XXX公司财务管理制度.doc

1 财务管理实施细则财务管理实施细则 xy财20101号 拟制部门：财务管理部 审 核 人：XXX 批 准 人：YYY 版 本 号：V1.0 发布日期：2010年6月1日 2 目目 录录 第一章总则.3 第二章借款规定.4 第三章费用范围与标准.5 第一节 市场与销售费用 .5 第二节 项目营运费用.7 第三节 管理费用.9 第四章报销规定.10 第五章差旅管理.12 第六章采购管理.12 第七章附则.14 3 第一章第一章总则总则 第一条第一条为规范公司财务管理，确保各项借款与费用支出合法 合规，有效控制借款与费用支出，根据国家相关财经制度和公司财 务管理制度，制定本规定。 第二条第二条公司借款与费用管理遵循以下原则： （一）预算管理原则。公司各项费用支出均纳入预算管理， 各事业部/部门/项目组根据费用标准制订预算，并在预算内安排借 款支出和费用支出； （二）分级授权审批原则。公司根据设定分级审批权限，确 定借款和费用分级授权审批的方式、程序、责任，审批人根据审批 权限进行借款和费用报销的审批； （三）合法合规原则。费用支出范围和标准应符合国家有关 财经制度和公司财务管理制度的规定，满足公司业务开展和营运需 要。 第三条第三条借款与费用报销实行部门、项目组归口管理： （一）财务管理部是公司借款、费用的管理部门，负责制定 借款程序、费用支出范围和标准。监督本细则的执行。对费用支出 的标准、真实性、合法性进行审核； （二）各部门、项目组是费用支出的执行部门，负责职权范 围内的费用管理，对费用支出的标准、真实性、合法性负责； （三）公司发生的各项费用应全部纳入账内核算。费用核算 按财务预算的口径进行归集，并分摊到项目； 4 第四条第四条本规定适用于公司各事业部/部门和全体员工。因项目 实施等需要临时聘请外部人员的，其有关费用的标准参照本规定执 行。 第二章第二章借款规定借款规定 第五条第五条借款的范围包括各类出差事项借款、采购事项借款等。 第六条第六条借款的形式包括现金借款和支票借款。 第七条第七条借款的审批权限（单笔） （一）董事长的审批权限：借款 2 万元5 万元以下(含） ； （二）总裁的审批权限：借款 5000 元2 万元以下（含） ； （三）财务总监审批权限：借款 5000 元以下（含） 。 第八条第八条借款程序 （一）申请。各事业部/部门人员或项目经理提出借款申请， 填写借款单 （见附件一）并注明借款事由、预计销账或归还时间 等； （二）审核。各事业部/部门负责人审核借款申请的标准、合 理性、是否在预算内等并签署意见；各项目经理申请预算内项目借 款时，可不经此环节而直接进行财务复核； （三）财务复核。财务管理部对借款申请是否符合公司财务 制度、预算情况及个人信用情况等进行复核、签字； 5 （四）审批。有权审批人在权限内审批借款申请； （五）特殊情况下，如签字人外出，不能及时签字时应短信 通知财务相关人员予以确认，待回来后补签； （六）领用。财务管理部按照现金和银行存款的管理办 理借支手续，领用人按规定用途使用借款并确保其符合费用标准； （七）销账。借款应尽快报销，最长不能超过一个月。逾期 不报者，所借款项从其当月工资中暂扣，待取得报销凭据时，再将 扣款 归还。 第九条第九条公司对各项借款严格管理，前款不清，后款不借。 第三章第三章费用范围与标准费用范围与标准 第一节市场与销售费用 第十条第十条市场与销售费用。指在公司市场营销和向客户销售产 品的过程中发生的费用，主要包括差旅费（分为交通费、住宿费和 餐费）、招待费、礼品费等。 第十一条第十一条交通费 （一）城市间交通费，指公司驻地（北京）与出差目的地之 间的交通费用： 1、乘坐火车、长途汽车等前往目的地在 6 小时内可到达的， 应选择此类交通工具；乘坐火车可选择软卧（座） ； 2、乘坐火车、长途汽车等前往目的地在 6 小时以上才能到达 6 的，可选择乘坐飞机（经济舱） ，并尽可能选择当日最低折扣。 （二）城市内交通费，指当地机场、火车站、长途汽车客运 站等与市内办公地点或住宿地点之间的出租车或巴士等费用。乘坐 飞机时，原则上应乘坐机场巴士前往机场，飞机起飞时间早于上午 9 点或到达时间晚于 21：00 的，在起飞前到机场或到达后离开机杨 可乘坐出租车。 （三）因公而产生的出差地交通费应本着节约的原则，选择 便捷的交通工具。 第十二条第十二条住宿费 （一）城市类别： 一类城市包括：北京、天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青 岛、南京、上海、杭州、武汉、广州、深圳、香港、澳门、重庆、 成都、西安； 二类城市包括：石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、 无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、 三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐； 和一类城市所辖地级郊区(县)政府所在城镇； 三类城市为除一类、二类以外的国内其他城市，和一类、二类 城市所辖县级郊区(县)政府所在城镇。 （二）宾馆住宿标准： 一类城市每天每标间不高于 400 元；二类城市每天每标间不高 于 300 元；三类城市每天每标间不高于 200 元。 （三）公司在出差目的地租有公寓的，原则上应入住公寓。 7 （四）多人同行时，同性别原则上应合住。 第十三条第十三条餐费 出差餐费标准每人每天 100 元，其中早餐 20 元、中餐 40 元、 晚餐 40 元，可调剂使用；住宿费含餐费或宴请客户时，相应的餐费 不再报销。 非出差时，每人每天工作中餐（或加班中餐/晚餐）30 元（由 公司提供的除外） 。 第十四条第十四条招待费，指用于宴请客户的费用。 招待费标准：根据被宴请对象级别确定招待标准，分为一般、 重要和贵宾三个档次，一般不超过 200 元/位，重要客户不超过 400 元/位，贵宾客户不超过 600 元/位。陪同人员根据级别和需要确定， 人数一般不超过被宴请人数。宴请客户应事前需申请，部门经理级 权限为 1000 元，总监级权限为 2000 元；市场部部门经理级 1500 元， 市场部总监级为 2500 元，超过须报总裁批准。 第十五条第十五条礼品费 市场营销事业部负责统一提出礼品采购需求，经总裁批准后， 由行政部负责按财务管理制度中有关采购规定进行礼品的购置。 采 购申请单 （见附件二） 。 第二节项目营运费用 第十六条第十六条项目运营费用，指在项目实施过程中发生的各种费 8 用，包括差旅费（分为交通费、住宿费和餐费）、其他费用（如洗 衣费、活动费等）。 第十七条第十七条交通费 （一）城市间交通费和城市内交通费标准同第十一条第一、 第二款规定； （二）员工可根据个人原因，本应乘坐火车但自愿选择乘坐 飞机，或利用项目休假从出差目的地回家探亲及往返，或本人放弃 项目休假而邀请家属前往出差目的地探亲。相应的交通费用超出标 准的（与本人因工作原因或正常休假而往返于北京与出差目的地之 间发生的交通费用相比） ，超出部分由个人承担；员工因非工作原因 （如个人事假等）而发生的交通费由个人承担。家属到项目所在地 探亲的须通过公司订票。 第十八条第十八条住宿费 （一）宾馆住宿标准：一类城市每天每标间不高于 200 元， 二类城市每天每标间不高于 180 元，三类城市每天每标间不高于 150 元； （二）各类城市每套公寓每月租金标准如下表所列示，其中 公寓租金标准含物业管理费、水、电、煤气、上网、固定电话费、 保洁费等；另外每人一次性住宿安置费（用于购置被褥等生活用品） 300 元； 单位：元 城市类别三居室二居室一居室 一类城市 650045003000 9 二类城市 600040002500 三类城市 550035002000 （三）项目营运事业部根据具体项目的地点、实施周期、人 员安排等情况确定适当的住宿方式。 第十九条第十九条餐费 （一）异地项目，每人每天 80 元，其中早餐 20 元、中餐 30 元、晚餐 30 元，可调剂使用； （二）北京项目，每人每天工作中餐（或加班中餐/晚餐）30 元（由客户或公司提供的除外） ； （三）公司为所有项目提供聚餐费：每人每周 50 元。 第二十条第二十条其他费用 （一）洗衣费：异地项目每人每月 50 元； （二）活动费：异地项目每人每月 100 元。 第三节管理费用 第二十一条第二十一条管理费用是指除了市场与销售费用、项目营运费 用之外的公司经营管理过程中发生的费用，包括房租物业费、办公 费（分为固定资产折旧、通讯费、车辆使用费、低值易耗品、办公 杂费）、餐费、差旅费、招待费、产品研发费、知识库图书资料购 置费、招聘渠道维护费、福利费、财务费用等。 第二十二条第二十二条招待费标准：与运营和市场及销售不相关的招待 10 事由，包含礼品费每月在15000元以内。 第二十三条第二十三条差旅交通、住宿、餐费标准同本细则第十一条、 第十二条、第十三条规定。 第四章第四章报销规定报销规定 第二十四条第二十四条报销票据背书 （一）发票要求 凡报销的发票、收据均应真实有效（收据专指财政部监制的行 政事业单位收据） 。发票项目的填写要完整、清楚、付款单位写公司 全称，大小写要一致； 手写发票要字迹清楚，不能涂改；须加盖收 款人发票专用章或财务专用章 。 （二）差旅票据 1、交通票据。应当注明出发地和目的地、事由（客户或项目 名称） 、乘坐人姓名等；限报出租车、地铁、长途客运等公共交通性 质的票据，个人交通工具费用不予报销。 2、住宿票据。宾馆住宿时应提供住宿流水单，并注明事由 （客户或项目名称） 、住宿人姓名等；否则不予报销。 3、餐费票据。餐费发票应注明用餐时间、事由（客户或项目 名称）和用餐者姓名。 （三）招待费票据。应注明宴请时间、事由（客户或项目名 称）和用餐者姓名； （四）其他票据。应注明 11 费用发生时间、事由和当事人姓名。 第二十五条第二十五条报销程序。 （一）申请。各事业部/部门人员或项目经理填写报销单 （见附件三） ，并根据报销内容填写附件差旅费用报销单 （见附 件四） 、 运营费用报销单 （见附件五） 。不同项目，不同人员应分 别填列，提出费用报销申请； （二）审核。部门负责人/项目经理、事业部负责人审核费用 支出真实性、合理性、必要性及是否在标准内并签署意见； （三）财务审查。财务管理部对报销票据进行审核、签字； （四）审批。有权审批人在权限内审批费用支出； （五）报销。财务管理部进行报销和账务处理。 第二十六条第二十六条未填写或未按规定填写差旅费用报销单、 运营费用报销单不允许报销。 第二十七条第二十七条下列事项不予报销，费用由个人承担： （一）差旅计划因故变更或取消，出差人员未及时退订或通 知行政管理部退订交通、宾馆等发生的费用； （二）航空意外附加险或其他附加差旅保险； （三）飞机舱位的升级； （四）个人娱乐费用。包括在机场、车站、宾馆或飞机、火 车等观看收费电影，各种社交活动，及其他相关杂费等； （五）用于非宴请客户差旅中个人消费所饮用的酒精饮料和 烟草制品； 12 （六）延迟退房结账和房间担保产生的费用； （七）与工作无直接关系的招待费用； （八）其他与出差目的无直接关系的费用； （九）无效票据和涂改票据相对应的费用； （十）一切超出费用报销标准的费用； （十一）不遵守规定审批程序而擅自支出的费用； （十二）未经专项负责人员核实验收的订购事项擅自结账。 第五章第五章差旅管理差旅管理 第二十八条第二十八条公司人员因工作需要前往异地工作的视为出差 （相对于公司驻地北京）。 第二十九条第二十九条出差程序。 （一）申请。出差需事前申请。项目人员按运营管理相关制 度执行；非项目人员需事前申请。 （二）差旅安排。出差申请人在出差申请获得有权审批人批 准后方可进行差旅安排。出差飞机票、火车票、住宿酒店均由公司 行政管理部统一预订。特殊情况应提前说明，经行政管理部负责人 同意后，方可进行。 （三）根据相关权限审批人批准后的差旅申请，财务管理部 按相应的借款规定给与申请人借款；行政管理部按差旅费用标准安 排票务和酒店。 13 （四）报销。差旅报销应在差旅结束后 5 个工作日内完成。 第六章第六章采购管理采购管理 第三十条第三十条公司采购工作的范围包括： （一）产品类：包括行政办公用品、办公家俱用具、低值易 耗品、印刷品、礼品等和 IT 产品（如个人电脑、打印机、其他电子 产品、耗材等） 。 （二）工程类：包括公司办公用房的租用、设计、工程建设、 装修和监理。 （三）服务类：包括法律顾问、资产评估、会计、审计、税 务、IT 软件外包、机（车）票代理等服务机构。 第三十一条第三十一条公司采购实行集中管理，财务部门根据规定确定 采购的预算，行政部门负责采购的具体执行。 第三十二条第三十二条采购程序 （一）申请。使用人需填写申请单，注明物品的名称、规格、 型号、用处、价值等。 （二）审批。部门领导对采购的必要性进行审批；行政部门 根据公司政策及库存状况进行审核。 （三）财务部门审核。财务部门根据公司及部门预算及公司 资金状况进行审核。 （四）综合保障事业部负责人审批。 14 （五）采购。经批准的申请单交回行政部，由专人实行集中 采购。 第三十三条第三十三条公司采购确定的供应商应具备以下条件： （一）依法注册成立并具有独立运作能力（包括运营、财务、 组织、管理、市场等独立） ； （二）可在公司指定地区提供产品、工程或服务，且所提供 的产品、工程或服务符合国家有关标准； （三）有意愿、能力（包括有足够的关键技术人员）为公司 提供产品、工程或服务，并接受公司的监督； （四）