合同评审制度(三级保密文件).doc

常熟市张桥虞峰木制品厂 合同评审制度（A版）文件编号：YF/WI7.2发放编号：受控状态：2007年8月1日批准 2007年8月1日实施常熟市张桥虞峰木制品厂合同评审制度常熟市张桥虞峰木制品厂文件编号YF/WI7.2版 次A/0页 码第 1 页 共 3页合同评审制度1、目的 识别客户的需求和期望并与客户进行有效的沟通，确保产品满足顾客和相关法律法规的要求，确保合同/订单的正常履行。2、适用范围 适用对顾客要求的识别，对合同/订单的评审及与顾客的沟通。3、职责3.1业务员负责识别顾客的要求，并组织合同/订单的评审并与顾客沟通。3.2相关职能部门配合合同的评审及合同的履行。4、工作程序4.1.1 业务员通过市场调研、顾客来电、来函、来人提出的要求以及与客户签订销售合同、协议等多种渠道和采用多种形式，识别和确定客户的要求。与产品有关的要求包括以下内容： a.顾客规定的要求（产品编号、品名规格、数量、价格、接收标准等）、产品交付要求（如运输方式、交付期、包装要求等）和交付后的服务等要求。 b.顾客虽然没有明示，但吉它玩具规定的用途或已知和预期用途所必需的产品要求。c.与产品有关的法律、法规和产品标准要求以及公司确定的任何附加要求。4.1.2 当本公司接到客户的合同意向时，业务员主动接待并与客户沟通有关报价及草签合同（包括口头意向、传真）的事宜。4.2 与产品有关要求的评审本公司销售合同均为书面形式，具体形式有：销售合同、订单。4.2.1合同评审时机应在向顾客做出提供产品的承诺之前进行（如接受合同或订单及接收合同或订单的更改），每份合同/订单在接收前均应得到评审。4.2.2合同分类本公司销售合同分为常规合同和特殊合同二类。a) 常规合同指技术质量要求符合国家、行业标准、顾客要求，并且公司以前生产过的，合同评审制度常熟市张桥虞峰木制品厂文件编号YF/WI7.2版 次A/0页 码第 2 页 共 3页有能力满足顾客要求的产品。b) 特殊合同指常规合同范围以外的公司未生产过的产品。4.2.3评审方式1）常规合同评审业务员对每一份合同/订单进行评审，当涉及生产能力或交货期时应与生产部及时沟通。并经总经理批准后，在合同上盖公司印章。2) 特殊合同评审a）业务员召集生产部、检验科、车间等有关部门的负责人，对合同/订单中识别和确定的任何要求进行会议评审。b) 会议评审须填写“合同评审表”，记录需采取的任何措施，参会人员签字并由总经理批准。4.2.4 合同/订单评审要求a) 产品要求得到规定；b) 任何与合同/订单不一致的要求均已得到解决；c) 公司具有满足合同要求的能力。d) 各项要求都有明确规定并形成文件（销售合同/订单、技术协议）。4.3销售合同的实施a) 合同评审后，业务员向各车间发出生产通知。b) 各部门接到生产通知后，进行生产前的各项准备。c) 生产部负责技术准备。d) 采购员实施材料采购的准备。4.4与顾客沟通4.4.1业务员应对以下有关方面实施与顾客沟通：a) 向顾客介绍本公司产品的有关信息及顾客对产品要求的信息；b) 答复顾客问询及合同或订单的处理，包括对其的修改；c) 及时有效地处理顾客反馈意见，包括顾客抱怨，保持处理记录。4.4.2本公司提出的合同修改由业务员将修改的内容及时与客户联系，达成共识，征得客户同意后形成记录。4.4.3客户提出的合同修改，由业务员进行重新评审。合同评审制度常熟市张桥虞峰木制品厂文件编号YF/WI7.2版 次A/0页 码第 3 页 共 3页4.4.4合同修改经双方确认后，业务员应将修改的内容及时传递到有关部门。4.5业务员建立销售台帐，掌握合同信息及履行情况，并通过协调来保证合同的履行。4.6业务员负责对客户的联络与协调，收集客户对本公司产品的满意程度，并进行分析，按顾客顾客满意度监测指导书的规定实施控制。4.7业务员保存合同/订单、合同评审记录及评审所引起的措施的记录。5 相关文件YF/WI7.5-1生产管理制度YF/WI8.2.1顾客满意度监测指导书6 质量记录及表式YF/QR7.2-1合同台帐YF/QR7.2-