微软sharepoint 2010中文官方培训课件-sharepoint 列表 v - 管理大型列表的技术

开始之前,如果 PowerPoint 屏幕的顶部显示黄色安全栏，请单击“启用编辑”。,您需要 PowerPoint 2010 来查看此演示文稿。如果您没有 PowerPoint 2010，请下载 PowerPoint Viewer（参见备注窗格中的 URL）。,Microsoft SharePoint Server 2010 培训,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,课程内容,概述：让列表保持可检查课程：包含 7 个讲解短片测验课程摘要卡,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,概述：让列表保持可检查,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,当 SharePoint 列表变大时，您可能会看到“此列表超出列表视图阈值”或“在下面显示最新结果”等警告。 找出这些警告出现的原因，然后了解配置大型列表使其仍然提供有用信息的方法。,课程目标,了解列表视图阈值的含义及其益处。创建索引以在视图中显示详细信息。创建文件夹以更好地组织大型列表。使用数据表视图对大型列表进行快速筛选和排序。,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,课程目标（续）,了解什么是大型查询的每日时间段。在标准视图中使用关键筛选器进行快速筛选。 将大型列表与 SharePoint Workspace 同步。将大型列表导出到 Excel。 在 Access 中链接大型列表。,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,简介,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,指向视频底部可查看视频控件。拖动或指向进度栏可向前或向后移动。,上述内容仅仅是使用 Access 帮助您管理大型列表的方法一二。,如果您的工作组网站中有大型列表，则可能会看到许多这样的警告。,您甚至可能正看到许多这样的警告。,如果您使用的是 SharePoint Foundation，有可能看到的是这一警告而不是列表。,那么，为什么会出现这些警告呢？,它们是违反列表视图阈值所导致的结果。,列表视图阈值是 SharePoint 为限制使用大型列表而设置的一个界限。,默认情况下，列表视图阈值为 5,000 个项目。,如果列表的项目超过 5,000 个，就会开始出现我们刚才向您显示的警告。,那么，为什么会设置这样一个列表视图阈值呢？,事实上 5,000 个项目确实是相当大的信息量。,如果要求大型列表执行一个筛选或排序之类的耗时过程，,则可能会导致列表甚至工作组网站的速度显著变慢。,我们仔细看一下这三条警告。,此处的这一列表位于 SharePoint 服务器网站上，它包含 10,000 个项目，每个项目描述一个销售订单。,现在，我碰巧了解到某一视图设置为仅显示加拿大的订单。,于是，如果我从下拉列表中选择该查询，就会收到第一条警告。,这时 SharePoint 告诉我们，由于我们的列表超过 5,000 个项目，,将只从最近添加的项目而不是整个列表中返回结果。,这样做的目的是让您在执行查询后至少可以看到一些请求的项目。,有时这些结果恰好就是需要的。,您可能只需要最新项目，但偶尔也可能需要更多项目。,那第二条警告的含义是什么？好，我们尝试对列表进行筛选。,因为列表超过 5,000 个项目，所以数据查询可能过于繁重，以致于网站无法完成。,因此最好决定根本不执行该过程。,现在，我们解释一下第三条警告。,如果您在 SharePoint 服务器上使用大型列表，则会出现前两条警告。,但如果您在 SharePoint Foundation 上使用大型列表，则会出现这条警告。,这还是包含 10,000 个项目的同一个列表，此时我们没有得到任何结果， 只有一条解释相关原因的冗长消息。,为了使一切正常执行，,您需要在执行请求时减少所请求的数据量。,请这样设想一下：,列表中的数据好比是一个巨大的馅饼，但有一大堆人,也就是您的用户都希望得到馅饼中的一块。,要让每个人都感到满意，您需要将馅饼分为若干块，,这些块既要小，又要十分有用。,那么如何把馅饼划分成这些块呢？,显然，您需要创建不同的视图，让用户可以使用更小、 更易管理的数据切片。,但如果您的列表已增大到超过 5,000 个项目，创建这些视图可能是一项棘手的任务。,本课程将向大家介绍如何创建这些视图。,另外，我还会向大家演示其他一些技巧， 使大家避免遇到列表视图阈值警告。,那么，我们开始吧。,创建和使用索引,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,指向视频底部可查看视频控件。拖动或指向进度栏可向前或向后移动。,通过视图和筛选器设置， 我们的用户就可以使用前面提到的整个馅饼中的若干小块。,我们来了解一下这是怎样实现的。,此列表包含 10,000 个项目，很显然这超出了 5,000 个项目的阈值。,我事先创建了一些使用“国家/地区”(Country) 列来筛选各国家/地区的视图。,这样，用户就可以使用我们先前所讲的较小数据集。,我碰巧知道加拿大有 2000 个项目，墨西哥有 2000 个项目，而美国有 6000 个项目。,但我好像无法获得所需的数据。,如果我选择“加拿大”(Canada)， 此时只按“加拿大”(Canada)筛选列表。,您可能会预计在我们的计数中将显示 2000 个项目。,但实际并非如此，即使我们预计得到 2000 个项目，仍会收到这一最新结果警告。,这是因为整个列表本身超过 5000 个项目。,多数情况下，这一结果足够用了。,SharePoint 对项目数量进行了限制，使网站其余部分的速度不会减慢。,但如果用户需要在此视图中显示全部 2000 个项目来对数据执行某一重要分析，,那么我们需要再执行一个额外步骤。,这一额外步骤会向用户提供他们所需的数据，并且不会减慢网站速度。,接下来我们需要创建一个索引。,该索引使 SharePoint 可以更快速地对列进行排序或筛选，从而向我们提供所需的数据。,最好是在我们经常对其执行筛选或排序的列上创建索引。,因为我们使用的是按国家/地区进行筛选的视图， 所以我们将在“国家/地区”(Country)列上创建索引。,向“国家/地区”(Country)列应用索引后， 就会预先记住该列中所有条目的位置，,这样，该索引便会提前知道在何处查找加拿大、墨西哥和美国的条目。,在创建索引之前，顺便说一点，,如果列表少于 5000 个项目，则可以顺利创建索引。,但如果列表超过了 5000 个项目，比如我们这里的列表，,SharePoint 会向您显示一条错误，使您无法创建索引。,因此，如果列表超过了 5000 个项目，则必须执行下列操作之一才能创建索引。,您可以在“大型查询的每日时间段”(Daily Time Window for Large Queries)期间创建该索引，,我们将在本课程后面更详细地说明什么是“大型查询的每日时间段” (Daily Time Window for Large Queries)。,您也可以获取特殊权限来创建该索引，,在本课程末尾的课程摘要卡中可以了解有关这些权限的详细信息。,我具有特殊权限，所以毫无疑问在本演示期间我可以创建索引。,那么，要设置此索引，我们需要位于“列表设置”(List Settings)中，,接下来在“列”(Columns)下面 向下滚动到“索引列”(Indexed columns)。,在“索引列”(Indexed columns)中，我们会看到已在此列表中创建 0 个索引，最多可创建 20 个索引。,但现在我们只创建一个索引，,即创建一个新索引。,我们继续操作， 从可索引列的列列表中选择“国家/地区”(Country)，,接着单击“创建”(Create)。,目前已设置好索引。,现在回到销售列表中，我们的视图会显示其完整内容。,这时我们不会收到最新结果警告，,我们在“加拿大”(Canada)视图中的计数会达到全部 2000 个项目，而不是先前的 1250 个。,下面我们看一下“墨西哥”(Mexico)。 “墨西哥”(Mexico)视图也有 2000 个项目。,那“美国”(USA)视图怎么样呢？该视图理应生成 6000 个项目，当然不会得到这样的结果。,实际上我们仍会收到最新结果警告，,因为这个视图本身已超过 5000 个项目的列表视图阈值。,最后，所有这一切告诉我们什么呢？,它告诉我们为了消除最新结果警告并获得所需的数据结果， 需要为列编制索引，,然后创建基于该列的视图，每个视图最好应少于 5000 个项目。,如果视图超过 5000 个项目，就像此处的“美国”(USA)视图一样，我们会有新的方法。,可以将此视图拆分为两个或多个视图以得到较少的结果，,也可以考虑其他方法，比如向索引添加次列等。,在本课程末尾的课程摘要卡中可以找到这些方法的相关信息。,测试问题 1,列表视图阈值是多少？（请选择一个答案。）,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,10,000 项。SharePoint 限制您使用大型列表的点。 10,001 项。SharePoint 限制您在列表中创建新项的点。,测试问题 1,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,默认情况下，列表视图阈值为 5,000 项。如果您创建的项多于该值，将开始看到限制您使用列表的警告或错误。,列表视图阈值是多少？,答案：,SharePoint 限制您使用大型列表的点。,测试问题 2,您的列表具有 5,002 项。您创建了一个视图，该视图包含一个筛选器，其中仅显示“产品 ID”列等于“A-101”的项。该视图中应有 510 项。但是，您收到警告：“仅在下面显示最新结果”。通常，您对这条警告并不在意，但今天您十分需要包含全部 510 项的报表。应该如何操作？（请选择一个答案。）,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,只需筛选该列表，而不需要使用视图。请求管理员创建该视图。让管理员为“产品 ID”栏创建一个索引。让管理员为“产品名称”栏创建一个索引。,测试问题 2,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,注意：最好在您的列表到达 5,000 项之前创建一个索引。 这样，管理员就不必为您创建该索引。,通常，您对这条警告并不在意，但今天您十分需要包含全部 510 项的报表。 应该如何操作？,答案：,让管理员为“产品 ID”栏创建一个索引。,测试问题 3,什么是大型查询的每日时间段？（请选择一个答案。）,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,您可以不受限制地使用大型列表的时间范围。每天 7:00 PM - 7:00 AM（格林威治标准时间）。任何人可以在管理中心配置的时间范围。管理员可以设置的时间范围，在该时间范围内您能够创建超过 5,000 项的大型列表。,测试问题 3,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,请注意，并非所有网站都启用了“大型查询的每日时间段”，因此，如果需要，请要求管理员启用它。,什么是大型查询的每日时间段？,答案：,您可以不受限制地使用大型列表的时间范围。,测试问题 4,您的列表具有 5,002 项。您希望筛选“产品 ID”栏，以便显示“产品 ID”等于”A-101”的所有项。结果应该有 510 项。但是，当您单击栏名运行筛选器时，却收到警告：“无法显示筛选器的值”。以下哪种方法不允许您进行筛选并显示全部 510 项？（请选择一个答案。）,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,数据表视图。导出到 Excel。创建一个新视图，用于筛选“产品 ID”等于“A-101”的项。使用 Access 打开,测试问题 4,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,此方法不允许您进行筛选并显示全部 510 项。这样做可能会向您显示“最新结果警告”，并且仍然无法显示全部 510 项。,以下哪种方法不允许您进行筛选并显示全部 510 项？,答案：,创建一个新视图，用于筛选“产品 ID”等于“A-101”的项。,测试问题 5,以下哪一项是管理大型列表的最佳策略？（请选择一个答案。）,SharePoint 列表 V：管理大型列表的技巧,要求管理员启用“大型查询的每日时间段”(9:00 AM - 5:00 PM)。不向列表中添加 5,000 条以上的项。告诉用户在深夜使用列表