房友使用手册.doc

内网“房友”系统使用说明详解本手册通过口语化的语言，通过表格、图示的形式并辅以大量例子进行了详细直观的解释。软件的启用和登录双击 即可进入软件系统。接下来就会进入登录界面：操作步骤：选择部门 选择该部门的员工 输入密码 点击“登录”（如果是刚注册的用户名没有密码，可直接登陆）密码修改：进入房友系统后，在主菜单中选择【文件个人资料】，打开“个人资料”对话框。当前用户可以在正确输入其旧密码之后，修改并保存其新的登录密码，下次登录时需使用新的密码。（新用户无须输入旧密码）进入系统进入系统后就会直接出现以下这个界面：业务提醒窗口就会自动弹出，里面有公司最新的新闻公告、房源跟进提醒和客源跟进提醒这三部分的内容。只要双击标题就可以直接打开查看标题的内容。点击“关闭”，就可以关闭该窗口。系统默认的界面是房源列表界面，你就可以看到公司所有部门近三个月的所有有效的房源。第一章 房源管理 业主提供的出租出售信息统称为“房源”；买家或租客提供的求租求购信息统称为“客源”。1.1房源登记 在主菜单中选择【房源管理房源列表】，打开房源列表窗口。 房源列表窗口下图为房源列表窗口的主操作界面。包括五个区域：（1）最上面是“工具栏”，使用其按钮可进行相应操作（鼠标停在按钮上会提示其用途）；（2）工具栏下面是“查询条件区”。在该区填写房源查询条件，用查询按钮执行查询，用按钮清除查询条件；用按钮对该区上下缩放；（3）中间是“查询结果区”，显示根据条件查询出来的房源结果列表；（4）最下面左边是“摘要信息区”，显示当前选中房源的名称、价格、业主、备注和业务员信息；（5）最下面右边是“跟进记录区”，显示当前选中房源的所有跟进记录。 房源登记、修改和删除增加：在房源列表窗口的工具栏上点击 新增房源按钮，打开房源登记窗口。填写相关栏目，然后点击保存按钮，保存新的房源记录。n 城 区：选择新房源所在的城区(可用上下箭头键浏览，回车键选定并跳到下个栏目，下同)。n 片 区：选择新房源所在的片区，可不必选此项。后面填写楼盘字典后，此栏目会自动选中楼盘字典所在的片区。n 楼盘字典：输入拼音缩写，如要“彩福大厦”，则可输入“cfds”或“cf”，会显示符合拼音的楼盘字典名称列表，用上下箭头键选择后回车选定。当选定楼盘字典后，片区、用途、类型、建房年月、管理费等栏目自动填入楼盘字典预设内容。n 栋座位置：前面填写楼盘字典后，进入此栏目会显示其栋座的名称，可从中选择栋座名称，或直接输入楼盘所在位置描述。若在业务设置管理选项中设置“必须从已有栋座中选择”，则只能选择而不能自行输入位置描述，参见第2章第2.5节。n 房 号：填写房源的房号。房号必须包含有楼层信息，如3楼01房必须输入0301，不能简单输入01然后在楼层输入3，否则会产生重盘。系统会根据房号自动计算出楼层。n 交 易：房源委托交易类型，分出售、出租、租售三种。n 状 态：房源的当前状态，分有效、预定、已售、我售、已租、我租、收购、暂缓、未知、无效七种。“我售”和“我租”表示该房源已由我公司出售或出租。“暂缓”表示业主登记后又改变主意暂时不售或不租。n 加 密 房：打勾指定该房源为加密房，没有“加密房”查看权限的员工看不到该房源的房号、业主姓名和电话。加密房常用来保护开发房源的业务员的积极性。n 推 介 房：打勾指定该房源为推介房，在房源列表的!列会显示惊叹号表示该盘是推介房。n 特 别 房：打勾指定该房源为特别房，在房源列表的T列会显示T号表示是特别房。没有“特别房”查看权限的员工看不到房号、业主姓名和电话，打不开该房源的详细窗口。n 房源编号：房源保存成功后自动生成的流水号，按部门计数递增，格式为“XX999999”，其中XX为部门符号，999999为序号数字，每部门共可容纳一百万条房源。如皇岗分行，其前缀为HG，则其该部门的第1个房源的编号为HG000001；彩田分行的第18个房源为CT000018，依此类推。关于部门的编号前缀的设置参见第2章第2.1节。房源编号也可手工输入，请到业务设置管理选项中设置。n 交房日期：业主在委托时房子可能还未腾出，用该日期描述房子真正可交付租客或买家的时间。修改：点击旁边的倒三角 ，就会出来一个下拉菜单，在下拉菜单中选择“修改房源”，然后修改、保存即可。或者直接左键双击要修改的房源，然后在弹出的窗口中修改保存也可。删除：房源的录入员工不可以删除自己录入的房源，如需删除要找上级主管，各部门的主管或者经理可以删除本部门的房源。删除的房源会进入“实用工具”中的“回收站”。在回收站中才能将房源永久删除。【注意】： 楼盘字典、栋座位置、房号、业主为必填栏目。 当选择用途为“厂房”或“商铺”时，部分栏目会做相应改变。 如果两个房源的楼盘字典、栋座位置、房号、交易四项相同，我们认为是重盘。重盘不予保存。其中如果原来房源的交易方式是“租售”，则不能录入同名的“出租”或“出售”房源，系统也会认为它们是重盘。1.2房源查询以下显示的是房源列表界面。系统默认的界面是房源列表界面，你就可以看到公司所有部门近三个月的所有有效的房源。以下就查询功能进行介绍。 快速查询在房源列表窗口的工具栏上点击全部/出售/出租/状态按钮，可以快速查询对应交易方式和状态的房源；也可以下拉选定时间范围进行查询。在房源列表窗口选中某条房源，然后点击鼠标右钮，会弹出快捷菜单，可使用上面的快查XXXX菜单进行快速查询。 组合查询在房源列表窗口的查询条件区点击(或)按钮，或者是单击倒三角旁边的空白区域，可让查询区展开或收缩。在查询区设置多个查询条件，然后点击查询按钮执行查询，结果显示在下面列表中。例如，要查询“幸福家园”中2房的房源，则在主条件栏(查询按钮左边)中填入“xf”或“xfjy”，选定“幸福家园”，在户型栏目中选定“2房”，然后点击查询按钮执行查询。其他查询依此类推。主条件栏的下面是附加条件栏，也可填入文字内容作为查询条件。它与主条件的关系由或者检查框决定，若打勾，则表示主条件和附加条件是“或者”关系，不打勾则是“并且”关系。例如，客户要查“幸福家园”或“世芳豪庭”的房源，可使用或者关系；客户要查“幸福家园”并且业主为“张先生”的楼盘，则可使用并且关系。如果要进行下一次查询，想重新设置查询条件，可以点击的按钮(查询按钮右边)清除原先的查询条件，然后再输入新的条件进行查询。1、“交易”，交易下拉框中有出租、出售、租售和全部四个选项。系统默认为“全部”。2、“状态”选框，要特别注意，系统默认的情况下是“有效”，在默认的情况下，只能查询到“有效”的房源。想要查询所有的房源必须选择“全部”状态。3、“日期”这一选框中，同样要特别注意，系统默认状态的委托日期是最近三个月。如果你录入的委托日期不在系统默认的委托日期之内，就无法显示你所要查询的房源。想要查询所有的房源，只要在“日期”中，左键单击“委托日期”，在下拉框中选择“全部”就可以了。 4、 这个是“部门”选框是用来选框是用来选择员工所在的部门的。选择相应地部门就可以查询到该部门某一状态（系统默认有效状态）下的，某段时间（系统默认为近三个月）的房源信息。 5、这个是“员工”选框是用来选择某一部门相应地员工的，选择某一员工，就可以看到该员工录入的房源了。 过滤查询房友中介软件在房源/客源列表中有“可见即可查”的功能。在房源列表窗口选中某条房源，并点击某列(即某单元格)，然后点击鼠标右钮，会弹出快捷菜单，上面有过滤AA=XXXX的菜单，AA是单元格所在列名，XXXX是单元格的内容。例如：例1：选中列表中某房源，用鼠标左键点击城区列的某一格，如“朝阳”，点击右键弹出菜单，显示过滤条件“过滤城区=朝阳”，选择后将显示朝阳的所有房源；过滤城区=朝阳清除所有过滤条件发布到网上房客会客源快速配对快登和平街房源快查管理员房源快查系统管理组房源添加到房源收藏夹从房源收藏夹中去除例2：选中结果列表中某房源，鼠标左键点击户型列的某一格，如“2-2-1-1”，点击右键弹出菜单，显示过滤条件“过滤户型=2房”，选择后将显示朝阳的所有2房房源。过滤房型=2清除所有过滤条件发布到网上房客会客源快速配对快登和平街房源快查管理员房源快查系统管理组房源添加到房源收藏夹从房源收藏夹中去除例3：选中结果列表中某房源，用鼠标左键点击业务员列的某一格，如“高宁”，点击右键弹出菜单，显示过滤条件“过滤业务员=高宁”，选择后将显示高宁所录入的朝阳2房房源。过滤业务员=高宁清除所有过滤条件发布到网上房客会客源快速配对快登和平街房源快查管理员房源快查系统管理组房源添加到房源收藏夹从房源收藏夹中去除以下显示的就是由条件“朝阳”+“2房”+“高宁”所搜寻出来的最后结果：若要重新设过滤条件，请点击按钮，或选择右钮弹出菜单中清除所有过滤条件项目。1.3房源查看 用户自选列在房源、客源列表窗口的工具栏有 自选列按钮，用户可以选择自己关心的数据列进行显示，将其它不常用的列隐藏起来。每个用户均可以定义自己的个性化列显示设置。 资料栏隐藏或显示在房源、客源列表窗口的工具栏有 资料区按钮，点击可显示或隐藏资料区(包括摘要信息区和跟进记录区)。 点击列标题排序在房源、客源列表，或其他记录列表中，用鼠标点击某列的列标题，即所有数据按该列由小到大重新排序；再次点击，则由大到小倒过来排序。 我的房源簿在某期间内，业务员可能仅重点关注某几个房源，这时可以将这些房源放入“我的房源簿”中，放置的办法是选中房源，点击鼠标右钮弹出菜单， 选择添加到我的房源簿， 完成后在该条房源的列会显示别针“”标志。 摘要信息区在房源列表窗口中，当用鼠标点击某条房源，会以深兰色底色显示选中状态。这时，房源列表下面的摘要信息区和跟进记录区(合称资料区)分别显示该房源的简要信息和跟进记录。简要信息区显示当前选中房源的名称、价格、业主、备注和业务员信息。【注意】： 如果选中房源是加密房，当前用户没有查看此加密房的权限，则不显示业主和房号。 若在业务设置组织机构中业务员登记有电话，将鼠标停在简要信息区的业务员姓名上面，会显示该业务员的电话，便于其他业务员与之联系。 跟进记录区/详细资料区跟进记录区，显示当前选中房源的所有跟进记录。点击跟进记录区右边的看详细按钮，可显示该房源的详细资料。这时看详细按钮会变成看跟进按钮，即该区域可切换显示跟进记录和详细资料。【注意】： 看详细按钮显示房源详细资料的作用等同于鼠标双击打开房源详细资料窗口。 若在显示房源详细资料时，第一行结尾显示“”符号，表示该房源有跟进记录；若显示“”符号，表示该房源有照片，可使用看照片按钮查看照片。 房源详细资料窗口用鼠标双击房源列表中的某条房源，打开该房源的详细资料窗口。在该窗口的左下角有浏览箭头按钮，使用它们可以滚动翻阅房源的详细资料。房源的详细资料窗口包括房源资料、跟进记录和广告/成交三个页面，鼠标点击可以翻约不同页面。在广告/成交页面，底部是该房源的操作信息记录，包括登记人、登记时间、(最后)修改人、(最后)修改时间和最后跟进时间。1.4跟进记录 房源跟进记录业务员经常性地与业主、租客或买家进行沟通，以取得房源或客源的更新信息，并将这些更新信息记录到电脑中，这些记录称为“跟进记录”。在两个地方可以输入房源跟进记录：1. 在房源列表窗口的跟进记录区右边有写跟进按钮，可以添加选定房源的跟进记录；2. 在房源详细窗口的跟进记录页面，点击新增跟进记录按钮可以添加该房源的跟进记录。添加跟进记录时，系统自动填写业务员栏目为当前用户名称，并自动填写跟进时间。若要设置提醒功能，可以将“下次提醒”检查框打勾，填写提醒日期、提醒内容和提醒范围。当到达提醒日期时，被提醒用户登录系统时，业务提醒窗口会显示该条目。用户可双击并进行处理，以后系统将不再做提醒；否则下次该用户登录时该条目将再次出现在业务提醒窗口中。 跟进列表窗口在主菜单中选择房源管理跟进记录 ，打开房源跟进列表窗口。可以根据跟进日期、部门、业务员、关键字等进行查询。部门、业务员的跟进数量统计在业绩排行榜中显示。1.5跟进任务经理给业务员安排跟进任务，盘活库存房源。经理可在房源列表中选择要分配跟进任务的房源，指定执行任务的业务员、执行日期、任务说明等，批量(或单条)生成跟进任务。业务员可以查阅自己的跟进任务安排，根据经理指示对业主进行跟进，登记跟进记录，并将已完成的任务转为已完成状态。经理可以随时查阅业务员的任务完成情况。 分配跟进任务有两种方式可以分配房源跟进任务：1. 批量分配任务。在房源列表窗口中有列，选择要分配跟进任务的房源，在此列打勾；或者双击列标题以选定当前全部房源。然后用工具栏上的 选定列按钮清除未选房源；接着用工具栏的 跟进任务按钮批量分配跟进任务。2. 单条分配任务。在房源详细窗口的跟进记录页面，点击分配跟进任务可以分配该房源的跟进任务记录。 完成跟进任务在主菜单中选择房源管理跟进任务 ，打开跟进任务列表窗口，默认显示当前用户的跟进任务记录。跟进任务只能由任务执行人自己完成。鼠标双击跟进任务记录，打开房源窗口，接着双击打开跟进任务窗口。将“任务已完成”检查框打勾，系统自动填写任务完成人和完成日期，点击保存按钮。1.6成交记录若房源已成交，当事人的主管或经理登记成交记录，输入相应买家(租客)信息、佣金信息。登记某房源的成交记录后，自动提醒将该房源转换为“已售”、“我售”、“已租”、“我租”等状态。 登记成交记录在房源列表窗口中，双击要登记成交记录的房源，打开房源详细窗口。在房源详细窗口的广告/成交页面，点击新增成交记录可以添加该房源的成交记录。 n 成交编号：填写成交编号，编号前缀自动填入(前缀在业务设置管理选项中定义)。n 交 易：选择成交方式，出租还是出售。n 业主姓名：系统自动从房源中取得并填入。n 客户姓名：填写买家或租客的姓名和电话。n 成交金额：填写该房源出售或出租的价格。n 业主应收：填写公司应向业主收取的佣金(手续费)金额。n 客户应收：填写公司应向买家或租客收取的佣金(手续费)金额。n 业主已收/客户已收：已收金额 = 收款记录金额之和n 业主未收/客户未收：未收金额 = 应收金额 - 收款记录n 业绩分成：在业绩分成页面可以选择多达六个分成人，并填写分成比例和分成说明。该业绩分成结果将在业务动态业绩排行榜中体现出来，参见第5章第5.1节。 审核成交记录审核功能用来确认成交记录的内容正确无误。成交记录在审核后不能再被修改，成交记录审核后才能进行收款操作。用户必须有“成交审核”的权限才能进行成交记录的审核操作。若成交记录审核后发现内容有误，需要使用反审核按钮，将状态从“已审核”强制改为“未审核”，然后才能对内容作更改。用户必须有“成交反审核”的权限才能进行成交记录的反审核操作。1.7房源照片在房源列表窗口的右下角，有看照片按钮，点击打开房源照片窗口，可进行照片的查看和编辑操作。若已有多张照片，可用 浏览按钮翻阅，可以使用发表评论按钮对照片发表意见。若要新增照片，则按照以下步骤：1. 将房源照片事先保存为JPG或GIF格式的文件，如“XXXX.JPG”；2. 在房源列表窗口中选择该房源，点击看照片按钮打开照片窗口；3. 在照片窗口中按 新增照片按钮，打开新增照片窗口；4. 填写照片名称和序号，点击 浏览文件按钮选中照片文件“XXXX.JPG”；5. 点击保存按钮。【注意】： 由于照片比较占用电脑硬盘和内存空间，在不影响查看的前提下，使用PhotoShop、“画图”等处理工具将照片尽量缩小，一张照片的文件大小最好不要超过50K。 第二章 客源管理业主提供的出租出售信息统称为“房源”；买家或租客提供的求租求购信息统称为“客源”。在本章将详述客源的登记、查询，客源跟进、跟进任务分配的操作。2.1 客源登记在主菜单中选择客源管理客源信息 ，打开客源列表窗口。 客源列表窗口下图为客源列表窗口的主操作界面。包括五个区域：(1) 最上面是“工具栏”，使用其按钮可进行相应操作(鼠标停在某按钮上会提示其用途)；(2) 工具栏下面是“查询条件区”。在该区填写客源查询条件，用查询按钮执行查询，用按钮清除查询条件；用按钮对该区上下缩放；(3) 中间是“查询结果区”，显示根据条件查询出来的客源结果列表；(4) 最下面左边是“摘要信息区”，显示当前选中客源的客户、求租(购)内容、备注和业务员信息；(5) 最下面右边是“跟进记录区”，显示当前选中客源的所有跟进记录。 客源登记在客源列表窗口的工具栏上点击 新增客源按钮，打开客源登记窗口。填写相关栏目，然后点击保存按钮保存新的客源记录。n 客 户：填写客户(买家或租客)名称、电话、职务等信息n 交 易：客源委托交易类型，分求购、求租、租购三种。n 状 态：客源的当前状态，分有效、预定、已租、已购、暂缓、无效五种。n 城 区：选择客户求购(租)的城区。n 片 区：选择客户求购(租)的片区。n 位 置：输入客户求购(租)的具体位置，可输入拼音缩写从楼盘字典中选取。n 楼 层：填写楼层范围，可以文字描述，如“2-3层”等。n 面 积：填写面积范围。n 价 格：填写价格范围。n 加 密 客：打勾指定该客为加密客，没有“加密客”查看权限的员工看不到该客的客户姓名和电话。加密客常用来保护开发客源的业务员的积极性。n 推 介 客：打勾指定该客为推介客，在客源列表的!列会显示惊叹号表示该客是推介客。n 客源编号：客源保存成功后自动生成的流水号，按部门计数递增，格式为“XX999999”，其中XX为部门符号，999999为序号数字，每部门共可容纳一百万个客。如皇岗分行，其前缀为HG，则其该部门的第1个客源的编号为HG000001；彩田分行的第18个客源为CT000018，依此类推。客源编号也可手工输入，请到业务设置管理选项中设置。【注意】： 客户姓名为必填栏目。2.2客源查询 快速查询在客源列表窗口的工具栏上点击全部/求购/求租/其他按钮，可以快速查询对应交易方式和状态的客源；也可以下拉选定时间范围进行查询。 组合查询客源的组合查询功能类似于房源查询。 过滤查询客源的过滤查询功能类似于房源查询。2.3客源查看客源的查看操作类似于房源查看。2.4跟进记录客源的跟进记录操作类似于房源跟进记录。2.5跟进任务客源的跟进任务操作类似于房源跟进任务。2.6成交记录若房源已成交，业务员或经理登记成交记录，输入相应买家(租客)信息、佣金信息。登记某房源的成交记录后，自动提醒将该房源转换为“已售”、“我售”、“已租”、“我租”等状态。 登记成交记录在房源列表窗口中，双击要登记成交记录的房源，打开房源详细窗口。在房源详细窗口的广告/成交页面，点击新增成交记录可以添加该房源的成交记录。 n 成交编号：填写成交编号，编号前缀自动填入(前缀在业务设置管理选项中定义)。n 交 易：选择成交方式，出租还是出售。n 业主姓名：系统自动从房源中取得并填入。n 客户姓名：填写买家或租客的姓名和电话。n 成交金额：填写该房源出售或出租的价格。n 业主应收：填写公司应向业主收取的佣金(手续费)金额。n 客户应收：填写公司应向买家或租客收取的佣金(手续费)金额。n 业主已收/客户已收：已收金额 = 收款记录金额之和n 业主未收/客户未收：未收金额 = 应收金额 - 收款记录n 业绩分成：在业绩分成页面可以选择多达六个分成人，并填写分成比例和分成说明。该业绩分成结果将在业务动态业绩排行榜中体现出来，参见第5章第5.1节。 审核成交记录审核功能用来确认成交记录的内容正确无误。成交记录在审核后不能再被修改，成交记录审核后才能进行收款操作。用户必须有“成交审核”的权限才能进行成交记录的审核操作。若成交记录审核后发现内容有误，需要使用反审核按钮，将状态从“已审核”强制改为“未审核”，然后才能对内容作更改。用户必须有“成交反审核”的权限才能进行成交记录的反审核操作。第三章 业务动态及设置3.1业绩排行榜在主菜单中选择业务动态业绩排行榜 ，打开业绩排行榜窗口。对业务员指定时间内的房(客)新增、房(客)源跟进、成交情况和实际到款情况进行统计分析，可以报表、柱状图、饼状图、红星榜等形式显示，供经理分析业绩和业务员相互勉励之用。当前用户还可以看到自己或本部门在排行榜上的位置。 业绩排行榜下图为业绩排行榜窗口。n 部门：选择是部门内统计，还是全公司员工统计，还是进行部门比较。n 期间：选择要统计的时间范围。n 报表： 选择要按哪个指标进行统计，可以统计房(客)新增数量、房(客)跟进次数、成交笔数、应收款金额、实收款金额。 n 视图：选择要以何种方式进行显示，可以是柱状图、饼状图或报表的形式。只有拥有成交查看的员工才可以看到业绩明细清单，其他员工只能看到柱状图和饼状图，即只能了解业绩高低的相对比例。3.2经理点评根据业务员的表现，经理可以定期发表一些评论，提出工作指导，表扬业绩好的业务员，激励士气。在主菜单中选择业务动态经理点评 ，打开经理点评列表窗口。3.3工作总结员工可以定期撰写阶段性工作总结，填写工作过程、工作心得等内容，由经理签署意见评语。3.4新闻公告发表公司的公告通知等信息，还可以摘录行业新闻、文章评论等有参考意义的信息供员工阅读。在主菜单中选择业务动态新闻公告 ，打开新闻公告列表窗口。若是最近一周内发布的新闻公告，以红色表示，提醒当前用户注意查看。3.5业务问答公司的业务知识库，对在业务过程中经常遇到的问题，由经理或经验比较丰富的业务员做出解答，供其他业务员学习。在主菜单中选择业务动态业务问答 ，打开业务问答列表窗口。3.6员工论坛供业务员进行自由沟通，业务员可以发表帖子、回复帖子等。在主菜单中选择业务动态员工论坛 ，打开员工论坛窗口。3.7业务提醒显示业务提醒窗口，查看对当前用户的房源提醒、客源提醒、公司最新的新闻公告等。第四章 实用工具业务过程中使用的辅助工具，包括有电子考勤、电子地图、贷款计算器、提成计算器、黑名单管理、公开房转加密房、业务员转移房源等。 4.1 电子考勤员工每天第一次登录时，系统将自动记录其上班时间，显示提前或迟到信息，并登记到电子考勤簿中，供管理人员查阅和处理。员工外出时也可做外出考勤登记。在主菜单中选择实用工具电子考勤，打开电子考勤窗口。 上班考勤可在业务设置组织机构中规定员工的上下班时间。如果在业务设置管理选项中设置了“员工第一次登录时登记考勤”，则每个员工在每天第一次登录系统时，系统会自动显示考勤信息，并添加一条考勤记录。 外出考勤如果员工外出，在电子考勤列表窗口工具栏点击登记考勤按钮，打开考勤登记窗口。选择考勤类型为“外出”，设置好返回时间，然后点击保存按钮。员工外出回来，打开设置的外出考勤记录，点击已返回检查框，保存后即消掉该外出考勤记录。如果过了预设的返回时间，员工仍未返回，该考勤记录在考勤列表中会以红色警告显示，提醒经理注意。4.2电子地图在主菜单中选择实用工具电子地图(或按F9键)，打开电子地图窗口，用户可以根据需要自行扫描添加所需地图供业务员查阅。电子地图具有楼盘字典定位功能，具体操作步骤：(1)显示楼盘字典列表：选择好地图，在右边查询区选择城区，在楼盘处输入楼盘名称或拼音缩写，会显示出匹配的楼盘名称列表。楼盘名称后面带有标志的表示该楼盘字典在当前地图中已经有定位坐标，点击可显示其定位，若没有标志表示还未曾定位；(2)楼盘字典坐标定位：选择好地图，在右边查询区选中要定位的楼盘字典，按开始楼盘定位按钮，地图中出现定位光标，移动定位光标直到楼盘所在位置，按保存按钮，系统会将定位坐标数据保存到楼盘字典中；(3)显示/清除全部楼盘：选择好地图，按显示全部楼盘按钮，可以在当前地图上显示所有已定位的楼盘信息。按清除全部楼盘按钮，则清除地图上的楼盘定位信息。【注意】：一个楼盘只能在一张地图上定位。若删除地图，则该地图的楼盘定位坐标信息失效。4.3员工通讯录显示公司所有员工的姓名、职位、联系电话等资料，可进行查询操作。在主菜单中选择实用工具员工通讯录，打开员工通讯录窗口。4.4贷款计算器在主菜单中选择实用工具贷款计算器，可打开贷款计算器窗口。 根据客户购买房屋面积、单价、贷款成数和贷款期限，快速计算房屋总价、首期付款额、贷款总额和月还款金额等。可以根据国家政策调节贷款利息参数和契税、印花税比率。4.5提成计算器公司设定多级业务员提成比例，根据业务员的实际到款金额判断落入哪个级别，再计算出提成金额。在主菜单中选择实用工具提成计算器，打开提成计算器窗口。底薪在角色管理中定义。提成计算器可以做分级简单计算，或分级累进计算。例如1-5000元以20%提成，5001-10000元以25%提成，业绩为6000元，则：分级简单计算：提成金额 = 6000 X 25% = 1500 (元)分级累进计算：提成金额 = 5000 X 20% + (6000-5000) X 25% = 1250 (元) 4.6黑名单管理有时候同行竞争对手会冒充客户打电话来咨询，当发现此类情况时，可将其电话号码记录到黑名单中，下次若有嫌疑来电，可立即到黑名单中查询，并采取相应措施，避免泄露信息。在主菜单中选择实用工具黑名单管理，可打开黑名单列表窗口。4.7加密房转公开房将某业务员的某一时间之前的加密房(客)转为公开房(客)。一般在加密房保护期结束时执行此功能。在主菜单中选择实用工具加密房(客)转公开房(客)，可打开加密房(客)转公开房(客)窗口。 4.8业务员转移房源将某业务员的所有房(客)源全部转给另一业务员。一般在业务员调动或离职时执行此功能。在主菜单中选择实用工具业务员转移房(客)源，可打开业务员转移房(客)源窗口。其中“转移数量”限制功能，可指定转移的最大数量，以解决大批量房(客)源平均分配给多个员工的问题。第五章 合同财务当地产中介公司促成业主与客户的买卖交易之后，将会签订成交合同，然后财务人员和客服人员会进行多方收付操作，这一过程是比较复杂和烦琐的。要注意的是，这里的财务收付与前面第3章的成交管理和收款管理的区别在于，前面是由业务部操作，比较简约，主要用于进行业绩统计和排行；本章的功能是由财务部和客户服务部门操作，全面记录每个合同的详细收付项目和收付过程。本章所描述的合同财务功能仅由专业版提供，普及版和标准版不包含此功能。 5.1 合同管理在主菜单中选择合同财务合同管理，打开合同列表窗口。 合同列表窗口下图为合同列表窗口的主操作界面。包括三个区域：(6) 最上面是“工具栏”，使用其按钮可进行相应操作(鼠标停在按钮上会提示其用途)；(7) 工具栏下面是“查询条件区”。在该区填写合同查询条件，用查询按钮执行查询，用按钮清除查询条件； (8) 中间是“查询结果区”，显示根据条件查询出来的合同结果列表；(9) 最下面是“流程图”，显示选中合同的流程处理情况。 合同登记在合同列表窗口的工具栏上点击 新增合同按钮，打开合同登记窗口。填写相关栏目，然后点击保存按钮，保存新的合同记录。n 合同类别：对合同进行分类登记，该类别可以在业务设置物业参数中进行自定义n 处理状态：记录合同目前的执行状态【注意】：合同编号、楼盘地址、业主姓名、客户姓名为必填栏目。5.2 流程定义 在主菜单中选择合同财务流程定义进行流程及其项目的设置。每个房源成交后，都会有合同记录，客户服务部门会根据合同内容为客户办理一系列手续。这些手续形成该合同记录的流程记录。在流程处理过程中，会向客户收取各种文件资料，形成收件记录。 不同的交易情况可能需要不同系列的处理流程，形成不同的流程类别。在流程定义窗口按 按钮新增流程类别(如：按揭流程)。选择已定义的流程类别，分别定义其流程项目和收件项目。流程项目窗口如右下图所示，“完成日期”可以是成交后的规定天数，也可以是固定的日期；“完成人”表示该流程由谁完成。如果某流程有指定完成人(或完成部门)，则必须是该流程的完成人、并且具有“流程完成”权限的员工才能将该流程设置为完成状态。 收件项目的定义与流程项目类似。 5.3 流程处理 合同记录登记后，其流程图为空，可选择其所属流程类别，点击生成流程图按钮，这时会根据流程定义生成其流程图。在生成流程图后，生成流程图按钮失效，但用户仍可以增、删、改流程记录。生成的流程记录中含有完成日期和完成人等信息。根据是否超期未完成，流程将显示不同的颜色。如果某流程有指定完成人(或完成部门)，则必须是该流程的完成人、并且具有“流程完成”权限的员工才能将该流程设置为完成状态。在主菜单中选择成交管理流程记录，可打开流程记录列表窗口。第六章 其他功能6.1 显示设置在主菜单中选择文件显示设置，打开显示设置对话框。用于设置系统启动时的显示选项，包括真彩色、状态条、导航条、备注栏等，以及是否设置定时屏幕保护、时间同步等。支持用户个性化设置，操作人员可以选择设置自己的系统启动界面、显示资料周期、是否定时屏幕保护等。 n 真彩色显示：当前使用的电脑显示器是否真彩色显示器，若是打勾。主要效果是盘(客)源列表中间隔行会使用不同底色显示。若非真彩色显示器，如低于256级灰度的黑白显示器，间隔行底色会以点阵网格来模拟，上面的文字会模糊不清，影响查看。n 显示状态条：是否在主窗口的底部显示状态条，状态条显示的信息包含当前操作状态、当前登录用户名称和当前软件版本说明等。n 导航条位置：是否显示导航条，若是显示在左边还是右边。n 启动时显示：系统启动时，会自动显示房源列表，等同于选中房源管理房源信息。初始显示哪些房源由这里决定，可以指定显示最近多少天的、什么类型的房源。 若数据库中有大量的房源，每次启动时显示太长时间范围(如超过3个月)，则用户登录后会自动显示很多房源，需要等候较长时间，建议缩短显示时间范围以提高登录速度。n 显示业绩排行榜：系统启动时，是否先显示业绩排行榜，等同于选中业务动态业绩排行榜。n 显示业务提醒：系统启动时，是否先显示业务提醒，等同于选中业务动态业务提醒。n 资料栏显示：在房源列表窗口中，是否在资料栏的摘要信息区显示业主姓名、电话，以及底价和单价信息。n 定时屏幕保护：经常地，用户在使用房友中介软件的过程中，可能临时有事走开而没有关闭电脑，这时其它人可能会来使用这台电脑，那么就会误用(甚至故意冒用)前面用户身份，使用前面用户的操作权限。在这里可以设置，在指定时间内，用户没有使用键盘和鼠标，则自动关闭工作窗口，进入锁定状态，其它用户若要使用，必须用他自己的帐号登录。6.2重新登录在主菜单中选择文件重新登录 ，打开系统登录框，切换为新的用户身份，并输入密码，点击登录按钮进入系统。若重新登录成功，系统会自动记住“用户名称”，以备下次登录。重新登录之前，系统会关闭全部工作窗口，避免登录用户权限切换造成的操作混乱。6.3修改密码在主菜单中选择文件个人资料 ，打开修改密码对话框。当前用户可以在正确输入其旧密码之后，修改并保存其新的登录密码，下次登录时需使用新的密码。6.4锁定电脑在主菜单中选择文件锁定电脑，手工锁定电脑，关闭所有工作窗口，显示登录窗口(上面有锁标志)。其他用户要使用，必须用他自己的帐号登录。参阅本章第7.1节关于屏幕保护部分。6.5操作日志在主菜单中选择文件操作日志，显示操作日志窗口。查看所有用户在系统中历史的操作记录。当操作日志条目超过5000条时，系统显示警告信息，提醒管理员及时清除日志，避免日志过多占用数据库空间。6.6回收站在主菜单中选择文件回收站，显示回收站窗口。用户在业务操作过程中删除的房源、客源、部门、员工、楼盘字典等记录会在这里暂时存放。在工具栏的已删除记录类别下拉框中选择要查看的删除记录类别。如果某条记录是误删，需要还原，可在列表中点击该记录，然后点击工具栏中的还原按钮。如果确定某条记录不再需要，可永久删除。在列表中点击该记录，然后点击工具栏中的永久删除按钮。如果要将全部记录永久删除，点击工具栏中的全部永久删除按钮。6.7退出系统在主菜单中选择文件退出，在获得您的确认后，关闭当前所有功能窗口，然后退出房友中介软件。6.8其他说明 整个系统的前台电脑统一使用服务器日期和时间，不使用前台电脑的日期和时间。 房友中介软件采用内存缓冲技术，系统启动时将城区、片区、楼盘字典、员工信息等数据读入内存中，可提高运行速度，特别是远程访问的情况下。系统将每隔5分钟自动刷新缓存，手工刷新请使用文件刷新缓存菜单。第七章 常见的问题1、有的时候，只能看到自己录入的房源信息，其他部门的最新房源无法显示？或者是自己录入的房源在其他部门无法显示？答： 这种情况下，可能是因为部门所在服务器的“房友交换”程序被关闭了。一般情况下，“房友交换”软件程序会自动打开，打开后会自动出现在右下角。如果不小心将“房友交换”软件关闭，那么你本部门的数据则无法与其他部门进行交换，当然也就显示不出其他部门的最新的房源。只要点击“房友交换”图标，房动该程序，就可以解决此问题。2、刚刚入职某部门的员工，如何进入系统，填写个人资料、设置密码、查看和录入房源等？也就是说如何增加新的员工？答: 各个部门主管和部门经理没有权限增加新员工，只有通过系统管理员的后台操作才能实现。系统管理员增加完新员工的信息之后，在以上的登录界面中，新员工的名字就会出现在要入职的部门员工名单中。这样，新员工通过以上箭头所指示的操作步骤进入系统了。特别需要注意的是，新员工的初始密码不用填写，可直接点击“登录”进入系统，待进入系统后，在“文件”菜单中选择“个人资料”，然后再设置自己的密码。3、忘记了登录密码，怎样进入系统，重新设定密码？或者如果员工辞职了，辞职的员工录入的房源需要修改的，怎样进入该员工的系统？ 答:忘记密码时，可以直接跟系统管理员联系，系统管理员把密码清空后，你就可以不输入密码直接进入系统，然后在“文件”菜单中找到“个人资料”再重新设定自己的密码，点击保存即可。 想要进入已经辞职或者辞退的员工系统的方法同忘记密码时进入系统的方法是一样的。4、查询不到自己录入的房源，原因？答: 出现这种问题可能存在以下几种情况：第一，首先看以下“日期”框中是否是默认的委托日期（近三个月）。尝试着将“日期”改选为“全部”，然后进行查询。第二，查看“状态”框中是否是系统默认的状态，系统默认为“有效”。尝试着将状态改选成“全部”，然后再进行查询。5、想要查找“已租”状态的房源信息，但是，在综合智能查询的“状态”选框中没有“已租”选项，该怎样处理？答: 出现这种情况的话，可以在工具栏的“状态”中选择“已租”，这样也可以查询到已租的房源。6、房源已经删除，但是重新录入的时候，系统会提示重房，无法录入，怎样解决？答: 已经删除的房源会自动进入回收站中，只有从回收站中永久删除才不会出现以上现象。录入房源的员工只要从“回收站”中永久删除就可以了。如果不能删除，请跟系统管理员联系。7、如果某部门员工辞职，如何将该员工的房源转到该部门其他员工的名下？答: 各个部门主管或者经理都有房源归属的权限，即可以将A员工录入的房源转到B员工的名下。8、如果，在录入的房源的时候出现了失误或者是一个房源录了两次，是否可以删除或者修改已录入的房源信息呢？新入职的员工部门经理或者业务主管是否可以在系统中增加新员工呢？是否可以修改员工信息呢？答: 这些问题都是包含在业务设置中的。这就需要大家了解的就是各部门、以及员工所享有的权限，方便大家配合工作。以下表格就是对常用功能的权限分配：职位权限业务文秘业务主管或分行经理房源栋座位置、楼号本人（只可以看到本人录入的）本部（只可以查看本部门的）房源记录修改本人本部房源归属（移转）否本部房源删除本人本部（预定）看业主电话本人本部回收站还原本人否回收站永久删除本人否员工新增否否员工设置（修改）否否城市片区查看跨部跨部城市片区新增否否楼盘字典查看、新增、修改，新增栋座、设置规则楼盘字典查看跨部新增、修改，新增栋座本人楼盘字典查看跨部新增、修改，新增栋座、设置规则本部楼盘字典删除、合并转区否否论坛查看、回复、新增查看跨部回复、新增本人本人排行榜查看否跨部情报站新增本人本人跟进任务的分配否本部注解：1、“本人”是指权限限于本人，例如房源记录修改中的“本人”意思是只能修改本人录入的房源，无权修改其他员工的房源。2、“本部”是指权限仅限于本部门，例如：房源记录修改中业务主管的权限是“本部”，意思是指业务主管可以修改属于本部门的房源，无权修改其他部门的房源。3、“跨部”是指权限没有限制。“否”是指没有权限。4、“房源归属”是指业务主管或者部门经理可以将本部门中A员工的房源转移到B的名下。但是这个只适合少量房源的转移，如需批量地转移需要系统管理员后台操作。第八章 术语解释 组织机构: 建立部门结构、员工档案，设置员工操作权限； 城市片区: 对业务地理区域进行逐级细分； 楼盘字典: 管理员预先设置好楼盘字典，即将业务区域中的所有楼盘的名称及其栋座资料预先录入到系统中； 物业参数: 设定系统的业务参数，如户型、物业用途等等； 管理选项: 业务管理参数，如是否启用电子考勤、限制查看业主次数等； 房源登记: 登记业主的出租出售委托信息； 房源查询: 查询业主的出租出售委托信息； 跟进任务: 房源的跟进记录登记； 房源跟进: 房源的跟进记录登记； 客源登记: 登记客户的求租求购委托信息； 客源查询: 查询客户的求租求购委托信息； 成交处理: 房源成交，登记成交合同资料； 收款登记: 房源成交后，向业主或客户收取佣金的记录； 业绩排行: 统计盘(客)源新增、跟进数量，成交应收、实收金额， 广告管理: 在媒体上发布的楼盘广告进行管理； 新闻公告: 发表公司的公告通知等信息； 业务问答: 公司的业务知识库； 员工论坛: 业务员发表帖子进行沟通； 电子考勤: 包括上班考勤和外出考勤管理； 电子地图: 提供业务区域地图或照片供业务员查阅； 贷款计算器: 根据房屋价格、贷款成数和期限，计算月还款金额等； 提成计算器: 根据业务员实收款和公司佣金制度，计算应得提成等； 黑名单管理: 记录竞争对手电话，防止同行撬盘； 操作日志: 查看所有用户在系统中历史的操作记录； 回 收 站: 删除记录进入回收站，可以还原或永久删除等； 数据管理: 数据库连接测试、备份和恢复、公司密钥设置等； 数据交换: 负责各个分店与数据中心的数据同步交换 房源客源: 业主提供的出租出售信息统称为房源；买家或租客提供的求租求购信息统称为客源。 城区片区: 房友中介软件采用城市城区片区进行三级细分。“城区”指一个城市的行政辖区和郊县，如深圳的罗湖区、福田区，这些城区系统已经预设好；“片区”指对城区的更小划分，如罗湖区分为国贸、东门等片区，用户可以自定义片区。 楼盘字典: 将业务区域中所有楼盘(如XX小区、XX花园、XX大厦)的名称、栋座、建房日期、开发商、物业公司、管理费、周边环境等预先录入到系统中，形成楼盘字典库。单栋2栋1栋房源房源房源客源楼盘字典中山大厦楼盘字典东方花园 楼盘字典的优越性：(1) 由于楼盘名称及其相关资料已预先输入到电脑中，可避免相同信息多次重复录入。例如“彩福大厦”有20套房子租售，业务员不需要将“彩福大厦”四个字重复输入20遍。而且，在业务员选定楼盘字典后，电脑会自动填写物业类型、物业公司等资料，大大减少录盘工作量；(2)