集团费用报销制度

*集团费用报销制度第一章 总则第一条 为保障公司经营活动高效、有序的开展，规范和控制各类费用报销标准及流程，特制定本制度。第二条 本制度适用于集团总部及集团所属各公司。第二章 差旅费用报销第三条 出差指公司员工因公事外出，超出公司所在地市辖区范围即为出差。差旅费包括员工出差期间往返的交通费、住宿费、目的地市内交通费、餐饮费等。第四条 出差审批流程一、国内出差除集团CEO、总裁部人员、下属公司总经理以及销售人员外，所有员工出差均需填写出差审批表，注明出差人员、出差事由、出差地点、乘坐的交通工具及预计出差时间，集团总部部门负责人以下人员出差需经部门负责人审批，部门负责人出差需经总裁部分管领导审批，事业部人员出差需经事业部总裁审批，下属子公司人员需经分管领导审批。二、因商务出国的人员须填写出国商务审批表，集团总部人员、事业部及下属单位总经理级人员由集团CEO审批,其余人员由各事业部总裁审批。第五条 票务管理及酒店预定 一、票务管理1、公司人员出差机票由总裁办（总经办）负责在指定订票地点统一订购，统一付款，同时登记明细表，办理付款需向财务部门同时提供纸质版及电子版明细表。其他差旅车票、船票等由员工自行购买，待回所在公司后作为差旅费一同报销。2、总裁办（总经办）负责安排与信誉好、服务质量上乘的票务机构洽谈，落实定点票务公司，并通过签订书面合作协议等方式进行成本把控。3、员工出差应有计划性，尽量避免紧急出差采购全价机票或因行程变更产生退改签费用，如发生上述情况，财务管理部有权要求其做出书面情况说明。二、住宿预定1、若出差地有公司签约酒店、宾馆等，员工应入住签约酒店、宾馆。如遇签约酒店满员，则自行预定。2、自行预定应秉承节约精神，严格遵守公司出差住宿标准，原则上应选择连锁型、价格较优惠的酒店入住。第六条 差旅费报销及出差补贴标准一、国内出差报销标准职级乘坐交通工具住宿标准目的地交通费餐费 标准飞机火车高铁/动车轮船其他一线城市其他城市集团CEO/常务副总裁/副总裁商务舱/经济舱软卧/软座一等票一等舱实报12001000实报实报执行副总裁/助理总裁商务舱/经济舱软卧/软座一等票一等舱实报1000800实报实报总监经济舱软卧/软座一等票一等舱实报600500实报150元/天总经理级/副总级/总助级经济舱软卧/软座一等票一等舱实报600500实报150元/天经理级经济舱硬卧/硬座二等票二等舱实报35030050元/天100元/天其他人员经济舱硬卧/硬座二等票二等舱实报30026030元/天80元/天 备注：一线城市：北京、上海、广州、深圳。1、乘坐交通工具出差乘坐交通工具，原则上应选择经济与实效兼顾，其他员工出差，若折后机票价格低于火车票价格或乘坐火车时间超过8小时，可选择飞机。2、住宿费用标准（1）经理级及以下人员住宿费用标准为双人标准间费用，多人一起出差，应选择共住双人标准间，费用标准参照高级别人员标准，而非二人标准相加。（2）经理级及以下人员同公司领导一同出差，因工作需要，可执行低就高原则，但应经部门分管领导审批后方可执行。（3）住宿费发票在规定的标准内据实报销，超出部分自理。住宿费应据实开具，并提供电脑打印的费用清单，除住宿费外在酒店的其他消费不予报销。3、目的地交通费（1）由公司所在城市出发前往机场、车站、港口码头或从机场、车站、港口码头返回公司时，原则上经理级及人员以上可由公司车辆接送，其他人员应优先选择乘坐公共交通工具，若客观条件影响只能乘坐出租车，需经部门负责人审批。（2）到达目的城市后，从机场、车站、港口码头前往宾馆（或办事地点）时，以及离开出差城市从宾馆（或办事地点）前往机场、车站、港口码头时，均可实报实销一次出租车费。除此之外，市内交通费按到达目的地后的住勤天数，在标准范围内凭公共交通车票实报实销（含出租车费）。4、餐费标准（1）餐费标准包含差旅津贴。（2）集团内部公司出差，原则在公司食堂就餐，报销标准40元/天。出差期间由接待单位提供食宿，以及外出参加培训、会议，主办方提供食宿的，报销标准40元/天。（3）公司司机出车能够回到公司就午餐的，不得报销误餐费，不能回公司就午餐的，给予误餐补助25元，早餐、晚餐不设补助。司机出车当天不能返回的，报销标准40元/天，报销天数按实际住宿天数计算，以住宿发票及住宿清单为准。二、国外出差开支标准（含港澳）总经理级别及以上人员国外出差住宿、膳食及交通费用可凭发票、单据据实报销。其他人员前往不同国家地区其交通、食宿等费用凭发票最高报销限额及差旅补助金额暂定如下：国家地区币种凭发票最高报销限额差旅津贴香港、澳门美元150/天20/天韩国、日本美元180/天20/天越南、马来西亚美元100/天20/天美国美元250/天30/天迪拜、沙特美元250/天30/天哥伦比亚、墨西哥美元150/天30/天东南亚国家报销标准比照越南、马来西亚执行，欧洲国家报销标准比照美国执行，中东国家报销标准比照迪拜、沙特执行，南美国家报销标准比照哥伦比亚、墨西哥执行。差旅费及补助报销天数按实际住宿天数计算，以住宿发票及住宿清单为准。三、出差费用报销管理规定1、公司提倡员工因公出差所需费用先自行垫付、出差回来后及时报销，尽量不要事先借支现金。如需要借款，应填写借款审批单按集团权限指引规定逐级审批。2、员工出差返回后，应在15个工作日内填写差旅费报销单并到财务部门办理报账手续。填制差旅费报销单，交通费及出差餐费等在同一张单据上填列。多人同时为同一事项出差的，应统一一次性办理该项报销。3、若出差有借款的，报账时必须结清借款。前次借款未结清者，不得再次借款。若有特殊情况不能及时报销，必须向财务说明情况，否则，财务部将直接从借款人工资中扣回所借款项。4、外币折算汇率：若有外汇兑换水单，按水单汇率折算，若没有外汇水单，按报销日人民银行公布的人民币汇率中间价折算。5、经办人在报销出差费用时，要秉承实事求是及诚信原则，如财务审核环节发现所报金额大于财务核定实际金额，财务将退回报销单，并知会经办人的直接上级。第三章 业务招待费管理规定第七条 业务招待费本着“必需、节俭、适当”的原则使用。第八条 业务招待范围包括：与公司有业务关系的客户、供应商、银行、税务、政府及其相关主管部门的工作检查、考察、调研等;公司上级领导以及其他所需招待的客人。业务招待费用具体包括就餐费、住宿费、交通费和会务费、庆典费、馈赠礼品、办公接待等有关费用。第九条 公司各部门因工作需要进行业务招待，需从公司领取招待用品的，应填写招待用品申请表，简单注明招待事由及所需招待用品，总部经部门分管领导审批，下属子公司经总经理审批。总裁办（总经办）根据批准的申请表给予发放烟酒或礼品。第十条 一般性的业务招待以及集团内各公司之间应优先选择在公司内食堂进行招待。集团内部招待用酒不能超过500元/瓶。第十一条 招待费报销时凭有效发票按照集团权限指引审批后转财务部报销。第四章 集团外派人员房租费用报销标准第十二条 集团外派人员指编制在总部、工作地点在二级公司或由集团安排跨区域轮岗/换岗/调动的人员。第十三条 对集团外派至各子公司的管理和技术人员，为使其在异地有较好的居住环境，对适当报销房租费用，费用报销标准如下：序号职务级别房租费用取暖费备注1总经理级3000元/月按住房面积120平方米标准报销取暖费按当地供暖标准核保2副总级2500元/月按住房面积100平方米标准报销3总助级2000元/月按住房面积80平方米标准报销4经理级1500元/月按住房面积50平方米标准报销5主任800元/月按住房面积30平方米标准报销说明：房租费用由居住员工凭合法的房租发票、供暖发票到财务部报销，限额以内实报实销，超额部分自行负责。部门经理及以下员工，应优先选择公司宿舍居住。因特殊情况不能在宿舍居住，需总经理批准后方可按上述标准报销住房补贴，否则一律不予报销。第五章 通讯费报销标准第十四条 结合公司实际情况，总经理级及以上人员通讯费实报实销，其他岗位人员通讯费报销上限规定如下：序号职务报销额度1副总级6002总助级5003经理级（不含市场营销部经理）3004车队长（子公司/总部）150/4005司机(子公司/总部)100/2006市场营销部经理5007销售业务员3508销售商务主任、合同管理员200根据公司业务需求，其他岗位人员需报销通讯费的，300元以内由子公司财务负责人、总经理审批，300以上的需报批至集团财务管理部。第六章 专车配置及车辆费用报销标准第十五条 专车配备人员一、集团总裁部人员及下属公司总经理，可配置专用公车。二、总经理级别的事业部营运市场总监、研发技术总监、总工程师、子公司主管销售的总经理部成员，经集团CEO审批后可酌情配置专用公车。第十六条 专车配备标准序号职级专车配备标准上限1集团CEO/常务副总裁/副总裁100万2执行副总裁/助理总裁80万3总经理级50万4销售副总/总助30万第十七条 配置专车人员职务若向下变动，应将原车上交。第十八条 各公司不得擅自购车或为其他人员配置专车。第十九条 各单位部门经理及以上人员，具有长期稳定私车公用条件的，在下述标准范围内实报实销：序号地区或单位部门经理级总经理部级/总监级1总部120015002其他异地公司12001500第二十条 总部私车公用报销标准由总裁办提出申请，财务总监审核，总裁部分管领导审批后生效。下属企业私车公用费用报销由所在单位总经办提出申请报告，经财务负责人审核，总经理批准后生效。受补贴人员职位发生变动，补贴费用要做相应调整。每年由集团总裁办对总部及各子公司私车公用报销人员及标准进行统计复核，同时报集团财务管理部审核。第二十一条 凡享受私车公用费用补贴的人员，在单位所在地50公里范围内外出办事时，原则上不再安排公车。第二十二条 下属企业可根据各自业务特点制定本单位销售人员私车公用补贴标准，原则上必须与绩效挂钩，不得列为固定补贴。报销标准由销售部门提出，经财务负责人审核，总经理批准后生效。第二十三条 所有专车公用配备情况及费用补贴情况均应报集团总裁办备案。第七章 附则第二十四条 集团内各项费用应严格按照预算控制，超预算支出需按照预算管理办法审批后方可报销。第二十五条 为便于费用管理，原则上所有人员业务招待费、房租、通训费及车辆使用费等均应在劳动关系