易耗品的采购等，此外，通过预订可以使酒店提前占领客源市场，提高客房的利用率。功能主要包括新预订，预订的查询（包括模糊查询）及预订信息的删除，此项功能设有用户权限，只有拥有权限的人才可以对信息进行删除。另外本系统里一个比较有特色的功能是设有预警功能，在用户预订的抵店日期5日后，系统会给予自动提示。前台人员可以根据提示删除预订或者与预订人进行联系。3.2.2 接待管理接待管理模块主要负责顾客的入住登记。其中包括已预订的顾客的入住和新客入住。此模块包括入住登记，入住记录的查询，删除。其中删除功能设有用户权限。用户信息不能随便删除。3.2.3 收银管理收银业务是前台不可缺少的一项业务，顾客在酒店住宿期间的一切费用在宾客离店的时候都要准确，及时的收集，即使订房，住宿登记，和客房服务的质量很出色，然而酒店能否获得应得的收益还在于收银业务。宾客预订客房时，酒店要求交纳押金，或者提供方式以确立和担保宾客的订房，为此收银部门在宾客抵达之前就要为宾客设立账单，当宾客到达酒店，登记住宿时候，收银员要具体核实宾客的支付方式，确认宾客的支付能力。对于那些散客和没有做担保预订房的宾客，收银员也要为其建立账单，当宾客准备结账离店，收银部门要及时的打印出准确，完整的宾客账单，收集款项，平衡账目。对于现金外的支付方式，酒店在宾客离店时候与开户银行联系收款。因此其功能主要包括收银信息的查询，修改，和添加。3.2.4 报表管理报表管理功能模块包括营业报表管理，在线报表管理，以及房间入住报表管理等。有助于分析酒店的经营状况和客房入住率。这项功能尤其方便了经理的查询工作。3.2.5 系统管理系统管理包括黑名单的设置，系统密码的管理和系统操作管理。黑名单功能是此系统中的一个非常具有特色的功能。在本店有过拖欠费用，和不良记录的顾客，再一次到达本店的时候，系统的黑名单会提醒前台人员不予登记入住。黑名单的添加，删除功能也是有权限的。并不是任何人都可以随意操作。3.3 代码设计代码是代表客观存在的事物名称，属性，和状态等的符号，代码可以是数字，字母，或者是由数字和字母混合组成的。使用代码的功能主要是可以提高计算机处理的效率和精度。利用代码还可以节省计算机的存储空间，提高运算速度，提高系统的可靠性和数据的全局一致性。代码是任何计算机的共同语言，是两者交换信息的工具。设计代码一定要遵循唯一性，标准性，合理性，可扩充性，简单性，实用性，和规范性的原则。代码的种类主要分为顺序码，区间码，助忆码，缩写码。代码的编写：1 间代码的设计（区间码）3301#前两位代表楼层号后两位代表房间号#表示此代码表示的是客房此代码含义为33层01号房间2 间类型标准名称的代码设计（缩写码）标准间 ST （ standard room）普通套房SU （suite）3. 房间状态的代码设计（缩写码）(1) 住客房O(Occupied). 住店宾客正在使用的客房。(2) 空净房V（vacant）是指该客房已经打扫整理完毕，随时可以供出租使用。4. 预订单编号：年份（前四位）+月份（后两位）+日+次序号如2004010201代表，2004年1月2号，第一个预订单3.4 数据库的设计在开发的信息系统中，数据的存储与管理，大多采用了数据库系统，数据库是由各种各样的数据文件所组成的，但在数据库系统中，提供了对数据库的访问机制，能够动态的，有组织的存储大量互连的数据，并能以最佳的存储路径，最快的查询效率，最少的数据冗余度为多种应用目的服务。它与传统的文件项目的区别就在于数据能够充分的分享应用程序与数据存储，彼此独立。 数据库的主要任务是设计出能够反映实际信息关系，数据冗余度少，存储效率高，易于实施与维护并能满足各种应用要求的数据模型。3.4.1 概念模型的设计 用实体联系的方法来描述概念模型，是通过ER图（ENTITYRELATIONS）来实现的，ER图有三种基本成分，实体，联系，和属性。 在此酒店前台管理系统中，实体有客房标准实体，客房的信息实体，预订/接待信息实体，收银信息实体，客人基本信息实体等。 客房的信息实体，其属性包括客房编号，客房种类，客房位置，客房单价，以及备注。客房标准信息的属性包括，标准编号，标准名称，房间面积，床位数量，住房单价，是否有卫生间，以及一些基本的设备。接待信息实体主要包括的属性有，订房编号，客房编号，客房的种类，客房位置，客房位置，备注信息，顾客姓名，年龄，性别，入住时间，等。预订信息实体属性包括：宾客姓名，房间数量，房间类型，房价，公司名称，预抵时间，预离时间，付款方式以及联系电话等。收银信息实体属性包括：订房编号，客房编号，客房种类，顾客姓名，入住时间，结算时间等。客人基本信息实体包括：姓名，身份证号码，房号，入住时间，单价等。3.4.2 数据库结构设计本系统根据概念模型设计中所规划出的实体，得出各个实体具体的描述ER图，如图所示单价标准编号客房标准设置 标准名称 登记 房号状态账单号客房标准信息管理客人姓名预订预订/入住时间预订/接待管理单价备注 N入住房号预订号客人基本信息时间输入 姓名单价收银管理入住时间 房号金额信息 各实体之间E-R图3.4.3 数据库的物理设计数据库的物理设计是指为了将数据库的逻辑模型在计算机的物理存储设备上实现，如何组织和存储数据，以建立起一个既省存储空间，又有较高存取速度，性能良好的物理数据库。入住信息表中文名称列名数据类型可否为空长度订房编号checknovarchar非空10顾客姓名customnamevarchar非空20客房编号roomnovarchar非空8金额ammountnumeric空20客房信息表中文名称列名数据类型可否为空长度客房编号roomnovarcharNOT NULL10客房种类roomtypevarcharNOT NULL10单价roompricenumericNULL10是否被预订putupvarcharNOT NULL10备注roommemotextNULL100客房标准信息表中文名称列名数据类型可否为空长度标准编号TypeidvarcharNOT NULL4标准名称typenamevarcharNOT NULL10单价pricenumericNULL预订客房信息表中文名称列名数据类型可否为空长度联系人姓名ConnectnamevarcharNOT NULL20预抵店时间preindatedatetimeNOT NULL10预离店时间preleavedatetimeNULL10宾客姓名customnamevarcharNOT NULL20房间数量roomnumbernumericNOT NULL10客房种类RoomtypevarcharNOT NULL10宾客数量customnumbernumbericNULL10房价pricenumericNULL10预订日期reservationdatedatetimeNOT NULL10账单信息表中文名称列名数据类型可否为空长度客房编号roomnovarcharNOT NULL10客房种类roomtypevarcharNULL10客房单价roompricenumericNOT NULL10顾客姓名customnamevarcharNOT NULL20入住时间indateDatetimeNOT NULL10结账时间checkdatedatetimeNOT NULL 103.5 系统的输入输出设计3.5.1 系统的输出设计输出设计是指计算机对输入的原始数据进行加工处理，使之具有一定的格式，提供给管理者使用。因而，输出是管理者直接面对的实物，往往有固定的格式和数据要求，具有直观性，并直接反映用户需求。输出的要求往往决定对输入要求，例如在设计设计一张报表时，报表中需要的数据就是输入阶段要提供的数据。输出设计的目的是使系统能输出满足用户需要的有用信息，对于大多数用户来说，输出是系统开发的目的和评价系统开发成功与否的标准。因此，输出设计的出发点是保证系统输出的信息能够方便的为用户所使用，能够为用户的管理活动提供有效的信息服务。3.5.2 系统的输入设计输入设计是整个系统设计的关键环节之一，对于系统的质量起着决定性的影响，输入数据的正确性直接决定处理结果的正确性，如果输入数据有误，即使计算和处理十分正确，也无法获得可靠的输出信息。输入设计的目标是保证向系统输入正确的数据，在此前提下，应做到输入方法简单，迅速，经济，方便，为此，输入设计应该遵循最小量，简单行，早检验，少转换的原则。3.5.3 系统的界面设计下面图就列出了系统中的一些界面:此界面为登陆界面，输入正确的密码方可登陆，关于密码的设置可以在系统管理中进行。此为管理信息系统的主界面通过用户添加界面可以添加新的用户。第四章 系统实施 4.1 系统实施的目标及方法 系统实施是新系统付诸实现的实践阶段，是新系统开发工作的