岗位说明书的编写技巧PPT课件

岗位说明书的编写技巧 2 0岗位分析概述 工作分析 又称岗位分析或职位分析 是指获取与职位有关的详细信息的过程 即了解一种职位并以一种格式把这种信息描述出来 从而使其他人能了解这种职位的过程 职位分析主要回答两大问题 第一 某一职位上的人应该做什么 第二 什么样的人来做最适合 2 0岗位分析概述 岗位分析 岗位说明书 过程 结果 分析岗位而不是分析具体个人澄清任职者与其主管的不同角色防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与 双方同意工作分析过程中不要使用非法手段获取信息工作分析内容应避免任何歧视性条款 岗位分析的注意事项 2 0岗位分析概述 3 0工作分析的信息 3 1需收集的信息 5W1H What 该岗位具体做些什么Why 该岗位的意义何在Where 工作发生的地点或环境When 工作时间的特性Who 什么样资格的人才能承担该工作How 他是如何履行该职责的 3 0所需的信息及收集方式 3 1需收集的信息 工作内容是什么 责任者是谁 工作职务及其工作环境条件等工作时间规定怎样操作及操作工具是什么 工作有哪些权限 为什么要这样做 任职资格要求 如教育 专业 技能要求是什么 与相关职务工作人员的关系是什么 目录 体系与定位岗位分析概述所需信息及收集方式岗位分析步骤岗位说明书编写技巧岗位说明书的运用 5 0岗位说明书的编写技巧 先将部门职能按预先设计的岗位进行分解 形成各岗位的职责模块 5 1说明书及条目的整体规划 按职能分解及工作流程编写 在职责模块下列出所有具体的工作 每一工作可以遵循P D C A的思路来编写 编写时注意动词的使用 如拟订不要写成制定 协助不要写成负责 详见后页 5 0岗位说明书的编写技巧 5 1说明书及条目的整体规划 按PDCA循环 例 5 0岗位说明书的编写技巧 5 1说明书及条目的整体规划 按PDCA循环 例 5 0岗位说明书的编写技巧 5 1说明书及条目的整体规划 按工作流程 如果有 例 5 0岗位说明书的编写技巧 5 2职责条目表达及方法技巧 活动 输入 输出 过程方法 岗位说明书中的 见证表单 文档 过程方法 主语 谓语 宾语 主语隐含 在职责描述中一般省略 5 0岗位说明书的编写技巧 5 2职责条目表达及方法技巧 如职责 编写项目 课题计划书 任务书 除一般省略主语外 有时也加上 依据 按照 根据 等词语表示 输入 如职责 根据财务部的报废通知销帐 主 谓宾表达方式 动词 5 0岗位说明书的编写技巧 5 3动词的使用 5 0岗位说明书的编写技巧 负责制定批准审阅准备提出建议检查开发指导评估编制实施审定监督审批指导接待走访收集确保审核制定编写承担拟订办理草拟计算统计督促起草购买检测决定建议分析设计回答汇总报告安排研究建立参与核对抄写传送确认提供确定考查总结协助布置调查完成巡查预测修改保持汇报发放验收整理保管登记签订 常见动词 5 3动词的使用 权限角度 拟订制定 审核修订核对 审批批准 发布颁发下达转发 5 0岗位说明书的编写技巧 5 3动词的使用 承办 不加 组织 协助 参与 配合 加 加 加 加 5 0岗位说明书的编写技巧 参与程度角度 5 3动词的使用 组织 指挥 执行 实施 落实 5 0岗位说明书的编写技巧 P和D的角度 指导 编制 建立 计算 草拟 接待 收集 5 3动词的使用 检查 监控 监督 督导 5 0岗位说明书的编写技巧 C的角度 检测 5 3动词的使用 解决 纠正 改进 改良 改善 5 0岗位说明书的编写技巧 A的角度 5 3动词的使用 5 0岗位说明书的编写技巧 其它角度的动词 思考行为 研究 分析 评估 发展 建议 倡议 参与 推荐 计划直接行动 组织 实行 执行 指导 带领 控制 监管 采用 生产 参加 阐明 解释 提供 协助上级行为 许可 批准 定义 确定 指导 确立 规划 监督 决定管理行为 达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督专家行为 分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价下级行为 检查 核对 收集 获得 提交 制作 5 3动词的使用 5 0岗位说明书的编写技巧 5 2职责条目表达及方法技巧 5 2 3动词的使用 其它角度 针对制度 方案 计划等文件 编制 制订 拟定 起草 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息 资料 调查 研究 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理关于某项工作 上级 主持 组织 指导 安排 协调 指示 监督 管理 分配 控制 牵头负责 审批 审定 签发 批准 评估 5 0岗位说明书的编写技巧 管理人员与非管理人员 对于管理人员 多用概括性词汇 如组织 领导 进行 审核 考察 决定 指挥 指导 建立 批准等 对于非管理人员 多为具体动作词汇 如 操作 倾倒 开动 填制 计算 发放 检查 运送等 最后一项可统一表达为 完成上级领导交办的其它任务 5 3动词的使用 使用的词语必须非常清晰 以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容 模糊不清或有各种理解的词语应避免使用 例如 进行 开展 做好 处理 等动词没有具体指出工作的具体内容 对于 尽可能多的 典型的 复杂的 困难的 一类的形容词 不同的人会有不同的理解 如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项 5 0岗位说明书的编写技巧 5 4编写注意事项 用语要清晰 抓好企业文化建设 营造积极向上 团结奋进的氛围 增强企业的凝聚力和竞争力 反映青年的要求和呼声 维护青年的合法权益做好安全保卫工作尽可能多地收集市场信息 尽量避免使用 负责 动词 的表述方法例如 负责组织 负责编制 负责提出 一类的表述就不规范 应当直接表述为 负责 编制 提出 如 组织公司年度经营管理会议组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作 5 0岗位说明书的编写技巧 避免使用 负责 动词 5 4编写注意事项 以下动词可以和其他动词搭配使用组织 协助 配合 参与 例如 组织制定 配合制定 参与制定 负责 一词要慎用 5 0岗位说明书的编写技巧 动词的搭配使用 组织对现场情况的调查 协助解决生产过程存在的问题参与制定年度综合计划参与评审供应商 5 4编写注意事项 5 0岗位说明书的编写技巧 尽量以动词开头 5 4编写注意事项 5 0岗位说明书的编写技巧 用语要简洁 5 4编写注意事项 5 0岗位说明书的编写技巧 5 4基本信息撰写技巧 职位名称 明确 具体 不能使用含糊 通称之名称以下哪些名称是职位名称 经理 库存控制员 文员 市场专员 培训主管 秘书 工程师 岗位代号 HRM非计算机化可免 5 0岗位说明书的编写技巧 5 5任职资格撰写技巧 任职资格 工作规范 应职要求 雇佣标准 岗位对人的要求作用 职位价值评估 人员招募 培训开发的重要依据基本界定方法 专家判断法 统计方法 能力模型有的国家有国家标准和职位能力常模是对任职者的要求 不是针对现有人员的要求发展阶段 地域 行业 战略等不同的企业 对于同一类职位的任职资格条件要求相去甚远 实事求是最为重要存在雇佣的最低标准 出色胜任的任职资格标准两种标准 可采取适度偏高原则职位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能 学习型组织 5 0岗位说明书的编写技巧 5 5任职资格撰写技巧 工作经验同行业工作经验如 物业管理行业工作2年以上同职位工作经验 如 从事财务经理岗位工作2年以上其它特定公司的工作经验如 2年以上上市公司工作经验 1年以上外资企业工作经验等专业技能所必需的工作磨练如 2年以上财务或证券工作经验更多为以上的结合 具有2年以上物业管理行业财务经理工作经验 5 0岗位说明书的编写技巧 5 5任职资格撰写技巧 培训经历主要指脱产培训或专门培训 党的基本知识 基本理论学习1个月以上 企业管理知识培训2周以上 财务管理培训物业管理知识培训 5 0岗位说明书的编写技巧 5 5任职资格撰写技巧 知识 技能 能力明确的证书要求如会计证 律师证 锅炉工上岗证 计算机等级证书等 如果没有这方面要求 则略去 不用写 无证书要求 基本知识 素质方面的要求 应具备企业管理专业背景 应具备较强文字表达能力 要求具有高等数学知识 要熟练掌握MS Office系列软件的使用 具备较强的外语水平 等能力方面 应具备较强的协调能力 处理人际关系的能力 应具备倾听敏感性 能捕捉到谈话对象的内心变化 5 0岗位说明书的编写技巧 5 5任职资格撰写技巧 身体条件 体能要求无特殊要求久站久坐强壮视力身高1 75M以上精力高度集中 要求身体健康 其实就是 无特殊要求 明确的证书要求如会计证 律师证 锅炉工上岗证 计算机等级证书等 如果没有这方面要求 则略去 不用写 无证书要求 5 0岗位说明书的编写技巧 5 6其它注意事项 从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书 而不用一