集团公司档案管理办法

*集团档案管理办法第一条 为了加强集团公司档案管理，更好地做好公司各类文件、工程投资、融资、建设、回购管理服务等档案管理工作，根据中华人民共和国档案法及省市有关制度要求，结合集团公司档案工作实际，特制定本办法。第二条 本办法所指的档案，是公司在职能活动、工程管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。即：文书、会计、科技（基建）、声像、荣誉、实物等档案。第三条 公司在工作中形成的各种门类和载体的档案（包含电子档案），交由综合部集中统一管理，任何人不得将应归档的文件、材料占为已有。第四条 公司档案管理由各职能部门组成，建立起完整的档案管理体系。第五条 公司档案管理在分管领导及综合部部门经理的领导下开展工作，并接受上级档案主管部门的指导、监督和检查。第六条 公司综合部设专（兼）职档案人员一名，集中统一管理集团公司各门类和载体的档案，具体负责公司日常档案管理的立卷、归档、使用等各项业务工作和对公司各部门及工程标段档案工作的监督、检查、指导工作。第七条 各部门设兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、平时立卷、整理和移交工作，并接受公司综合部业务的指导、检查。第八条 文书档案（一）文书档案归档范围。凡是记载公司主要职能活动，具有考查价值的各种门类和载体的真实记录都属项目档案的归档范围。（二）档案分类。公司档案分类按国家档案局发布的企业十大类分类标准执行。 （三）档案材料收集移交。各部门形成的文件材料由该部门兼职档案员负责收集，并做好平时整理、立卷工作。各部门兼职档案员将平时本部门处理完毕的文件材料按归档类目收集积累，分类存放在文件夹中，在第二年初将已经承办结束的文件材料按归档类目进行整理于二月底前向综合部移交，并办好移交手续，工程相关资料在项目交工验收竣工决算办理完毕后移交综合部。（四）归档文件质量要求。凡属归档范围的文件材料要求完整、齐全、系统、纸张规范符合质量要求。（五）档案编目：按照茂名市档案局的要求，进行收集、整理、归档并按档案顺序规范编目。第九条 基建档案 （一）档案管理方案。基建档案参照建设项目档案管理实施细则执行。项目开工初期，由各施工总包单位综合部制定基建档案管理制度及工程项目档案编制办法。主动与市档案局、市城建档案馆及上级主管单位联系，取得业务上的帮助、指导。（二）管理网络。基建档案管理和编制在各施工总包单位领导、管理下进行，并逐级建立相应的工程资料员网络。（三）档案分类。建设项目档案按立项(前期)、设计、施工、竣工、回购五个阶段划分，档案分类按国家档案局发布的企业十大类分类标准执行。 （四）档案编制。公司根据建设项目档案管理实施细则对项目档案的要求，提出基建项目档案管理、编制要求，明确档案工作职责，落实到人。同时在项目开工前与施工单位签订档案编制合同，并对监理、施工单位提出基建项目档案管理及编制的具体要求。档案目录、装具按公司统一要求编制。（五）建设项目档案的审查与报送。项目结束后，由各总包综合部提请公司对竣工档案进行审定，再请市档案局、市城建档案管理综合部进行初、终验收，按时向市城建档案馆报送及向有关接管单位移交，同时向市档案室报送相应的档案纸质目录和光盘目录。第十条 会计档案。会计档案分为凭证、会计报告、会计帐簿、会计其它四类。会计档案归档要求根据财政部、国家档案局财会（1998）32号关于印发（会计档案管理办法）的通知执行。第十一条 电子档案 （一）综合部要执行电子档案归口管理的职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。 （二）综合部应及时对电子档案进行登记、建帐，账目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录。 （三）由电子档案转换成的纸质档案，要及时归入相应档案门类的质纸档案中，按质纸档案管理要求进行管理，并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。 （四）存储电子档案的光盘应放在盒中存放。A、B两套电子档案应分开保管。 （五）归档光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，防止光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射，环境温度为1424，相对湿度45%60%，要远离执源、酸碱等有害气体和强磁场。 （六）电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换等情况要登记。 （七）归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用并登记，使用者不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。电子档案可在档案与管理系统的终端上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，如需查阅超权限的电子档案，须报上级领导批准，已批准为“使用权限保护”的电子档案项目，要在台帐、目录、载体上标识，电子档案如进行更改，应随时保持A、B两盘内容一致，并及时更改原转换的纸纸档案。 （八）档案部门应及时按年度电子档案的归档情况，电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。 （九）根据法律法规的保管期限表，经鉴定确无保存价值的电子档案，按规定严格审批后方可销毁。在销毁过程中应对存储机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底销毁。第十二条 档案移交、归档。文书档案归档时间一般在次年的上半年；会计档案可由会计部门保管一年后，向公司档案室移交。基建档案在项目竣工后六个月内向公司档案室移交。声像、荣誉档案材料可随时归档移交。第十三条 档案的借阅利用。综合部结合项目公司实际编制各类档案检索工具，主动为利用者提供方便。建立档案的借阅利用制度，严格按制度规定提供利用。第十四条 贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和规章制度及保密规定。建立健全公司档案各项管理制度。维护档案的完整与安全，集中统一管理好公司的档案。第十五条 档案管理人员应根据本工程工作情况，编制各类档案检索工具提高档案的利用率，为公司各项工作提供服务。第十六条 档案管理人员应经常向领导汇报档案工作进展，得到领导支持和帮助。第十七条 公司档案室应配备档案库房和有关档案安全保密设施。档案库房应做到库房、综合部二者分开。第十八条 档案库房要具备防光、防热、防潮、防水、防霉、防尘、防虫、防盗、防火等各项设施。配置档案箱柜，库房内箱柜排放整齐、案卷整洁、排列规范。第十九条 公司档案室建立档案库房管理制度，严格执行各项规定，加强档案库房管理，确保档案安全。第二十条 本办法如与上级主管部门颁发的有关规定相抵触时，按上级有关规定执行。第二十一条 本办法从颁发之日起执行，由公司综合部负责解释，补充、修改。 附件：1.档案库房管理2. 档案（资料）利用、借阅管理 3.档案安全保密管理4.文书档案文件资料的归档管理附1：档案库房管理为了科学管理档案，确保档案完整、安全，特制定以下制度。一、加强档案库房的管理，确保档案安全。二、档案库房是机要重地，严格执行档案利用借阅制度，非档案管理人员，不得进入库房。三、档案管理人员要经常检查库房门窗关闭及电器设备安全情况。四、档案资料必须专柜专用，分别保管，不得混淆。五、各种库藏档案要定期检查，发现破损或字迹模糊，要及时修复。六、档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，灭火器材应定期检查。七、档案库房内要控制和调节好库房温湿度，最大限度地延长档案寿命。八、档案库房要保持清洁，定期做好库房、档案箱的清洁工作。做好防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防尘工作。附2： 档案（资料）利用、借阅管理一、档案工作人员要树立全心全意为利用者服务的思想和服务态度，做好档案（资料）利用借阅工作。二、本公司工作人员借阅档案（资料），需办理登记手续，一般在阅档室内查阅；如需借回部门，应办理登记手续。借阅时间以二周为限，特殊情况需延期利用，须办理续借手续，用毕及时归还。三、外单位人员因工作需要借阅本公司档案（资料），须凭单位介绍信，经领导批准，按所列内容在档案室查阅。一般不外借。如有特殊情况确需借阅时，须经项目公司分管领导批准方可借出，并办理登记手续。四、借阅重要的档案（资料）须经公司分管领导批准后方可在档案室内查阅，并办理登记手续。五、查阅、借阅者必须爱护档案（资料）注意保密，妥善保管，保证档案完好整洁。不得转借他人，不得随便拆散、涂改和擅自翻印、抽取、损坏、丢失。违者必须追究责任。附3：档案安全保密管理一、公司档案库房属保密要害部位，档案人员必须认真遵守中华人民共和国保守国家秘密法，贯彻落实有关档案安全保密工作的要求，严守党和国家的秘密，做到“保守秘密，慎之又慎”。二、档案人员要按照“内外有别，既便利于工作又确保秘密”的保密工作原则，凡是在档案中掌握的秘密事项，决不告知保密范围以外的人员，无关人员禁止进入档案库房。三、重要的档案（资料），原则上不外借，一般在阅档室内查阅。确需外借，须经公司分管领导批准后，并办理借阅登记手续。外单位人员因工作需要借阅本公司档案（资料），须凭单位介绍信，经批准后按所列内容在档案室查阅，一般不外借。如有特殊情况确需借阅时，须经公司分管领导批准方可借出，并办理登记手续，并按期归还。四、档案人员在离开档案室前，必须收藏好档案，关好门窗、电器设备，经检查无误后才离开。五、档案库房内应配备确保档案安全的有关设施，搞好清洁工作，保持库房和档案箱的整洁。定期进行检查，发现问题，及时采取措施，确保档案安全。附4： 文书档案文件材料的归档管理为了更好地做好文书档案文件资料的归档工作，确保文书档案文件资料的质量，特制定制度。一、各部门认真做好文书档案文件材料的归档移交工作。各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理工作。兼职档案员的业务工作受档案室指导、监督和检查。二、各部门兼职档案员平时将本部门处理完毕的文件材料按照归档范围收集积累，按类目分类存放在文件夹中，在第二年初将已经承办结束的文