银川能源学院教学档案管理办法

银川能源学院教学档案管理办法银科职发2009204号各系（部），各处（室）、中心：现将银川能源学院教学档案管理办法（试行）予以印发，望各单位认真组织传达学习，并遵照文件严格执行。银川能源学院教学档案管理办法教学档案是教学管理的重要组成部分，为加强教学档案管理工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，根据中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法，结合我校实际情况，特制定本管理办法。一、基本原则（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。（二）教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、实习报告、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。（三）教学档案实行学校档案室、教务处、各系（部）、教研室分级管理。（四）教务处及各系（部）应明确一名领导分管档案工作，配备一名兼职档案员，统一管理本部门教学档案。（五）归档的教学档案必须有参考价值和凭证作用，并应遵循其自然形成规律，保证完整、系统、准确。二、岗位职责（一）分管教学工作的校领导职责 1、贯彻档案法及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学校工作计划。 2、制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案纳入教学管理之中。3、定期检查和研究教学档案工作中存在的问题。（二）教务处领导的职责 1、协助档案室制定和健全有关教学档案管理制度，把教学档案管理纳入教学管理人员的岗位职责，并监督执行。2、协助档案室做好各教学单位及相关部门教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。（三）各部门兼职教学档案管理人员的职责1、做好本部门教学档案的收集、分类、组卷、登记和存档工作。2、按档案分类存档要求，及时向档案室或教务处移交档案。3、业务上接受学校档案室和教务处的指导和检查。（四）系（部）、教研室主任的职责 1、指导和检查本单位兼职档案管理人员收集档案材料，存档或向档案室、教务处、本系（部）移交。 2、督促教师向本部门整理、移交各种教学档案。三、教学档案管理（一）教学档案移交、保管与处理1、档案移交工作（1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切等。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。 （2）填写移交目录一式两份。提交人、接收人签字，注明移交时间，双方各执一份。2、各部门应做好教学档案保护工作，建立档案管理和检查制度，实行专人负责，确保教学档案安全；及时修补残破档案，对字迹褪色的教学档案要及时修复或复制；在定期检查教学档案时，遇有特殊情况，应及时向部门领导汇报，及时处理。各部门档案保管人员对保存的档案，要定期检查。3、各部门兼职档案员应定期做好教学档案的处理工作，对保管期限己满的档案，可向教务处提出销毁申请。凡销毁的档案要有销毁时间记载。4、各部门兼职档案员应做好教学档案统计工作，及时统计教学档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据。（二）档案的利用与开放1、教学档案管理工作人员应熟悉各类教学档案，了解学校各项工作的需求，加强内外信息的综合开发利用，发挥教学档案的信息功能，最大限度地满足使用者的需要，提高办学效益和管理水平。2、使用学校教学档案，应按规定办理使用手续(1)学校工作人员因工作需要经档案管理人员同意，可到校档案室查、借阅非保密教学档案。(2)借出档案材料，应办理签借手续，限期归还；查阅、借用教学档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借；对借出的教学档案，档案管理人员要定期催还，并负责清点、检查教学档案完好情况，发现损坏或丢失，应书面报告教务处长处理。四、教学档案整理要求（见附件1）五、教学档案归档范围和保管期限 1、凡具有长远利用价值的教学档案定为“永久保存”。 2、凡在较长一段时期内具有利用价值的教学档案定为“长期保存”，“长期保存”的年限为15年以上直至不用。3、凡在短时期内具有利用价值的教学档案定为“短期保存”，“短期保存”年限为5年直至不用。具体归档范围及其保存年限见附件2。六、不存档的文件材料1、上级有关教学的不办文件；2、上级有关教学的未定稿文件；3、无查考利用价值的事务性、临时性文件；4、非隶属单位抄送的不需办理、无参考价值的文件；5、校内其他单位发来的无保存价值的文件；6、与校外单位交流的材料。七、学校档案室存档文件1、各级各专业人才培养计划；2、学生毕业成绩单；3、学科（专业）论证、评估、申报、审批材料；4、上级行政部门和教育主管机关颁发的有关教育、教学、招生、就业等方面的条例、规定、办法等文件和材料；5、上级行政部门和教育主管机关下发的重要通知、工作计划等。 附件1：教学档案整理要求1、归档教学档案应按照档案工作规范化的要求，整理组卷，编排页号（或件号），填写卷内目录，检查、装订、签字装入档案柜，做到档案边形成边收集。2、教学档案一般按教学年度或学期立卷。每学年（学期）初两个月内完成立卷。3、立卷应按照归档范围归类，案卷的题名(标题)要确切，要能简明地反映卷内文件材料的内容；卷内文件材料要逐件在目录上登记，并逐页编号；每卷厚薄适中，要做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐牢固。已立卷的档案，要按检索序目存放，同时在电脑中进行储存，使查找存取方便。4、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 5、卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。 6、各种材料大小均为A4纸或正规稿纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。 7、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号章，按顺序填写件号。 8、填写卷内目录及备考表。 9、填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。 10、凡属归档的教学材料必须内容准确、纸质优良、格式统一、书写规范、字迹工整，一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，严禁圆珠笔、复写字迹书写，签字盖章手续要完备。10、注意档案防潮、防火、防污、防虫害。11、档案保存格式（1）原始材料：手写稿的纸张采用学院信笺纸，打印稿的纸张为A4纸，第一页手写注明文件或材料的名称、撰写人、撰写人所在系（部）或教研室、撰写日期等。（2）复印件（包括传真件）：必须字迹清晰，纸张大小、内容与原材料一致。（3）电子文档：电子文件和相关说明等依据规定的格式做两套备份存储归档。一套封存保管，一套供查阅使用。归档光盘应精心保存，不得擦、划、触摸记录涂层，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。光盘应放置在防磁的材料柜中，注意防震、防尘、防光、防潮、防火，远离热源和强磁场，并与有害气体隔离。电子档案应分类存放。光盘应按照年度、类别和顺序排放。附件2：档案归档范围和保存期限 (一)教务处归档范围和保存期限一级类目二级类目 保存期限上级文件上级行政和教育主管部门颁发的有关教育、教学、招生、就业等方面的条例、规定、办法等文件和材料永久保存上级行政和教育主管部门下发的重要通知、工作计划等长期保存综合性教学文件和材料学校教学工作发展规划、实施计划永久保存学校制定的教学工作条例、规章制度、教学工作规范、规定和办法等永久保存学校教学工作年度计划、总结长期保存学校召开的教学工作会议、教学工作例会的记录、纪要等材料长期保存教务处年度工作计划、总结长期保存学校教学工作中形成的各种总结汇报材料长期保存网络为教学服务方案、教务处网络建设材料长期保存运动会、军训材料长期保存各种教学统计报表长期保存系（部）、处（室）报送教务处的各类教学报告、材料等短期保存学科（专业）建设课程建设学科（专业）论证、评估、申报、审批材料永久保存学校各专业人才培养计划永久保存教学各主要环节质量标准（教学大纲）永久保存学校学科（专业）、课程建设规划、建设情况、总结材料等长期保存学校重点学科（专业）、重点课程建设材料长期保存区级骨干示范专业建设材料长期保存区级精品课程建设材料长期保存学校公共选修课材料长期保存教学运行校历、学期教学进程表、课程表、任课教师名单、临时调课通知等长期保存学年任务一览表长期保存教学任务书长期保存教学计划执行中的修改申请报告、批示、调整结果长期保存教学工作量统计材料长期保存实践教学实验（实训）中心（室）、实习基地一览表长期保存实习基地论证、评估、申报、审批材料长期保存实验（实训）室、校内外实习基地建设发展规划、方案、管理办法、总结材料等长期保存实习基地情况介绍、实习基地考评材料等长期保存实验、实训、生产实习（顶岗实习）计划和安排长期保存实验、实训、课程设计、生产实习（顶岗实习）毕业设计教学管理文件及相关资料长期保存职业技能培训和职业资格证书各专业职业资格（技能）证书统计表（职业资格、技能种类、证书颁发部门）永久保存学生获取专业职业资格（技能）证书情况统计表长期保存我校考评员统计表长期保存教学监控教学检查文件、材料、总结长期保存学生评教材料长期保存学生信息员反馈材料短期保存校领导、教务处长听课记录短期保存学校教学督导名单、工作制度及督导简报、听课记录等长期保存教代会有关教学工作提案的办理结果短期保存教材建设各专业使用教材情况一览表长期保存使用教材样书、校级优秀教材简介和样书（存于系部）长期保存我校教师主编、参编的公开出版教材、自编教材、指导书（讲义）等永久保存教材建设及教材管理材料长期保存教材发放登记短期保存教材征订单短期保存现代教学技术自制声像多媒体材料、多媒体课件、网络教学材料等永久保存多媒体教室一览表、多媒体课表等长期保存现代教学技术培训材料长期保存教学研究与改革开展教学改革的方案、措施以及实施情况永久保存区级教学改革项目立项材料长期保存校级教学改革项目立项材料长期保存教学改革项目结题材料长期保存区级教学成果评奖材料长期保存校级教学成果评奖材料长期保存考试在校学生成绩册永久保存考试试题、评分标准及参考答案永久保存学校试题库建设永久保存学生各类考试安排、考试总结长期保存学生补考名单及补考安排短期保存学生参加计算机等级考试名单、成绩统计表长期保存学生参加外语等级考试名单、成绩统计表长期保存教学和教学管理队伍建设教学机构设置永久保存教师队伍情况统计表（分各系部、教研室教师自然状况统计表）永久保存教学管理队伍情况统计表（教务处、系部管理人员情况统计表、名册）永久保存教务处教学管理人员进修学习、业务培训材料长期保存教务处人员年度考核材料长期保存各级、各类优秀教学单位、教师评选材料长期保存各级、各类优秀教学管理单位、优秀教学管理工作者评选材料长期保存教学经费教学经费预算长期保存教学经费使用计划长期保存评估工作专升本评估材料永久保存高职人才培养工作评估材料永久保存技工、技师评估材料永久保存其他应该保存的其它教学资料及文件长期保存 (二)系（部）归档范围和保存期限一级类目二级类目 保存期限上级文件上级行政和教育主管部门颁发的有关教育、教学、招生、就业等方面的条例、规定、办法等文件和材料永久保存上级行政和教育主管部门下发的重要通知、工作计划等长期保存综合性教学文件和材料学校制定的教学工作条例、规章制度、教学工作规范、规定和办法等永久保存系（部）制定的教学工作制度、教学工作规范、规定和办法等永久保存系（部）教学工作年度计划、总结长期保存系（部）召开的教学工作会议记录、纪要等材料长期保存年度工作计划、总结长期保存系（部）教学工作中形成的各种总结汇报材料长期保存系（部）报送教务处的各类教学报告、材料等长期保存学科（专业）建设课程建设学科（专业）论证、评估、申报、审批材料永久保存专业人才培养计划永久保存教学各主要环节质量标准（教学大纲）永久保存学校学科（专业）、课程建设规划、建设情况、总结材料等永久保存校级重点学科（专业）、重点课程建设材料长期保存系重点学科（专业）、重点课程建设材料长期保存区级、校级骨干示范专业建设材料长期保存区级、校级精品课程建设材料长期保存校级公共选修课材料长期保存本系（部）开设课程及所选用的教材（含CAI软件教材）目录长期保存教学运行校历、学期教学进程表、课程表、任课教师名单、临时调课通知等长期保存系（部）教学任务一览表长期保存教学任务书、教学日历、课程小结长期保存教学计划执行中的修改申请报告、批示、调整结果长期保存教学工作量核算统计材料短期保存实践教学实验（实训）中心（室）管理制度永久保存实验、实训、实习考核办法永久保存实验（实训）（室）、实习基地一览表长期保存实习基地论证、评估、申报、审批材料长期保存实验（实训）室、校内外实习基地建设发展规划、方案、建设、总结材料等长期保存实习基地情况介绍、实习基地考评材料等长期保存实验、实训、生产实习（顶岗实习）计划和安排长期保存实验、实训、课程设计、生产实习（顶岗实习）毕业设计教学文件及相关资料长期保存学生实验、实训、生产实习（顶岗实习）、课程设计、毕业设计（论文）原始成绩毕业2年优秀实习报告、课程设计、毕业设计（论文）长期保存职业技能培训和职业资格证书各专业职业资格（技能）证书统计表（职业资格、技能种类、证书颁发部门）永久保存学生获取专业职业资格（技能）证书情况统计表长期保存职业技能培训相关材料长期保存教材建设使用教材情况一览表永久保存使用教材样书、校级优秀教材简介和样书长期保存本系教师主编、参编的公开出版教材、自编教材、指导书（讲义）等永久保存教材建设及教材管理材料长期保存教材征订单短期保存现代教学技术自制声像多媒体材料、多媒体课件、网络教学材料等长期保存教学研究与改革系（部）教学改革的方案、措施以及实施情况长期保存教学改革项目立项材料长期保存教学改革项目结题材料长期保存教学成果评奖材料长期保存系（部）教研活动、教研室活动记录短期保存考试学生成绩册永久保存考试试题、评分标准及参考答案永久保存试题库建设永久保存学生考试试卷毕业2年教学监控教学检查文件、材料、总结长期保存系（部）、教研室主任、教师听课记录短期保存系（部）、教学督导名单、工作制度及活动情况长期保存系（部）人员、教师队伍（分教研室）自然状况统计表长期保存系（部）人员、教师年度考核材料长期保存评优上报材料长期保存教学经费教学经费预算长期保存教学经费使用计划长期保存评估工作专升本评估材料永久保存高职人才培养工作评估材料永久保存技工、技师评估材料永久保存其他应该保存的其它教学资料及文件长期保存（三）教研室、实验室归档范围和保存期限一级类目二级类目保存期限教学管理文件学校、系（部）、教务处下发的相关教学文件永久保存师资队伍教研室（实验室）成员基本情况长期保存教师个人业务材料（教学工作总结、获奖、学术活动、进修学习等材料）永久保存教学工作(理论、实践)专业人才