详解如何利用word邮件合并功能制作准考证.doc

详解如何利用Word2003“邮件合并”功能批量制作准考证作者：马恩辉 单位：滁州市南谯区大柳初级中学Word2003邮件合功能大有作为，用此功能可以批量制作准考证、学生证、分数条、胸卡、通知书、工资单、请柬等等。1、邮件合并基础知识1.1、邮件合并过程涉及到3个文档主文档、数据源和合并文档主文档包含合并文档中都相同的内容；数据源包含要合并到文档中的信息；合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档。 例如：在制作准考证中，对固定不变的主体内容和版面进行了设置，将其作为主文档；而将需要改变的学生姓名从学生基本信息表中获取，这个Excel 表就是“邮件合并”中的数据源。1.2、邮件合并步骤邮件合并通常包含以下4个步骤：新建或选择主文档 连接数据源 插入合并域 执行合并。在“邮件合并”任务窗格中，使用“邮件合并向导”，可以轻轻松松地完成“邮件合并”操作。2、运用Word2003中“邮件合并”功能批量制作准考证现在我们就以批量制作准考证为了来学习邮件合并的应用。2.1、素材的准备准备的素材主要是学生的照片，可以用photoshop把照片制成100*140的统一尺寸。照片可以按照序号命名，也可以用学生姓名命名。2.2、建立数据源照片如果按照序号命名，我们可以建立如下图（1）所示的学生信息数据源，我们把学生信息表和照片文件夹放在同一目录下，照片相对路径记录方法图（1）F列所示。请注意：学生信息工作表中只应该有准考号、姓名、性别、考场、座位和照片等字段和相应的记录，不要在字段上再添加一标题行，否则就不是有效的数据源。图（1）学生信息表数据源我喜欢照片记录使用相对路径，用相对路径的好处是只要把主文档、数据源和照片文件夹放在一目录下，那么将该目录文件夹拷贝到任何其他一台安装有word的电脑上都可以轻松生成合并文档。2.3、创建准考证主文档启动word2003，用表格制作主文档，如下图（2），以此来固定各信息的位置，并把表格线颜色设成与背景色相同。图（2）准考证主文档制作为了美观，还可以在主文档中添加背景图片。2.4、连接数据源我们可以使用邮件合并向导连接数据源，如下图（3）依次选择“工具”“信函与邮件”“邮件合并”命令，调出图右侧的邮件合并向导。 图（3）调出邮件合并向导依向导步骤二提示，选取收件人，点击“浏览”按钮，就可以弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“学生信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“学生信息$”，如图（4）所示。点击“确定”按钮返回主文档。图（4）选择数据源表2.4、插入域将光标定位到“准考号”后一单元格，依据向导步骤三撰写信函提示，选择“其他项目”按钮，就会弹出如下图（5）的插入合并域对话框。在该对话框中的域列表中选择“准考号”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置。点击“关闭”按钮返回到主文档。以相同的方法，将“姓名”、“性别”、“考场”、“座位”域分别插入到主文档中相应的位置。图（5）插入合并域说明：步骤2.3和2.4的连接数据源和插入域是利用邮件合并向导来完成的，我们还可以利用邮件合并工具来更快地完成。如上图（3）依次选择“工具”“信函与邮件”“显示邮件合并工具”命令，调出如下图（6）的邮件合工具条，利用工具条上的“打开数据源”和“插入域”命令按钮也可以完成连接数据源和插入域的工作。图（6）邮件合并工具条以上从数据库域调用的都是文字数据，照片导入主文档就没有这么方便了。照片的成功导入是制作准考证的关键，下面我们就来讨论照片导入主文档的方法。照片导入主文档的方法（插入图片域的方法）：方法一、利用数据库中照片路径记录导入照片法。将光标定位于“准考证”右下边大的单元格内，我们要在此显示学生的照片。按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ”(不含外边引号)，特别提示：其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。如果你编写域代码的水平有限，请使用自动插入加载照片域代码的方法。详细内容见后面“附加说明”。实际上，我们用“MERGEFIELD 照片”调用的是照片路径记录，所以INCLUDEPICTURE后引号 中内容就是照片路径。如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，我们可以在信息表中编写照片路径，方法如下图（7）中“照片2”字段记录所示，我们在G2单元格中输入=H2&B2&I2，就可以得到以姓名命名的照片路径。图（7）用姓名命名的照片路径的编辑方法方法二、在主文档中直接编辑照片路径记录导入照片法。如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，这时学生信息表中可以不编写照片路径记录栏。在这种情况下，我们可以借用数据库非照片路径记录导入照片，同上，按“Ctrl+F9”来插入域，此时我们只要把以上的域代码“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ” 中的“ MERGEFIELD 照片 ”换成“photoMergeField 姓名.jpg”即可（不含外边引号）。最终形式如：“INCLUDEPICTURE photoMergeField 姓名.jpg ”（不含外边引号）。以上我们只是把导入照片的代码放入了要显示照片的位置，但是如何才能让代码变成照片在主文档中显示出来呢？首先确认存放域代码的大括号是用Ctrl+F9插入的，然后检查代码拼写是否有错、引号是否为西文等，在这些确认无误的情况下，选中加载照片的域代码，按shift+F9键，将代码转换成照片（也可以选中照片，按shift+F9键将照片切换成代码）。现在我们点击合并邮件工具栏的下一记录，看一看下一记录的效果，怎么了！“姓名”等信息变成下一记录，但照片却没变？不用慌张，我们选中未变的照片，按F9键，便可刷新照片。如果还不行，那就关闭文档，再重新启动文档，如果还是不行，不妨到别的电脑上运行试一试，只要代码不错，照片一定会被更新正确的。2.6、生成合并文档按照向导步骤六选择“编辑个人信函”按钮或点击合并邮件工具中的“单击合并到新文档”按钮，便弹出如下图（8）合并到新文档对话框。图（8）新文档对话框选择全部记录，点确定，就切换到生成的新文档“字母1”，真爽，所有的学生准考证都做好了。哟！高兴的太早了，怎么显示的都是同一个人的照片？不必慌张，我们全选这个Word文档，然后按F9对所有照片进行刷新。这时候照片应该都换成了正确的照片了，如果还没有，那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，按F9再刷新，如果还不行，可以换一台电脑试一试，也许就可以正常显示了（这是我的经验，不知为什么）。如果你的照片没有用图像软件定好尺寸，那么还要对图片大小进行一一调整，这样不但不美观也会很麻烦，故强烈建议先用photoshop等图像处理软件把照片制成统一适中的尺寸。附加说明：自动插入加载照片域代码的方法先把光标定位在要插入照片的地方，单击菜单栏“插入”“域”在“域名”处选择“Includepicture” 在“域属性”文件名中，填入任意字符，比如“m” 单击确定。如下图（9）所示：图（9）自动插入加载照片域代码1单击刚才插入的“域”按“shift +F9”键选中“m”点击合并邮件工具条上的“插入域”按钮在插入合并域对话框中选择插入“照片”。如下图（10）所示：图（10）自动插入加载照片域代码2参考文章：1、百度文库/view/c18c8a1810a6f524ccbf8562.htmlWord邮件合并实例：批量制作有照片的工作证作者：cro2、百度空间/jhaiting/blog/item/0