采购作业流程 (SOP).xls

作作业业程程序序 采采 购购 作作 业业 程程 序序 编编号号P2 001P2 001 A DATAA DATA TechnologyTechnology Co Co PurchasingPurchasing ProcedureProcedure页页次次1 1 1 1 文件制 修 订履历 版别 日期修订章节变更事项经办审核 会签核准 0 004 11 17全全数数新新发发行行赵赵静静蕾蕾刘刘德德震震郑郑励励雄雄 1 106 3 14 修修改改章章节节3 2 13 2 1 B B 修修改改章章节节3 2 23 2 2 B B 修修改改章章节节3 2 13 2 1 B B内内容容 修修改改章章节节3 2 23 2 2 B B内内容容 赵赵静静蕾蕾刘刘德德震震郑郑励励雄雄 初初版版公公布布 2004年11月17日 威威刚刚科科技技 苏苏州州 有有限限公公司司 改改版版日日期期 2006年3月14日 目目前前版版次次 1 1版版实实施施日日期期 2006年3月17日 编编 号号P2 001P2 001 采采 购购 作作 业业 程程 序序 编编 号号P2 001P2 001 页页 次次1 31 3PurchasingPurchasing ProcedureProcedure页页 次次1 31 3 1 目的 建立本公司的采购作业程序 规范采购活动进行的审查程序 确保以合理的价格提供适质 适量 适时的 材料 成品或服务等商品 以配合公司业务之所需 2 范围 本程序适用于公司因运行目的之需要所进行的各项采购相关作业活动 3 内容 3 1 采购分类定义 3 1 1 原物料采购 被动元件 包材 吸塑 标签等与产品直接有关的原物料采购 3 1 2 一般物品采购 事务性用品 生产设备之硬体或系统设计 认证 服务之软体采购 3 2 一般物品采购作业流程 需求部门 采购部门 供应厂商 3 2 1 需求部门制发 请购单 A 需求部门将欲买货品的名称 规格 数量 目的 备注栏 及部门资料等Key in于ERP系统 请购单 及 物品需求明细表 中 列印后送需求部门主管核签 B 如果请购对象货品有非例常设计 供给唯一或特别品质功能等特性考量因素 需求部门须于 请购单 及 物品需求明细表 上注明采购货品之特殊性情形 必要时提供参考厂商资料 以方便采购部门作业之进行 C 请购单 及 物品需求明细表 请签核至总经理 D 请购单 核签完毕后 由需求单位主管进行ERP系统请购确认工作 E 请购单 单据列印出来审视后 如发现Key in内容有误 不可迳行涂改 应执行系统单据 取消 确认 步骤 待修正内容完毕之后 再重新确认列印送总经理核签 3 2 2 采购部门询 比 议价作业 A 采购部门收到需求部门送达的 请购单 后 应依 核决权限表 规范之权限加以审核此句 B 请购案审核通过之后 采购经办依据需求部门送达的 请购单 内容 进行2家厂商以上询价 比价及议价的采购相关作业 C 采购部门应依货品种类特性或品质要求 选择有信誉 能力 经验之厂商作为询价对象 必要 时以通过ISO9001品质系统认证之供应厂商作为优先购买对象 D 如果采购对象货品属特殊性质 如客制品 参考3 2 1 项目B说明 无法比照一般询 比 议价 程序办理 可协请需求部门提出参考厂商资料 以方便采购议价之进行 初初版版公公布布 2004年11月17日 威威刚刚科科技技 苏苏州州 有有限限公公司司 改改版版日日期期 2006年3月14日 目目前前版版次次 1 1版版实实施施日日期期 2006年3月17日 作作 业业 程程 序序 采采 购购 作作 业业 程程 序序 编编 号号P2 001P2 001 进行询 比 议价作业 1 制发采购单 2 主管核签 进货 通知 请款作业 点 验收 Yes 签认采购单 传回 确认 窗口 No 异常 确认 1 采购经办核 2 主管权限核签 准时交 货 1 制发请购单 2 主管权限核签 3 总务 需求单位主管会签确认 A DATAA DATA TechnologyTechnology Co Co PurchasingPurchasing ProcedureProcedure页页 次次2 32 3 3 2 3 采购部门制发 采购单 A 询 比 议价完成决定采购厂商后 采购部门Key in ERP系统之 采购单 单据 注明采购厂商 价格 数量 交货日期 地址等资料 呈采购部门主管核签 B 采购单填写完毕后 应依 核决权限表 规范之权限逐一呈签采购单位的核案主管 C 采购单 核签完毕 传送单据资料予采购厂商确认采购议定之内容后 请厂商签名后传回 D 采购部门人员应掌握采购货品交货期限 跟催厂商准时交货 如果供货厂商或公司需求部门有 提早或推迟交货之要求信息 亦经由采购部门统一作为沟通回覆之窗口 E 采购阶段中 如发生需求部门临时欲更改请购内容情形时 应先电话和E Mail通知采购部门 经办人员 以迅速确认变更案的处理作业 F 若为紧急采购 需求部门须事先以电话及E Mail通知采购单位 事后仍依采购作业程序办理 采购单位于 请购单 和 采购单 上盖上 紧急采购 字样 3 2 4 进货通知及验收 A 采购部门负责安排供货厂商之进货作业 并将进货信息通知需求部门 B 需求部门负责货品进货时的点验收作业 如发现货品不符采购内容要求情形 通知采购转知供 货厂商确认 C 未经点验收作业之采购货品如欲试用 应考虑是否由厂商负责操作或先告知厂商并获得测试 使用之同意后再予操作 以避免损耗责任归属之困扰 D 当验收货品为软硬件及机器设备 需求单位须检附验收报告始完成验收之动作 3 2 5 采购部门请款作业 A 采购货品经需求部门之规格 数量点 验收作业确认允收之后 通知采购部门完成验收之信息 B 采购部门获得采购货品允收信息后 始办理相关请 付款事宜 C 采购部门向财务部门申请预付 应付设备款时 应检附有双方议定付款条件之合同或厂商报价 单 以作为请款依据 若购入符合投资抵减之机器设备者 亦应取得相关投资抵减文件后 始 得办理验收付款事宜 3 3 原物料采购作业流程 物物控控部部门门 采采购购部部门门 仓仓库库品品检检 供供应应厂厂商商 初初版版公公布布 2004年11月17日 威威刚刚科科技技 苏苏州州 有有限限公公司司 改改版版日日期期 2006年3月14日 目目前前版版次次 1 1版版实实施施日日期期 2006年3月17日 作作 业业 程程 序序 采采 购购 作作 业业 程程 序序 编编 号号P2 001P2 001 A DATAA DATA TechnologyTechnology Co Co PurchasingPurchasing ProcedureProcedure页页 次次3 33 3 采购订货 作业 开立 采购单 异常确认 No 备货 交货 品管收料 检验 采购部门 请款作业 No Yes 仓库部门 收货入库 开立 请购单 3 3 1 物控部门制发 请购单 A 物控部门将欲买货品的名称 规格 数量及部门资料等Key in于ERP系统 请购单 中 确认 后列印送部门主管核签 并进行ERP系统请购确认作业 B 请购单 核签完毕后 采购经办Key in ERP系统之 采购单 单据 注明采购厂商 价格 数量 交货日期 地址等资料 呈采购部门主管核签 C 采购部门人员应掌握采购货品交货期限 跟催厂商准时交货 如果供货厂商或公司需求部门有 提早或推迟交货之要求信息 亦经由采购部门统一作为沟通回覆之窗口 D 未指定厂牌之原料采购案 采购部门应依货品种类特性或品质要求 选择有信誉 能力 经验 之厂商作为询 议 比价对象 必要时以通过ISO9001品质系统认证供应厂商作为优先购买对象 3 3 2 进货点 验收 A 仓库部门负责货品进货时的点收作业 品经部门依据相关检验规范办法负责检验作业 如发现 货品不符采购内容或品质要求情形 采验退流程办理并通知采购转知供货厂商确认 B 任何验退或免验之采购货品 依循 进料品质检验作业程序 规范之相关规订办理之 3 3 3 采购部门请款作业 采购经办依据与供应商协订之货款交付方式 办理货款交付 3 4 供应厂商评核 3 4 1 供应厂商评核作业 依循 供应商评鉴作业办法 办理之 3 4 2 依 供应商评鉴作业办法 评核之供应商评鉴结果 将作为未来采购